Häufige Kommunikationsprobleme am Arbeitsplatz und wie man sie behebt: Ein vollständiger Leitfaden

Einführung

Es ist kein Geheimnis, dass Produktivität, Arbeitsbeziehungen und Moral stark in Mitleidenschaft gezogen werden, wenn Sie Kommunikationsprobleme am Arbeitsplatz haben. Und wenn die Kommunikationsprobleme nicht angegangen werden, sind Gewinnverluste, höhere Umsätze, Fehler und ein negatives Image in der Öffentlichkeit an der Tagesordnung.

Es ist wichtig, dass Sie Kommunikationsprobleme am Arbeitsplatz erkennen und angehen, bevor die Situation außer Kontrolle gerät. Und wenn Sie Kommunikationsherausforderungen am Arbeitsplatz sofort angehen, vermeiden Sie Missverständnisse oder etwas, das übersehen wird.

Das ist alles leichter gesagt als getan ohne die richtige Anleitung. Zu Ihrem Glück haben wir 10 lebensrettende und dennoch einfach umzusetzende Tipps aufgelistet, die Ihnen helfen, eine hervorragende Kommunikation am Arbeitsplatz zu erreichen und ihre süßen Nebenwirkungen zu genießen.

Warum ist effektive Kommunikation am Arbeitsplatz so wichtig?

Um nicht zu übertreiben – gute Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg Ihres Unternehmens.

Kurz gesagt, es ermöglicht Ihren Teams, produktiver zu sein, besser zusammenzuarbeiten und effektiver zu arbeiten. Tatsächlich sind Mitarbeiter in Unternehmen, die über eine effektive interne Kommunikationsstrategie verfügen, um 20 bis 25 % produktiver. Das bedeutet, dass Sie die 62,4 Millionen US-Dollar, die Unternehmen jedes Jahr aufgrund von Kommunikationsproblemen am Arbeitsplatz verlieren, in der Tasche behalten können.

Darüber hinaus hat die Möglichkeit, in der Kommunikationskette einer Organisation nach oben und unten zu kommunizieren, den Mitarbeitern einen moralischen Schub und ein Gefühl der Verbundenheit mit dem Unternehmen gegeben. Dies wiederum verbessert die Arbeitszufriedenheit und reduziert die Mitarbeiterfluktuation.

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Der Erfolg stellt sich jedoch nicht über Nacht ein, machen Sie Kommunikation also zu einer täglichen Aufgabe und profitieren Sie langfristig von zahlreichen Vorteilen.

10 Häufige interne Kommunikationsprobleme

Bevor wir zum guten Teil kommen, werfen wir zunächst einen Blick darauf, wo die Kommunikation am Arbeitsplatz normalerweise schief geht.

Während Kommunikationsbarrieren in vielen Formen und Größen auftreten, bilden sie alle Hindernisse für den Austausch oder Empfang von Informationen. Sie können beispielsweise umfassen:

• Teammitglieder, die remote arbeiten.
• Mitarbeiter mit unterschiedlichen Arbeitszeiten.
• Teammitglieder, die verschiedene Kommunikationsplattformen verwenden.
• Sprachschwierigkeiten aufgrund von Sprachunterschieden sowie Berufssprache.

Kommunikationsbarrieren sind besonders häufig bei Remote-Working-Teams, die seit der COVID-19-Pandemie zu einer neuen Norm geworden sind. Erstaunliche 71 % der Remote-Mitarbeiter engagieren sich jedoch nicht aktiv in ihrem Unternehmen, und 85 % gaben an, dass die Kommunikation, die sie erhalten, einfach nicht ausreicht.

Wenn Sie einen Mangel an interner Kommunikation mit Ihrem Remote-Team haben, können sie sich leicht isoliert, unterbewertet und unmotiviert fühlen.

Ohne eine klare Kommunikationskette oder ein Verständnis dafür, wer für was zuständig ist und wer wem antwortet, sind Ihre Mitarbeiter unsicher, an wen sie sich mit Fragen oder Anliegen wenden sollen. Dies schafft einen allgemeinen Mangel an Rechenschaftspflicht und Verwirrung.

Wenn Sie keine klare Kommunikationslinie haben, ist es auch eine Herausforderung, Ihren Mitarbeitern Informationen auf höchster Ebene effektiv zu vermitteln.

Missverständnisse am Arbeitsplatz kommen oft von Managern oder Teammitgliedern, die davon ausgehen, dass ihre Kollegen eine Aufgabe oder ein Projekt auf die gleiche Weise angehen, wie sie es tun würden, anstatt klar zu definieren, wie jeder Schritt ausgeführt werden sollte und von welchem ​​​​Teammitglied.

