Cum să gestionezi mai multe site-uri WordPress

Gestionarea mai multor site-uri WordPress poate fi dificilă. Este o problemă bună de a avea (pentru că asta înseamnă probabil că îți dezvolți afacerea), dar a fi responsabil pentru atât de multe site-uri te poate determina rapid să rămâi în urmă cu volumul de muncă dacă nu ești pregătit.

Din fericire, dacă planificați din timp și stabiliți unele practici acum, gestionarea mai multor site-uri WordPress poate fi o ușoară. Pentru a vă menține clienții fericiți și pentru a vă extinde afacerea, începeți de aici.

Păstrați totul organizat

În primul rând, trebuie să fii pregătit să fii organizat. Atunci când gestionați mai multe site-uri WordPress, vă veți ocupa de mai multe nume de utilizator, parole, plugin-uri, teme, acreditări, logo-uri, mărci... și lista poate continua. Ca să nu mai vorbim de faptul că unele dintre aceste articole ar trebui să fie într-adevăr depozitate în siguranță, în loc să stea doar pe o foaie de calcul Google.

Pentru stocarea acreditărilor, luați în considerare utilizarea unui instrument de gestionare a parolelor, cum ar fi LastPass sau 1Password. Instrumente ca acestea vor păstra informațiile de conectare în siguranță, în timp ce vă vor accelera fluxul de lucru.

„Acum, că afacerea mea este în creștere și am mai multe site-uri de întreținut, timpul pe care îl petrec pe fiecare dintre ele începe să se adune. Metoda mea este să alerg prin actualizări cât de repede pot, folosind 1Password pentru a deschide mai multe tablouri de bord simultan (cu un singur clic de mouse fiecare).” – Melissa Zarda, Pixel Lunch LLC

În loc să amestecați lucrările sau să efectuați „Comandă + F” pentru a încerca să găsiți o parolă ascunsă într-un document, aceste instrumente vă vor permite să vă conectați doar printr-un clic pe un buton.

În ceea ce privește organizarea activelor pentru clienții dvs., veți dori să configurați devreme un sistem solid de denumire pentru folderele dvs. Dacă toate fișierele dvs. urmează aproximativ același model pentru fiecare client, veți putea zbura prin foldere pentru a obține ceea ce aveți nevoie, în loc să încercați să vă amintiți cum ați numit ceva sau unde l-ați salvat. Această organizație poate fi locală pe hard disk, sincronizată cu DropBox sau chiar într-un Google Drive pe care îl partajați clienților.

De asemenea, ar trebui să luați în considerare crearea unei liste pentru fiecare client care să detalieze tema, pluginurile și orice funcționalitate suplimentară pe care ați creat-o pentru site-ul lor. Echipa ta va aprecia abilitatea de a vedea acele informații într-un singur loc, iar apoi, în câteva luni, când acel client are întrebări, poți fi rapid reluat la curent. În plus, puteți (și ar trebui) să furnizați acest document clientului pentru a asigura o transferare de succes a site-ului.

„Instrumentul meu preferat pentru gestionarea proiectelor este Evernote. Creez un blocnotes client pentru fiecare proiect, care mă ajută să păstrez informații importante, cum ar fi autentificări, informații despre domeniu, fragmente de cod și fișiere anterioare, toate într-un singur loc. De fiecare dată când primesc o solicitare de întreținere, adaug o nouă notă în caietul clientului respectiv și creez o listă de „de făcut” cu articole care trebuie completate.” Katie Price, Ghidul designerilor

Ai un planificator cu adevărat grozav

Pe măsură ce începeți să gestionați mai multe site-uri WordPress, veți începe să lucrați cu mai mulți clienți. „Și, așa cum ne învață Spiderman: cu mulți clienți vin multe responsabilități. ” Veți avea de efectuat actualizări ale site-ului, noi funcții de implementat, reproiectări de finalizat și întâlniri de integrare cu clienți noi la care să participe. Dacă faceți parte dintr-o agenție, este posibil să nu fiți implicat personal în toți acești pași, dar veți avea totuși termene limită de respectat.

Odată cu creșterea numărului de site-uri și clienți, va fi mai ușor să pierdeți evidența detaliilor minore și să lăsați lucrurile să scape sub crăpături. Investește într-o aplicație bună de planificare sau calendar și apoi folosește-o în fiecare zi .

