Typowe problemy z komunikacją w miejscu pracy i sposoby ich rozwiązywania: pełny przewodnik

Wstęp

Nie jest tajemnicą, że wydajność, relacje w pracy i morale mocno ucierpią, jeśli masz problemy z komunikacją w miejscu pracy. A jeśli problemy komunikacyjne nie zostaną rozwiązane, utrata zysków, wyższe obroty, błędy i negatywny wizerunek publiczny są na porządku dziennym.

Ważne jest, abyś rozpoznał i rozwiązał problemy komunikacyjne w miejscu pracy, zanim sytuacja wymknie się spod kontroli. A kiedy natychmiast podejmujesz wyzwania związane z komunikacją w miejscu pracy, unikasz nieporozumień lub czegoś, co wymyka się przez szczeliny.

To wszystko łatwiej powiedzieć niż zrobić bez odpowiednich wskazówek. Na szczęście dla Ciebie wymieniliśmy 10 ratujących życie, a jednocześnie łatwych do wdrożenia wskazówek, które pomogą Ci osiągnąć doskonałą komunikację w miejscu pracy i cieszyć się jej słodkimi skutkami ubocznymi.

Dlaczego skuteczna komunikacja w miejscu pracy jest tak ważna?

Nie przesadzaj – dobra komunikacja to klucz do sukcesu Twojej firmy.

Krótko mówiąc, umożliwia to Twoim zespołom większą produktywność, lepszą współpracę i bardziej efektywną pracę. W rzeczywistości pracownicy są od 20 do 25% bardziej wydajni w firmach, które mają skuteczną strategię komunikacji wewnętrznej. Oznacza to, że możesz trzymać w kieszeni 62,4 miliona dolarów traconych co roku przez firmy z powodu problemów z komunikacją w miejscu pracy.

Co więcej, udowodniono, że umiejętność komunikowania się w górę iw dół łańcucha komunikacyjnego organizacji zwiększa morale pracowników i poczucie zaangażowania w firmę. To z kolei poprawia satysfakcję z pracy i zmniejsza rotację pracowników.

Jeśli jesteś zainteresowany stworzeniem strategii komunikacji od podstaw, pobierz nasz darmowy eBook, który pokazuje, jak zbudować skuteczną strategię komunikacji wewnętrznej.

Jednak sukces nie następuje z dnia na dzień, więc uczyń komunikację codziennym zadaniem, a na dłuższą metę zyskasz wiele korzyści.

10 typowych problemów z komunikacją wewnętrzną

Zanim przejdziemy do właściwej części, najpierw przyjrzyjmy się, gdzie komunikacja w miejscu pracy zazwyczaj idzie na południe.

Chociaż bariery komunikacyjne przybierają różne kształty i rozmiary, wszystkie stanowią przeszkodę w dzieleniu się lub otrzymywaniu informacji. Mogą na przykład obejmować:

• Członkowie zespołu pracujący zdalnie.
• Pracownicy pracujący według różnych grafików.
• Członkowie zespołu korzystający z różnych platform komunikacyjnych.
• Trudności językowe wynikające z różnic językowych oraz żargonu w miejscu pracy.

Bariery komunikacyjne są szczególnie powszechne wśród zespołów pracujących zdalnie, które stały się nową normą od czasu pandemii COVID-19. Jednak aż 71% pracowników zdalnych nie jest aktywnie zaangażowanych w ich organizację, a 85% stwierdziło, że komunikacja, którą otrzymują, po prostu nie wystarcza.

Kiedy brakuje Ci komunikacji wewnętrznej ze swoim zdalnym zespołem, może on łatwo poczuć się odizolowany, niedoceniany i pozbawiony motywacji.

Bez jasnego łańcucha komunikacji lub zrozumienia, kto za co odpowiada i kto odpowiada, Twoi pracownicy nie są pewni, do kogo powinni zwracać się z jakimikolwiek pytaniami lub wątpliwościami. Stwarza to ogólny brak odpowiedzialności i zamieszanie.

Brak jasnej linii komunikacyjnej sprawia również, że skuteczne przekazywanie informacji najwyższego poziomu pracownikom stanowi wyzwanie.