Dies geht einher mit der Annahme, dass Ihre Mitarbeiter alle Informationen, die ihnen gegeben werden, vollständig verstehen und keine Fragen, Kommentare oder Rückmeldungen haben.

All dies kann zu Verwirrung und unzureichender Erledigung von Aufgaben führen.

Heutzutage haben moderne Tools für das Management der Mitarbeiterkommunikation den Namen des Spiels geändert und die Aufrechterhaltung einer guten Kommunikation am Arbeitsplatz einfach und unkompliziert gemacht.

Die Verwendung der falschen Tools kann zu Fehlkommunikation, Informationsverlust, verzögerten Reaktionszeiten und Ablenkungen führen. Beispielsweise kann diese eine E-Mail mit wichtigen Informationen am Ende Ihres Posteingangs verloren gehen, oder häufige Anrufe bei der Arbeit können die Produktivität beeinträchtigen und Mitarbeiter wertvolle Zeit kosten, um wieder ihrer eigentlichen Arbeit nachzugehen.

Insbesondere Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern haben Schwierigkeiten ohne ein gutes Mitarbeiterkommunikationsmanagement-Tool.

Ohne Ihren Mitarbeitern regelmäßig Feedback zu ihrer Leistung zu geben – insbesondere, wenn sie ein ganzes Jahr auf ihre jährliche Leistungsbeurteilung warten müssen – fühlen sich Ihre Mitarbeiter im Dunkeln gelassen.

Das Gleiche gilt, wenn man sie anhört und um Feedback zu ihren Erfahrungen am Arbeitsplatz und Verbesserungsvorschläge bittet. Wenn Sie ihnen diese Gelegenheit nicht geben, wird Ihr Team das Gefühl haben, dass ihre Stimmen nicht geschätzt oder gehört werden.

Dies führt zu mangelnder Mitarbeiterentwicklung, wiederholten Fehlern, wachsender Frustration, schlechter Arbeitsmoral und schließlich zu erhöhter Mitarbeiterfluktuation.

Ihren Mitarbeitern Feedback zu ihrer Leistung zu geben und Bereiche aufzuzeigen, die verbessert werden müssen, ist der Schlüssel, um ihnen zu helfen, zu wachsen und ihre Arbeit zu verbessern. Ohne eine gesunde Dosis Lob und positives Feedback wird es jedoch den gegenteiligen Effekt haben. Das Ergebnis: eine demoralisierte und unmotivierte Belegschaft.

Es ist großartig, monatliche Pulsbefragungen durchzuführen und Ihre Mitarbeiter regelmäßig um Feedback zu ihrem Wohlbefinden oder ihrer Arbeitszufriedenheit zu bitten. Aber wenn Sie ihnen nicht folgen oder sie wissen lassen, wie sich ihre Antworten auf Entscheidungen innerhalb des Unternehmens ausgewirkt haben, fragen sie sich, warum Sie sie überhaupt konsultiert haben. Wenn Sie Mitarbeiter wiederholt um Input bitten, sich aber nie bei ihnen melden, wundern Sie sich nicht, wenn sie die Motivation verlieren.

Unternehmen können Informationen mit ihrer gesamten Belegschaft teilen, die nur für bestimmte Abteilungen, Arbeitsorte oder Dienstaltersstufen relevant sind. Dies kann Ihre Mitarbeiter überfordern und erschwert es ihnen, Informationen zu erfassen oder herauszufiltern, die für ihren Alltag relevant sind.

Es reicht nicht aus, nur mit Ihren Mitarbeitern zu kommunizieren, Sie müssen Ihre Kommunikationsbemühungen messen. Allzu oft messen oder sammeln Unternehmen keine Daten zu diesen Bemühungen, um zu sehen, ob sie in der Kommunikationsabteilung erfolgreich sind oder versagen. Ohne diese Einsicht sind Unternehmen oft nicht in der Lage, ihre interne Kommunikation zu verbessern oder eine effektive Entscheidung diesbezüglich zu treffen.

Die Entwicklung Ihrer eigenen internen Kommunikation kann sehr teuer sein, es können Ressourcen fehlen und es scheint sich einfach nicht zu lohnen. Und vielleicht haben Sie nach einer Lösung für Kommunikationstools am Arbeitsplatz gesucht, aber nichts war in Ihrer Preisklasse.

Spoiler-Alarm – das muss nicht sein.

