Probleme comune de comunicare la locul de muncă și cum să le remediați: un ghid complet

Introducere

Nu este un secret pentru nimeni că productivitatea, relațiile de muncă și moralul vor fi afectate greoi dacă aveți probleme de comunicare la locul de muncă. Iar dacă problemele de comunicare nu sunt abordate, pierderile de profit, cifra de afaceri mai mare, greșelile și o imagine publică negativă sunt obișnuite.

Este vital să recunoașteți și să abordați problemele de comunicare la locul de muncă înainte ca situația să scape de sub control. Iar atunci când abordezi imediat provocările de comunicare la locul de muncă, eviți neînțelegerile sau ceva care scapă printre fisuri.

Toate acestea sunt mai ușor de spus decât de făcut fără îndrumarea potrivită. Din fericire pentru tine, am enumerat 10 sfaturi care salvează vieți și totuși ușor de implementat, care te vor ajuta să obții o comunicare excelentă la locul de muncă și să te bucuri de efectele sale secundare dulci.

De ce este atât de critică comunicarea eficientă la locul de muncă?

Să nu exagerați – comunicarea bună este cheia succesului afacerii dvs.

Pe scurt, permite echipelor dvs. să fie mai productive, să coopereze mai bine și să lucreze mai eficient. De fapt, angajații sunt cu 20 până la 25% mai productivi în afacerile care au o strategie de comunicare internă eficientă. Aceasta înseamnă că puteți păstra în buzunar cei 62,4 milioane USD pierduti de companii în fiecare an din cauza problemelor de comunicare la locul de muncă.

În plus, capacitatea de a comunica în sus și în jos pe lanțul de comunicare al unei organizații s-a dovedit că le oferă angajaților un impuls moral și un sentiment de angajament față de companie. Acest lucru, la rândul său, îmbunătățește satisfacția în muncă și reduce fluctuația angajaților.

Dacă sunteți interesat să creați o strategie de comunicare de la zero, atunci descărcați cartea noastră electronică gratuită despre cum să construiți o strategie eficientă de comunicare internă.

Cu toate acestea, succesul nu se întâmplă peste noapte, așa că faceți din comunicare o sarcină zilnică și veți culege numeroase beneficii pe termen lung.

10 probleme comune de comunicare internă

Înainte de a ajunge la partea bună, să aruncăm o privire mai întâi la unde comunicarea la locul de muncă merge de obicei spre sud.

În timp ce barierele de comunicare au multe forme și dimensiuni, toate formează obstacole în calea partajării sau primirii informațiilor. Acestea pot include, de exemplu:

• Membrii echipei care lucrează de la distanță.
• Angajații care lucrează cu programe diferite.
• Membrii echipei folosind diferite platforme de comunicare.
• Dificultăți de limbă din cauza diferențelor de limbă, precum și a jargonului la locul de muncă.

Barierele de comunicare sunt deosebit de comune în rândul echipelor de lucru la distanță, care au devenit o nouă normă de la pandemia COVID-19. Cu toate acestea, 71% dintre angajații de la distanță nu sunt implicați activ în organizația lor, iar 85% au spus că comunicarea pe care o primesc pur și simplu nu este suficientă.

Atunci când aveți o lipsă de comunicare internă cu echipa dvs. de la distanță, aceștia se pot simți cu ușurință izolați, subevaluați și nemotivați.

Fără un lanț de comunicare clar sau înțelegerea cine este responsabil de ce și cine răspunde cui, angajații dvs. nu sunt siguri la cine ar trebui să se adreseze pentru orice întrebări sau preocupări. Acest lucru creează o lipsă generală de responsabilitate și confuzie.

De asemenea, lipsa unei linii clare de comunicare face ca comunicarea eficientă a informațiilor de nivel superior către angajații dvs. să fie o provocare.

