Como gerenciar vários sites WordPress

Gerenciar vários sites do WordPress pode ser complicado. É um bom problema (porque isso provavelmente significa que você está expandindo seus negócios), mas ser responsável por tantos sites também pode fazer com que você fique para trás em sua carga de trabalho se você não estiver preparado.

Felizmente, se você planejar com antecedência e definir algumas práticas agora, gerenciar vários sites do WordPress pode ser muito fácil. Para manter seus clientes satisfeitos e escalar seus negócios, comece aqui.

Mantenha tudo organizado

Em primeiro lugar, você precisa estar preparado para se manter organizado. Ao gerenciar vários sites WordPress, você lidará com vários nomes de usuário, senhas, plugins, temas, credenciais, logotipos, marcas… e a lista continua. Sem mencionar que alguns desses itens realmente devem ser armazenados com segurança, em vez de apenas ficarem em uma planilha do Google.

Para armazenar credenciais, considere usar uma ferramenta de gerenciamento de senha, como LastPass ou 1Password. Ferramentas como essas manterão as informações de login seguras e, ao mesmo tempo, acelerarão seu fluxo de trabalho.

“Agora que meu negócio está crescendo e tenho mais sites para manter, o tempo que gasto em cada um deles está começando a aumentar. Meu método é acelerar as atualizações o mais rápido possível usando o 1Password para abrir vários painéis de uma só vez (com apenas um clique do mouse cada).” – Melissa Zarda, Pixel Lunch LLC

Em vez de vasculhar papéis ou executar “Command + F” para tentar encontrar uma senha escondida em um documento, essas ferramentas permitem que você faça login com apenas o clique de um botão.

Quanto à organização de ativos para seus clientes, você deve configurar um sistema de nomenclatura sólido para suas pastas desde o início. Se todos os seus arquivos seguirem aproximadamente o mesmo padrão para cada cliente, você poderá navegar pelas pastas para obter o que precisa em vez de tentar lembrar como nomeou algo ou onde o salvou. Essa organização pode ser local em seu disco rígido, sincronizada com o DropBox ou até mesmo em um Google Drive que você compartilha com os clientes.

Você também deve considerar a criação de uma lista para cada cliente que detalha o tema, plugins e qualquer funcionalidade extra que você criou para o site deles. Sua equipe apreciará a capacidade de ver todas essas informações em um só lugar e, em alguns meses, quando esse cliente tiver dúvidas, você poderá rapidamente voltar ao ritmo. Além disso, você pode (e deve) fornecer este documento ao cliente para garantir uma entrega bem-sucedida do site.

“Minha ferramenta favorita para gerenciar projetos é o Evernote. Eu crio um notebook cliente para cada projeto, o que me ajuda a manter informações importantes como logins, informações de domínio, trechos de código e arquivos anteriores em um só lugar. Cada vez que recebo uma solicitação de manutenção, adiciono uma nova nota ao caderno desse cliente e crio uma lista de “to-do” de itens a serem concluídos.” Katie Price, Guia do Designer

Tenha um ótimo planejador

À medida que você começar a gerenciar mais sites WordPress, começará a trabalhar com mais clientes. “E, como o Homem-Aranha nos ensina: com muitos clientes vêm muitas responsabilidades. ” Você terá atualizações do site a serem executadas, novos recursos a serem lançados, reformulações a serem concluídas e reuniões de integração com novos clientes para participar. Se você faz parte de uma agência, pode não estar envolvido pessoalmente em todas essas etapas, mas ainda assim terá prazos a cumprir.

Com o aumento de sites e clientes, será mais fácil perder o controle dos pequenos detalhes e deixar as coisas passarem despercebidas. Invista em um bom planejador ou aplicativo de calendário e use-o todos os dias .

Você também pode considerar algumas ferramentas de fluxo de trabalho para sua equipe, para ajudar a acompanhar o que todos estão fazendo. Algumas opções populares incluem Trello, Flow, Basecamp, Invision e Evernote.

Determinar alguns produtos obrigatórios

Já determinamos que “o tempo é importante ao gerenciar vários sites WordPress. ” Quanto mais você puder agilizar seu processo, melhor. Portanto, embora cada cliente tenha seus próprios requisitos exclusivos para um site, convém considerar a criação de uma “caixa de ferramentas” de temas e plugins que você usa regularmente. Por exemplo, existem plugins que você instala em todos os sites que cria, como Jetpack ou Yoast SEO?

“Bons plugins são essenciais quando você está construindo sites profissionalmente. Tentamos sempre usar plug-ins de última geração que não quebram facilmente um site quando são atualizados e geralmente são livres de problemas. ” – Bart De Vuyst, Exelmans Graphics

Crie uma pasta (bem organizada) e armazene todos os arquivos zip para esses plugins nela. Então, na próxima vez que você criar um site, você pode clicar, arrastar e instalar seus plugins de forma super rápida.