10 Wege zur Überwindung von Kommunikationsproblemen am Arbeitsplatz

Und jetzt zum guten Teil! Es gibt einige Möglichkeiten, wie Sie die Kommunikation am Arbeitsplatz verbessern können, deren Implementierung nicht viel Geld oder Zeit kostet. Tauchen wir ein.

Der erste Schritt zur Überwindung von Kommunikationsproblemen am Arbeitsplatz besteht darin, sicherzustellen, dass Sie die richtigen Tools für eine gesunde Kommunikation verwenden.

Während beliebte Kommunikationstools wie WhatsApp nützlich sein können, sind sie nicht für den professionellen Gebrauch gedacht, haben begrenzte Fähigkeiten und verursachen Ablenkungen, indem sie private und berufliche Kommunikation vermischen.

Stattdessen empfehlen wir den Einsatz einer modernen Software für das Mitarbeiterkommunikationsmanagement, die speziell darauf ausgelegt ist, Ihnen dabei zu helfen, die interne Kommunikation zu rationalisieren, zu vereinfachen und zu optimieren.

Während die meisten internen Kommunikationsprogramme die Grundfunktion von Einzel- und Team-Chats enthalten, sollte ein gutes Kommunikationstool am Arbeitsplatz Ihnen auch Folgendes ermöglichen:

• Sammeln Sie Echtzeit-Feedback mithilfe von Umfragen und Umfragen
• Besprechungen planen
• Teilen Sie Unternehmensaktualisierungen im Newsfeed
• Richten Sie ein Mitarbeiterverzeichnis ein
• Fügen Sie Tools hinzu, um Ihre interne Kommunikation zu messen

Ein Beispiel für ein hervorragendes und erschwingliches Tool zur Verwaltung der Mitarbeiterkommunikation ist Connecteam. Die benutzerfreundliche Plattform ermöglicht es Ihnen, mit Ihren Mitarbeitern zu interagieren und zu kommunizieren, unabhängig davon, von wo aus sie arbeiten. Es enthält alle oben genannten Funktionen sowie die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern wohlverdiente Anerkennung und Belohnungen zu senden.

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Mit einer klaren Kommunikationsstruktur innerhalb Ihres Unternehmens und für Ihre Projekte wissen Ihre Mitarbeiter, an wen sie sich wenden können, um alle Informationen und Anleitungen zu erhalten, die sie benötigen, um ihre Aufgaben gut zu erfüllen.

Zu definieren, wer für was zuständig ist und wer wem gegenüber verantwortlich ist, schafft Verantwortlichkeit und beseitigt Verwirrung. Es erleichtert auch die effektive Übermittlung von Informationen auf höchster Ebene an Ihre gesamte Belegschaft.

Der Manager sollte nicht derjenige sein, der das ganze Reden führt.

Es ist wichtig, wechselseitige Beziehungen zu Ihrem Team aufzubauen und zu pflegen. Beteiligen Sie sich an einem aktiven Dialog und tun Sie dies regelmäßig. Schließlich ist es die Aufgabe des Managers, dies zu tun.

Denken Sie unbedingt daran, dass die meisten Mitarbeiter ihr Unternehmen verlassen werden, wenn sie ein schlechtes Verhältnis zu ihrem Vorgesetzten haben. Tatsächlich kündigten 12 % der Mitarbeiter ihre Stelle für höhere Gehälter, während 75 % ihr Unternehmen aufgrund einer schlechten Beziehung zu ihrem direkten Vorgesetzten verließen.

Damit die Kommunikation am Arbeitsplatz tatsächlich effektiv und ehrlich ist, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Sie ein positives Arbeitsumfeld haben, in dem sich jeder Mitarbeiter wohl genug fühlt, um seine Ideen zu äußern, Fragen zu stellen, Vorschläge zu machen und Bedenken zu äußern. Mit anderen Worten, sie sollten in der Lage sein, offen zu kommunizieren, ohne negative Folgen für ihr Selbstbild, ihren Status oder ihre Karriere zu befürchten.

Eine der besten Möglichkeiten, dies zu tun, ist, mit gutem Beispiel voranzugehen. Sie können dies zum Beispiel tun, indem Sie fragen, wenn etwas unklar ist, und zugeben, wenn Sie keine Antwort auf die Frage von jemandem haben. Verwalten Sie auch den Gesprächsfluss, wenn jemand ständig unterbricht, um einen Raum zu schaffen, in dem auch andere kommunizieren können.

Die Forschung zeigt auch, dass Sie durch eine Politik der offenen Tür in der Lage sind, „als Manager zugänglich zu sein, einen offenen Kommunikationsfluss zu fördern, schnellen Zugang zu wichtigen oder gerade stattfindenden Situationen oder Informationen zu erhalten und engere Arbeitsbeziehungen zu pflegen Angestellte."