Neînțelegerile la locul de muncă provin adesea din partea managerilor sau a membrilor echipei care presupun că colegii lor abordează o sarcină sau un proiect în același mod în care ar face-o, mai degrabă decât să definească în mod clar cum ar trebui făcut fiecare pas și de care membru al echipei.

Acest lucru merge mână în mână cu presupunerea că angajații dvs. înțeleg pe deplin toate informațiile care le sunt oferite și nu au întrebări, comentarii sau feedback.

Toate acestea pot duce la confuzie și la îndeplinirea insuficientă a sarcinilor.

În zilele noastre, instrumentele moderne de gestionare a comunicării angajaților au schimbat numele jocului, făcând menținerea unei bune comunicări la locul de muncă simplă și ușoară.

Utilizarea instrumentelor greșite poate provoca o comunicare greșită, pierdere de informații, timpi de răspuns întârziați și distrageri. De exemplu, acel e-mail care conține informații importante se poate pierde în partea de jos a căsuței dvs. de e-mail, sau apelurile frecvente de lucru pot perturba productivitatea și le poate costa angajaților timp prețios pentru a reveni la ceea ce făceau.

În special companiile cu angajați la distanță întâmpină dificultăți fără un instrument bun de gestionare a comunicării cu angajații.

Fără a oferi angajaților dumneavoastră feedback cu privire la performanța lor în mod regulat – mai ales dacă trebuie să aștepte un an întreg pentru evaluarea anuală a performanței – personalul dumneavoastră se va simți lăsat în întuneric.

Același lucru este valabil și pentru a-i asculta și pentru a le cere feedback cu privire la experiențele lor la locul de muncă și sugestii de îmbunătățire. Dacă nu le oferă această oportunitate, echipa ta va simți că vocile lor nu sunt apreciate sau auzite.

Acest lucru duce la o lipsă de dezvoltare a angajaților, la greșeli repetate, la creșterea frustrării, la un moral slab la locul de muncă și, în cele din urmă, la creșterea fluctuației angajaților.

Oferirea feedback-ului angajaților cu privire la performanța lor și sublinierea domeniilor care necesită îmbunătățiri este cheia pentru a-i ajuta să se dezvolte și să devină mai buni la locul de muncă. Cu toate acestea, va avea efectul opus fără o doză sănătoasă de laudă și feedback pozitiv. Rezultatul: o forță de muncă demoralizată și nemotivată.

Efectuarea de sondaje lunare privind pulsul și solicitarea angajaților dvs. de feedback regulat cu privire la bunăstarea sau satisfacția lor în muncă este grozavă. Dar dacă nu le urmăriți sau nu îi spuneți cum au influențat răspunsurile lor deciziile din cadrul companiei, ei rămân să se întrebe de ce i-ați consultat în primul rând. Dacă cereți în mod repetat părerea angajaților, dar nu îi răspundeți niciodată, nu fiți surprinși când își pierd motivația.

Companiile pot împărtăși informații cu întreaga lor forță de muncă, care sunt relevante doar pentru anumite departamente, locații de muncă sau niveluri de vechime. Acest lucru poate copleși angajații dvs. și le poate face mai greu să capteze sau să filtreze informații relevante pentru zi cu zi.

Nu este suficient să comunicați doar cu angajații dvs., trebuie să vă măsurați eforturile de comunicare. De prea multe ori companiile nu măsoară sau colectează date despre aceste eforturi pentru a vedea dacă reușesc sau nu reușesc în departamentul de comunicare. Fără această perspectivă, companiile nu sunt adesea capabile să-și îmbunătățească comunicarea internă sau să ia o decizie eficientă cu privire la aceasta.

Dezvoltarea propriilor comunicații interne poate fi foarte costisitoare, resursele pot lipsi și s-ar putea să pară că nu merită. Și poate că te-ai uitat la instrumentele de comunicare la locul de muncă ca o soluție, dar nimic nu era în gama ta de preț.

Alertă spoiler – nu trebuie să fie așa.

