10 façons éprouvées d'augmenter l'efficacité du lieu de travail

Si vous voulez que votre entreprise réussisse, il est essentiel de fonctionner avec la plus grande efficacité possible. Cela peut aider à garantir que votre organisation fournit des produits et services de haute qualité à des frais généraux abordables.

Concevoir une stratégie efficace pour améliorer l'efficacité dépendra, bien sûr, de l'industrie dans laquelle vous travaillez et des défis auxquels vous êtes confrontés. Cependant, suivre les 10 conseils ci-dessous devrait vous aider à réduire les coûts et à améliorer la productivité des employés.

Comment l'efficacité du lieu de travail améliore-t-elle votre résultat net ?

L'un des arguments les plus convaincants pour améliorer l'efficacité du lieu de travail est qu'il peut réduire le gaspillage et augmenter les profits.

Une entreprise doit obtenir un retour sur investissement décent à partir de l'argent qu'elle dépense pour payer ses employés et gérer ses locaux. Sinon, il faut beaucoup de travail pour générer des bénéfices.

Si votre entreprise dépense trop en raison de travaux redondants ou de machines obsolètes, cela réduira vos bénéfices. De plus, cela créera probablement du mécontentement parmi les dirigeants et les actionnaires si vous en avez. Si cela se produit, vous pourriez avoir du mal à développer votre entreprise et à suivre la concurrence.

L'amélioration de l'efficacité sur le lieu de travail peut également vous aider à respecter les délais et à satisfaire vos clients. Si une organisation échoue systématiquement à livrer, de nombreux clients perdront confiance et prendront leurs affaires ailleurs.

Comment l'efficacité du lieu de travail améliore-t-elle la culture d'entreprise ?

Lorsque les gens entendent le terme "efficacité " , ils pensent souvent aux finances de l'entreprise, mais l'efficacité a également des implications sur la culture du lieu de travail.

Un environnement efficace et productif peut procurer aux travailleurs un sentiment accru de stabilité. Cette situation est plus susceptible de conduire à une main-d'œuvre satisfaite et engagée. En fait, une étude de l'Université de Warwick a révélé que les employés sont en moyenne 12 % plus productifs lorsqu'ils sont heureux dans leur vie professionnelle.

Par conséquent, les employés sont également plus susceptibles de se sentir investis pour aider votre entreprise à atteindre ses objectifs. Une telle augmentation de l'engagement peut également entraîner une réduction du roulement du personnel et une meilleure rétention des employés.

10 meilleurs conseils pour augmenter l'efficacité de votre entreprise

Décider comment améliorer l'efficacité sur le lieu de travail dépendra de facteurs tels que la taille de votre entreprise et le secteur dans lequel vous travaillez.

En adoptant ces 10 pratiques, cependant, vous devriez constater une amélioration des niveaux d'efficacité de votre entreprise.

Comme tout responsable des RH ou d'entreprise le sait, les employés sont plus susceptibles de se sentir engagés et motivés lorsqu'ils travaillent vers un objectif clair. Avoir à la fois des objectifs au niveau du projet et des objectifs au niveau de l'entreprise peut aider vos employés à rester concentrés et à mesurer les progrès à mesure qu'ils franchissent diverses étapes.

À la fin de ce processus, atteindre un objectif peut apporter aux employés un immense sentiment de satisfaction et remonter le moral. Et si vos employés travaillent en collaboration, la réalisation d'un objectif commun peut encourager la camaraderie d'équipe.

Il est toutefois important de s'assurer que vos objectifs sont réalistes et réalisables dans vos délais. Si un employé travaille vers un objectif qu'il ne peut pas atteindre, il peut commencer à ressentir du stress ou de l'épuisement professionnel. Se sentir sous pression pour atteindre des objectifs irréalistes pourrait également avoir un impact négatif sur la santé mentale de vos employés.

En plus de nuire au bien-être, un environnement de travail très stressant pourrait entraîner des taux plus élevés de maladie et d'absence. Ces deux éléments se traduiront en fin de compte par des niveaux d'efficacité inférieurs dans votre lieu de travail.

L'un des moyens les plus efficaces d'éviter cela consiste à définir les étapes individuelles que votre équipe devra franchir pour mener à bien un projet. Vous pouvez ensuite allouer un calendrier et des ressources spécifiques à chaque jalon. De cette façon, vous aurez une image réaliste et complète du temps que votre personnel doit consacrer à un projet.

Une communication efficace est essentielle pour aider vos employés à comprendre vos attentes à leur égard. Rendre clairs dès le début les besoins, les objectifs, les mesures de productivité et les normes de qualité du projet permet d'éviter les correctifs chronophages en cours de projet. Après tout, sans savoir comment leur performance sera jugée, les travailleurs n'auront aucun moyen d'évaluer s'ils travaillent efficacement.