Warten Sie nicht, bis ein Jahr vergangen ist, um sich mit Ihren Mitarbeitern zusammenzusetzen und ihre Leistung zu besprechen und zu hören, wie sie mit ihrer Arbeit, ihren Kollegen und Vorgesetzten vorankommen. Machen Sie es stattdessen zu einer regelmäßigen Übung.

Wenn Sie Remote-Arbeitsteams oder Mitarbeiter haben, die sich nicht denselben Arbeitsplatz teilen, müssen Sie auch nicht unbedingt auf die Gelegenheit warten, sich zusammenzusetzen. Stattdessen können Sie regelmäßige Besprechungen über Videokonferenzen planen. Ihr Team wird diese Flexibilität zu schätzen wissen.

Planen Sie wöchentliche Teambesprechungen

Wöchentliche Teambesprechungen sind der perfekte Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter bezüglich geplanter und laufender Projekte, Erwartungen und Vorgehensweisen auf dem gleichen Stand bleiben. Es hilft auch jedem, das Gesamtbild zu sehen und seine Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu verstehen.

Wöchentliche Teammeetings sind der perfekte Zeitpunkt für jeden Mitarbeiter, um zu teilen, woran er gerade arbeitet, seine Ziele für die Woche und alle Herausforderungen, auf die er gestoßen ist. Es ist auch die perfekte Plattform für Manager, um Updates, neue Projekte und Fortschritte bei Teamzielen anzukündigen und Fragen zu beantworten.

Dies führt zu mehr Transparenz, besserer Kommunikation und mehr Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.

Halten Sie regelmäßige One-on-Ones ab

Durch regelmäßige Einzelgespräche mit Ihren Mitarbeitern können Sie in einer privateren Umgebung kommunizieren, in der sich einige Mitarbeiter wohler fühlen, sich auszudrücken. Wöchentliche oder monatliche Einzelgespräche sind eine gute Gelegenheit, mit jedem Mitarbeiter individuell in Kontakt zu treten und über Prioritäten zu sprechen, Ziele zu setzen und herauszufinden, ob Ihr Team über genügend Zeit, Ressourcen und Informationen verfügt, um gute Leistungen zu erbringen.

Beachten Sie, dass es wichtig ist, einen sicheren Raum für jeden Mitarbeiter zu schaffen, um Bedenken zu äußern und Ideen auszutauschen, die dem Team zugute kommen könnten.

Regelmäßige Einzelgespräche geben den Mitarbeitern das Gefühl, gehört zu werden und reduzieren die freiwillige Fluktuation um etwa 30 %.

Machen Sie sich Notizen zu den wichtigsten Punkten und allen Fristen und Verantwortlichkeiten, die während Ihrer Besprechungen besprochen wurden, und teilen Sie diese Ihren Teammitgliedern mit, damit sie darauf zurückgreifen können. Sie können diese auch mit allen Personen teilen, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten.

Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle auf derselben Seite sind, verstehen, was von ihnen erwartet wird, und über die Informationen verfügen, die sie zum Ausführen und Priorisieren ihrer Aufgaben benötigen.

Eine Erklärung oder Information über die Wichtigkeit einer Aufgabe oder wie sie in das Gesamtbild passt, macht ihre Arbeit sinnvoller und gibt ihnen das Gefühl, dass sie geschätzt werden und zu einer größeren Sache beitragen.

Auch wenn die Aufgabe weniger glamourös oder bedeutungsvoll ist, zeigt das Eingeständnis, dass sie einfach erledigt werden muss, dass Sie sich einer sinnvollen und transparenten Kommunikation verschrieben haben. Dies trägt dazu bei, Vertrauen aufzubauen, und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sich Ihre Mitarbeiter engagieren und ihr Bestes geben.

Und erinnern Sie sich an den häufigen Fehler, anzunehmen, dass Ihre Mitarbeiter eine Aufgabe verstehen und wissen, wie man sie ausführt? Nehmen Sie sich die Zeit, sich mit Ihrem Mitarbeiter in Verbindung zu setzen, und stellen Sie sicher, dass Sie sich darüber einig sind, wie es gemacht werden sollte. Dies kostet Sie relativ wenig im Vergleich zu der Menge an Zeit, Geld und Mühe, die erforderlich ist, um eine schlecht ausgeführte Aufgabe zu beheben.

Es ist Zeit, von Ihren Mitarbeitern zu hören!

