Как управлять несколькими сайтами WordPress

Управление несколькими сайтами WordPress может быть сложным. Это хорошая проблема (потому что это, вероятно, означает, что вы развиваете свой бизнес), но ответственность за такое количество сайтов также может быстро привести к тому, что вы отстанете от своей рабочей нагрузки, если вы не готовы.

К счастью, если вы планируете заранее и применяете некоторые методы уже сейчас, управление несколькими сайтами WordPress может быть легким делом. Чтобы ваши клиенты были довольны и расширяли свой бизнес, начните здесь.

Держите все в порядке

Прежде всего, вы должны быть готовы оставаться организованным. При управлении несколькими сайтами WordPress вы будете иметь дело с несколькими именами пользователей, паролями, плагинами, темами, учетными данными, логотипами, брендами… и этот список можно продолжать и продолжать. Не говоря уже о том, что некоторые из этих элементов должны действительно надежно храниться, а не просто лежать на Google Sheet.

Для хранения учетных данных рассмотрите возможность использования инструмента управления паролями, такого как LastPass или 1Password. Подобные инструменты сохранят информацию для входа в систему в безопасности, а также ускорят ваш рабочий процесс.

«Сейчас, когда мой бизнес растет и мне нужно поддерживать больше сайтов, время, которое я трачу на каждый из них, начинает прибавляться. Мой метод заключается в том, чтобы проходить обновления как можно быстрее, используя 1Password для одновременного открытия нескольких информационных панелей (всего одним щелчком мыши на каждой)». – Мелисса Зарда, Pixel Lunch LLC.

Вместо того, чтобы перелистывать бумаги или нажимать «Command + F», чтобы попытаться найти пароль, спрятанный в документе, эти инструменты позволят вам войти в систему одним нажатием кнопки.

Что касается организации активов для ваших клиентов, вам нужно заранее настроить надежную систему именования для ваших папок. Если все ваши файлы следуют примерно одному и тому же шаблону для каждого клиента, вы сможете перемещаться по папкам, чтобы получить то, что вам нужно, вместо того, чтобы пытаться вспомнить, как вы назвали что-то или где вы это сохранили. Эта организация может быть локальной на вашем жестком диске, синхронизированной с DropBox или даже на Google Диске, которым вы делитесь с клиентами.

Вам также следует рассмотреть возможность создания списка для каждого клиента, в котором подробно описаны темы, плагины и любые дополнительные функции, которые вы создали для их сайта. Ваша команда оценит возможность видеть всю эту информацию в одном месте, а затем через несколько месяцев, когда у клиента возникнут вопросы, вы сможете быстро вернуться к работе. Кроме того, вы можете (и должны) предоставить этот документ клиенту, чтобы обеспечить успешную передачу сайта.

«Мой любимый инструмент для управления проектами — Evernote. Я создаю клиентскую записную книжку для каждого проекта, которая помогает мне хранить важную информацию, такую ​​как логины, информацию о домене, фрагменты кода и прошлые файлы, в одном месте. Каждый раз, когда я получаю запрос на техническое обслуживание, я добавляю новую заметку в записную книжку этого клиента и создаю список дел, которые необходимо выполнить». Кэти Прайс, Путеводитель дизайнера

Иметь действительно отличный планировщик

Когда вы начнете управлять большим количеством сайтов WordPress, вы начнете работать с большим количеством клиентов. «И, как учит нас Человек-Паук: со многими клиентами приходит много обязанностей. ” Вам нужно будет выполнить обновления сайта, внедрить новые функции, завершить редизайн и принять участие в встречах с новыми клиентами. Если вы являетесь частью агентства, вы лично можете не участвовать во всех этих этапах, но, тем не менее, у вас будут сроки, которые нужно соблюдать.

С увеличением количества сайтов и клиентов будет легче упустить из виду второстепенные детали и позволить вещам ускользнуть из виду. Инвестируйте в хорошее приложение для планирования или календаря, а затем используйте его каждый божий день .

Вы также можете рассмотреть некоторые инструменты рабочего процесса для своей команды, чтобы помочь отслеживать, что все делают. Некоторые популярные варианты включают Trello, Flow, Basecamp, Invision и Evernote.

Определить некоторые продукты

Мы уже определили, что «время важно при управлении несколькими сайтами WordPress. ” Чем больше вы сможете оптимизировать свой процесс, тем лучше. Поэтому, хотя у каждого клиента будут свои уникальные требования к сайту, вы можете подумать о создании «набора инструментов» из тем и плагинов, которые вы регулярно используете. Например, есть ли какие-либо плагины, которые вы устанавливаете на каждый создаваемый вами сайт, такие как Jetpack или Yoast SEO?

«Хорошие плагины очень важны, когда вы создаете сайты профессионально. Мы стараемся всегда использовать высококачественные плагины, которые не могут легко сломать веб-сайт после обновления и, как правило, без проблем. ” – Барт Де Вюйст, Exelmans Graphics

Создайте (хорошо организованную) папку и сохраните в ней все zip-файлы для этих плагинов. Затем, в следующий раз, когда вы создадите сайт, вы сможете очень быстро щелкнуть, перетащить и установить нужные плагины.

