Come gestire più siti WordPress

Gestire più siti WordPress può essere complicato. È un buon problema da avere (perché probabilmente significa che stai facendo crescere la tua attività), ma essere responsabile di così tanti siti può anche farti rimanere rapidamente indietro sul tuo carico di lavoro se non sei preparato.

Fortunatamente, se pianifichi in anticipo e imposti alcune pratiche ora, la gestione di più siti WordPress può essere un gioco da ragazzi. Per rendere felici i tuoi clienti e ampliare la tua attività, inizia da qui.

Mantieni tutto organizzato

Innanzitutto, devi essere preparato a rimanere organizzato. Quando gestisci più siti WordPress, ti occuperai di più nomi utente, password, plug-in, temi, credenziali, loghi, marchi... e l'elenco potrebbe continuare all'infinito. Per non parlare del fatto che alcuni di quegli elementi dovrebbero davvero essere archiviati in modo sicuro, invece di restare semplicemente in giro su un foglio Google.

Per archiviare le credenziali, considera l'utilizzo di uno strumento di gestione delle password come LastPass o 1Password. Strumenti come questi manterranno le informazioni di accesso al sicuro velocizzando anche il flusso di lavoro.

“Ora che la mia attività sta crescendo e ho più siti da mantenere, il tempo che dedico a ciascuno di essi inizia ad aumentare. Il mio metodo è di correre attraverso gli aggiornamenti il ​​più velocemente possibile utilizzando 1Password per aprire più dashboard contemporaneamente (con un solo clic del mouse ciascuno)." – Melissa Zarda, Pixel Lunch LLC

Invece di sfogliare fogli o eseguire "Comando + F" per cercare di trovare una password nascosta in un documento, questi strumenti ti permetteranno di accedere con il semplice clic di un pulsante.

Per quanto riguarda l'organizzazione delle risorse per i tuoi clienti, ti consigliamo di impostare presto un solido sistema di denominazione per le tue cartelle. Se tutti i tuoi file seguono più o meno lo stesso schema per ciascun client, sarai in grado di scorrere le cartelle per ottenere ciò di cui hai bisogno invece di cercare di ricordare come hai chiamato qualcosa o dove l'hai salvato. Questa organizzazione potrebbe essere locale sul tuo disco rigido, sincronizzata con DropBox o anche in un Google Drive che condividi con i clienti.

Dovresti anche prendere in considerazione la creazione di un elenco per ciascun client che descriva in dettaglio il tema, i plug-in e qualsiasi funzionalità aggiuntiva che hai creato per il loro sito. Il tuo team apprezzerà la possibilità di vedere tutte queste informazioni in un unico posto e poi, in pochi mesi, quando quel cliente ha delle domande, puoi essere rapidamente ripreso. Inoltre, puoi (e dovresti) fornire questo documento al cliente per garantire un trasferimento di successo del sito.

“Il mio strumento preferito per la gestione dei progetti è Evernote. Creo un taccuino client per ogni progetto, che mi aiuta a conservare informazioni importanti come accessi, informazioni sul dominio, frammenti di codice e file passati in un unico posto. Ogni volta che ricevo una richiesta di manutenzione, aggiungo una nuova nota al taccuino di quel cliente e creo un elenco di "cose ​​da fare" di elementi da completare". Katie Price, Guida ai designer

Avere un pianificatore davvero eccezionale

Quando inizi a gestire più siti WordPress, inizierai a lavorare con più clienti. “E, come ci insegna Spiderman: con molti clienti arrivano molte responsabilità. " Avrai aggiornamenti del sito da eseguire, nuove funzionalità da implementare, riprogettazioni da completare e riunioni di inserimento con nuovi clienti a cui partecipare. Se fai parte di un'agenzia, potresti non essere coinvolto personalmente in tutti questi passaggi, ma avrai comunque delle scadenze da rispettare.

