So verwalten Sie mehrere WordPress-Sites

Die Verwaltung mehrerer WordPress-Sites kann schwierig sein. Es ist ein gutes Problem (denn das bedeutet wahrscheinlich, dass Sie Ihr Geschäft ausbauen), aber die Verantwortung für so viele Websites kann auch schnell dazu führen, dass Sie mit Ihrer Arbeitsbelastung ins Hintertreffen geraten, wenn Sie nicht vorbereitet sind.

Glücklicherweise kann die Verwaltung mehrerer WordPress-Sites ein Kinderspiel sein, wenn Sie vorausplanen und jetzt einige Praktiken festlegen. Beginnen Sie hier, um Ihre Kunden zufrieden zu stellen und Ihr Geschäft zu skalieren.

Halten Sie alles organisiert

In erster Linie müssen Sie bereit sein, organisiert zu bleiben. Wenn Sie mehrere WordPress-Sites verwalten, müssen Sie mit mehreren Benutzernamen, Passwörtern, Plugins, Designs, Anmeldeinformationen, Logos, Marken … und die Liste geht weiter und weiter. Ganz zu schweigen davon, dass einige dieser Artikel wirklich sicher aufbewahrt werden sollten, anstatt nur auf einem Google Sheet herumzuliegen.

Erwägen Sie zum Speichern von Anmeldeinformationen die Verwendung eines Kennwortverwaltungstools wie LastPass oder 1Password. Tools wie diese schützen die Anmeldeinformationen und beschleunigen gleichzeitig Ihren Arbeitsablauf.

„Jetzt, da mein Geschäft wächst und ich mehr Websites zu pflegen habe, summiert sich die Zeit, die ich für jede von ihnen aufwende. Meine Methode besteht darin, so schnell wie möglich durch Updates zu rasen, indem ich 1Password verwende, um mehrere Dashboards gleichzeitig zu öffnen (mit jeweils nur einem Mausklick).“ – Melissa Zarda, Pixel Lunch LLC

Anstatt durch Papiere zu blättern oder „Befehl + F“ auszuführen, um zu versuchen, ein in einem Dokument verstecktes Passwort zu finden, können Sie sich mit diesen Tools mit nur einem Klick auf eine Schaltfläche anmelden.

Was die Organisation von Assets für Ihre Kunden betrifft, sollten Sie frühzeitig ein solides Benennungssystem für Ihre Ordner einrichten. Wenn alle Ihre Dateien für jeden Client ungefähr dem gleichen Muster folgen, können Sie durch Ordner fliegen, um das zu bekommen, was Sie brauchen, anstatt zu versuchen, sich daran zu erinnern, wie Sie etwas benannt oder wo Sie es gespeichert haben. Diese Organisation kann sich lokal auf Ihrer Festplatte befinden, mit DropBox synchronisiert werden oder sogar in einem Google Drive, das Sie mit Kunden teilen.

Sie sollten auch erwägen, für jeden Kunden eine Liste zu erstellen, die das Thema, die Plugins und alle zusätzlichen Funktionen aufführt, die Sie für seine Website erstellt haben. Ihr Team wird die Möglichkeit zu schätzen wissen, dass diese Informationen alle an einem Ort angezeigt werden, und wenn der Kunde in ein paar Monaten Fragen hat, können Sie schnell wieder auf den neuesten Stand gebracht werden. Außerdem können (und sollten) Sie dieses Dokument dem Client zur Verfügung stellen, um eine erfolgreiche Standortübergabe sicherzustellen.