Что касается тем, когда вы найдете определенные шаблоны, которые легко настроить, или компании, которые предлагают звездную поддержку, добавьте их также в набор инструментов. Затем, когда к вам приходит клиент, которому нужен сайт электронной коммерции, вместо того, чтобы копаться в тысячах тем, вы можете обратиться к своему кураторскому списку, чтобы упростить процесс.

«Самая большая проблема управления несколькими сайтами возникает, когда вы проектируете и разрабатываете множество разных тем WordPress. По мере того, как мой бизнес рос, я нашел несколько премиальных тем WP, которые легко настраиваются, и мне стало намного проще управлять ими благодаря постоянным обновлениям, изменениям и запросам клиентов». – Джеки Джонсон, коучинг Джеки Джонсон

Создав свой набор инструментов, не забывайте периодически его обновлять. Если выпущена новая версия плагина, обязательно обновите zip-файл в своей папке. Если у вас возникли проблемы с темой, удалите ее из набора инструментов, чтобы не повторять одни и те же проблемы. И когда вы обнаружите новые продукты, которые вам нравятся, обязательно добавьте их, чтобы вы могли установить их для будущего сайта. Набор инструментов должен быть руководством, а не ограничением. Держите его гибким и позволяйте инструментам внутри меняться с течением времени.

Придерживайтесь одного хоста

Если вы в настоящее время имеете дело с несколькими хостинговыми компаниями, это еще одно отличие, которое вы должны отслеживать для каждого сайта. Джон Каттивера из Sleepless Media говорит, что одной из самых больших проблем при управлении несколькими сайтами был доступ к каждому из них по отдельности.

«Нам нравится иметь все на Flywheel, поэтому мы можем получить доступ ко всем сайтам WordPress, которые мы создали, быстро и легко, все в одном месте. Это экономит много времени, поскольку нам не нужно вносить изменения в настройки различных хостинг-провайдеров, чтобы заставить WordPress работать правильно — это просто». – Джон Каттивера, Sleepless Media

Почему бы немного не упростить себе жизнь и не перенести все свои сайты на один хостинг?

Будьте готовы к обновлениям

Хотя это необходимо, обновления могут быть настоящей проблемой. Для каждого сайта необходимо сделать резервную копию, установить обновления, а затем выполнить проверку качества, чтобы убедиться, что все обновлено правильно. Другими словами, если WordPress выпускает обновление, а вы не готовы, весь рабочий процесс может быть остановлен на несколько дней.

Прежде всего, обсудите со своими клиентами, кто отвечает за обновления, а затем включите условия в свой контракт. Знание заранее, придется ли вам обновлять их сайт в будущем (или нет), очень поможет вам при создании стратегии обслуживания.

Во-вторых, вы должны решить, когда вы будете выполнять обновления. Будете ли вы обновлять сайт клиента каждый раз, когда выходит крупное обновление WordPress? Раз в месяц или раз в квартал? Через полгода после того, как вы сдали сайт клиенту?

«Я захожу на все сайты моих клиентов раз в неделю, чтобы проверить все и убедиться, что все выглядит актуально. Я параноик по натуре и знаю, что могут быть уязвимости в безопасности, связанные с устаревшими плагинами и темами, поэтому я считаю важным поддерживать сайты в рабочем состоянии. Весь процесс занимает у меня около 30 минут каждую неделю, и это при обновлении более 50 сайтов». – Мелисса Зарда, Pixel Lunch LLC.

В любом случае, как только вы установите систему, немедленно отметьте эти «дни обновления» в своем календаре. Затем вы можете планировать встречи примерно в одно и то же время, чтобы не отставать от своей работы.

Если вы представляете шоу с одним дизайнером, у вас не так много вариантов, кроме как подключить наушники и просмотреть обновления. Однако, если вы являетесь частью команды, вы можете продвинуть свою стратегию еще на один уровень. Может быть, каждый разработчик в вашей команде отвечает за пять сайтов, или один человек отвечает за обновления, а другой выполняет проверку качества.

Чем на большее количество рабочих вопросов вы сможете ответить заранее, тем более плавным будет процесс обновления в дальнейшем.

Иметь стратегию поддержки

Не очень весело представлять ситуации наихудшего сценария, но для успешного управления несколькими сайтами WordPress вам нужно быть как можно более подготовленным, когда что-то пойдет не так. Допустим, сайт не работает; кому ты звонишь?

Как успешно работать с технически неподкованными клиентами

Ваши клиенты являются экспертами в своем деле или области, но это не значит, что они хорошо разбираются в веб-дизайне. И им не нужно. Сосредоточившись на результатах и ​​нарушив процесс веб-дизайна...

Для каждого продукта, который вы используете для создания сайтов вашего клиента (темы, плагины, хост и т. д.), убедитесь, что вы знаете, как связаться с их службой поддержки. Вы даже можете создать электронную таблицу с адресами электронной почты, номерами телефонов или ссылками на контактные формы, чтобы упростить процесс экстренной помощи.