Con un aumento di siti e clienti, sarà più facile perdere di vista i dettagli minori e lasciare che le cose scivolino sotto le crepe. Investi in una buona app di pianificazione o calendario e usala ogni singolo giorno .

Puoi anche prendere in considerazione alcuni strumenti per il flusso di lavoro per il tuo team, per tenere traccia di ciò che stanno facendo tutti. Alcune opzioni popolari includono Trello, Flow, Basecamp, Invision ed Evernote.

Determina alcuni prodotti di riferimento

Abbiamo già stabilito che “il tempo è importante quando si gestiscono più siti WordPress. " Più puoi semplificare il tuo processo, meglio è. Quindi, mentre ogni cliente avrà i propri requisiti unici per un sito, potresti prendere in considerazione la creazione di una "cassetta degli attrezzi" di temi e plug-in che usi regolarmente. Ad esempio, ci sono plugin che installi su ogni sito che crei, come Jetpack o Yoast SEO?

“Buoni plugin sono piuttosto essenziali quando crei siti in modo professionale. Cerchiamo di utilizzare sempre plug-in di fascia alta che non interrompono facilmente un sito Web quando hanno un aggiornamento e sono generalmente privi di problemi. ” – Bart De Vuyst, Exelmans Graphics

Crea una cartella (ben organizzata) e memorizza tutti i file zip per questi plugin in essa. Quindi, la prossima volta che crei un sito, puoi fare clic, trascinare e installare i tuoi plug-in di riferimento in modo super veloce.

Per quanto riguarda i temi, quando trovi determinati modelli facili da personalizzare o aziende che offrono un supporto eccezionale, aggiungili anche alla casella degli strumenti. Quindi, quando un cliente viene da te che necessita di un sito di eCommerce, invece di scavare tra le migliaia di temi disponibili, puoi rivolgerti al tuo elenco curato per semplificare il processo.

“La sfida più grande nella gestione di più siti arriva quando progetti e sviluppi su molti temi WordPress diversi. Con la crescita della mia attività, ho trovato alcuni temi WP premium altamente personalizzabili, che ha reso molto più semplice gestirli con aggiornamenti, modifiche e richieste dei clienti in corso." – Jackie Johnson, Jackie Johnson Allenatore

Una volta creata la tua cassetta degli attrezzi, non dimenticare di aggiornarla periodicamente. Se viene rilasciata una nuova versione di un plug-in, assicurati di aggiornare il file zip nella tua cartella. Se riscontri problemi con un tema, estrailo dalla casella degli strumenti in modo da non ripetere gli stessi problemi. E mentre scopri nuovi prodotti che ami, assicurati di aggiungerli in modo da poterli installare per un sito futuro. La cassetta degli attrezzi vuole essere una guida, non una limitazione. Mantienilo fluido e lascia che gli strumenti all'interno cambino nel tempo.

Attenersi a un host

Se attualmente hai a che fare con più società di hosting, questa è solo un'altra differenza di cui devi tenere traccia per ogni sito. Jon Cattivera, di Sleepless Media, afferma che una delle maggiori sfide nella gestione di più siti è stata l'accesso a tutti separatamente.

“Ci piace avere tutto su Flywheel in modo da poter accedere a tutti i siti WordPress che abbiamo creato in modo rapido e semplice, tutto in un unico posto. Ci fa risparmiare un sacco di tempo in quanto non dobbiamo apportare modifiche alle diverse configurazioni dei provider di hosting per far funzionare correttamente WordPress: è semplicemente facile". – Jon Cattivera, Media insonni

Perché non semplificarti un po' la vita e spostare tutti i tuoi siti su un host?

Preparati per gli aggiornamenti

Sebbene necessari, gli aggiornamenti possono essere una vera seccatura. Per ogni sito , devi fare una copia di backup, installare gli aggiornamenti e quindi eseguire un controllo di qualità per assicurarti che tutto sia aggiornato correttamente. In altre parole, se WordPress rilascia un aggiornamento e non sei preparato, potresti trovare l'intero flusso di lavoro interrotto per giorni.