„Mein Lieblingstool zum Verwalten von Projekten ist Evernote. Ich erstelle für jedes Projekt ein Client-Notizbuch, das mir dabei hilft, wichtige Informationen wie Logins, Domain-Informationen, Code-Snippets und frühere Dateien an einem Ort aufzubewahren. Jedes Mal, wenn ich eine Wartungsanfrage erhalte, füge ich dem Notizbuch dieses Kunden eine neue Notiz hinzu und erstelle eine „To-Do“-Liste mit zu erledigenden Punkten.“ Katie Price, Designer-Handbuch

Habe einen wirklich tollen Planer

Wenn Sie anfangen, mehr WordPress-Sites zu verwalten, werden Sie anfangen, mit mehr Kunden zu arbeiten. „Und wie Spiderman uns lehrt: Mit vielen Kunden kommen viele Verantwortlichkeiten. ” Sie müssen Site-Updates durchführen, neue Funktionen einführen, Redesigns abschließen und Onboarding-Meetings mit neuen Kunden besuchen. Wenn Sie Teil einer Agentur sind, sind Sie persönlich möglicherweise nicht an all diesen Schritten beteiligt, müssen aber dennoch Fristen einhalten.

Mit einer Zunahme von Websites und Kunden wird es einfacher, den Überblick über die kleinen Details zu verlieren und die Dinge unter die Lupe zu nehmen. Investieren Sie in eine gute Planer- oder Kalender-App und verwenden Sie diese dann jeden Tag .

Sie können auch einige Workflow-Tools für Ihr Team in Betracht ziehen, um den Überblick darüber zu behalten, was alle tun. Einige beliebte Optionen sind Trello, Flow, Basecamp, Invision und Evernote.

Bestimmen Sie einige Go-to-Produkte

Wir haben bereits festgestellt, dass „Zeit bei der Verwaltung mehrerer WordPress-Sites wichtig ist. ” Je mehr Sie Ihren Prozess rationalisieren können, desto besser. Während also jeder Kunde seine eigenen individuellen Anforderungen an eine Website hat, sollten Sie vielleicht in Betracht ziehen, eine „Toolbox“ mit Themen und Plugins zu erstellen, die Sie regelmäßig verwenden. Gibt es zum Beispiel Plugins, die Sie auf jeder von Ihnen erstellten Website installieren, wie Jetpack oder Yoast SEO?

„Gute Plugins sind sehr wichtig, wenn man Websites professionell erstellt. Wir versuchen, immer High-End-Plugins zu verwenden, die eine Website nicht so leicht beschädigen, wenn sie ein Update haben, und im Allgemeinen problemlos sind. “ – Bart De Vuyst, Exelmans Graphics

Erstellen Sie einen (gut organisierten) Ordner und speichern Sie alle ZIP-Dateien für diese Plugins darin. Wenn Sie dann das nächste Mal eine Website erstellen, können Sie Ihre bevorzugten Plugins superschnell anklicken, ziehen und installieren.

Wenn Sie bestimmte Vorlagen finden, die sich leicht anpassen lassen, oder Unternehmen, die hervorragenden Support bieten, fügen Sie sie ebenfalls der Toolbox hinzu. Wenn dann ein Kunde zu Ihnen kommt, der eine E-Commerce-Website benötigt, können Sie sich an Ihre kuratierte Liste wenden, um den Prozess zu vereinfachen, anstatt sich durch Tausende von Themen zu wühlen.

„Die größte Herausforderung bei der Verwaltung mehrerer Websites besteht darin, viele verschiedene WordPress-Themen zu entwerfen und zu entwickeln. Als mein Unternehmen gewachsen ist, habe ich ein paar Premium-WP-Themes gefunden, die hochgradig anpassbar sind, und es ist so viel einfacher geworden, sie mit laufenden Updates, Änderungen und Kundenanfragen zu verwalten.“ – Jackie Johnson, Jackie Johnson Coaching

Sobald Sie Ihre Toolbox erstellt haben, vergessen Sie nicht, sie regelmäßig zu aktualisieren. Wenn eine neue Version eines Plugins veröffentlicht wird, stellen Sie sicher, dass Sie die ZIP-Datei in Ihrem Ordner aktualisieren. Wenn Sie Probleme mit einem Thema haben, nehmen Sie es aus der Toolbox, damit Sie nicht dieselben Probleme wiederholen. Und wenn Sie neue Produkte entdecken, die Ihnen gefallen, vergessen Sie nicht, sie hinzuzufügen, damit Sie sie für eine zukünftige Website installieren können. Die Toolbox soll eine Anleitung sein, keine Einschränkung. Halten Sie es flüssig und lassen Sie zu, dass sich die Werkzeuge im Laufe der Zeit ändern.