Nieporozumienia w miejscu pracy często pochodzą od menedżerów lub członków zespołu, którzy zakładają, że ich współpracownicy podchodzą do zadania lub projektu w taki sam sposób, jak oni, zamiast jasno określać, jak każdy krok powinien zostać wykonany i przez którego członka zespołu.

Idzie to w parze z założeniem, że Twoi pracownicy w pełni rozumieją wszystkie przekazywane im informacje i nie mają żadnych pytań, komentarzy ani informacji zwrotnych.

Wszystko to może prowadzić do zamieszania i niedostatecznej realizacji zadań.

W dzisiejszych czasach nowoczesne narzędzia do zarządzania komunikacją z pracownikami zmieniły nazwę gry, czyniąc utrzymanie dobrej komunikacji w miejscu pracy prostym i łatwym.

Korzystanie z niewłaściwych narzędzi może spowodować nieporozumienia, utratę informacji, opóźnione czasy reakcji i rozproszenie uwagi. Na przykład jedna wiadomość e-mail zawierająca ważne informacje może zgubić się na dole skrzynki odbiorczej, a częste rozmowy telefoniczne mogą zakłócić produktywność i kosztować pracowników cenny czas na powrót do tego, co robili.

Szczególnie firmy zatrudniające pracowników zdalnych mają trudności bez dobrego narzędzia do zarządzania komunikacją pracowniczą.

Bez przekazywania swoim pracownikom informacji zwrotnej o tym, jak radzą sobie regularnie – zwłaszcza jeśli muszą czekać cały rok na coroczny przegląd wyników – Twoi pracownicy poczują się pozostawieni w ciemności.

To samo dotyczy wysłuchania ich i poproszenia o opinię na temat ich doświadczeń w miejscu pracy oraz sugestie dotyczące ulepszeń. Nie dając im tej szansy, Twój zespół poczuje, że ich głosy nie są doceniane ani słyszane.

Prowadzi to do braku rozwoju pracowników, powtarzających się błędów, rosnącej frustracji, niskiego morale w pracy, a ostatecznie do zwiększonej rotacji pracowników.

Przekazywanie pracownikom opinii na temat ich wyników i wskazywanie obszarów, które wymagają poprawy, jest kluczem do pomocy im w rozwoju i stawaniu się lepszymi w pracy. Będzie to jednak miało odwrotny skutek bez zdrowej dawki pochwał i pozytywnego sprzężenia zwrotnego. Rezultat: zdemoralizowana i niezmotywowana siła robocza.

Przeprowadzanie comiesięcznych badań pulsu i proszenie pracowników o regularne informowanie o ich samopoczuciu lub satysfakcji z pracy jest wspaniałe. Ale jeśli nie podążysz za nimi ani nie poinformujesz ich, jak ich odpowiedzi wpłynęły na decyzje w firmie, zastanawiają się, dlaczego w ogóle się z nimi konsultowałeś. Jeśli wielokrotnie prosisz pracowników o wkład, ale nigdy do nich nie odpowiadasz, nie zdziw się, gdy stracą motywację.

Firmy mogą nadmiernie udostępniać swoim pracownikom informacje, które są istotne tylko dla określonych działów, lokalizacji pracy lub poziomów stażu pracy. Może to przytłoczyć Twoich pracowników i utrudnić im wyłapanie lub odfiltrowanie informacji, które są istotne dla ich codziennej pracy.

Nie wystarczy po prostu komunikować się ze swoimi pracownikami, musisz zmierzyć swoje wysiłki komunikacyjne. Zbyt często firmy nie mierzą ani nie zbierają danych na temat tych wysiłków, aby sprawdzić, czy odnoszą sukcesy, czy ponoszą porażkę w dziale komunikacji. Bez tego wglądu firmy często nie są w stanie poprawić swojej komunikacji wewnętrznej lub podjąć skutecznej decyzji w jej sprawie.

Rozwijanie własnej komunikacji wewnętrznej może być bardzo kosztowne, może brakować zasobów i może się wydawać, że nie jest tego warte. A może szukałeś rozwiązań do komunikacji w miejscu pracy, ale nic nie było w twoim przedziale cenowym.

Uwaga, spoiler – wcale nie musi tak być.

