Cómo administrar múltiples sitios de WordPress

Administrar múltiples sitios de WordPress puede ser complicado. Es un buen problema (porque eso probablemente significa que está haciendo crecer su negocio), pero ser responsable de tantos sitios también puede hacer que se retrase rápidamente en su carga de trabajo si no está preparado.

Afortunadamente, si planifica con anticipación y establece algunas prácticas ahora, administrar varios sitios de WordPress puede ser muy sencillo. Para mantener contentos a sus clientes y escalar su negocio, comience aquí.

Mantén todo organizado

En primer lugar, debe estar preparado para mantenerse organizado. Al administrar varios sitios de WordPress, tendrá que lidiar con múltiples nombres de usuario, contraseñas, complementos, temas, credenciales, logotipos, marcas... y la lista sigue y sigue. Sin mencionar que algunos de esos elementos realmente deberían almacenarse de forma segura, en lugar de simplemente estar tirados en una hoja de cálculo de Google.

Para almacenar credenciales, considere usar una herramienta de administración de contraseñas como LastPass o 1Password. Herramientas como estas mantendrán segura la información de inicio de sesión y, al mismo tiempo, acelerarán su flujo de trabajo.

“Ahora que mi negocio está creciendo y tengo más sitios que mantener, el tiempo que dedico a cada uno de ellos comienza a acumularse. Mi método es correr a través de las actualizaciones lo más rápido posible usando 1Password para abrir múltiples paneles a la vez (con solo un clic del mouse cada uno)”. – Melissa Zarda, Pixel Lunch LLC

En lugar de buscar entre papeles o ejecutar "Comando + F" para tratar de encontrar una contraseña oculta en un documento, estas herramientas le permitirán iniciar sesión con solo hacer clic en un botón.

En cuanto a la organización de activos para sus clientes, querrá configurar un sistema de nombres sólido para sus carpetas desde el principio. Si todos sus archivos siguen aproximadamente el mismo patrón para cada cliente, podrá volar a través de las carpetas para obtener lo que necesita en lugar de tratar de recordar cómo nombró algo o dónde lo guardó. Esta organización puede ser local en su disco duro, sincronizada con DropBox o incluso en un Google Drive que comparte con los clientes.

También debe considerar crear una lista para cada cliente que detalle el tema, los complementos y cualquier funcionalidad adicional que haya creado para su sitio. Su equipo apreciará la capacidad de ver toda la información en un solo lugar, y luego, en unos meses, cuando el cliente tenga preguntas, podrá ponerse al día rápidamente. Además, puede (y debe) proporcionar este documento al cliente para garantizar un traspaso exitoso del sitio.

“Mi herramienta favorita para gestionar proyectos es Evernote. Creo un cuaderno de clientes para cada proyecto, lo que me ayuda a mantener información importante como inicios de sesión, información de dominio, fragmentos de código y archivos anteriores, todo en un solo lugar. Cada vez que recibo una solicitud de mantenimiento, agrego una nueva nota a la libreta de ese cliente y creo una lista de "cosas por hacer" de los elementos que deben completarse". Katie Price, libro guía del diseñador

Tener un gran planificador

A medida que comience a administrar más sitios de WordPress, comenzará a trabajar con más clientes. “Y, como nos enseña Spiderman: con muchos clientes vienen muchas responsabilidades. ” Tendrá que realizar actualizaciones del sitio, implementar nuevas funciones, completar rediseños y reuniones de incorporación con nuevos clientes a los que asistir. Si usted es parte de una agencia, es posible que usted personalmente no participe en todos estos pasos, pero de todos modos tendrá plazos que cumplir.

Con un aumento en los sitios y clientes, será más fácil perder la noción de los detalles menores y dejar que las cosas se escapen. Invierte en una buena aplicación de agenda o calendario y luego úsala todos los días .

También puede considerar algunas herramientas de flujo de trabajo para su equipo, para ayudar a realizar un seguimiento de lo que todos están haciendo. Algunas opciones populares incluyen Trello, Flow, Basecamp, Invision y Evernote.

Determinar algunos productos de referencia

Ya hemos determinado que “el tiempo es importante cuando se administran varios sitios de WordPress. ” Cuanto más pueda agilizar su proceso, mejor. Entonces, si bien cada cliente tendrá sus propios requisitos únicos para un sitio, es posible que desee considerar crear una "caja de herramientas" de temas y complementos que use regularmente. Por ejemplo, ¿hay algún complemento que instale en cada sitio que cree, como Jetpack o Yoast SEO?

“Los buenos complementos son esenciales cuando creas sitios de manera profesional. Siempre tratamos de usar complementos de alta gama que no rompan fácilmente un sitio web cuando tienen una actualización y, en general, no presentan problemas. ” – Bart De Vuyst, gráficos de Exelmans

Cree una carpeta (bien organizada) y almacene todos los archivos zip para estos complementos en ella. Luego, la próxima vez que cree un sitio, puede hacer clic, arrastrar e instalar sus complementos de acceso súper rápido.