Quanto aos temas, quando você encontrar determinados modelos fáceis de personalizar ou empresas que oferecem suporte estelar, adicione-os também à caixa de ferramentas. Então, quando um cliente chega até você precisando de um site de comércio eletrônico, em vez de vasculhar os milhares de temas disponíveis, você pode recorrer à sua lista selecionada para simplificar o processo.

“O maior desafio de gerenciar vários sites vem quando você projeta e desenvolve em vários temas diferentes do WordPress. À medida que meu negócio cresceu, encontrei alguns temas premium do WP que são altamente personalizáveis ​​e ficou muito mais fácil gerenciá-los com atualizações, alterações e solicitações de clientes em andamento.” – Jackie Johnson, Jackie Johnson Coaching

Depois de criar sua caixa de ferramentas, não se esqueça de atualizá-la periodicamente. Se uma nova versão de um plug-in for lançada, certifique-se de atualizar o arquivo zip em sua pasta. Se você tiver problemas com um tema, retire-o da caixa de ferramentas para não repetir os mesmos problemas. E à medida que você descobre novos produtos que adora, certifique-se de adicioná-los para poder instalá-los em um site futuro. A caixa de ferramentas deve ser um guia, não uma limitação. Mantenha-o fluido e permita que as ferramentas internas mudem com o tempo.

Atenha-se a um host

Se você atualmente lida com várias empresas de hospedagem, essa é apenas mais uma diferença que você precisa acompanhar para cada site. Jon Cattivera, da Sleepless Media, diz que um dos maiores desafios para gerenciar vários sites foi ter que acessá-los separadamente.

“Adoramos ter tudo no Flywheel para que possamos acessar todos os sites WordPress que construímos de forma rápida e fácil, tudo em um só lugar. Economiza muito tempo, pois não precisamos fazer ajustes nas configurações de diferentes provedores de hospedagem para que o WordPress funcione corretamente – é simplesmente fácil.” – Jon Cattivera, Sleepless Media

Por que não simplificar um pouco sua vida e mover todos os seus sites para um host?

Esteja preparado para atualizações

Embora necessárias, as atualizações podem ser um verdadeiro aborrecimento. Para cada site , você deve fazer uma cópia de backup, instalar a(s) atualização(ões) e, em seguida, realizar uma verificação de qualidade para garantir que tudo esteja atualizado corretamente. Em outras palavras, se o WordPress lançar uma atualização e você não estiver preparado, poderá encontrar todo o seu fluxo de trabalho perdido por dias.

Em primeiro lugar, discuta com seus clientes quem é responsável pelas atualizações e, em seguida, inclua os termos em seu contrato. Saber com antecedência se você terá que atualizar o site deles no futuro (ou não) o ajudará imensamente ao criar sua estratégia de manutenção.

Em segundo lugar, você deve decidir quando realizará as atualizações. Você atualizará o site de um cliente sempre que houver uma grande atualização do WordPress? Uma vez por mês ou uma vez por trimestre? Seis meses depois de entregar um site ao cliente?

“Eu entro em todos os sites dos meus clientes uma vez por semana para checar as coisas e ter certeza de que tudo está atualizado. Sou paranóico por natureza e sei que pode haver vulnerabilidades de segurança relacionadas a plugins e temas desatualizados, então acho importante manter os sites mantidos. Todo o processo leva apenas cerca de 30 minutos por semana, e isso é para atualizar mais de 50 sites.” – Melissa Zarda, Pixel Lunch LLC

Seja qual for o caso, uma vez que você estabeleça um sistema, marque imediatamente esses “dias de atualização” em seu calendário. Em seguida, você pode planejar adequadamente ao agendar reuniões para o mesmo horário, para não atrasar seu trabalho.

Se você é um show de um designer, você não tem muitas opções além de conectar seus fones de ouvido e martelar as atualizações. Se você faz parte de uma equipe, no entanto, pode levar sua estratégia um nível adiante. Talvez cada desenvolvedor em sua equipe seja responsável por cinco sites ou uma pessoa seja responsável pelas atualizações enquanto outra realiza a verificação de qualidade.

Quanto mais perguntas de fluxo de trabalho você puder responder com antecedência, mais fácil será o processo de atualização mais tarde.

Tenha uma estratégia de suporte

Não é divertido imaginar situações de pior caso, mas para gerenciar com sucesso vários sites WordPress, você deve estar o mais preparado possível quando algo der errado. Digamos que um site fique inativo; quem você chama?

Como trabalhar com sucesso com clientes que não são tecnicamente experientes

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Para cada produto que você usa para construir os sites do seu cliente (temas, plugins, host, etc.), certifique-se de saber como entrar em contato com suas equipes de suporte. Você pode até criar uma planilha com endereços de e-mail, números de telefone ou links para formulários de contato para ajudar a agilizar o processo de emergência.