10 sposobów na przezwyciężenie problemów komunikacyjnych w miejscu pracy

A teraz dobra część! Istnieje wiele sposobów na poprawę komunikacji w miejscu pracy, których wdrożenie nie kosztuje dużo pieniędzy ani czasu. Zanurzmy się w to.

Pierwszym krokiem do przezwyciężenia problemów komunikacyjnych w miejscu pracy jest upewnienie się, że używasz odpowiednich narzędzi do zdrowej komunikacji.

Chociaż popularne narzędzia komunikacyjne, takie jak WhatsApp, mogą się przydać, nie są one przeznaczone do użytku profesjonalnego, mają ograniczone możliwości i rozpraszają uwagę, łącząc komunikację osobistą i zawodową.

Zamiast tego zalecamy korzystanie z nowoczesnego oprogramowania do zarządzania komunikacją z pracownikami, które zostało specjalnie zaprojektowane, aby pomóc Ci usprawnić, uprościć i zoptymalizować komunikację wewnętrzną.

Podczas gdy większość oprogramowania do komunikacji wewnętrznej zawiera podstawową funkcję czatów jeden na jeden i zespołowych, dobre narzędzie do komunikacji w miejscu pracy powinno również umożliwiać:

• Zbieraj informacje zwrotne w czasie rzeczywistym za pomocą ankiet i ankiet
• Planuj spotkania
• Udostępniaj informacje o firmie w aktualnościach
• Skonfiguruj katalog pracowników
• Dołącz narzędzia do pomiaru komunikacji wewnętrznej

Przykładem doskonałego i niedrogiego narzędzia do zarządzania komunikacją z pracownikami jest Connecteam. Ta łatwa w użyciu platforma pozwala angażować się i komunikować z pracownikami bez względu na to, skąd pracują. Zawiera wszystkie wymienione wyżej funkcje, a także możliwość wysłania pracownikom zasłużonego uznania i nagród.

Masz problemy z komunikacją?

Przenieś komunikację wewnętrzną swojej firmy na wyższy poziom dzięki Connecteam już dziś!

Rozpocznij darmowy okres próbny

Mając przejrzystą strukturę komunikacji w firmie i projektach, Twoi pracownicy będą wiedzieć, do kogo zwrócić się po wszelkie informacje i wskazówki, których potrzebują, aby dobrze wykonywać swoje zadania.

Zdefiniowanie, kto za co odpowiada i kto odpowiada przed kim, tworzy odpowiedzialność i eliminuje zamieszanie. Ułatwia to również skuteczne przekazywanie informacji najwyższego poziomu całym pracownikom.

Menedżer nie powinien być tym, który zabiera głos.

Niezbędne jest budowanie i rozwijanie dwukierunkowych relacji z zespołem. Angażuj się w aktywny dialog i rób to regularnie. Przecież to zadanie menedżera.

Należy pamiętać, że większość pracowników odejdzie z firmy, jeśli mają złą relację z przełożonym. W rzeczywistości 12% pracowników, którzy odeszli z pracy, zrobiło to za wyższą pensję, podczas gdy 75% opuściło firmę z powodu złej relacji z bezpośrednim przełożonym.

Aby komunikacja w miejscu pracy była rzeczywiście skuteczna i uczciwa, najpierw musisz upewnić się, że masz pozytywne środowisko pracy, w którym każdy pracownik czuje się wystarczająco komfortowo, aby wyrażać swoje pomysły, zadawać pytania, zgłaszać sugestie i zgłaszać wątpliwości. Innymi słowy, powinni móc otwarcie komunikować się bez obaw o negatywne konsekwencje dla ich wizerunku, statusu lub kariery.

Jednym z najlepszych sposobów na to jest dawanie przykładu. Możesz to zrobić, na przykład, pytając, czy coś jest niejasne i przyznając, że nie masz odpowiedzi na czyjeś pytanie. Zarządzaj również przebiegiem rozmowy, gdy ktoś ciągle przerywa, aby stworzyć przestrzeń do komunikacji również dla innych.

Badania pokazują również, że dzięki polityce otwartych drzwi jesteś w stanie uzyskać „dostępność jako menedżer, aby zachęcić do otwartego przepływu komunikacji, uzyskać szybki dostęp do ważnych lub dopiero się wydarzających sytuacji lub informacji oraz utrzymać bliższe relacje robocze z pracownicy."