Une communication interne honnête peut également améliorer les relations entre les chefs d'entreprise et le personnel sur le terrain. Cela pourrait également conduire à une résolution de problèmes plus efficace et à une prise de décision plus rationalisée.

De plus, il est toujours utile d'encourager les employés à s'exprimer s'ils ont des suggestions sur la façon d'améliorer l'efficacité. Souvent, ceux qui travaillent quotidiennement sur un projet ont les meilleures idées sur la façon dont il peut devenir plus efficace.

Si vos employés ne sont pas correctement formés, il est probable qu'ils ne fonctionneront pas avec une efficacité maximale. En conséquence, votre entreprise gaspille probablement de l'argent en main-d'œuvre.

Bien que la formation des employés puisse impliquer une dépense à court terme, elle peut également améliorer le fonctionnement de votre entreprise à long terme. Une fois que vos employés sont conscients des moyens les plus efficaces d'effectuer certaines tâches, ils peuvent effectuer plus rapidement et à un niveau plus élevé.

En termes de bien-être, il est également injuste de demander à vos employés d'effectuer des tâches complexes sans leur fournir une formation adéquate. En plus d'être inefficace, cela peut causer de la frustration et diminuer le moral.

Des opportunités de formation attrayantes peuvent également augmenter la rétention des employés. Les employés qui croient qu'ils peuvent progresser au sein d'une entreprise sont beaucoup plus susceptibles de rester fidèles et de rester avec l'entreprise.

Si vous employez inutilement plus d'une personne pour effectuer la même tâche, vous gaspillez certainement de l'argent.

Imaginez que votre équipe juridique et votre équipe RH recherchent des moyens d'améliorer la conformité aux lois du travail. Si les deux équipes travaillent indépendamment l'une de l'autre, elles finiront probablement par faire certaines des mêmes choses. En travaillant ensemble, les départements pourraient coordonner leurs efforts et bénéficier d'un meilleur esprit d'équipe. Ce scénario conduirait probablement à la fois à des économies de coûts et à de meilleurs résultats.

Une bonne communication entre les départements est l'un des meilleurs moyens d'éviter le travail en double sur le lieu de travail.

Lorsque vous essayez d'améliorer l'efficacité, vous devez savoir combien de temps et de ressources vous et votre équipe consacrez aux tâches principales.

Ces informations vous aideront à identifier les coûts de main-d'œuvre impliqués dans l'exécution de tâches spécifiques. Vous pouvez ensuite rechercher des moyens de rendre ces domaines de votre entreprise plus efficaces.

L'un des moyens les plus efficaces de surveiller les heures des employés consiste à utiliser un logiciel de suivi du temps. Cette technologie conservera un enregistrement numérique du temps passé par projet.

Un logiciel de suivi du temps peut également être utile pour vous aider à identifier les problèmes avec les individus.

Si certains membres de l'équipe consacrent beaucoup plus de temps à certaines tâches que leurs collègues, cela pourrait suggérer un besoin de soutien supplémentaire en matière de gestion du temps pour ces employés.

En aidant ces employés à travailler plus efficacement, les niveaux de productivité du travail s'améliorent dans l'ensemble de votre entreprise.

Si vous décidez d'introduire un logiciel de suivi du temps, il est utile de réfléchir à la manière dont vous le communiquez à vos employés. Il pourrait être utile de les rassurer sur le fait que vous n'essayez pas de contrôler tous les aspects de leur vie professionnelle. Au lieu de cela, vous cherchez des moyens de rendre votre entreprise plus efficace.

Au lendemain de la pandémie de Covid-19, il est largement reconnu que notre façon de travailler a changé.

Pendant les fermetures, beaucoup d'entre nous ont dû travailler à domicile et ont identifié une plus grande efficacité en le faisant. Certains employés ont trouvé que le travail hybride ou à distance pouvait améliorer l'équilibre travail/vie personnelle. D'autres ont trouvé cette façon de travailler plus adaptée pour concilier travail et garde d'enfants.

Cela dépend de la situation, car certains travaux ne peuvent pas être effectués à domicile et certains employés peuvent être moins performants en dehors du bureau. Cependant, cela vaut la peine d'être considéré, car dans de nombreux cas, les employés sont mieux en mesure de se concentrer sur la tâche à accomplir en sachant qu'ils peuvent également répondre à leurs besoins personnels.

En fait, la récente enquête américaine sur les opportunités de McKinsey a révélé que 87 % des employés accepteraient la possibilité de travailler à domicile si elle était disponible.