Assim como nas atualizações, você deve conversar com seu cliente sobre o nível de suporte que fornecerá. O cliente deve entrar em contato com você primeiro ou o cliente deve entrar em contato diretamente com a empresa de hospedagem? Se eles entrarem em contato com as equipes de suporte por conta própria, prepare-os para o sucesso e ensine-os a navegar nos sites dessas empresas.

“O maior desafio que tenho ao gerenciar vários sites WordPress é acompanhar as solicitações de manutenção do site dos clientes. Eu tenho um fluxo constante de clientes anteriores que enviam e-mails pedindo pequenos ajustes ou melhorias em seu site que eu tenho que agendar no meu fluxo de trabalho existente em um período de tempo razoável.” – Katie Price, Guia do Designer

Se o cliente entrar em contato com você para obter suporte, estabeleça algumas regras básicas e expectativas. Explique a diferença entre uma emergência real e apenas um problema médio e seja claro sobre a rapidez com que você pretende resolver cada um.

Contanto que você mantenha a comunicação com seu cliente aberta e tenha uma estratégia de suporte clara, você poderá gerenciar vários sites como um profissional.

Ensine seus clientes a usar o WordPress

Dependendo de quanto suporte você oferece aos clientes, uma alternativa seria ensinar seus clientes menos técnicos a usar o WordPress. Quanto mais eles souberem, menos eles virão até você com perguntas, o que libera seu tempo para desenvolver mais sites e trabalhar com mais clientes.

“Usamos o Advanced Custom Fields Pro para todos os sites porque nos permite escrever pequenas explicações ao lado dos campos personalizados. Isso ajuda nossos clientes (e nós) a lembrar como usar o site com mais eficiência a longo prazo. Isso resulta em menos ligações telefônicas de clientes que não se lembram de como usar seu site, o que é uma vantagem para nós.” – Bart De Vuyst, Exelmans Graphics

Existem várias maneiras diferentes de ensinar o WordPress aos seus clientes. Se você quiser ter certeza de que eles aprendem (ou pelo menos tentam aprender), você pode agendar algum tempo de educação em sua entrega final do site. Se você preferir oferecer aulas de WordPress como um curso opcional, você pode incentivá-lo como algo extra pelo qual eles podem pagar quando você terminar o site. Ou se você preferir ensinar passivamente seus clientes a usar o WordPress, você pode criar e-books ou postagens de blog e deixar o aprendizado para eles.

“Quando lanço um novo site para um cliente, gravo nossa sessão de treinamento usando um software de gravação de tela para que eles possam consultá-lo caso esqueçam como fazer algo. Isso ajuda a reduzir as solicitações de atendimento ao cliente para pequenas coisas!” – Jackie Johnson, Jackie Johnson Coaching

Estabeleça um guia de preços padrão

Quando você está gerenciando muitos sites WordPress, a última coisa que você quer fazer é ponderar sobre o que cobrar de seus clientes toda vez que você criar um novo site ou adicionar alguma funcionalidade. Sente-se com seu consultor financeiro, sua equipe ou sua mãe e defina qual deve ser seu preço padrão para algumas solicitações comuns (novo site, redesenho, suporte ao WordPress etc.). Se você não sabe por onde começar, existem alguns recursos excelentes online, como esta calculadora de taxas do NuSchool.

Lembre-se de que a palavra-chave aqui é guia de preços . De forma alguma você está preso a essas taxas; você ainda pode baixar o preço durante as negociações ou aumentá-lo para clientes que estariam dispostos a pagar mais. O guia apenas fornece um ponto de partida para cada novo cliente, em vez de começar do zero.

Estruture sua equipe para o sucesso

Se sua equipe for composta por mais de uma pessoa, decida como deseja compartilhar as responsabilidades. Cada desenvolvedor é responsável por um conjunto específico de clientes? Ou todos trabalham juntos para completar um site? Existem equipes menores em sua organização? Se não, deveria haver?

Adicionar alguma estrutura à sua equipe ajudará todos a serem mais produtivos e pode reduzir o tempo perdido tentando descobrir no que trabalhar todas as manhãs.

Não tenha medo do crescimento

Se o número de sites WordPress que você gerencia continuar crescendo, talvez seja hora de expandir seus negócios. Se você está começando a ficar atolado ou começar a sofrer de esgotamento, isso pode ser um sinal de que é hora de encontrar alguém para ajudar a tirar um pouco do peso de seus ombros.

Isso pode significar adicionar um desenvolvedor à sua equipe, iniciar sua própria agência ou até mesmo colaborar com um parceiro. Seja qual for o caso para o seu negócio, encontre o parceiro de design adequado para você.

Gerenciar vários sites do WordPress pode ser complicado, mas com um planejamento cuidadoso e uma organização excelente, você poderá gerenciar sites como um profissional e manter seus clientes satisfeitos.

Você gerencia vários sites WordPress? Quais desafios você enfrenta e como superá-los? Conte suas histórias abaixo!