Jak zarządzać wieloma witrynami WordPress

Zarządzanie wieloma witrynami WordPress może być trudne. To dobry problem (ponieważ prawdopodobnie oznacza to, że rozwijasz swoją firmę), ale odpowiedzialność za tak wiele witryn może również szybko spowodować, że będziesz mieć opóźnienia w obciążeniu pracą, jeśli nie jesteś na to przygotowany.

Na szczęście, jeśli planujesz z wyprzedzeniem i ustalisz pewne praktyki już teraz, zarządzanie wieloma witrynami WordPress może być dziecinnie proste. Aby zadowolić klientów i zwiększyć skalę działalności, zacznij tutaj.

Utrzymuj wszystko w porządku

Przede wszystkim trzeba być przygotowanym na dobrą organizację. Zarządzając wieloma witrynami WordPress, będziesz mieć do czynienia z wieloma nazwami użytkownika, hasłami, wtyczkami, motywami, danymi uwierzytelniającymi, logo, markami… a lista jest długa. Nie wspominając o tym, że niektóre z tych elementów powinny być naprawdę bezpiecznie przechowywane, zamiast po prostu leżeć w Arkuszu Google.

Do przechowywania poświadczeń rozważ użycie narzędzia do zarządzania hasłami, takiego jak LastPass lub 1Password. Narzędzia takie jak te zapewnią bezpieczeństwo danych logowania, a także przyspieszą przepływ pracy.

„Teraz, gdy moja firma się rozwija i mam więcej witryn do utrzymania, czas, który spędzam na każdej z nich, zaczyna się sumować. Moją metodą jest jak najszybsze przechodzenie przez aktualizacje za pomocą 1Password, aby otworzyć wiele pulpitów nawigacyjnych jednocześnie (za pomocą jednego kliknięcia myszy).” – Melissa Zarda, Pixel Lunch LLC

Zamiast przeszukiwać dokumenty lub wykonywać „Command + F”, aby spróbować znaleźć hasło ukryte w dokumencie, te narzędzia pozwolą Ci zalogować się jednym kliknięciem.

Jeśli chodzi o organizowanie zasobów dla swoich klientów, warto na wczesnym etapie skonfigurować solidny system nazewnictwa dla swoich folderów. Jeśli wszystkie twoje pliki mają mniej więcej ten sam wzorzec dla każdego klienta, będziesz mógł przeskakiwać przez foldery, aby uzyskać to, czego potrzebujesz, zamiast próbować zapamiętać, jak coś nazwałeś lub gdzie to zapisałeś. Ta organizacja może być lokalna na Twoim dysku twardym, zsynchronizowana z DropBox, a nawet na Dysku Google, który udostępniasz klientom.

Powinieneś także rozważyć utworzenie listy dla każdego klienta, która szczegółowo opisuje motyw, wtyczki i wszelkie dodatkowe funkcje, które zbudowałeś dla ich witryny. Twój zespół doceni możliwość zobaczenia wszystkich informacji w jednym miejscu, a za kilka miesięcy, gdy klient będzie miał pytania, możesz szybko wrócić do pracy. Dodatkowo możesz (i powinieneś) dostarczyć ten dokument klientowi, aby zapewnić pomyślne przekazanie witryny.

„Moim ulubionym narzędziem do zarządzania projektami jest Evernote. Tworzę notatnik klienta dla każdego projektu, który pomaga mi przechowywać ważne informacje, takie jak loginy, informacje o domenie, fragmenty kodu i przeszłe pliki w jednym miejscu. Za każdym razem, gdy otrzymuję prośbę o konserwację, dodaję nową notatkę do notatnika tego klienta i tworzę listę „do zrobienia” elementów do wykonania”. Katie Price, Przewodnik projektanta

Miej naprawdę świetnego planistę

Gdy zaczniesz zarządzać większą liczbą witryn WordPress, zaczniesz pracować z większą liczbą klientów. „I jak uczy nas Spiderman: z wieloma klientami wiąże się wiele obowiązków. ” Będziesz mieć aktualizacje witryny do wykonania, nowe funkcje do wdrożenia, przeprojektowanie do ukończenia i spotkania wprowadzające z nowymi klientami, w których będziesz uczestniczyć. Jeśli jesteś częścią agencji, możesz nie być zaangażowany we wszystkie te kroki, ale i tak będziesz mieć terminy do dotrzymania.

Wraz ze wzrostem liczby witryn i klientów łatwiej będzie zgubić drobiazgi i pozwolić, by sprawy wymknęły się spod kontroli. Zainwestuj w dobrą aplikację do planowania lub kalendarza i używaj jej każdego dnia .

