Problemas comunes de comunicación en el lugar de trabajo y cómo solucionarlos: una guía completa

Introducción

No es ningún secreto que la productividad, las relaciones laborales y la moral se verán muy afectadas si tiene problemas de comunicación en el lugar de trabajo. Y si no se abordan los problemas de comunicación, la pérdida de ganancias, la mayor rotación, los errores y una imagen pública negativa son comunes.

Es fundamental que reconozca y aborde los problemas de comunicación en el lugar de trabajo antes de que la situación se salga de control. Y cuando aborda los desafíos de comunicación en el lugar de trabajo de inmediato, evita malentendidos o que algo se escape.

Eso es más fácil decirlo que hacerlo sin la orientación adecuada. Por suerte para usted, hemos enumerado 10 consejos que salvan vidas y son fáciles de implementar que lo ayudarán a lograr una excelente comunicación en el lugar de trabajo y disfrutar de sus dulces efectos secundarios.

¿Por qué es tan crítica la comunicación efectiva en el lugar de trabajo?

No exagero: una buena comunicación es clave para el éxito de su negocio.

En pocas palabras, permite que sus equipos sean más productivos, cooperen mejor y trabajen con mayor eficacia. De hecho, los empleados son entre un 20 y un 25 % más productivos en las empresas que cuentan con una estrategia de comunicación interna eficaz. Esto significa que puede conservar en su bolsillo los 62,4 millones de dólares que pierden las empresas cada año debido a problemas de comunicación en el lugar de trabajo.

Además de eso, se ha demostrado que ser capaz de comunicarse hacia arriba y hacia abajo en la cadena de comunicación de una organización les da a los empleados un impulso en la moral y un sentido de compromiso con la empresa. Esto, a su vez, mejora la satisfacción laboral y reduce la rotación de empleados.

Si está interesado en crear una estrategia de comunicación desde cero, descargue nuestro libro electrónico gratuito sobre cómo crear una estrategia de comunicación interna eficaz.

Sin embargo, el éxito no sucede de la noche a la mañana, así que haga de la comunicación una tarea diaria y obtendrá numerosos beneficios a largo plazo.

10 problemas comunes de comunicación interna

Antes de llegar a la parte buena, primero echemos un vistazo a dónde suele fallar la comunicación en el lugar de trabajo.

Si bien las barreras de comunicación vienen en muchas formas y tamaños, todas forman obstáculos para compartir o recibir información. Pueden, por ejemplo, incluir:

• Miembros del equipo que trabajan de forma remota.
• Empleados que trabajan diferentes horarios.
• Miembros del equipo que utilizan diferentes plataformas de comunicación.
• Dificultades con el idioma debido a las diferencias de idioma, así como a la jerga del lugar de trabajo.

Las barreras de comunicación son particularmente comunes entre los equipos de trabajo remotos, que se han convertido en una nueva norma desde la pandemia de COVID-19. Sin embargo, un asombroso 71 % de los empleados remotos no participan activamente en su organización, y el 85 % dijo que la comunicación que reciben simplemente no es suficiente.

Cuando tiene una falta de comunicación interna con su equipo remoto, fácilmente pueden sentirse aislados, infravalorados y desmotivados.

Sin una cadena de comunicación clara o una comprensión de quién está a cargo de qué y quién responde a quién, sus empleados no están seguros de a quién deben acudir si tienen preguntas o inquietudes. Esto crea una falta general de rendición de cuentas y confusión.

No tener una línea clara de comunicación también hace que comunicar de manera efectiva información de alto nivel a sus trabajadores sea un desafío.

Los malentendidos en el lugar de trabajo a menudo provienen de gerentes o miembros del equipo que asumen que sus compañeros de trabajo están abordando una tarea o proyecto de la misma manera que lo harían, en lugar de definir claramente cómo se debe realizar cada paso y por qué miembro del equipo.

Esto va de la mano con la suposición de que sus empleados entienden completamente toda la información que reciben y no tienen preguntas, comentarios o comentarios.

Todo esto puede generar confusión y que las tareas se completen de manera insuficiente.

Hoy en día, las modernas herramientas de gestión de la comunicación con los empleados han cambiado el nombre del juego, haciendo que mantener una buena comunicación en el lugar de trabajo sea simple y fácil.