Как и в случае с обновлениями, вы должны обсудить со своим клиентом уровень поддержки, которую вы предоставите. Должен ли клиент сначала связаться с вами или клиент должен связаться со своей хостинговой компанией напрямую? Если они будут обращаться в службу поддержки самостоятельно, настройте их на успех и научите, как перемещаться по сайтам этих компаний.

«Самая большая проблема, с которой я сталкиваюсь при управлении несколькими сайтами WordPress, — это выполнение запросов клиентов на обслуживание сайта. У меня есть постоянный поток бывших клиентов, которые присылают электронные письма с просьбой внести небольшие изменения или улучшения в их сайт, которые я должен запланировать в свой существующий рабочий процесс в течение разумного периода времени». – Кэти Прайс, Путеводитель дизайнера

Если клиент будет обращаться к вам за поддержкой, установите некоторые основные правила и ожидания. Объясните разницу между настоящей чрезвычайной ситуацией и обычной проблемой и ясно объясните, как быстро вы будете стремиться решить каждую из них.

Пока вы поддерживаете открытое общение со своим клиентом и имеете четкую стратегию поддержки, вы сможете управлять несколькими сайтами как профессионал.

Научите своих клиентов, как использовать WordPress

В зависимости от того, какую поддержку вы предлагаете клиентам, альтернативой может быть обучение менее технических клиентов работе с WordPress. Чем больше они знают, тем меньше будут приходить к вам с вопросами, что высвобождает ваше время для разработки большего количества сайтов и работы с большим количеством клиентов.

«Мы используем Advanced Custom Fields Pro для каждого веб-сайта, потому что это позволяет нам писать небольшие пояснения рядом с настраиваемыми полями. Это помогает нашим клиентам (и нам) помнить, как использовать сайт более эффективно в долгосрочной перспективе. Это приводит к меньшему количеству телефонных звонков от клиентов, которые не помнят, как пользоваться своим сайтом, что является плюсом для нас». – Барт Де Вюйст, Exelmans Graphics

Есть несколько разных способов, которыми вы можете обучать своих клиентов WordPress. Если вы хотите быть уверены, что они усвоят его (или, по крайней мере, попытаются усвоить), вы можете запланировать некоторое время на обучение перед окончательной передачей сайта. Если вы предпочитаете предлагать уроки WordPress в качестве факультативного курса, вы можете поощрять их как нечто дополнительное, за что они могут заплатить вам, как только вы закончите работу с их сайтом. Или, если вы предпочитаете пассивно учить своих клиентов, как использовать WordPress, вы можете создавать электронные книги или сообщения в блогах и оставить обучение на их усмотрение.

«Когда я запускаю новый веб-сайт для клиента, я записываю нашу тренировку с помощью программного обеспечения для записи экрана, чтобы они могли сослаться на нее, если забудут, как что-то делать. Это помогает сократить количество обращений клиентов в службу поддержки по мелочам!» – Джеки Джонсон, коучинг Джеки Джонсон

Создание стандартного руководства по ценообразованию

Когда вы управляете большим количеством сайтов WordPress, последнее, что вы хотите сделать, — это обдумывать, сколько взимать плату с ваших клиентов каждый раз, когда вы создаете новый сайт или добавляете некоторые функции. Сядьте со своим финансовым консультантом, своей командой или своей мамой и обсудите, какой должна быть ваша стандартная цена для некоторых общих запросов (новый сайт, редизайн, поддержка WordPress и т. д.). Если вы не знаете, с чего начать, в Интернете есть несколько отличных ресурсов, таких как этот калькулятор ставок от NuSchool.

Имейте в виду, ключевое слово здесь — руководство по ценообразованию. Вы никоим образом не привязаны к этим тарифам; вы по-прежнему можете снизить цену во время переговоров или повысить ее для клиентов, которые готовы платить больше. Руководство просто дает вам возможность начать работу с каждым новым клиентом, а не начинать с нуля.

Структурируйте свою команду для достижения успеха

Если ваша команда состоит из нескольких человек, решите, как вы хотите разделить обязанности. Отвечает ли каждый разработчик за определенный набор клиентов? Или все работают вместе, чтобы завершить сайт? Есть ли в вашей организации небольшие команды? Если нет, то должны быть?

Добавление некоторой структуры в вашу команду поможет всем быть более продуктивными и сократить время, потраченное на попытки выяснить, над чем работать каждое утро.

Не бойтесь роста

Если количество сайтов WordPress, которыми вы управляете, продолжает расти, возможно, пришло время расширить свой бизнес. Если вы начинаете увязнуть или начинаете испытывать выгорание, это может быть признаком того, что пришло время найти кого-то, кто поможет снять часть груза с ваших плеч.

Это может означать добавление разработчика в вашу команду, создание собственного агентства или даже просто сотрудничество с партнером. Каким бы ни был ваш бизнес, найдите партнера по дизайну, который вам подходит.

Управление несколькими сайтами WordPress может быть сложным, но при тщательном планировании и первоклассной организации вы сможете управлять сайтами как профессионал и радовать своих клиентов.

Вы управляете несколькими сайтами WordPress? С какими трудностями вы сталкиваетесь, и как вы их преодолеваете? Расскажите свои истории ниже!