Avec une pénurie de compétences aux États-Unis, offrir des conditions de travail flexibles pourrait être l'un des moyens les plus efficaces d'attirer des talents dans votre entreprise.

Quelle que soit votre industrie, des employés efficaces sont l'ingrédient le plus important du succès de votre entreprise. Il est donc important que vos employés reçoivent un soutien et des conseils pour atteindre leur plein potentiel.

En matière de gestion de la performance, de nombreuses organisations organisent des entretiens annuels. Cependant, ce calendrier pourrait entraver l'efficacité de votre entreprise. En pratique, avoir des évaluations annuelles des performances pourrait signifier que les problèmes restent sans réponse pendant 12 mois.

Avoir des entretiens réguliers avec les employés vous donne la possibilité d'identifier et de résoudre les problèmes dès qu'ils surviennent. Idéalement, toutes les évaluations devraient prendre la forme d'une rencontre individuelle entre un employé et son supérieur.

Bien que ces évaluations n'aient pas besoin d'être aussi formelles que l'évaluation annuelle, c'est une bonne idée de conserver une trace écrite. Vous et l'employé pouvez alors mettre en place des mesures pour résoudre tout problème de performance aussi rapidement et efficacement que possible.

Lorsque les chefs d'entreprise pensent à l'efficacité, ils ont tendance à se concentrer sur les personnes et les processus. Cependant, aucune entreprise ne peut atteindre ses objectifs si elle s'appuie sur des outils inefficaces.

Imaginez que vous dirigez une usine et que vous ayez sur la chaîne de production un personnel bien motivé et désireux de travailler. Cependant, si vos machines tombent constamment en panne, vous gaspillerez de l'argent en coûts de main-d'œuvre lorsque les employés ne pourront pas travailler.

Si vous devez plaider auprès de la direction ou des actionnaires pour améliorer votre équipement, il est utile de pouvoir démontrer le montant que vous perdez actuellement en raison d'outils inefficaces.

Le suivi de vos progrès est souvent la clé d'une meilleure efficacité au travail. À moins que vous ne sachiez à quel point votre entreprise fonctionne efficacement, vous ne pouvez pas déterminer si les changements que vous apportez ont un impact positif.

L'une des étapes les plus importantes du suivi de l'efficacité consiste à établir une base de référence. Imaginez que vous dirigez une entreprise de cueillette de fruits. Avant d'apporter des modifications à vos processus, vous devez mesurer ce que vous produisez déjà, par exemple, la quantité de fruits que vos employés cueillent en une journée.

Une fois que vous avez introduit de nouveaux processus, vous pouvez alors mesurer comment ces changements affectent la quantité de fruits cueillis. L'utilisation d'une mesure concrète vous fournira une indication pour savoir si vos changements ont eu un impact positif.

Dans la mesure du possible, il est utile d'utiliser des données concrètes pour démontrer les réussites et les domaines à améliorer. Cela pourrait inclure le nombre de dollars gagnés ou les heures de travail économisées.

La satisfaction du client peut également être un indicateur important pour mesurer l'efficacité opérationnelle. Si votre entreprise est bien gérée, les clients sont plus susceptibles de laisser des avis positifs ou de recommander vos services.

Faire les choses d'une certaine manière parce que c'est ainsi que vous les avez toujours faites peut vous amener à vous fier à des pratiques dépassées.

Une entreprise efficace doit toujours être disposée à jeter un regard honnête sur ses processus de longue date. Si vous identifiez un domaine qui est inefficace, soyez ouvert à toute suggestion d'amélioration.

La technologie est également essentielle. Si vous souhaitez rendre votre entreprise plus efficace, vous devrez saisir les opportunités que les nouveaux logiciels et systèmes peuvent apporter.

Imaginez que votre équipe RH passe une partie considérable de son temps à gérer la formation des employés. En mettant en place un logiciel de gestion de la formation, vous pourriez réduire considérablement vos coûts de main-d'œuvre.

Votre personnel RH serait alors libre de se concentrer sur d'autres aspects de ses rôles qui peuvent créer plus de valeur pour votre entreprise, comme l'amélioration de la gestion des performances ou la diversité au sein de votre organisation.

Conclusion

L'efficacité des entreprises repose souvent sur la volonté de se fixer des objectifs, de mesurer concrètement les progrès, d'apporter des changements et de s'adapter aux nouvelles technologies. Quelle que soit votre activité, avoir une idée claire de vos objectifs et les communiquer à vos collaborateurs est crucial.

La meilleure façon d'améliorer l'efficacité sur le lieu de travail sera, bien sûr, différente pour chaque entreprise. Cependant, suivre les stratégies décrites dans cet article devrait vous aider à vous mettre dans la bonne direction et à garder vos employés motivés.