En cuanto a los temas, cuando encuentre ciertas plantillas que sean fáciles de personalizar o empresas que ofrezcan un soporte estelar, agréguelas también a la caja de herramientas. Luego, cuando un cliente acude a usted y necesita un sitio de comercio electrónico, en lugar de buscar entre los miles de temas que existen, puede recurrir a su lista seleccionada para simplificar el proceso.

“El mayor desafío de administrar múltiples sitios surge cuando diseñas y desarrollas muchos temas diferentes de WordPress. A medida que mi negocio creció, encontré algunos temas premium de WP que son altamente personalizables, y ha hecho que sea mucho más fácil administrarlos con actualizaciones, cambios y solicitudes de clientes constantes". – Jackie Johnson, entrenador de Jackie Johnson

Una vez que cree su caja de herramientas, no olvide actualizarla periódicamente. Si se lanza una nueva versión de un complemento, asegúrese de actualizar el archivo zip en su carpeta. Si tiene problemas con un tema, sáquelo de la caja de herramientas para no repetir los mismos problemas. Y a medida que descubra nuevos productos que le encanten, asegúrese de agregarlos para poder instalarlos en un sitio futuro. La caja de herramientas pretende ser una guía, no una limitación. Manténgalo fluido y permita que las herramientas internas cambien con el tiempo.

Apégate a un host

Si actualmente trata con varias empresas de alojamiento, esa es solo una diferencia más de la que debe hacer un seguimiento para cada sitio. Jon Cattivera, de Sleepless Media, dice que uno de los mayores desafíos para administrar múltiples sitios fue tener que acceder a todos ellos por separado.

“Nos encanta tener todo en Flywheel para poder acceder a todos los sitios de WordPress que hemos creado rápida y fácilmente, todo en un solo lugar. Ahorra mucho tiempo porque no tenemos que hacer ajustes a las configuraciones de diferentes proveedores de alojamiento para que WordPress funcione correctamente, es simplemente fácil”. – Jon Cattivera, Medios sin dormir

¿Por qué no simplificar un poco su vida y mover todos sus sitios a un solo host?

Esté preparado para las actualizaciones

Si bien es necesario, las actualizaciones pueden ser una verdadera molestia. Para cada sitio , debe hacer una copia de seguridad, instalar las actualizaciones y luego realizar un control de calidad para asegurarse de que todo se actualice correctamente. En otras palabras, si WordPress lanza una actualización y no está preparado, es posible que todo su flujo de trabajo se pierda durante días.

En primer lugar, discuta con sus clientes quién está a cargo de las actualizaciones y luego incluya los términos en su contrato. Saber de antemano si tendrá que actualizar su sitio en el futuro (o no) lo ayudará enormemente al crear su estrategia de mantenimiento.

En segundo lugar, debe decidir cuándo realizará las actualizaciones. ¿Actualizará el sitio de un cliente cada vez que haya una actualización importante de WordPress? ¿Una vez al mes o una vez al trimestre? ¿Seis meses después de entregar un sitio al cliente?

“Me conecto a todos los sitios de mis clientes una vez a la semana para verificar las cosas y asegurarme de que todo se vea actualizado. Soy paranoico por naturaleza y sé que puede haber vulnerabilidades de seguridad relacionadas con complementos y temas obsoletos, por lo que creo que es importante mantener los sitios en buen estado. Todo el proceso solo me lleva unos 30 minutos cada semana, y eso es para actualizar más de 50 sitios". – Melissa Zarda, Pixel Lunch LLC

Cualquiera que sea el caso, una vez que establezca un sistema, marque inmediatamente esos "días de actualización" en su calendario. Luego, puede planificar en consecuencia al programar reuniones a la misma hora para no atrasarse en su trabajo.

Si es un programa de un solo diseñador, no tiene muchas opciones además de conectar sus auriculares y pasar las actualizaciones. Sin embargo, si eres parte de un equipo, puedes llevar tu estrategia un nivel más allá. Tal vez cada desarrollador de su equipo sea responsable de cinco sitios, o una persona esté a cargo de las actualizaciones mientras que otra realiza el control de calidad.

Cuantas más preguntas de flujo de trabajo pueda responder con anticipación, más fluido será el proceso de actualización más adelante.

Tener una estrategia de apoyo

No es divertido imaginar situaciones en el peor de los casos, pero para administrar con éxito múltiples sitios de WordPress, querrá estar lo más preparado posible cuando algo salga mal. Digamos que un sitio se cae; ¿A quién llamas?

Cómo trabajar con éxito con clientes que no tienen conocimientos técnicos

Sus clientes son expertos en su negocio o campo, pero eso no significa que sepan mucho sobre diseño web. Y no necesitan hacerlo. Centrándose en los resultados y rompiendo el proceso de diseño web...

Para cada producto que utilice para crear los sitios de sus clientes (temas, complementos, host, etc.), asegúrese de saber cómo ponerse en contacto con sus equipos de soporte. Es posible que incluso desee crear una hoja de cálculo con direcciones de correo electrónico, números de teléfono o enlaces a formularios de contacto para ayudar a agilizar el proceso de emergencia.