De asemenea, puteți lua în considerare câteva instrumente de flux de lucru pentru echipa dvs., pentru a vă ajuta să urmăriți ceea ce face toată lumea. Unele opțiuni populare includ Trello, Flow, Basecamp, Invision și Evernote.

Stabiliți câteva produse de preferat

Am stabilit deja că „timpul este important atunci când gestionați mai multe site-uri WordPress. ” Cu cât vă puteți eficientiza mai mult procesul, cu atât mai bine. Deci, în timp ce fiecare client va avea propriile cerințe unice pentru un site, s-ar putea să vă gândiți să creați o „cutie de instrumente” cu teme și pluginuri pe care le utilizați în mod regulat. De exemplu, există pluginuri pe care le instalați pe fiecare site pe care îl creați, cum ar fi Jetpack sau Yoast SEO?

„Plugin-urile bune sunt esențiale atunci când construiești site-uri profesional. Încercăm să folosim întotdeauna pluginuri de ultimă generație care nu vor rupe cu ușurință un site web atunci când au o actualizare și sunt în general fără probleme. ” – Bart De Vuyst, Exelmans Graphics

Creați un folder (bine organizat) și stocați în el toate fișierele zip pentru aceste pluginuri. Apoi, data viitoare când creați un site, puteți să faceți clic, să trageți și să instalați pluginurile de acces foarte rapid.

În ceea ce privește temele, atunci când găsiți anumite șabloane care sunt ușor de personalizat sau companii care oferă suport excelent, adăugați-le și în caseta de instrumente. Apoi, când un client vine la tine care are nevoie de un site de comerț electronic, în loc să cercetezi miile de teme de acolo, poți apela la lista ta organizată pentru a simplifica procesul.

„Cea mai mare provocare a gestionării mai multor site-uri vine atunci când proiectați și dezvoltați pe o mulțime de teme WordPress diferite. Pe măsură ce afacerea mea a crescut, am găsit câteva teme WP premium care sunt extrem de personalizabile și a făcut ca gestionarea lor să fie mult mai ușoară cu actualizări, modificări și solicitări ale clienților în curs.” – Jackie Johnson, Jackie Johnson Coaching

Odată ce ați creat cutia de instrumente, nu uitați să o actualizați periodic. Dacă este lansată o nouă versiune a unui plugin, asigurați-vă că actualizați fișierul zip din folderul dvs. Dacă întâmpinați probleme cu o temă, scoateți-o din caseta de instrumente pentru a nu repeta aceleași probleme. Și pe măsură ce descoperiți produse noi pe care le iubiți, asigurați-vă că le adăugați, astfel încât să le puteți instala pentru un site viitor. Cutia de instrumente este menită să fie un ghid, nu o limitare. Păstrați-l fluid și lăsați uneltele din interior să se schimbe în timp.

Rămâneți la o singură gazdă

Dacă aveți de-a face în prezent cu mai multe companii de găzduire, aceasta este doar o altă diferență pe care trebuie să o urmăriți pentru fiecare site. Jon Cattivera, de la Sleepless Media, spune că una dintre cele mai mari provocări pentru gestionarea mai multor site-uri a fost să le accesezi pe toate separat.

„Ne place să avem totul pe Flywheel, astfel încât să putem accesa toate site-urile WordPress pe care le-am construit rapid și ușor, toate într-un singur loc. Economisește mult timp, deoarece nu trebuie să facem ajustări ale diferitelor configurații ale furnizorilor de găzduire pentru a face WordPress să funcționeze corect - este pur și simplu ușor.” – Jon Cattivera, Sleepless Media

De ce să nu vă simplificați puțin viața și să vă mutați toate site-urile într-o singură gazdă?

Fiți pregătiți pentru actualizări

Deși sunt necesare, actualizările pot fi o adevărată bătaie de cap. Pentru fiecare site , trebuie să faceți o copie de rezervă, să instalați actualizările și apoi să efectuați o verificare a calității pentru a vă asigura că totul este actualizat corect. Cu alte cuvinte, dacă WordPress lansează o actualizare și nu sunteți pregătit, s-ar putea să vă găsiți întregul flux de lucru întrerupt pentru câteva zile.

