Ortak İşyeri İletişim Sorunları ve Nasıl Düzeltilir: Tam Bir Kılavuz

giriiş

İşyerinde iletişim sorunlarınız varsa üretkenliğin, çalışma ilişkilerinin ve moralin ciddi şekilde etkileneceği bir sır değil. Ve iletişim sorunları ele alınmazsa, kar kaybı, daha yüksek ciro, hatalar ve olumsuz bir kamuoyu imajı olağandır.

Durum kontrolden çıkmadan önce işyerindeki iletişim sorunlarını tanımanız ve çözmeniz çok önemlidir. Ve işyeri iletişim zorluklarını hemen çözdüğünüzde, yanlış anlamalardan veya çatlaklardan kaçan bir şeyden kaçınırsınız.

Doğru rehberlik olmadan bunları söylemek yapmaktan daha kolay. Şanslısınız ki, işyerinde mükemmel iletişim kurmanıza ve tatlı yan etkilerinin tadını çıkarmanıza yardımcı olacak, hayat kurtaran ve uygulaması kolay 10 ipucunu listeledik.

İşyerinde Etkili İletişim Neden Bu Kadar Kritik?

Abartmayın – iyi iletişim işinizin başarısının anahtarıdır.

Özetle, ekiplerinizin daha üretken olmasını, daha iyi işbirliği yapmasını ve daha verimli çalışmasını sağlar. Nitekim, etkin bir iç iletişim stratejisi olan işletmelerde çalışanlar %20 ile %25 arasında daha verimlidir. Bu, şirketlerin işyeri iletişim sorunları nedeniyle her yıl kaybettiği 62,4 milyon doları cebinizde tutabileceğiniz anlamına gelir.

Bunun da ötesinde, bir kuruluşun iletişim zincirinde yukarı ve aşağı iletişim kurabilmenin, çalışanlara moral ve şirkete bağlılık duygusu kazandırdığı kanıtlanmıştır. Bu da, iş memnuniyetini artırır ve çalışan devir hızını azaltır.

Sıfırdan bir iletişim stratejisi oluşturmakla ilgileniyorsanız, etkili bir iç iletişim stratejisinin nasıl oluşturulacağına dair ücretsiz e-Kitabımızı indirin.

Bununla birlikte, başarı bir gecede olmaz, bu nedenle iletişimi günlük bir görev haline getirin ve uzun vadede sayısız fayda elde edeceksiniz.

10 Yaygın İç İletişim Sorunu

İşin iyi tarafına geçmeden önce, işyeri iletişiminin tipik olarak nereye gittiğine bir göz atalım.

İletişim engelleri pek çok şekil ve boyutta olsa da, hepsi bilgi paylaşmanın veya almanın önünde engeller oluşturur. Örneğin şunları içerebilirler:

• Uzaktan çalışan ekip üyeleri.
• Farklı programlarda çalışan çalışanlar.
• Farklı iletişim platformlarını kullanan ekip üyeleri.
• Dil farklılıklarının yanı sıra işyeri jargonundan kaynaklanan dil zorlukları.

İletişim engelleri, COVID-19 pandemisinden bu yana yeni bir norm haline gelen uzaktan çalışma ekipleri arasında özellikle yaygındır. Ancak, uzaktaki çalışanların şaşırtıcı bir şekilde %71'i kuruluşlarında aktif olarak yer almıyor ve %85'i aldıkları iletişimin yeterli olmadığını söylüyor.

Uzak ekibinizle iç iletişim eksikliğiniz olduğunda, kendilerini kolayca yalıtılmış, değersiz ve motivasyonsuz hissedebilirler.

Açık bir iletişim zinciri veya kimin neyden sorumlu olduğuna ve kimin kime cevap verdiğine dair bir anlayış olmadan, çalışanlarınız herhangi bir soru veya endişe ile kime başvurmaları gerektiğinden emin değillerdir. Bu, genel bir sorumluluk eksikliği ve kafa karışıklığı yaratır.

Net bir iletişim hattına sahip olmamak, aynı zamanda, üst düzey bilgileri çalışanlarınıza etkili bir şekilde iletmeyi zorlaştırır.

İşyerinde yanlış anlaşılmalar, genellikle, her adımın nasıl ve hangi ekip üyesi tarafından yapılması gerektiğini açıkça tanımlamak yerine, iş arkadaşlarının bir göreve veya projeye kendileriyle aynı şekilde yaklaştıklarını varsayan yöneticilerden veya ekip üyelerinden gelir.