Nie czekaj przez rok, aby usiąść ze swoimi pracownikami, przeanalizować ich wyniki i usłyszeć, jak sobie radzą z pracą, współpracownikami i menedżerami. Zamiast tego uczyń z tego regularną praktykę.

Jeśli masz zespoły do ​​pracy zdalnej lub pracowników, którzy nie dzielą tej samej przestrzeni roboczej, nie musisz też koniecznie czekać na okazję, aby usiąść razem. Zamiast tego możesz planować regularne spotkania za pośrednictwem połączeń wideokonferencyjnych. Twój zespół doceni taką elastyczność.

Zaplanuj cotygodniowe spotkania zespołu

Cotygodniowe spotkania zespołu to doskonały sposób, aby upewnić się, że Twoi pracownicy są na bieżąco z planowanymi i realizowanymi projektami, oczekiwaniami i kierunkami działań. Pomaga również wszystkim zobaczyć szerszy obraz i jasno zrozumieć swoje role i obowiązki.

Cotygodniowe spotkania zespołu to idealny czas dla każdego pracownika, aby podzielić się tym, nad czym aktualnie pracuje, swoimi celami na tydzień i wszelkimi napotkanymi wyzwaniami. Jest to również idealna platforma dla menedżerów do ogłaszania wszelkich aktualizacji, nowych projektów, postępów w realizacji celów zespołu i odpowiadania na wszelkie pytania.

Skutkuje to większą przejrzystością, lepszą komunikacją i zwiększonymi możliwościami współpracy.

Utrzymuj regularne spotkania jeden na jednego

Regularne spotkania jeden na jednego z pracownikami pozwalają komunikować się w bardziej prywatnym otoczeniu, w którym niektórzy pracownicy czują się bardziej komfortowo, wypowiadając się. Cotygodniowe lub comiesięczne spotkania indywidualne są dobrą okazją do indywidualnego kontaktu z każdym pracownikiem i porozmawiania o priorytetach, wyznaczenia celów i sprawdzenia, czy Twój zespół ma wystarczająco dużo czasu, zasobów i informacji, aby dobrze działać.

Pamiętaj, że ważne jest, aby stworzyć bezpieczną przestrzeń dla każdego pracownika do zgłaszania wszelkich obaw i dzielenia się pomysłami, które mogą przynieść korzyści zespołowi.

Regularne spotkania jeden na jednego sprawiają, że pracownicy czują się wysłuchani i zmniejszają dobrowolną rotację o około 30%.

Zanotuj główne punkty oraz wszelkie terminy i obowiązki omawiane podczas spotkań i podziel się nimi z członkami zespołu, aby mogli się do nich odnieść. Możesz też udostępnić je każdemu, kto nie mógł uczestniczyć w spotkaniu.

W ten sposób możesz upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie, rozumieją, czego się od nich oczekuje i mają informacje potrzebne do wykonywania i ustalania priorytetów swoich zadań.

Udzielenie wyjaśnień lub informacji na temat wagi zadania lub tego, jak pasuje ono do szerszego obrazu, sprawi, że ich praca będzie bardziej znacząca i da im poczucie, że są doceniani i przyczyniają się do większej sprawy.

Nawet jeśli zadanie jest mniej efektowne lub mniej znaczące, przyznanie, że po prostu trzeba je wykonać, pokaże, że jesteś zaangażowany w sensowną i przejrzystą komunikację. Pomoże to zbudować zaufanie i sprawi, że Twoi pracownicy będą bardziej skłonni do angażowania się i osiągania najlepszych wyników.

A pamiętasz częsty błąd zakładania, że ​​Twoi pracownicy rozumieją zadanie i jak je wykonać? Poświęć trochę czasu na kontakt bazy ze swoim pracownikiem i upewnij się, że jesteś na tej samej stronie, co do tego, jak to zrobić. Będzie to kosztować stosunkowo niewiele w porównaniu z ilością czasu, pieniędzy i wysiłku wymaganego do naprawienia źle wykonanego zadania.

Czas usłyszeć odpowiedź od Twoich pracowników!