Al igual que con las actualizaciones, debe conversar con su cliente sobre el nivel de soporte que brindará. ¿Debe el cliente ponerse en contacto con usted primero, o debe ponerse en contacto directamente con su empresa de alojamiento? Si se pondrán en contacto con los equipos de soporte por su cuenta, prepárelos para el éxito y enséñeles cómo navegar por los sitios de esas empresas.

“El mayor desafío que tengo al administrar varios sitios de WordPress es mantenerme al día con las solicitudes de mantenimiento del sitio de los clientes. Tengo un flujo constante de clientes anteriores que envían correos electrónicos solicitando pequeños ajustes o mejoras en su sitio que tengo que programar en mi flujo de trabajo existente dentro de un período de tiempo razonable”. – Katie Price, Libro guía del diseñador

Si el cliente se comunicará con usted para obtener asistencia, establezca algunas reglas básicas y expectativas. Explique la diferencia entre una verdadera emergencia y solo un problema promedio, y sea claro sobre la rapidez con la que tratará de resolver cada uno.

Siempre que mantenga abierta la comunicación con su cliente y tenga una estrategia de soporte clara, podrá administrar múltiples sitios como un profesional.

Enseña a tus clientes a usar WordPress

Dependiendo de la cantidad de soporte que ofrezca a los clientes, una alternativa sería enseñar a sus clientes menos técnicos cómo usar WordPress. Cuanto más sepan, menos preguntas acudirán a usted, lo que libera su tiempo para desarrollar más sitios y trabajar con más clientes.

“Utilizamos Advanced Custom Fields Pro para cada sitio web porque nos permite escribir pequeñas explicaciones junto a los campos personalizados. Esto ayuda a nuestros clientes (y a nosotros) a recordar cómo usar el sitio de manera más eficiente a largo plazo. Esto da como resultado menos llamadas telefónicas de clientes que no recuerdan cómo usar su sitio, lo cual es una ventaja para nosotros”. – Bart De Vuyst, gráficos de Exelmans

Hay varias maneras diferentes de enseñar WordPress a sus clientes. Si quiere asegurarse de que lo aprendan (o al menos intente aprenderlo), puede programar algún tiempo de educación en su entrega final del sitio. Si prefiere ofrecer lecciones de WordPress como un curso opcional, puede alentarlo como algo adicional por lo que pueden pagarle una vez que haya terminado con su sitio. O si prefiere enseñar pasivamente a sus clientes cómo usar WordPress, puede crear libros electrónicos o publicaciones de blog y dejar que ellos aprendan.

“Cuando lanzo un nuevo sitio web para un cliente, grabo nuestra sesión de capacitación usando un software de grabación de pantalla para que puedan consultarlo si olvidan cómo hacer algo. ¡Esto ayuda a reducir las solicitudes de servicio al cliente por pequeñas cosas!” – Jackie Johnson, entrenador de Jackie Johnson

Establecer una guía de precios estándar

Cuando administra muchos sitios de WordPress, lo último que desea hacer es reflexionar sobre cuánto cobrar a sus clientes cada vez que crea un nuevo sitio o agrega alguna funcionalidad. Siéntese con su asesor financiero, su equipo o su madre y analice cuál debería ser su precio estándar para algunas solicitudes comunes (nuevo sitio, rediseño, soporte de WordPress, etc.). Si no está seguro de por dónde empezar, existen excelentes recursos en línea como esta calculadora de tarifas de NuSchool.

Tenga en cuenta que la palabra clave aquí es guía de precios. De ninguna manera está sujeto a estas tarifas; aún puede bajar el precio durante las negociaciones o aumentarlo para los clientes que estarían dispuestos a pagar más. La guía solo le brinda un lugar para comenzar con cada nuevo cliente, en lugar de comenzar desde cero.

Estructura tu equipo para el éxito

Si su equipo consta de más de una persona, decida cómo desea compartir las responsabilidades. ¿Cada desarrollador es responsable de un conjunto específico de clientes? ¿O todos trabajan juntos para completar un sitio? ¿Hay equipos más pequeños dentro de su organización? Si no, ¿debería haberlo?

Agregar algo de estructura a su equipo ayudará a que todos sean más productivos y puede reducir el tiempo perdido tratando de averiguar en qué trabajar cada mañana.

No tengas miedo al crecimiento.

Si la cantidad de sitios de WordPress que administra continúa creciendo, también podría ser el momento de hacer crecer su negocio. Si está comenzando a atascarse o comienza a experimentar agotamiento, eso podría ser una señal de que es hora de encontrar a alguien que lo ayude a quitarse un poco de peso de los hombros.

Esto podría significar agregar un desarrollador a su equipo, iniciar su propia agencia o incluso simplemente colaborar con un socio. Cualquiera que sea el caso de su empresa, encuentre el socio de diseño que mejor se adapte a sus necesidades.

Administrar varios sitios de WordPress puede ser complicado, pero con una planificación cuidadosa y una organización estelar, podrá administrar sitios como un profesional y mantener contentos a sus clientes.

¿Gestionas varios sitios de WordPress? ¿A qué desafíos se enfrenta y cómo los supera? ¡Cuenta tus historias a continuación!