Bu, çalışanlarınızın kendilerine verilen tüm bilgileri tam olarak anladıkları ve herhangi bir soru, yorum veya geri bildirim almadıkları varsayımıyla el ele gider.

Bütün bunlar kafa karışıklığına ve görevlerin yetersiz tamamlanmasına neden olabilir.

Günümüzde modern çalışan iletişim yönetimi araçları oyunun adını değiştirerek iş yerinde iyi iletişimi sürdürmeyi basit ve kolay hale getirdi.

Yanlış araçların kullanılması yanlış iletişime, bilgi kaybına, gecikmiş yanıt sürelerine ve dikkat dağınıklığına neden olabilir. Örneğin, önemli bilgiler içeren bir e-posta, gelen kutunuzun altında kaybolabilir veya sık yapılan iş aramaları üretkenliği bozabilir ve çalışanların yaptıkları işe geri dönmeleri için değerli zamanlarına mal olabilir.

Özellikle uzaktan çalışanları olan şirketler, iyi bir çalışan iletişim yönetimi aracı olmadan zorluklar yaşarlar.

Çalışanlarınıza düzenli olarak nasıl performans gösterdikleri konusunda geri bildirimde bulunmadan – özellikle de yıllık performans incelemeleri için bütün bir yıl beklemeleri gerekiyorsa – personeliniz karanlıkta kalmış hissedecektir.

Aynı şey onları dinlemek ve işyerindeki deneyimleri ve iyileştirme önerileri hakkında geri bildirim istemek için de geçerlidir. Onlara bu fırsatı vermediğinizde, ekibiniz seslerine değer verilmediğini veya duyulmadığını hissedecektir.

Bu, çalışan gelişimi eksikliğine, tekrarlanan hatalara, artan hayal kırıklığına, düşük iş moraline ve nihayetinde artan çalışan devrine yol açar.

Çalışanlarınıza performansları hakkında geri bildirim vermek ve iyileştirilmesi gereken alanları belirtmek, onların büyümelerine ve işlerinde daha iyi olmalarına yardımcı olmanın anahtarıdır. Bununla birlikte, sağlıklı bir övgü ve olumlu geribildirim dozu olmadan tam tersi bir etkiye sahip olacaktır. Sonuç: morali bozuk ve motivasyonsuz bir iş gücü.

Aylık nabız anketleri yapmak ve çalışanlarınızdan refahları veya iş tatminleri hakkında düzenli geri bildirim istemek harika. Ancak geri dönmezseniz veya cevaplarının şirket içindeki kararları nasıl etkilediğini bilmelerine izin vermezseniz, ilk etapta neden onlara danıştığınızı merak ederler. Sürekli olarak çalışanlardan bilgi talep ediyor ancak bu konuda onlara asla geri dönmüyorsanız, motivasyonlarını kaybettiklerinde şaşırmayın.

Şirketler, yalnızca belirli departmanlar, iş yerleri veya kıdem seviyeleri ile ilgili bilgileri tüm işgücüyle fazla paylaşabilir. Bu, çalışanlarınızı bunaltabilir ve günlük işleriyle ilgili bilgileri yakalamalarını veya filtrelemelerini zorlaştırabilir.

Çalışanlarınızla sadece iletişim kurmanız yeterli değil, iletişim çabalarınızı da ölçmeniz gerekiyor. Çoğu zaman şirketler, iletişim bölümünde başarılı olup olmadıklarını görmek için bu çabalara ilişkin verileri ölçmez veya toplamaz. Bu anlayış olmadan, şirketler genellikle iç iletişimlerini geliştiremez veya buna ilişkin etkili bir karar alamazlar.

Kendi iç iletişiminizi geliştirmek çok pahalı olabilir, kaynaklar eksik olabilir ve buna değmeyebilir. Belki de çözüm olarak işyeri iletişim araçlarına baktınız, ancak fiyat aralığınızda hiçbir şey yoktu.

Spoiler uyarısı – bu şekilde olmak zorunda değil.

İşyerinde İletişim Sorunlarını Aşmanın 10 Yolu

Ve şimdi iyi kısım için! Uygulaması çok fazla paraya veya zamana mal olmayan işyeri iletişimini iyileştirmenin birkaç yolu vardır. Hadi buna dalalım.