Bleiben Sie bei einem Host

Wenn Sie derzeit mit mehreren Hosting-Unternehmen zu tun haben, ist dies nur ein weiterer Unterschied, den Sie für jede Site im Auge behalten müssen. Laut Jon Cattivera von Sleepless Media bestand eine der größten Herausforderungen bei der Verwaltung mehrerer Websites darin, auf alle separat zugreifen zu müssen.

„Wir lieben es, alles auf Flywheel zu haben, damit wir schnell und einfach an einem Ort auf alle von uns erstellten WordPress-Sites zugreifen können. Es spart viel Zeit, da wir keine Anpassungen an verschiedenen Hosting-Provider-Setups vornehmen müssen, damit WordPress richtig funktioniert – es ist einfach einfach.“ – Jon Cattivera, Schlaflose Medien

Warum vereinfachen Sie Ihr Leben nicht ein wenig und verschieben alle Ihre Websites auf einen Host?

Seien Sie auf Updates vorbereitet

Updates können zwar notwendig sein, aber ein echtes Problem darstellen. Für jede Site müssen Sie eine Sicherungskopie erstellen, das/die Update(s) installieren und dann eine Qualitätsprüfung durchführen, um sicherzustellen, dass alles korrekt aktualisiert wurde. Mit anderen Worten, wenn WordPress ein Update veröffentlicht und Sie nicht vorbereitet sind, kann es sein, dass Ihr gesamter Workflow tagelang unterbrochen wird.

Besprechen Sie in erster Linie mit Ihren Kunden, wer für Updates zuständig ist, und nehmen Sie die Bedingungen dann in Ihren Vertrag auf. Im Voraus zu wissen, ob Sie ihre Website später aktualisieren müssen (oder nicht), wird Ihnen bei der Erstellung Ihrer Wartungsstrategie immens helfen.

Zweitens sollten Sie entscheiden, wann Sie Aktualisierungen durchführen. Werden Sie die Website eines Kunden jedes Mal aktualisieren, wenn es ein größeres WordPress-Update gibt? Einmal im Monat oder einmal im Quartal? Sechs Monate, nachdem Sie eine Site an den Kunden übergeben haben?

„Ich logge mich einmal pro Woche bei allen Websites meiner Kunden ein, um die Dinge stichprobenartig zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles aktuell aussieht. Ich bin von Natur aus paranoid und weiß, dass es Sicherheitslücken im Zusammenhang mit veralteten Plugins und Themes geben kann, daher denke ich, dass es wichtig ist, Websites zu warten. Der gesamte Prozess dauert nur etwa 30 Minuten pro Woche, und das für die Aktualisierung von über 50 Websites.“ – Melissa Zarda, Pixel Lunch LLC

Was auch immer der Fall sein mag, sobald Sie ein System eingerichtet haben, markieren Sie diese „Update-Tage“ sofort in Ihrem Kalender. Dann können Sie bei der Planung von Besprechungen ungefähr zur gleichen Zeit entsprechend planen, damit Sie mit Ihrer Arbeit nicht in Verzug geraten.

Wenn Sie eine One-Designer-Show sind, haben Sie nicht viele andere Möglichkeiten, als Ihre Kopfhörer anzuschließen und sich durch die Updates zu hämmern. Wenn Sie jedoch Teil eines Teams sind, können Sie Ihre Strategie noch einen Schritt weiter bringen. Vielleicht ist jeder Entwickler in Ihrem Team für fünf Websites verantwortlich, oder eine Person ist für Updates zuständig, während eine andere die Qualitätsprüfung durchführt.