Innanzitutto, discuti con i tuoi clienti chi è responsabile degli aggiornamenti e poi includi i termini nel tuo contratto. Sapere in anticipo se dovrai aggiornare il loro sito lungo la strada (o meno) ti aiuterà immensamente durante la creazione della tua strategia di manutenzione.

In secondo luogo, dovresti decidere quando eseguire gli aggiornamenti. Aggiornerai il sito di un cliente ogni volta che c'è un importante aggiornamento di WordPress? Una volta al mese o una volta al trimestre? Sei mesi dopo aver consegnato un sito al cliente?

“Accedo a tutti i siti dei miei clienti una volta alla settimana per controllare le cose e assicurarmi che tutto sia aggiornato. Sono paranoico per natura e so che possono esserci vulnerabilità di sicurezza legate a plugin e temi obsoleti, quindi penso che sia importante mantenere i siti mantenuti. L'intero processo richiede solo circa 30 minuti ogni settimana, e questo serve per l'aggiornamento di oltre 50 siti". – Melissa Zarda, Pixel Lunch LLC

In ogni caso, una volta stabilito un sistema, segna immediatamente quei "giorni di aggiornamento" nel tuo calendario. Quindi puoi pianificare di conseguenza quando pianifichi le riunioni nello stesso momento in modo da non rimanere indietro con il tuo lavoro.

Se sei un one-designer-show, non hai molte opzioni oltre a collegare le cuffie e martellare attraverso gli aggiornamenti. Se fai parte di una squadra, tuttavia, puoi portare la tua strategia a un livello superiore. Forse ogni sviluppatore del tuo team è responsabile di cinque siti o una persona è responsabile degli aggiornamenti mentre un'altra esegue il controllo di qualità.

Più domande sul flusso di lavoro puoi rispondere in anticipo, più agevole sarà il processo di aggiornamento in seguito.

Avere una strategia di supporto

Non è divertente immaginare le situazioni peggiori, ma per gestire con successo più siti WordPress, ti consigliamo di essere il più preparato possibile quando qualcosa va storto. Diciamo che un sito non funziona; chi chiami?

Come lavorare con successo con clienti che non sono tecnicamente esperti

I tuoi clienti sono esperti nella loro attività o nel loro campo, ma ciò non significa che sappiano molto di web design. E non ne hanno bisogno. Concentrandosi sui risultati e interrompendo il processo di web design...

Per ogni prodotto che utilizzi per creare i siti dei tuoi clienti (temi, plugin, host, ecc.) assicurati di sapere come contattare i loro team di supporto. Potresti anche voler creare un foglio di calcolo con indirizzi e-mail, numeri di telefono o collegamenti a moduli di contatto per semplificare il processo di emergenza.

Come per gli aggiornamenti, dovresti avere una discussione con il tuo cliente sul livello di supporto che fornirai. Il cliente dovrebbe contattarti per primo o dovrebbe contattare direttamente la sua società di hosting? Se contatteranno i team di supporto da soli, configurali per il successo e insegna loro come navigare nei siti di quelle aziende.

“La sfida più grande che ho con la gestione di più siti WordPress è stare al passo con le richieste di manutenzione del sito da parte dei clienti. Ho un flusso costante di clienti passati che inviano e-mail chiedendo piccole modifiche o miglioramenti al loro sito che devo programmare nel mio flusso di lavoro esistente entro un ragionevole lasso di tempo. – Katie Price, Guida ai designer

Se il cliente ti contatterà per ricevere supporto, stabilisci alcune regole e aspettative di base. Spiega la differenza tra una vera emergenza e un problema medio e sii chiaro su quanto velocemente mirerai a risolverli.

Finché manterrai aperta la comunicazione con il tuo cliente e disporrai di una chiara strategia di supporto, sarai in grado di gestire più siti come un professionista.