10 moduri de a depăși problemele de comunicare la locul de muncă

Și acum pentru partea bună! Există destul de multe moduri prin care puteți îmbunătăți comunicarea la locul de muncă, care nu costă mulți bani sau timp pentru implementare. Să ne scufundăm în ea.

Primul pas pentru a depăși problemele de comunicare la locul de muncă este să vă asigurați că utilizați instrumentele potrivite pentru o comunicare sănătoasă.

Deși instrumentele de comunicare populare, cum ar fi WhatsApp, pot fi utile, ele nu sunt destinate utilizării profesionale, au capacități limitate și provoacă distragere a atenției prin amestecarea comunicării personale și profesionale.

În schimb, vă recomandăm să utilizați un software modern de gestionare a comunicării angajaților, care este conceput special pentru a vă ajuta să eficientizați, să simplificați și să optimizați comunicarea internă.

În timp ce majoritatea software-ului de comunicare internă include caracteristica de bază a chat-urilor individuale și în echipă, un instrument bun de comunicare la locul de muncă ar trebui, de asemenea, să vă permită:

• Adunați feedback în timp real folosind sondaje și sondaje
• Programați întâlniri
• Distribuiți actualizări ale companiei în fluxul de știri
• Creați un director de angajați
• Includeți instrumente pentru a vă măsura comunicarea internă

Un exemplu de instrument excelent și accesibil de gestionare a comunicării cu angajații este Connecteam. Este o platformă ușor de utilizat, care vă permite să interacționați și să comunicați cu angajații dvs., indiferent de unde lucrează. Include toate caracteristicile menționate mai sus, precum și capacitatea de a trimite angajaților tăi niște recunoașteri și recompense bine meritate.

Aveți probleme de comunicare?

Duceți comunicarea internă a companiei dvs. la următorul nivel cu Connecteam astăzi!

Începe perioada gratuită de testare

Având o structură clară de comunicare în cadrul companiei dumneavoastră și pentru proiectele dumneavoastră, lucrătorii dumneavoastră vor ști la cine să apeleze pentru toate informațiile și îndrumările de care au nevoie pentru a-și îndeplini bine sarcinile.

Definirea cine este responsabil de ce și cine răspunde cui creează responsabilitate și elimină confuzia. De asemenea, facilitează comunicarea eficientă a informațiilor de nivel superior întregii forțe de muncă.

Managerul nu ar trebui să fie cel care vorbește.

Este vital să construiești și să promovezi relații bidirecționale cu echipa ta. Angajați-vă într-un dialog activ și faceți-l în mod regulat. La urma urmei, este datoria managerului să facă acest lucru.

Este vital să vă amintiți că majoritatea angajaților își vor părăsi compania dacă au o relație proastă cu managerul lor. De fapt, 12% dintre angajații care și-au părăsit locul de muncă au făcut acest lucru pentru salarii mai mari, în timp ce 75% și-au părăsit compania din cauza unei relații proaste cu managerul lor direct.

Pentru ca comunicarea la locul de muncă să fie efectivă și sinceră, va trebui mai întâi să vă asigurați că aveți un mediu de lucru pozitiv, în care fiecare angajat să se simtă suficient de confortabil pentru a-și exprima ideile, a pune întrebări, a face sugestii și a ridica preocupări. Cu alte cuvinte, ar trebui să poată comunica în mod deschis, fără a se teme de consecințe negative asupra imaginii de sine, statutului sau carierei lor.

Una dintre cele mai bune modalități de a face acest lucru este să conduci prin exemplu. Puteți face acest lucru, de exemplu, întrebând dacă ceva este neclar și admițând când nu aveți răspunsul la întrebarea cuiva. De asemenea, gestionați fluxul unei conversații atunci când cineva întrerupe constant pentru a crea un spațiu pentru ca și alții să comunice.

Cercetările arată, de asemenea, că, având o politică cu ușile deschise, sunteți capabil să obțineți „accesibilitate ca manager, să încurajați un flux deschis de comunicare, să obțineți acces rapid la situații sau informații importante sau care tocmai se întâmplă și să mențineți relații de lucru mai strânse cu angajați.”