Das regelmäßige Sammeln ihres Feedbacks wird Ihnen helfen zu verstehen, in welchen Bereichen Ihr Unternehmen reibungslos läuft und welche etwas mehr Liebe gebrauchen könnten. Mit diesen Erkenntnissen können Sie bessere Entscheidungen für Ihr Unternehmen und Ihr Team treffen. Dies gibt Ihnen auch die Möglichkeit, sich über Probleme zu informieren, bevor sie eskalieren.

Gleiches gilt für das Sammeln von Feedback zur internen Kommunikation Ihres Unternehmens. Das Feedback der Mitarbeiter zu diesem Thema wird dem Management ein besseres Verständnis dafür vermitteln, was getan werden kann, um die interne Kommunikation zu verbessern und Kommunikationsprobleme zu lösen.

Gleichzeitig ist es wichtig, Ihren Mitarbeitern zu zeigen, dass Sie ihren Beitrag schätzen und dass ihre Stimmen gehört werden. Und vielleicht finden Sie genau die kreative Lösung, nach der Sie gesucht haben!

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Feedback zu sammeln, z. B. Einzel- oder Gruppengespräche, Mitarbeiterbefragungen oder die Einrichtung einer Vorschlagsbox oder -umfrage.

Zufriedene Mitarbeiter sind ein gesundes Unternehmen.

Der einfache Akt, Mitarbeitern zu zeigen, dass sie geschätzt werden und dass ihre harte Arbeit anerkannt und geschätzt wird, wirkt Wunder. Es steigert ihre Motivation, Arbeitszufriedenheit und ihr Engagement und reduziert gleichzeitig die Mitarbeiterfluktuation. Es hilft auch dabei, Vertrauen zwischen Mitarbeitern und Managern aufzubauen – ein entscheidender Bestandteil für eine gesunde Kommunikation am Arbeitsplatz.

Anerkennung können Sie z. B. zeigen, indem Sie Geburtstage feiern, gute Arbeit loben und herausragende Mitarbeiter zum „Mitarbeiter des Monats“ küren.

Und so wie Anerkennung ansteckend sein kann, kann es auch die damit verbundene Positivität sein.

Indem Sie Positivität und Anerkennung fördern, steigern Sie die Produktivität Ihres Teams und senken den Stresspegel. Je zufriedener Ihre Mitarbeiter sind, desto mehr sind sie in ihre berufliche Rolle eingebunden und tragen zum Erfolg des Unternehmens bei.

Eine weitere Lösung für Kommunikationsprobleme besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Unternehmensrichtlinien interne Kommunikationspraktiken und -standards abdecken. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter rund um die Uhr Zugriff auf die Unternehmensrichtlinien haben, damit sie jederzeit darauf zurückgreifen können.

Durch eine klare Unternehmenskommunikationsrichtlinie verringern Sie die Wahrscheinlichkeit von unangemessenen oder ablenkenden Kommunikationsproblemen am Arbeitsplatz. PR-Expertin Kim Harrison merkt an: „Es ist wichtig, Richtlinien festzulegen, die eine sinnvolle und notwendige Kommunikation ermöglichen, die für die Produktivität der Mitarbeiter und ihr Vertrauen in die Zukunft erforderlich ist. Eine gute Kommunikationspolitik reduziert Konflikte und Missverständnisse und baut Unsicherheiten ab.“

Durch die Festlegung klarer und prägnanter Unternehmensrichtlinien zur internen Kommunikation können Mitarbeiter leicht verstehen, welche Art der Kommunikation angemessen und akzeptabel ist und welche nicht. Sie können auch angeben, welche Art von Disziplinarmaßnahmen ergriffen werden, wenn Mitarbeiter diese Richtlinien missachten.

Das letzte Wort zur Lösung von Kommunikationsproblemen am Arbeitsplatz

Wir haben verschiedene Möglichkeiten besprochen, wie Sie interne Kommunikationsprobleme lösen können. Das Wichtigste ist, die richtigen Kommunikationstools und -technologien zu verwenden, die Ihnen helfen, diese Herausforderungen zu meistern und Ihnen dabei helfen, weit über das hinauszugehen. Darüber hinaus lautet die Geheimformel, in Ihren Kommunikationsbemühungen konsequent zu bleiben, regelmäßige Meetings abzuhalten, sicherzustellen, dass die Kommunikation in beide Richtungen fließt, und Ihren Mitarbeitern das Gefühl zu geben, geschätzt zu werden.

Mit diesen Tools und Tipps können Sie ganz einfach die interne Kommunikation Ihres Unternehmens verbessern, das Mitarbeiterengagement steigern, die Mitarbeitermoral steigern und die Mitarbeiterproduktivität steigern.