El uso de herramientas incorrectas puede causar problemas de comunicación, pérdida de información, tiempos de respuesta retrasados ​​y distracciones. Por ejemplo, ese correo electrónico que contiene información importante puede perderse en la parte inferior de su bandeja de entrada, o las llamadas de trabajo frecuentes pueden interrumpir la productividad y costarles a los empleados un tiempo precioso para volver a lo que estaban haciendo.

En particular, las empresas con empleados remotos experimentan dificultades sin una buena herramienta de gestión de la comunicación con los empleados.

Si no les da a sus empleados comentarios sobre cómo se están desempeñando de forma regular, especialmente si necesitan esperar un año entero para su revisión anual de desempeño, su personal se sentirá olvidado.

Lo mismo ocurre con escucharlos y pedirles su opinión sobre sus experiencias en el lugar de trabajo y sugerencias para mejorar. Al no darles esta oportunidad, su equipo sentirá que sus voces no son valoradas ni escuchadas.

Esto conduce a una falta de desarrollo de los empleados, errores repetidos, frustración creciente, baja moral laboral y, finalmente, una mayor rotación de empleados.

Brindar retroalimentación a sus empleados sobre su desempeño y señalar las áreas que necesitan mejorar es clave para ayudarlos a crecer y mejorar en su trabajo. Sin embargo, tendrá el efecto contrario sin una buena dosis de elogios y comentarios positivos. El resultado: una fuerza laboral desmoralizada y desmotivada.

Realizar encuestas de pulso mensuales y pedirles a sus empleados comentarios regulares sobre su bienestar o satisfacción laboral es excelente. Pero si no los sigue o no les informa cómo sus respuestas afectaron las decisiones dentro de la empresa, se quedarán preguntándose por qué los consultó en primer lugar. Si solicita repetidamente la opinión de los empleados pero nunca se comunica con ellos al respecto, no se sorprenda cuando pierdan la motivación.

Las empresas pueden compartir información en exceso con toda su fuerza laboral que solo es relevante para departamentos específicos, lugares de trabajo o niveles de antigüedad. Esto puede abrumar a sus empleados y les dificulta captar o filtrar información que es relevante para su día a día.

No es suficiente solo comunicarse con sus empleados, necesita medir sus esfuerzos de comunicación. Con demasiada frecuencia, las empresas no miden ni recopilan datos sobre estos esfuerzos para ver si tienen éxito o fracasan en el departamento de comunicación. Sin esta información, las empresas a menudo no pueden mejorar su comunicación interna o tomar una decisión efectiva al respecto.

Desarrollar sus propias comunicaciones internas puede ser muy costoso, pueden faltar recursos y puede parecer que no vale la pena. Y tal vez consideró las herramientas de comunicación en el lugar de trabajo como una solución, pero nada estaba en su rango de precios.

Alerta de spoiler: no tiene por qué ser así.

10 formas de superar los problemas de comunicación en el lugar de trabajo

¡Y ahora la parte buena! Hay bastantes formas en las que puede mejorar la comunicación en el lugar de trabajo que no cuestan mucho dinero o tiempo para implementar. Sumerjámonos en ello.

El primer paso para superar los problemas de comunicación en el lugar de trabajo es asegurarse de que está utilizando las herramientas adecuadas para una comunicación saludable.

Si bien las herramientas de comunicación populares como WhatsApp pueden ser útiles, no están diseñadas para uso profesional, tienen capacidades limitadas y causan distracciones al mezclar la comunicación personal y profesional.

En su lugar, recomendamos utilizar un software moderno de gestión de la comunicación con los empleados, que está diseñado específicamente para ayudarlo a optimizar, simplificar y optimizar la comunicación interna.

Si bien la mayoría del software de comunicación interna incluye la función básica de chats individuales y de equipo, una buena herramienta de comunicación en el lugar de trabajo también debería permitirle:

• Recopile comentarios en tiempo real mediante sondeos y encuestas
• Programar reuniones
• Compartir actualizaciones de la empresa en el suministro de noticias
• Configurar un directorio de empleados
• Incluye herramientas para medir tu comunicación interna

Un ejemplo de una excelente y asequible herramienta de gestión de la comunicación con los empleados es Connecteam. Su plataforma fácil de usar le permite interactuar y comunicarse con sus empleados sin importar desde dónde trabajen. Incluye todas las funciones mencionadas anteriormente, así como la capacidad de enviar a sus empleados reconocimientos y recompensas bien merecidos.

¿Tiene problemas de comunicación?

¡Lleve la comunicación interna de su empresa al siguiente nivel con Connecteam hoy!