Je mehr Workflow-Fragen Sie im Vorfeld beantworten können, desto reibungsloser verläuft später der Update-Prozess.

Haben Sie eine Unterstützungsstrategie

Es macht keinen Spaß, sich Worst-Case-Szenarien vorzustellen, aber um mehrere WordPress-Sites erfolgreich zu verwalten, sollten Sie so gut wie möglich vorbereitet sein, wenn etwas schief geht. Nehmen wir an, eine Website fällt aus; wen rufst du an?

Wie man erfolgreich mit Kunden zusammenarbeitet, die technisch nicht versiert sind

Ihre Kunden sind Experten in ihrem Geschäft oder Bereich, aber das bedeutet nicht, dass sie viel über Webdesign wissen. Und das müssen sie auch nicht. Indem Sie sich auf Ergebnisse konzentrieren und den Webdesign-Prozess durchbrechen ...

Stellen Sie sicher, dass Sie für jedes Produkt, das Sie zum Erstellen der Websites Ihrer Kunden verwenden (Designs, Plugins, Host usw.), wissen, wie Sie deren Support-Teams kontaktieren können. Sie können sogar eine Tabelle mit E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Links zu Kontaktformularen erstellen, um den Notfallprozess zu optimieren.

Wie bei Updates sollten Sie mit Ihrem Kunden darüber sprechen, wie viel Support Sie leisten werden. Sollte sich der Kunde zuerst an Sie wenden oder sollte sich der Kunde direkt an sein Hosting-Unternehmen wenden? Wenn sie sich selbst an die Support-Teams wenden, bereiten Sie sie auf Erfolg vor und bringen Sie ihnen bei, wie sie auf den Websites dieser Unternehmen navigieren.

„Die größte Herausforderung, die ich bei der Verwaltung mehrerer WordPress-Sites habe, besteht darin, mit Site-Wartungsanfragen von Kunden Schritt zu halten. Ich habe einen stetigen Strom ehemaliger Kunden, die per E-Mail um kleine Anpassungen oder Verbesserungen an ihrer Website bitten, die ich innerhalb einer angemessenen Zeitspanne in meinen bestehenden Arbeitsablauf einplanen muss.“ – Katie Price, Designer-Handbuch

Wenn der Kunde Sie wegen Unterstützung kontaktieren wird, legen Sie einige Grundregeln und Erwartungen fest. Erklären Sie den Unterschied zwischen einem echten Notfall und einem durchschnittlichen Problem und machen Sie sich klar, wie schnell Sie versuchen werden, jedes Problem zu lösen.

Solange Sie die Kommunikation mit Ihrem Kunden offen halten und eine klare Supportstrategie haben, können Sie mehrere Websites wie ein Profi verwalten.

Bringen Sie Ihren Kunden bei, wie man WordPress verwendet

Je nachdem, wie viel Unterstützung Sie Ihren Kunden anbieten, wäre eine Alternative, Ihren weniger technisch versierten Kunden beizubringen, wie man WordPress verwendet. Je mehr sie wissen, desto weniger werden sie mit Fragen zu Ihnen kommen, wodurch Sie mehr Zeit haben, mehr Websites zu entwickeln und mit mehr Kunden zu arbeiten.

„Wir verwenden Advanced Custom Fields Pro für jede Website, weil wir damit kleine Erklärungen neben benutzerdefinierten Feldern schreiben können. Dies hilft unseren Kunden (und uns), sich daran zu erinnern, wie sie die Website langfristig effizienter nutzen können. Dies führt zu weniger Anrufen von Kunden, die sich nicht erinnern können, wie sie ihre Website verwenden, was für uns ein Plus ist.“ – Bart De Vuyst, Exelmans Graphics

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihren Kunden WordPress beibringen können. Wenn Sie sicher sein möchten, dass sie es lernen (oder zumindest versuchen, es zu lernen), können Sie etwas Schulungszeit in Ihre endgültige Standortübergabe einplanen. Wenn Sie WordPress-Lektionen lieber als optionalen Kurs anbieten möchten, können Sie dies als etwas Extra anregen, für das sie Sie bezahlen können, sobald Sie mit ihrer Website fertig sind. Oder wenn Sie Ihren Kunden lieber passiv die Verwendung von WordPress beibringen möchten, können Sie E-Books oder Blog-Beiträge erstellen und das Lernen ihnen überlassen.