În primul rând, discutați cu clienții dvs. care se ocupă de actualizări și apoi includeți termenii în contract. Știind din timp dacă va trebui să actualizați site-ul lor pe drum (sau nu) vă va ajuta enorm atunci când vă creați strategia de întreținere.

În al doilea rând, ar trebui să decideți când veți efectua actualizări. Veți actualiza site-ul unui client oricând există o actualizare majoră a WordPress? O dată pe lună sau o dată pe trimestru? La șase luni după ce predați un site clientului?

„Mă conectez la toate site-urile clienților mei o dată pe săptămână pentru a verifica lucrurile și pentru a mă asigura că totul pare actual. Sunt paranoic din fire și știu că pot exista vulnerabilități de securitate legate de pluginuri și teme învechite, așa că cred că este important să păstrăm site-urile întreținute. Întregul proces îmi ia doar aproximativ 30 de minute în fiecare săptămână, și asta pentru actualizarea a peste 50 de site-uri.” – Melissa Zarda, Pixel Lunch LLC

Oricare ar fi cazul, odată ce ați stabilit un sistem, marcați imediat acele „zile de actualizare” în calendarul dvs. Apoi, puteți planifica în consecință atunci când programați întâlniri aproximativ în aceeași oră, astfel încât să nu rămâneți în urmă cu munca dvs.

Dacă sunteți un show cu un singur designer, nu aveți multe opțiuni în afară de a vă conecta căștile și de a trece prin actualizări. Dacă faci parte dintr-o echipă, totuși, îți poți duce strategia cu un nivel mai departe. Poate că fiecare dezvoltator din echipa ta este responsabil pentru cinci site-uri, sau o persoană este responsabilă de actualizări, în timp ce alta efectuează verificarea calității.

Cu cât puteți răspunde la mai multe întrebări despre fluxul de lucru din timp, cu atât procesul de actualizare va fi mai ușor mai târziu.

Aveți o strategie de sprijin

Nu este distractiv să-ți imaginezi situații în cel mai rău caz, dar pentru a gestiona cu succes mai multe site-uri WordPress, vei dori să fii cât mai pregătit posibil atunci când ceva nu merge bine. Să presupunem că un site se prăbușește; pe cine suni?

Cum să lucrezi cu succes cu clienți care nu sunt pricepuți din punct de vedere tehnic

Clienții tăi sunt experți în afacerea sau domeniul lor, dar asta nu înseamnă că știu multe despre design web. Și nu au nevoie. Concentrându-se pe rezultate și întrerupând procesul de design web...

Pentru fiecare produs pe care îl utilizați pentru a construi site-urile clientului dvs. (teme, pluginuri, gazdă etc.), asigurați-vă că știți cum să contactați echipele de asistență ale acestora. Poate doriți chiar să creați o foaie de calcul cu adrese de e-mail, numere de telefon sau link-uri către formulare de contact pentru a simplifica procesul de urgență.

Ca și în cazul actualizărilor, ar trebui să aveți o discuție cu clientul despre nivelul de asistență pe care îl veți oferi. Ar trebui clientul să vă contacteze mai întâi sau ar trebui clientul să contacteze direct compania de găzduire? Dacă vor contacta singuri echipele de asistență, configurați-le pentru succes și învățați-le cum să navigheze pe site-urile respectivelor companii.

„Cea mai mare provocare pe care o am în gestionarea mai multor site-uri WordPress este să țin pasul cu solicitările de întreținere ale clienților. Am un flux constant de clienți din trecut care trimit prin e-mail mici ajustări sau îmbunătățiri ale site-ului lor pe care trebuie să le programez în fluxul de lucru existent într-un interval de timp rezonabil.” – Katie Price, Ghidul designerilor

Dacă clientul vă va contacta pentru asistență, stabiliți câteva reguli de bază și așteptări. Explicați diferența dintre o urgență adevărată și o problemă obișnuită și fiți clar cât de repede veți încerca să rezolvați fiecare.

Atâta timp cât păstrați deschisă comunicarea cu clientul și aveți o strategie clară de asistență, veți putea gestiona mai multe site-uri ca un profesionist.