Możesz również rozważyć kilka narzędzi przepływu pracy dla swojego zespołu, aby pomóc śledzić, co robią wszyscy. Niektóre popularne opcje to Trello, Flow, Basecamp, Invision i Evernote.

Określ niektóre produkty, które warto wybrać

Ustaliliśmy już, że „czas jest ważny podczas zarządzania wieloma witrynami WordPress. ” Im bardziej możesz usprawnić swój proces, tym lepiej. Tak więc, chociaż każdy klient będzie miał swoje własne, unikalne wymagania dotyczące witryny, możesz rozważyć utworzenie „zestawu narzędzi” z motywami i wtyczkami, z których regularnie korzystasz. Na przykład, czy są jakieś wtyczki, które instalujesz w każdej tworzonej witrynie, takie jak Jetpack lub Yoast SEO?

„Dobre wtyczki są niezbędne, gdy tworzysz witryny profesjonalnie. Staramy się zawsze używać wysokiej klasy wtyczek, które nie zepsują łatwo witryny po aktualizacji i są ogólnie bezproblemowe. ” – Bart De Vuyst, Exelmans Graphics

Utwórz (dobrze zorganizowany) folder i przechowuj w nim wszystkie pliki zip dla tych wtyczek. Następnie, gdy następnym razem utworzysz witrynę, możesz szybko kliknąć, przeciągnąć i zainstalować wybrane wtyczki.

Jeśli chodzi o motywy, gdy znajdziesz pewne szablony, które można łatwo dostosować lub firmy oferujące znakomite wsparcie, dodaj je również do zestawu narzędzi. Następnie, gdy przychodzi do Ciebie klient, który potrzebuje witryny eCommerce, zamiast przekopywać się przez tysiące dostępnych tam tematów, możesz skorzystać z własnej listy, aby uprościć proces.

„Największym wyzwaniem związanym z zarządzaniem wieloma witrynami jest projektowanie i rozwijanie wielu różnych motywów WordPress. Wraz z rozwojem mojej firmy znalazłem kilka motywów WP premium, które można w dużym stopniu dostosować, i znacznie ułatwiło to zarządzanie nimi dzięki bieżącym aktualizacjom, zmianom i żądaniom klientów”. – Jackie Johnson, Jackie Johnson Coaching

Po utworzeniu zestawu narzędzi nie zapomnij go okresowo aktualizować. Jeśli zostanie wydana nowa wersja wtyczki, upewnij się, że zaktualizowałeś plik zip w swoim folderze. Jeśli napotkasz problemy z motywem, wyjmij go z przybornika, aby nie powtarzać tych samych problemów. A gdy odkryjesz nowe produkty, które lubisz, pamiętaj o ich dodaniu, aby móc zainstalować je w przyszłej witrynie. Zestaw narzędzi ma być przewodnikiem, a nie ograniczeniem. Utrzymuj płyn i pozwól, aby narzędzia w środku zmieniały się z czasem.

Trzymaj się jednego hosta

Jeśli obecnie masz do czynienia z wieloma firmami hostingowymi, jest to jeszcze jedna różnica, którą musisz śledzić dla każdej witryny. Jon Cattivera z Sleepless Media mówi, że jednym z największych wyzwań związanych z zarządzaniem wieloma witrynami był dostęp do nich wszystkich osobno.

„Uwielbiamy mieć wszystko w Flywheel, dzięki czemu możemy szybko i łatwo uzyskać dostęp do wszystkich utworzonych przez nas witryn WordPress, a wszystko to w jednym miejscu. Oszczędza to dużo czasu, ponieważ nie musimy wprowadzać poprawek w konfiguracjach różnych dostawców usług hostingowych, aby WordPress działał poprawnie — to po prostu proste”. – Jon Cattivera, bezsenne media

Dlaczego nie uprościć trochę swojego życia i przenieść wszystkie swoje witryny na jednego hosta?

Przygotuj się na aktualizacje

Chociaż to konieczne, aktualizacje mogą być prawdziwym problemem. Dla każdej witryny musisz wykonać kopię zapasową, zainstalować aktualizacje, a następnie przeprowadzić kontrolę jakości, aby upewnić się, że wszystko zostało zaktualizowane poprawnie. Innymi słowy, jeśli WordPress wyda aktualizację, a Ty nie jesteś na to przygotowany, możesz stracić cały przepływ pracy na kilka dni.