„Wenn ich eine neue Website für einen Kunden starte, zeichne ich unsere Schulungssitzung mit einer Bildschirmaufzeichnungssoftware auf, damit sie darauf zurückgreifen können, wenn sie vergessen, wie man etwas macht. Dies trägt dazu bei, Kundendienstanfragen für Kleinigkeiten zu reduzieren!“ – Jackie Johnson, Jackie Johnson Coaching

Erstellen Sie einen Standard-Preisleitfaden

Wenn Sie viele WordPress-Sites verwalten, möchten Sie auf keinen Fall darüber nachdenken, was Sie Ihren Kunden jedes Mal berechnen sollen, wenn Sie eine neue Site erstellen oder Funktionen hinzufügen. Setzen Sie sich mit Ihrem Finanzberater, Ihrem Team oder Ihrer Mutter zusammen und besprechen Sie Ihren Standardpreis für einige häufige Anfragen (neue Website, Redesign, WordPress-Unterstützung usw.). Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, gibt es einige hervorragende Online-Ressourcen wie diesen Tarifrechner von NuSchool.

Denken Sie daran, das Schlüsselwort hier ist Preisführer . Sie sind in keiner Weise an diese Tarife gebunden; Sie können den Preis während der Verhandlungen noch senken oder ihn für Kunden erhöhen, die bereit wären, mehr zu zahlen. Der Leitfaden gibt Ihnen nur einen Ausgangspunkt für jeden neuen Kunden, anstatt bei Null anzufangen.

Strukturieren Sie Ihr Team für den Erfolg

Wenn Ihr Team aus mehr als einer Person besteht, entscheiden Sie, wie Sie die Verantwortlichkeiten aufteilen möchten. Ist jeder Entwickler für eine bestimmte Gruppe von Clients verantwortlich? Oder arbeiten alle zusammen, um eine Website fertigzustellen? Gibt es kleinere Teams in Ihrer Organisation? Wenn nicht, sollte es eine geben?

Wenn Sie Ihrem Team etwas Struktur verleihen, können alle produktiver sein und Zeitverluste beim Versuch, jeden Morgen herauszufinden, woran sie arbeiten sollen, einzusparen.

Keine Angst vor Wachstum

Wenn die Anzahl der von Ihnen verwalteten WordPress-Sites weiter wächst, ist es möglicherweise auch an der Zeit, Ihr Geschäft auszubauen. Wenn Sie anfangen, festzustecken oder Burnout zu bekommen, könnte das ein Zeichen dafür sein, dass es an der Zeit ist, jemanden zu finden, der Ihnen hilft, etwas von der Last von Ihren Schultern zu nehmen.

Dies kann bedeuten, dass Sie Ihrem Team einen Entwickler hinzufügen, Ihre eigene Agentur gründen oder einfach nur mit einem Partner zusammenarbeiten. Was auch immer für Ihr Unternehmen der Fall sein mag, finden Sie den Designpartner, der gut zu Ihnen passt.

Die Verwaltung mehrerer WordPress-Sites kann schwierig sein, aber mit etwas sorgfältiger Planung und hervorragender Organisation werden Sie in der Lage sein, Sites wie ein Profi zu verwalten und Ihre Kunden zufrieden zu stellen.

Verwaltest du mehrere WordPress-Seiten? Vor welchen Herausforderungen stehen Sie und wie meistern Sie diese? Erzählen Sie unten Ihre Geschichten!