Nu așteptați să treacă un an pentru a vă așeza cu angajații dvs. și a analiza performanța lor și a auzi cum se descurcă cu munca, colegii și managerii lor. În schimb, fă-o o practică obișnuită.

Dacă aveți echipe de lucru la distanță sau angajați care nu împart același spațiu de lucru, nici nu trebuie să așteptați neapărat oportunitatea de a vă așeza împreună. În schimb, puteți programa întâlniri regulate prin apeluri videoconferință. Echipa dumneavoastră va aprecia această flexibilitate.

Programați întâlniri săptămânale ale echipei

Întâlnirile săptămânale ale echipei sunt modalitatea perfectă de a vă asigura că angajații dvs. rămân pe aceeași pagină cu privire la proiectele planificate și în derulare, așteptările și cursurile de acțiune. De asemenea, îi ajută pe toată lumea să vadă o imagine mai largă și să își înțeleagă clar rolurile și responsabilitățile.

Întâlnirile săptămânale ale echipei sunt momentul perfect pentru fiecare angajat pentru a împărtăși ceea ce lucrează în prezent, obiectivele sale pentru săptămână și orice provocări pe care le-a întâlnit. Este, de asemenea, platforma perfectă pentru manageri pentru a anunța orice actualizări, proiecte noi, progrese în obiectivele echipei și pentru a răspunde la orice întrebări.

Acest lucru are ca rezultat mai multă transparență, o comunicare mai bună și oportunități sporite de colaborare.

Țineți unul la unu obișnuit

A avea întâlniri individuale cu angajații dvs. vă permite să comunicați într-un cadru mai privat, în care unii angajați se simt mai confortabil să se exprime. Personalul săptămânal sau lunar este o bună oportunitate de a contacta fiecare angajat în mod individual și de a vorbi despre priorități, de a stabili obiective și de a afla dacă echipa dvs. are suficient timp, resurse și informații pentru a funcționa bine.

Rețineți că este important să creați un spațiu sigur pentru fiecare angajat pentru a ridica orice îngrijorări și a împărtăși idei care ar putea beneficia echipa.

Personalul individual obișnuit îi face pe angajați să se simtă auziți și reduc cifra de afaceri voluntară cu aproximativ 30%.

Luați notă despre punctele principale și despre orice termene și responsabilități discutate în timpul întâlnirilor dvs. și împărtășiți-le cu membrii echipei dvs. pentru ca aceștia să se refere. De asemenea, le puteți partaja oricui nu a putut participa la întâlnire.

În acest fel, vă puteți asigura că toată lumea este pe aceeași pagină, înțelege ce se așteaptă de la ei și are informațiile de care au nevoie pentru a-și îndeplini sarcinile și a-și prioritiza sarcinile.

Oferirea unei explicații sau informații despre importanța unei sarcini sau modul în care aceasta se încadrează în imaginea de ansamblu le va face munca mai semnificativă și le va da sentimentul că sunt apreciați și că contribuie la o cauză mai mare.

Chiar dacă sarcina este mai puțin plină de farmec sau semnificativă, admiterea că trebuie doar făcută va arăta că ești dedicat unei comunicări semnificative și transparente. Acest lucru va ajuta la construirea încrederii și va face ca angajații dvs. să aibă mai multe șanse să se implice și să performeze cel mai bine.

Și îți amintești de greșeala comună de a presupune că angajații tăi înțeleg o sarcină și cum să o îndeplinească? Fă-ți timp pentru a lua legătura cu angajatul tău și asigură-te că ești pe aceeași pagină cu privire la modul în care ar trebui făcut. Acest lucru vă va costa relativ puțin în comparație cu timpul, banii și efortul necesar pentru a rezolva o sarcină prost îndeplinită.

Este timpul să primiți un răspuns de la angajații dvs.!