Comienza tu prueba gratuita

Al tener una estructura clara de comunicación dentro de su empresa y para sus proyectos, sus trabajadores sabrán a quién acudir para obtener toda la información y orientación que necesitan para realizar bien sus tareas.

Definir quién está a cargo de qué y quién responde ante quién genera responsabilidad y elimina la confusión. También facilita la comunicación efectiva de información de alto nivel a toda su fuerza laboral.

El gerente no debe ser el que hable todo el tiempo.

Es vital construir y fomentar relaciones bidireccionales con su equipo. Participar en un diálogo activo y hacerlo de forma regular. Después de todo, es el trabajo del gerente hacerlo.

Es vital que recuerde que la mayoría de los empleados dejarán su empresa si tienen una mala relación con su gerente. De hecho, el 12% de los empleados que renunciaron a sus trabajos lo hicieron por salarios más altos, mientras que el 75% dejó su empresa por una mala relación con su jefe directo.

Para que la comunicación en el lugar de trabajo sea efectiva y honesta, primero deberá asegurarse de tener un ambiente de trabajo positivo en el que cada empleado se sienta lo suficientemente cómodo para expresar sus ideas, hacer preguntas, hacer sugerencias y plantear inquietudes. En otras palabras, deberían poder comunicarse abiertamente sin temer consecuencias negativas para su propia imagen, estatus o carrera.

Una de las mejores maneras de hacer esto es predicar con el ejemplo. Puede, por ejemplo, hacer esto preguntando si algo no está claro y admitiendo cuando no tiene la respuesta a la pregunta de alguien. Además, administre el flujo de una conversación cuando alguien interrumpe constantemente para crear un espacio para que otros también se comuniquen.

La investigación también muestra que al tener una política de puertas abiertas, puede obtener “accesibilidad como gerente, fomentar un flujo abierto de comunicación, obtener acceso rápido a situaciones o información importantes o que simplemente están sucediendo y mantener relaciones de trabajo más cercanas con empleados."

No espere a que pase un año para sentarse con sus empleados y revisar su desempeño y escuchar cómo les va con su trabajo, compañeros de trabajo y gerentes. En cambio, conviértalo en una práctica regular.

Si tiene equipos de trabajo remotos o empleados que no comparten el mismo espacio de trabajo, tampoco necesariamente tiene que esperar la oportunidad de sentarse juntos. En su lugar, puede programar reuniones periódicas a través de llamadas de videoconferencia. Su equipo apreciará tener esta flexibilidad.

Programar reuniones de equipo semanales

Las reuniones de equipo semanales son la manera perfecta de asegurarse de que sus trabajadores se mantengan en sintonía con respecto a los proyectos, expectativas y cursos de acción planificados y en curso. También ayuda a todos a ver el panorama general y comprender claramente sus roles y responsabilidades.

Las reuniones semanales del equipo son el momento perfecto para que cada empleado comparta en qué está trabajando actualmente, sus objetivos para la semana y cualquier desafío que haya encontrado. También es la plataforma perfecta para que los gerentes anuncien cualquier actualización, nuevos proyectos, avances en los objetivos del equipo y respondan cualquier pregunta.

Esto da como resultado una mayor transparencia, una mejor comunicación y mayores oportunidades de colaboración.

Mantenga encuentros uno a uno regulares

Tener reuniones individuales periódicas con sus empleados le permite comunicarse en un entorno más privado en el que algunos empleados se sienten más cómodos expresándose. Las reuniones individuales semanales o mensuales son una buena oportunidad para ponerse en contacto con cada empleado individualmente y hablar sobre prioridades, establecer metas y averiguar si su equipo tiene suficiente tiempo, recursos e información para desempeñarse bien.

Tenga en cuenta que es importante crear un espacio seguro para que cada empleado plantee cualquier inquietud y comparta ideas que podrían beneficiar al equipo.

Las reuniones individuales regulares hacen que los empleados se sientan escuchados y reducen la rotación voluntaria en aproximadamente un 30 %.

Tome notas de los puntos principales y los plazos y responsabilidades discutidos durante sus reuniones y compártalos con los miembros de su equipo para que puedan consultarlos. También puede compartirlos con cualquiera que no haya podido asistir a la reunión.

De esta manera, puede asegurarse de que todos estén en la misma página, entiendan lo que se espera de ellos y tengan la información que necesitan para realizar y priorizar sus tareas.