İşyerinde iletişim sorunlarının üstesinden gelmenin ilk adımı, sağlıklı iletişim için doğru araçları kullandığınızdan emin olmaktır.

WhatsApp gibi popüler iletişim araçları kullanışlı olsa da, profesyonel kullanım için tasarlanmamıştır, sınırlı özelliklere sahiptir ve kişisel ve profesyonel iletişimi karıştırarak dikkat dağıtıcılara neden olurlar.

Bunun yerine, dahili iletişimi düzene sokmanıza, basitleştirmenize ve optimize etmenize yardımcı olmak için özel olarak tasarlanmış modern çalışan iletişim yönetimi yazılımını kullanmanızı öneririz.

Çoğu dahili iletişim yazılımı, bire bir ve ekip sohbetlerinin temel özelliğini içerirken, iyi bir işyeri iletişim aracı ayrıca şunları yapmanıza izin vermelidir:

• Anketleri ve anketleri kullanarak gerçek zamanlı geri bildirim toplayın
• Toplantıları planlayın
• Şirket güncellemelerini haber akışında paylaşın
• Bir çalışan dizini ayarlayın
• Dahili iletişiminizi ölçmek için araçlar ekleyin

Mükemmel ve uygun fiyatlı bir çalışan iletişim yönetimi aracı örneği Connecteam'dir. Kullanımı kolay platform, nereden çalışıyor olurlarsa olsunlar çalışanlarınızla etkileşim kurmanıza ve iletişim kurmanıza olanak tanır. Yukarıda bahsedilen tüm özelliklerin yanı sıra çalışanlarınıza hak ettikleri bazı takdir ve ödülleri gönderme yeteneğini içerir.

İletişim Sorunları mı Yaşıyorsunuz?

Connecteam ile şirketinizin iç iletişimini bugün bir üst düzeye taşıyın!

ÜCRETSİZ deneme sürümünü başlat

Şirketiniz ve projeleriniz için net bir iletişim yapısına sahip olan çalışanlarınız, görevlerini iyi bir şekilde yerine getirmek için ihtiyaç duydukları tüm bilgi ve rehberlik için kime başvuracaklarını bileceklerdir.

Kimin neyden sorumlu olduğunu ve kimin kime cevap verdiğini belirlemek hesap verebilirlik yaratır ve kafa karışıklığını ortadan kaldırır. Ayrıca, üst düzey bilgileri tüm iş gücünüze etkili bir şekilde iletmeyi kolaylaştırır.

Yönetici tüm konuşmayı yapan kişi olmamalıdır.

Ekibinizle iki yönlü ilişkiler kurmak ve geliştirmek çok önemlidir. Aktif bir diyaloga girin ve bunu düzenli olarak yapın. Ne de olsa bunu yapmak yöneticinin görevidir.

Yöneticileriyle ilişkileri zayıfsa, çoğu çalışanın şirketlerinden ayrılacağını hatırlamanız çok önemlidir. Aslında, işten ayrılan çalışanların %12'si bunu daha yüksek maaşlar için yaparken, %75'i doğrudan yöneticileriyle olan kötü ilişkileri nedeniyle şirketten ayrıldı.

İşyeri iletişiminin gerçekten etkili ve dürüst olması için öncelikle her çalışanın fikirlerini ifade edebilecek, soru sorabilecek, öneride bulunabilecek ve endişelerini dile getirebilecek kadar rahat hissettiği olumlu bir çalışma ortamına sahip olduğunuzdan emin olmanız gerekir. Başka bir deyişle, kendi imajları, statüleri veya kariyerleri için olumsuz sonuçlardan korkmadan açıkça iletişim kurabilmelidirler.

Bunu yapmanın en iyi yollarından biri örnek olmaktır. Örneğin, bir şeyin belirsiz olup olmadığını sorarak ve birinin sorusuna yanıtınız olmadığında bunu kabul ederek bunu yapabilirsiniz. Ayrıca, diğerlerinin de iletişim kurması için bir alan yaratmak için sürekli olarak araya giren bir konuşmanın akışını yönetin.

Araştırmalar ayrıca, açık kapı politikasına sahip olarak, “yönetici olarak erişilebilirlik, açık bir iletişim akışını teşvik etme, önemli veya yeni ortaya çıkan durumlara veya bilgilere hızlı erişim elde etme ve başkalarıyla daha yakın çalışma ilişkileri sürdürme” elde edebileceğinizi gösteriyor. çalışanlar."