Przede wszystkim porozmawiaj ze swoimi klientami, którzy są odpowiedzialni za aktualizacje, a następnie uwzględnij warunki w umowie. Wiedza z wyprzedzeniem, czy będziesz musiał zaktualizować ich witrynę w przyszłości (czy nie), pomoże ci w tworzeniu strategii konserwacji.

Po drugie, powinieneś zdecydować, kiedy będziesz wykonywać aktualizacje. Czy zaktualizujesz witrynę klienta za każdym razem, gdy pojawi się duża aktualizacja WordPressa? Raz w miesiącu czy raz na kwartał? Sześć miesięcy po przekazaniu strony klientowi?

„Raz w tygodniu loguję się do wszystkich witryn moich klientów, aby sprawdzić wszystko i upewnić się, że wszystko wygląda na aktualne. Jestem z natury paranoikiem i wiem, że mogą istnieć luki w zabezpieczeniach związane z przestarzałymi wtyczkami i motywami, więc uważam, że ważne jest, aby dbać o utrzymanie witryn. Cały proces zajmuje mi tylko około 30 minut tygodniowo i dotyczy aktualizacji ponad 50 witryn”. – Melissa Zarda, Pixel Lunch LLC

Niezależnie od przypadku, po utworzeniu systemu natychmiast zaznacz te „dni aktualizacji” w swoim kalendarzu. Następnie możesz odpowiednio zaplanować spotkania, planując spotkania mniej więcej w tym samym czasie, aby nie spóźniać się z pracą.

Jeśli jesteś jednym projektantem, nie masz wielu opcji poza podłączeniem słuchawek i przejściem przez aktualizacje. Jeśli jednak jesteś częścią zespołu, możesz posunąć swoją strategię o jeden poziom dalej. Być może każdy programista w Twoim zespole jest odpowiedzialny za pięć witryn lub jedna osoba jest odpowiedzialna za aktualizacje, podczas gdy inna przeprowadza kontrolę jakości.

Im więcej pytań dotyczących przepływu pracy możesz odpowiedzieć z wyprzedzeniem, tym płynniejszy będzie później proces aktualizacji.

Miej strategię wsparcia

Nie jest fajnie wyobrażać sobie najgorsze scenariusze, ale aby skutecznie zarządzać wieloma witrynami WordPress, musisz być jak najlepiej przygotowany, gdy coś pójdzie nie tak. Załóżmy, że witryna przestaje działać; do kogo dzwonisz?

Jak skutecznie pracować z klientami, którzy nie są technicznie doświadczeni?

Twoi klienci są ekspertami w swojej branży lub dziedzinie, ale to nie znaczy, że wiedzą dużo o projektowaniu stron internetowych. I nie muszą. Koncentrując się na wynikach i przerywając proces projektowania stron internetowych...

W przypadku każdego produktu, którego używasz do tworzenia witryn klienta (motywy, wtyczki, host itp.), upewnij się, że wiesz, jak skontaktować się z ich zespołami wsparcia. Możesz nawet utworzyć arkusz kalkulacyjny z adresami e-mail, numerami telefonów lub linkami do formularzy kontaktowych, aby usprawnić proces awaryjny.

Podobnie jak w przypadku aktualizacji, powinieneś porozmawiać z klientem na temat poziomu wsparcia, którego udzielisz. Czy klient powinien najpierw skontaktować się z Tobą, czy też powinien bezpośrednio skontaktować się ze swoją firmą hostingową? Jeśli sami będą kontaktować się z zespołami pomocy technicznej, skonfiguruj je tak, aby odniosły sukces i naucz je, jak poruszać się po witrynach tych firm.

„Największym wyzwaniem, jakie mam z zarządzaniem wieloma witrynami WordPress, jest nadążanie za prośbami o utrzymanie witryny od klientów. Mam stały strumień poprzednich klientów, którzy wysyłają e-maile z prośbą o drobne poprawki lub ulepszenia swojej witryny, które muszę zaplanować w moim istniejącym przepływie pracy w rozsądnym czasie”. – Katie Price, Przewodnik projektanta

Jeśli klient będzie kontaktował się z Tobą w celu uzyskania wsparcia, ustal kilka podstawowych zasad i oczekiwań. Wyjaśnij różnicę między prawdziwym zagrożeniem a przeciętnym problemem i wyjaśnij, jak szybko będziesz starał się rozwiązać każdy z nich.

Dopóki utrzymujesz otwartą komunikację z klientem i masz jasną strategię wsparcia, będziesz w stanie zarządzać wieloma witrynami jak profesjonalista.