Colectarea în mod regulat a feedback-ului lor vă va ajuta să înțelegeți în ce domenii afacerea dvs. funcționează fără probleme și care ar putea folosi un plus de dragoste. Cu aceste informații, puteți lua decizii mai bune pentru compania și echipa dvs. Acest lucru vă oferă, de asemenea, posibilitatea de a afla despre probleme înainte ca acestea să escaladeze.

Același lucru contează și pentru a colecta feedback cu privire la comunicarea internă a companiei dvs. Feedback-ul angajaților cu privire la acest subiect va oferi managementului o mai bună înțelegere a ceea ce se poate face pentru a îmbunătăți comunicarea internă și a modului de rezolvare a problemelor de comunicare.

În același timp, este esențial să le arăți angajaților tăi că prețuiești contribuția lor și că vocile lor sunt auzite. Și s-ar putea să găsiți soluția creativă pe care o căutați!

Există diferite moduri de a colecta feedback, cum ar fi întâlniri individuale sau de grup, sondaje ale angajaților sau prin configurarea unei casete de sugestii sau a unui sondaj.

Angajații fericiți sunt egali cu o companie sănătoasă.

Simplul act de a le arăta angajaților că sunt apreciați și că munca lor grea este recunoscută și apreciată face minuni. Le crește motivația, satisfacția în muncă și implicarea, reducând în același timp fluctuația angajaților. De asemenea, ajută la construirea încrederii între angajați și manageri – un ingredient crucial pentru o comunicare sănătoasă la locul de muncă.

Puteți arăta recunoaștere, de exemplu, sărbătorind zilele de naștere, anunțând un strigăt pentru munca bine făcută și alegând angajați excepționali drept „angajații lunii”.

Și la fel cum recunoașterea poate fi contagioasă, la fel și pozitivitatea care vine cu ea.

Prin promovarea pozitivității și a recunoașterii, aduci o productivitate mai bună din partea echipei tale și un nivel mai scăzut de stres. În plus, cu cât angajații tăi sunt mai fericiți, cu atât sunt mai implicați în rolul lor de muncă și ajută compania să reușească.

O altă soluție la problemele de comunicare este să vă asigurați că politicile companiei dvs. acoperă practicile și standardele de comunicare internă. Asigurați-vă că angajații au acces 24/7 la politicile companiei, astfel încât să se poată referi la ele în orice moment.

Având o politică clară de comunicare a companiei, reduceți probabilitatea unor probleme de comunicare inadecvate sau care distrag atenția la locul de muncă. Expertul în relații publice Kim Harrison notează: „Este important să se stabilească politici care să faciliteze comunicarea semnificativă și necesară, necesară pentru productivitatea angajaților și încrederea acestora în viitor. Aplicarea unei bune politici de comunicare reduce conflictele și neînțelegerile și ușurează incertitudinile.”

Prin stabilirea unor politici clare și concise ale companiei cu privire la comunicarea internă, angajații pot înțelege cu ușurință ce tip de comunicare este adecvat și acceptabil și ce nu. Poate doriți să includeți și ce fel de măsuri disciplinare vor fi luate dacă angajații nu țin cont de aceste politici.

Cuvântul final despre cum să rezolvi problemele de comunicare la locul de muncă

Am discutat mai multe moduri prin care puteți rezolva provocările de comunicare internă. Cel mai important este să folosiți instrumentele și tehnologia de comunicare potrivite care vă vor ajuta să depășiți aceste provocări și să vă ajute să treceți mai departe. În plus, formula secretă este să rămâi consecvent în eforturile tale de comunicare, să ții întâlniri regulate, să te asiguri că comunicarea curge în ambele direcții și să-i faci pe angajați să se simtă valoroși.

Cu aceste instrumente și sfaturi, veți putea cu ușurință să îmbunătățiți comunicarea internă a companiei dvs., să creșteți implicarea angajaților, să creșteți moralul angajaților și să creșteți productivitatea angajaților.