Çalışanlarınızla oturup performanslarını gözden geçirmek ve işleriyle, iş arkadaşlarıyla ve yöneticileriyle nasıl geçindiklerini duymak için bir yılın geçmesini beklemeyin. Bunun yerine, bunu düzenli bir uygulama haline getirin.

Aynı çalışma alanını paylaşmayan uzaktan çalışan ekipleriniz veya çalışanlarınız varsa, birlikte oturma fırsatını beklemeniz de gerekmez. Bunun yerine, video konferans görüşmeleri aracılığıyla düzenli toplantılar planlayabilirsiniz. Ekibiniz bu esnekliğe sahip olmaktan memnun kalacak.

Haftalık Ekip Toplantıları Planlayın

Haftalık ekip toplantıları, çalışanlarınızın planlanan ve devam eden projeler, beklentiler ve eylem planları konusunda aynı sayfada kalmalarını sağlamanın mükemmel bir yoludur. Ayrıca herkesin daha büyük resmi görmesine ve rollerini ve sorumluluklarını net bir şekilde anlamasına yardımcı olur.

Haftalık ekip toplantıları, her çalışanın şu anda üzerinde çalıştıklarını, haftalık hedeflerini ve karşılaştıkları zorlukları paylaşmaları için mükemmel bir zamandır. Ayrıca yöneticilerin güncellemeleri, yeni projeleri, ekip hedeflerindeki ilerlemeyi duyurması ve her türlü soruyu yanıtlaması için mükemmel bir platformdur.

Bu, daha fazla şeffaflık, daha iyi iletişim ve artan işbirliği fırsatları ile sonuçlanır.

Düzenli Bire Bir Tutun

Çalışanlarınızla düzenli olarak bire bir görüşmeler yapmak, bazı çalışanların kendilerini daha rahat ifade edebilecekleri daha özel bir ortamda iletişim kurmanıza olanak tanır. Haftalık veya aylık bire bir görüşme, her bir çalışanla ayrı ayrı temas kurmak ve öncelikler hakkında konuşmak, hedefler belirlemek ve ekibinizin iyi performans gösterecek yeterli zamana, kaynağa ve bilgiye sahip olup olmadığını öğrenmek için iyi bir fırsattır.

Her çalışanın endişelerini dile getirmesi ve ekibe fayda sağlayabilecek fikirlerini paylaşması için güvenli bir alan yaratmanın önemli olduğunu unutmayın.

Düzenli bire bir, çalışanların duyulduğunu hissettirir ve gönüllü ciroyu yaklaşık %30 oranında azaltır.

Toplantılarınız sırasında tartışılan ana noktaları ve son teslim tarihlerini ve sorumlulukları not alın ve tekrar başvurmaları için bunları ekip üyelerinizle paylaşın. Bunları toplantıya katılamayan herkesle de paylaşabilirsiniz.

Bu şekilde herkesin aynı fikirde olduğundan, onlardan ne beklendiğini anladığından ve görevlerini yerine getirmek ve önceliklerini belirlemek için ihtiyaç duydukları bilgilere sahip olduğundan emin olabilirsiniz.

Bir görevin önemi veya büyük resme nasıl uyduğu hakkında bir açıklama veya bilgi vermek, çalışmalarını daha anlamlı hale getirecek ve onlara değerli oldukları ve daha büyük bir amaca katkıda bulundukları hissini verecektir.

Görev daha az çekici veya anlamlı olsa bile, sadece yapılması gerektiğini kabul etmek, anlamlı ve şeffaf iletişime bağlı olduğunuzu gösterecektir. Bu, güven oluşturmaya yardımcı olacak ve çalışanlarınızın katılım sağlama ve ellerinden gelenin en iyisini yapma olasılığını artıracaktır.

Ve çalışanlarınızın bir görevi anladığını ve onu nasıl gerçekleştireceğini varsaymanın yaygın hatasını hatırlıyor musunuz? Çalışanınızla temasa geçmek için zaman ayırın ve nasıl yapılması gerektiği konusunda aynı sayfada olduğunuzdan emin olun. Bu, kötü bir şekilde gerçekleştirilen bir görevi düzeltmek için gereken zaman, para ve çaba miktarına kıyasla size nispeten daha az maliyetli olacaktır.

Çalışanlarınızdan haber almanın zamanı geldi!