Naucz swoich klientów, jak korzystać z WordPress

W zależności od tego, ile wsparcia oferujesz klientom, alternatywą byłoby nauczenie mniej technicznych klientów korzystania z WordPressa. Im więcej wiedzą, tym mniej będą zwracać się do Ciebie z pytaniami, co daje Ci więcej czasu na tworzenie większej liczby witryn i pracę z większą liczbą klientów.

„Używamy Advanced Custom Fields Pro dla każdej strony internetowej, ponieważ pozwala nam pisać małe wyjaśnienia obok niestandardowych pól. Pomaga to naszym klientom (i nam) pamiętać, jak efektywniej korzystać z witryny w dłuższej perspektywie. Skutkuje to mniejszą liczbą telefonów od klientów, którzy nie pamiętają, jak korzystać z ich strony, co jest dla nas plusem”. – Bart De Vuyst, Exelmans Graphics

Istnieje kilka różnych sposobów nauczania swoich klientów WordPressa. Jeśli chcesz mieć pewność, że się tego nauczą (lub przynajmniej spróbują się tego nauczyć), możesz zaplanować trochę czasu na edukację przed ostatecznym przekazaniem witryny. Jeśli wolisz oferować lekcje WordPress jako opcjonalny kurs, możesz zachęcić je jako coś dodatkowego, za które mogą zapłacić, gdy skończysz z ich witryną. A jeśli wolisz biernie uczyć swoich klientów, jak korzystać z WordPressa, możesz tworzyć ebooki lub posty na blogu i pozostawić im naukę.

„Kiedy uruchamiam nową stronę internetową dla klienta, nagrywam naszą sesję szkoleniową za pomocą oprogramowania do nagrywania ekranu, aby mogli się do niej odnieść, gdyby zapomnieli, jak coś zrobić. Pomaga to zmniejszyć liczbę żądań obsługi klienta dotyczących drobiazgów!” – Jackie Johnson, Jackie Johnson Coaching

Stwórz standardowy przewodnik po cenach

Kiedy zarządzasz wieloma witrynami WordPress, ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, to zastanowić się, jakie opłaty obciążać klientów za każdym razem, gdy tworzysz nową witrynę lub dodajesz jakąś funkcjonalność. Usiądź ze swoim doradcą finansowym, zespołem lub mamą i ustal, jaka powinna być Twoja standardowa cena w przypadku niektórych typowych próśb (nowa witryna, przeprojektowanie, obsługa WordPress itp.). Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, istnieją doskonałe zasoby online, takie jak ten kalkulator stawek od NuSchool.

Pamiętaj, że słowo kluczowe to przewodnik po cenach . W żaden sposób nie jesteś ograniczony do tych stawek; nadal możesz obniżyć cenę w trakcie negocjacji lub podwyższyć dla klientów, którzy byliby skłonni zapłacić więcej. Przewodnik po prostu daje Ci miejsce, w którym możesz zacząć z każdym nowym klientem, zamiast zaczynać od zera.

Zorganizuj swój zespół tak, aby osiągnąć sukces

Jeśli Twój zespół składa się z więcej niż jednej osoby, zdecyduj, jak chcesz podzielić się obowiązkami. Czy każdy programista odpowiada za określony zestaw klientów? A może wszyscy pracują razem, aby ukończyć witrynę? Czy w Twojej organizacji są mniejsze zespoły? Jeśli nie, to czy powinno być?

Dodanie pewnej struktury do swojego zespołu pomoże wszystkim być bardziej produktywnym i może skrócić stracony czas na zastanawianie się, nad czym pracować każdego ranka.

Nie bój się wzrostu

Jeśli liczba witryn WordPress, którymi zarządzasz, nadal rośnie, być może nadszedł czas, aby rozwinąć Twój biznes. Jeśli zaczynasz ugrzęznąć lub zaczynasz doświadczać wypalenia, może to oznaczać, że nadszedł czas, aby znaleźć kogoś, kto pomoże ci zdjąć część ciężaru z twoich ramion.

Może to oznaczać dodanie programisty do swojego zespołu, założenie własnej agencji, a nawet współpracę z partnerem. Niezależnie od tego, co może być dla Twojej firmy, znajdź partnera projektowego, który będzie dla Ciebie odpowiedni.

Zarządzanie wieloma witrynami WordPress może być trudne, ale dzięki starannemu planowaniu i doskonałej organizacji będziesz w stanie zarządzać witrynami jak profesjonalista i zadowolić swoich klientów.

Czy zarządzasz wieloma witrynami WordPress? Jakie wyzwania napotykasz i jak je pokonujesz? Opowiedz swoje historie poniżej!