Dar una explicación o información sobre la importancia de una tarea o cómo encaja en el panorama general hará que su trabajo sea más significativo y les dará la sensación de que son valorados y contribuyen a una causa más grande.

Incluso si la tarea es menos glamorosa o significativa, admitir que solo debe hacerse demostrará que está comprometido con una comunicación significativa y transparente. Esto ayudará a generar confianza y hará que sus empleados sean más propensos a comprometerse y rendir al máximo.

¿Y recuerda el error común de suponer que sus empleados entienden una tarea y cómo realizarla? Tómese el tiempo para ponerse en contacto con su empleado y asegúrese de estar en la misma página con respecto a cómo debe hacerse. Esto le costará relativamente poco en comparación con la cantidad de tiempo, dinero y esfuerzo necesarios para arreglar una tarea mal realizada.

¡Es hora de recibir noticias de sus empleados!

La recopilación periódica de sus comentarios lo ayudará a comprender en qué áreas su negocio está funcionando sin problemas y en cuáles podría necesitar un poco más de amor. Con estos conocimientos, puede tomar mejores decisiones para su empresa y equipo. Esto también le brinda la oportunidad de conocer los problemas antes de que se intensifiquen.

Lo mismo vale para recopilar comentarios sobre la comunicación interna de su empresa. Los comentarios de los empleados sobre el tema le darán a la gerencia una mejor comprensión de lo que se puede hacer para mejorar la comunicación interna y cómo resolver los problemas de comunicación.

Al mismo tiempo, es crucial mostrarles a sus empleados que valora sus aportes y que sus voces son escuchadas. ¡Y es posible que encuentre la solución creativa que estaba buscando!

Hay diferentes formas de recopilar comentarios, como reuniones individuales o grupales, encuestas de empleados o configurando un buzón de sugerencias o una encuesta.

Empleados felices equivalen a una empresa saludable.

El simple acto de mostrar a los empleados que son valorados y que su arduo trabajo es reconocido y apreciado hace milagros. Aumenta su motivación, satisfacción laboral y compromiso al tiempo que reduce la rotación de empleados. También ayuda a generar confianza entre empleados y gerentes, un ingrediente crucial para una comunicación saludable en el lugar de trabajo.

Puede mostrar reconocimiento, por ejemplo, celebrando cumpleaños, dando un reconocimiento por un trabajo bien hecho y eligiendo empleados excepcionales como "empleado del mes".

Y al igual que el reconocimiento puede ser contagioso, también lo puede ser la positividad que lo acompaña.

Al impulsar la positividad y el reconocimiento, obtiene una mejor productividad de su equipo y reduce los niveles de estrés. Además, cuanto más felices estén sus empleados, más involucrados estarán en su puesto de trabajo y en ayudar a la empresa a tener éxito.

Otra solución a los problemas de comunicación es asegurarse de que las políticas de su empresa cubran las prácticas y estándares de comunicación interna. Asegúrese de que los empleados tengan acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a las políticas de la empresa para que puedan consultarlas en cualquier momento.

Al tener una política de comunicación clara en la empresa, reduce la probabilidad de problemas de comunicación inapropiados o que distraigan en el lugar de trabajo. La experta en relaciones públicas Kim Harrison señala que “es importante establecer políticas que faciliten la comunicación significativa y necesaria para la productividad de los empleados y su confianza en el futuro. Contar con una buena política de comunicación reduce los conflictos y malentendidos y alivia las incertidumbres”.

Al establecer políticas de la empresa claras y concisas con respecto a la comunicación interna, los empleados pueden comprender fácilmente qué tipo de comunicación es apropiada y aceptable y cuál no. También puede incluir qué tipo de acción disciplinaria se tomará si los empleados ignoran estas políticas.

La palabra final sobre cómo resolver problemas de comunicación en el lugar de trabajo

Hemos discutido varias formas en las que puede resolver los desafíos de comunicación interna. Lo más importante es utilizar las herramientas y la tecnología de comunicación adecuadas que lo ayudarán a superar estos desafíos y lo ayudarán a ir más allá. Además de eso, la fórmula secreta es mantenerse constante en sus esfuerzos de comunicación, celebrar reuniones periódicas, asegurarse de que la comunicación fluya en ambas direcciones y hacer que sus empleados se sientan valorados.

Con estas herramientas y consejos, podrá mejorar fácilmente la comunicación interna de su empresa, aumentar el compromiso de los empleados, aumentar la moral de los empleados e impulsar la productividad de los empleados.