Düzenli olarak geri bildirimlerini toplamak, işinizin hangi alanlarda sorunsuz çalıştığını ve hangilerinin ekstra sevgiye ihtiyaç duyabileceğini anlamanıza yardımcı olacaktır. Bu bilgilerle şirketiniz ve ekibiniz için daha iyi kararlar verebilirsiniz. Bu aynı zamanda, sorunlar tırmanmadan önce onlar hakkında bilgi edinme fırsatı verir.

Aynısı, şirketinizin iç iletişimi hakkında geri bildirim toplamak için de geçerlidir. Konuyla ilgili çalışan geri bildirimi, yönetime iç iletişimi geliştirmek için neler yapılabileceği ve iletişim sorunlarının nasıl çözüleceği konusunda daha iyi bir anlayış sağlayacaktır.

Aynı zamanda, çalışanlarınıza katkılarına değer verdiğinizi ve seslerinin duyulduğunu göstermek çok önemlidir. Ve tam da aradığınız yaratıcı çözümü bulabilirsiniz!

Bire bir veya grup toplantıları, çalışan anketleri veya bir öneri kutusu veya anket oluşturarak geri bildirim toplamanın farklı yolları vardır.

Mutlu çalışanlar sağlıklı bir şirkete eşittir.

Çalışanlara değerli olduklarını ve sıkı çalışmalarının tanındığını ve takdir edildiğini göstermenin basit eylemi mucizeler yaratır. Çalışan devir hızını azaltırken motivasyonlarını, iş memnuniyetini ve bağlılığını artırır. Ayrıca, sağlıklı işyeri iletişimi için çok önemli bir bileşen olan çalışanlar ve yöneticiler arasında güven oluşturmaya yardımcı olur.

Örneğin, doğum günlerini kutlayarak, iyi yapılmış bir işi alkışlayarak ve istisnai çalışanları 'ayın çalışanı' olarak seçerek takdir gösterebilirsiniz.

Ve tanımanın bulaşıcı olabileceği gibi, onunla birlikte gelen pozitiflik de bulaşıcı olabilir.

Pozitifliği ve takdiri destekleyerek ekibinizden daha iyi üretkenlik ve daha düşük stres seviyeleri elde edersiniz. Ek olarak, çalışanlarınız ne kadar mutlu olursa, iş rollerine o kadar çok dahil olurlar ve şirketin başarılı olmasına yardımcı olurlar.

İletişim sorunlarına bir başka çözüm de şirket politikalarınızın iç iletişim uygulamalarını ve standartlarını kapsamasını sağlamaktır. Çalışanların, istedikleri zaman başvurabilmeleri için şirket politikalarına 7/24 erişebildiğinden emin olun.

Açık bir şirket iletişim politikasına sahip olarak, işyerinde uygunsuz veya dikkat dağıtıcı iletişim sorunları olasılığını azaltırsınız. Halkla ilişkiler uzmanı Kim Harrison, “çalışan üretkenliği ve geleceğe güvenleri için gerekli olan anlamlı ve gerekli iletişimi kolaylaştıran politikalar belirlemek önemlidir. İyi bir iletişim politikasına sahip olmak, çatışmaları ve yanlış anlamaları azaltır ve belirsizlikleri azaltır.”

Çalışanlar, iç iletişime ilişkin net ve özlü şirket politikaları belirleyerek, hangi iletişim türünün uygun ve kabul edilebilir olduğunu ve neyin olmadığını kolayca anlayabilirler. Çalışanların bu politikaları dikkate almaması durumunda ne tür disiplin cezası uygulanacağını da eklemek isteyebilirsiniz.

İşyerinde İletişim Sorunlarının Nasıl Çözüleceğine İlişkin Son Söz

Dahili iletişim zorluklarını çözebileceğiniz birkaç yolu tartıştık. En önemlisi, bu zorlukların üstesinden gelmenize yardımcı olacak ve yukarıda ve öteye gitmenize yardımcı olacak doğru iletişim araçlarını ve teknolojiyi kullanmaktır. Bunun da ötesinde gizli formül, iletişim çalışmalarınızda tutarlı olmak, düzenli toplantılar yapmak, iletişimin iki yönlü akışını sağlamak ve çalışanlarınıza değerli olduklarını hissettirmektir.

Bu araçlar ve ipuçları ile şirketinizin iç iletişimini kolayca iyileştirebilir, çalışan bağlılığını artırabilir, çalışan moralini yükseltebilir ve çalışan verimliliğini artırabilirsiniz.