Insegna ai tuoi clienti come utilizzare WordPress

A seconda di quanto supporto ti ritrovi a offrire ai clienti, un'alternativa sarebbe insegnare ai tuoi clienti meno tecnici come utilizzare WordPress. Più sanno, meno verranno da te con domande, il che libera il tuo tempo per sviluppare più siti e lavorare con più clienti.

“Utilizziamo Advanced Custom Fields Pro per ogni sito Web perché ci consente di scrivere piccole spiegazioni accanto ai campi personalizzati. Questo aiuta i nostri clienti (e noi) a ricordare come utilizzare il sito in modo più efficiente a lungo termine. Ciò si traduce in meno telefonate da parte dei clienti che non ricordano come utilizzare il proprio sito, il che è un vantaggio per noi". – Bart De Vuyst, Exelmans Grafica

Esistono diversi modi in cui puoi insegnare ai tuoi clienti WordPress. Se vuoi essere sicuro che lo imparino (o almeno cerchi di impararlo), puoi programmare un po' di tempo di istruzione nel trasferimento finale del tuo sito. Se preferisci offrire lezioni su WordPress come corso facoltativo, potresti incoraggiarlo come qualcosa in più per cui possono pagarti una volta che hai finito con il loro sito. Oppure, se preferisci insegnare passivamente ai tuoi clienti come utilizzare WordPress, puoi creare ebook o post di blog e lasciare a loro l'apprendimento.

“Quando lancio un nuovo sito Web per un cliente, registro la nostra sessione di formazione utilizzando un software di registrazione dello schermo in modo che possano consultarlo se dimenticano come fare qualcosa. Questo aiuta a ridurre le richieste del servizio clienti per piccole cose!” – Jackie Johnson, Jackie Johnson Allenatore

Stabilire una guida ai prezzi standard

Quando gestisci molti siti WordPress, l'ultima cosa che vuoi fare è riflettere su cosa addebitare ai tuoi clienti ogni volta che crei un nuovo sito o aggiungi alcune funzionalità. Siediti con il tuo consulente finanziario, il tuo team o tua madre e stabilisci quale dovrebbe essere il tuo prezzo standard per alcune richieste comuni (nuovo sito, riprogettazione, supporto per WordPress, ecc.). Se non sei sicuro da dove iniziare, ci sono alcune eccellenti risorse online come questo calcolatore di tariffa di NuSchool.

Tieni presente che la parola chiave qui è guida ai prezzi . In nessun modo sei bloccato in queste tariffe; puoi comunque abbassare il prezzo durante le negoziazioni o aumentarlo per i clienti che sarebbero disposti a pagare di più. La guida ti offre semplicemente un punto di partenza con ogni nuovo cliente, invece di ricominciare da zero.

Struttura la tua squadra per il successo

Se la tua squadra è composta da più di una persona, decidi come condividere le responsabilità. Ogni sviluppatore è responsabile di un insieme specifico di clienti? O tutti lavorano insieme per completare un sito? Ci sono team più piccoli all'interno della tua organizzazione? Se no, dovrebbe esserci?

L'aggiunta di una struttura al tuo team aiuterà tutti a essere più produttivi e può ridurre il tempo perso cercando di capire su cosa lavorare ogni mattina.

Non aver paura della crescita

Se il numero di siti WordPress che gestisci continua a crescere, potrebbe anche essere il momento di far crescere la tua attività. Se inizi a impantanarti o inizi a soffrire di esaurimento, potrebbe essere un segno che è ora di trovare qualcuno che ti aiuti a sollevare parte del peso dalle tue spalle.

Ciò potrebbe significare aggiungere uno sviluppatore al tuo team, avviare la tua agenzia o anche solo collaborare con un partner. Qualunque sia il caso per la tua azienda, trova il partner di progettazione adatto a te.

Gestire più siti WordPress può essere complicato, ma con un'attenta pianificazione e un'organizzazione stellare, sarai in grado di gestire i siti come un professionista e soddisfare i tuoi clienti.

Gestisci più siti WordPress? Quali sfide affronti e come le superi? Racconta le tue storie qui sotto!