Regularne zbieranie ich opinii pomoże Ci zrozumieć, w jakich obszarach Twoja firma działa sprawnie, a którym przydałoby się trochę dodatkowej miłości. Dzięki tym spostrzeżeniom możesz podejmować lepsze decyzje dla swojej firmy i zespołu. Daje to również możliwość poznania problemów, zanim się eskalują.

To samo dotyczy zbierania informacji zwrotnych na temat komunikacji wewnętrznej Twojej firmy. Informacje zwrotne od pracowników na ten temat pozwolą kierownictwu lepiej zrozumieć, co można zrobić, aby poprawić komunikację wewnętrzną i jak rozwiązywać problemy z komunikacją.

Jednocześnie ważne jest, aby pokazać pracownikom, że cenisz ich wkład i że ich głosy są słyszane. A może po prostu znajdziesz to kreatywne rozwiązanie, którego szukasz!

Istnieją różne sposoby zbierania opinii, takie jak spotkania indywidualne lub grupowe, ankiety pracownicze lub konfigurowanie skrzynki sugestii lub ankiety.

Zadowoleni pracownicy to zdrowa firma.

Prosty akt pokazania pracownikom, że są doceniani, a ich ciężka praca jest doceniana i doceniana, czyni cuda. Zwiększa ich motywację, satysfakcję z pracy i zaangażowanie, jednocześnie zmniejszając rotację pracowników. Pomaga również budować zaufanie między pracownikami a menedżerami – kluczowy składnik zdrowej komunikacji w miejscu pracy.

Możesz okazać uznanie, na przykład świętując urodziny, chwaląc dobrze wykonaną pracę i wybierając wyjątkowych pracowników na „pracowników miesiąca”.

I tak jak uznanie może być zaraźliwe, tak samo może być z nim pozytywność.

Pobudzając pozytywne nastawienie i uznanie, zwiększasz produktywność swojego zespołu i obniżasz poziom stresu. Ponadto im szczęśliwsi są Twoi pracownicy, tym bardziej są zaangażowani w swoją rolę zawodową i pomagają firmie odnieść sukces.

Innym rozwiązaniem problemów komunikacyjnych jest upewnienie się, że zasady Twojej firmy obejmują praktyki i standardy komunikacji wewnętrznej. Upewnij się, że pracownicy mają całodobowy dostęp do zasad firmy, aby mogli się do nich odnieść w dowolnym momencie.

Posiadając jasną politykę komunikacyjną firmy, zmniejszasz prawdopodobieństwo wystąpienia niewłaściwych lub rozpraszających problemów komunikacyjnych w miejscu pracy. Ekspert ds. PR, Kim Harrison, zauważa: „Ważne jest ustalenie zasad, które ułatwią konstruktywną i niezbędną komunikację niezbędną dla produktywności pracowników i ich zaufania w przyszłość. Posiadanie dobrej polityki komunikacyjnej ogranicza konflikty i nieporozumienia oraz łagodzi niepewność”.

Ustalając jasne i zwięzłe zasady firmy dotyczące komunikacji wewnętrznej, pracownicy mogą łatwo zrozumieć, jaki rodzaj komunikacji jest odpowiedni i akceptowalny, a jaki nie. Możesz również podać rodzaj działań dyscyplinarnych, które zostaną podjęte, jeśli pracownicy zlekceważą te zasady.

Ostatnie słowo na temat rozwiązywania problemów komunikacyjnych w miejscu pracy

Omówiliśmy kilka sposobów rozwiązywania problemów z komunikacją wewnętrzną. Najważniejsze jest korzystanie z odpowiednich narzędzi komunikacyjnych i technologii, które pomogą w przezwyciężeniu tych wyzwań i pomogą wyjść ponad i dalej. Ponadto sekretną formułą jest zachowanie spójności w działaniach komunikacyjnych, regularne spotkania, zapewnienie obustronnej komunikacji i sprawienie, by Twoi pracownicy czuli się docenieni.

Dzięki tym narzędziom i wskazówkom z łatwością poprawisz komunikację wewnętrzną swojej firmy, zwiększysz zaangażowanie pracowników, poprawisz morale pracowników i zwiększysz wydajność pracowników.