Învață-ți clienții cum să folosească WordPress

În funcție de cât de mult suport oferiți clienților, o alternativă ar fi să-i învățați pe clienții mai puțin tehnici cum să folosească WordPress. Cu cât știu mai multe, cu atât mai puține vor veni la tine cu întrebări, ceea ce îți eliberează timp pentru a dezvolta mai multe site-uri și a lucra cu mai mulți clienți.

„Folosim Advanced Custom Fields Pro pentru fiecare site web, deoarece ne permite să scriem mici explicații lângă câmpurile personalizate. Acest lucru îi ajută pe clienții noștri (și pe noi) să ne amintim cum să folosească site-ul mai eficient pe termen lung. Acest lucru are ca rezultat mai puține apeluri telefonice de la clienții care nu își amintesc cum să-și folosească site-ul, ceea ce este un plus pentru noi.” – Bart De Vuyst, Exelmans Graphics

Există mai multe moduri diferite prin care poți să-ți înveți clienții WordPress. Dacă doriți să fiți sigur că o învață (sau cel puțin să încerce să o învețe), puteți programa un timp de educație în transferul final al site-ului. Dacă preferați să oferiți lecții de WordPress ca curs opțional, ați putea să-l încurajați ca pe ceva suplimentar pe care îl pot plăti odată ce ați terminat cu site-ul lor. Sau dacă preferați să-i învățați pasiv pe clienții dvs. cum să folosească WordPress, puteți crea cărți electronice sau postări pe blog și le puteți lăsa învățarea în seama lor.

„Când lansez un nou site web pentru un client, înregistrez sesiunea noastră de antrenament folosind un software de înregistrare a ecranului, astfel încât să-l poată referi dacă uită cum să facă ceva. Acest lucru ajută la reducerea cererilor de servicii pentru clienți pentru lucruri mărunte!” – Jackie Johnson, Jackie Johnson Coaching

Stabiliți un ghid standard de prețuri

Când gestionați o mulțime de site-uri WordPress, ultimul lucru pe care doriți să-l faceți este să vă gândiți la ce să vă taxați clienții de fiecare dată când construiți un site nou sau adăugați unele funcționalități. Stai cu consilierul tău financiar, cu echipa ta sau cu mama ta și stabilește care ar trebui să fie prețul tău standard pentru unele solicitări comune (site nou, reproiectare, suport WordPress etc.). Dacă nu sunteți sigur de unde să începeți, există câteva resurse excelente online, cum ar fi acest calculator de rate de la NuSchool.

Rețineți că cuvântul cheie aici este ghidul de prețuri . În niciun caz nu sunteți blocat în aceste tarife; mai puteți reduce prețul în timpul negocierilor sau îl puteți mări pentru clienții care ar fi dispuși să plătească mai mult. Ghidul vă oferă doar un punct de unde să începeți cu fiecare client nou, în loc să începeți de la zero.

Structurați-vă echipa pentru succes

Dacă echipa ta este formată din mai multe persoane, decideți cum doriți să împărțiți responsabilitățile. Este fiecare dezvoltator responsabil pentru un anumit set de clienți? Sau toți lucrează împreună pentru a finaliza un site? Există echipe mai mici în cadrul organizației dvs.? Dacă nu, ar trebui să existe?

Adăugarea unei anumite structuri echipei tale va ajuta pe toată lumea să fie mai productivă și poate reduce timpul pierdut încercând să-și dea seama la ce să lucreze în fiecare dimineață.

Nu vă fie frică de creștere

Dacă numărul de site-uri WordPress pe care le gestionați continuă să crească, ar putea fi și timpul să vă dezvoltați afacerea. Dacă începeți să vă blocați sau începeți să experimentați epuizare, acesta ar putea fi un semn că este timpul să găsiți pe cineva care să vă ajute să vă ridicați o parte din greutatea de pe umeri.

Acest lucru ar putea însemna adăugarea unui dezvoltator în echipa ta, înființarea propriei agenții sau chiar colaborarea cu un partener. Oricare ar fi cazul pentru afacerea dvs., găsiți partenerul de design care vi se potrivește.

Gestionarea mai multor site-uri WordPress poate fi dificilă, dar cu o planificare atentă și o organizare excelentă, veți putea să gestionați site-urile ca un profesionist și să vă păstrați clienții fericiți.

Gestionați mai multe site-uri WordPress? Cu ce ​​provocări te confrunți și cum le depășești? Spune-ți poveștile mai jos!