10 maneiras comprovadas de aumentar a eficiência no local de trabalho

Se você deseja que seu negócio seja bem-sucedido, operar com a maior eficiência possível é essencial. Isso pode ajudar a garantir que sua organização forneça produtos e serviços de alta qualidade com despesas gerais acessíveis.

A elaboração de uma estratégia eficaz para melhorar a eficiência dependerá, obviamente, do setor em que você trabalha e dos desafios que enfrenta. No entanto, seguir as 10 dicas abaixo deve ajudá-lo a manter os custos baixos e melhorar a produtividade dos funcionários.

Como a eficiência no local de trabalho melhora seus resultados?

Um dos argumentos mais convincentes para melhorar a eficiência no local de trabalho é que isso pode reduzir o desperdício e aumentar os lucros.

Uma empresa precisa obter um retorno decente sobre o investimento com o dinheiro que gasta no pagamento de seus funcionários e na administração de suas instalações. Caso contrário, é preciso muito trabalho para gerar lucro.

Se sua empresa está gastando demais devido a trabalho redundante ou maquinário desatualizado, isso afetará seus lucros. Além disso, provavelmente criará insatisfação entre os líderes e acionistas, se você os tiver. Se isso acontecer, você pode achar difícil expandir sua empresa e acompanhar os concorrentes.

Melhorar a eficiência no local de trabalho também pode ajudar a garantir que você cumpra os prazos e mantenha seus clientes satisfeitos. Se uma organização falhar rotineiramente na entrega, muitos clientes perderão a confiança e levarão seus negócios para outro lugar.

Como a eficiência no local de trabalho melhora a cultura da empresa?

Quando as pessoas ouvem o termo “eficiência ” , geralmente pensam nas finanças da empresa, mas a eficiência também tem implicações na cultura do local de trabalho.

Um ambiente eficiente e produtivo pode proporcionar aos trabalhadores uma maior sensação de estabilidade. É mais provável que essa situação leve a uma força de trabalho satisfeita e engajada. Na verdade, um estudo da Warwick University descobriu que os funcionários são em média 12% mais produtivos quando estão felizes em suas vidas profissionais.

Como resultado, é mais provável que os funcionários se sintam investidos em ajudar sua empresa a atingir seus objetivos. Esse aumento no engajamento também pode levar à redução da rotatividade de pessoal e melhor retenção de funcionários.

10 dicas importantes para aumentar a eficiência do seu negócio

Decidir como melhorar a eficiência no local de trabalho dependerá de fatores como o tamanho da sua empresa e o setor em que você trabalha.

Adotando essas 10 práticas, porém, você deve perceber uma melhora nos níveis de eficiência da sua empresa.

Como qualquer líder de RH ou de negócios sabe, é mais provável que os funcionários se sintam engajados e motivados quando trabalham em direção a um objetivo claro. Ter metas em nível de projeto e metas em nível de empresa pode ajudar seu pessoal a manter o foco e medir o progresso à medida que atingem vários marcos.

Ao final desse processo, atingir uma meta pode trazer aos funcionários uma imensa sensação de satisfação e elevar o moral. E se seus funcionários trabalham de forma colaborativa, alcançar um objetivo compartilhado pode incentivar a camaradagem da equipe.

No entanto, é importante garantir que suas metas sejam realistas e alcançáveis ​​dentro de seus prazos. Se um funcionário está trabalhando em direção a uma meta que não consegue atingir, pode começar a sentir estresse ou esgotamento. Sentir-se pressionado para atingir metas irrealistas também pode ter um impacto negativo na saúde mental de seus funcionários.

Além de prejudicar o bem-estar, um ambiente de trabalho de alto estresse pode levar a taxas mais altas de doenças e faltas. Ambos acabarão por resultar em níveis de eficiência mais baixos em seu local de trabalho.

Uma das maneiras mais eficazes de evitar isso é definir os marcos individuais que sua equipe precisará atingir para concluir um projeto. Você pode então alocar tempo e recursos específicos para cada marco. Dessa forma, você terá uma visão realista e completa de quanto tempo sua equipe precisa dedicar a um projeto.

Uma comunicação eficaz é essencial para ajudar seus funcionários a entender suas expectativas em relação a eles. Tornar claras as necessidades, metas, métricas de produtividade e padrões de qualidade do projeto desde o início ajuda a evitar correções demoradas no meio do projeto. Afinal, sem saber como seu desempenho será julgado, o trabalhador não terá como avaliar se está trabalhando de forma eficaz.

A comunicação interna honesta também pode melhorar as relações entre os líderes empresariais e o pessoal local. Isso também pode levar a uma solução de problemas mais eficiente e a uma tomada de decisão mais simplificada.

Além disso, é sempre útil encorajar os funcionários a falar se tiverem sugestões sobre como melhorar a eficiência. Muitas vezes, aqueles que trabalham em um projeto diariamente têm os melhores insights sobre como ele pode se tornar mais eficiente.

Se seus funcionários não forem adequadamente treinados, é provável que eles não tenham um desempenho com a máxima eficiência. Como resultado, sua empresa provavelmente está desperdiçando dinheiro com mão de obra.

Embora o treinamento de funcionários possa envolver uma despesa de curto prazo, também pode fazer com que sua empresa funcione de maneira mais tranquila a longo prazo. Uma vez que seus funcionários estejam cientes das formas mais eficazes de realizar determinadas tarefas, eles podem executar mais rapidamente e com um padrão mais elevado.

Em termos de bem-estar, também é injusto exigir que seus funcionários realizem tarefas complexas sem fornecer treinamento adequado. Além de ineficiente, isso pode causar frustração e diminuir o moral.

Oportunidades de treinamento atraentes também podem aumentar a retenção de funcionários. Os funcionários que acreditam que podem progredir dentro de uma empresa têm muito mais chances de permanecer leais e permanecer na empresa.

Se você está empregando desnecessariamente mais de uma pessoa para realizar a mesma tarefa, é quase certo que está desperdiçando dinheiro.

Imagine que sua equipe jurídica e de RH estejam procurando maneiras de melhorar o cumprimento das leis trabalhistas. Se as duas equipes trabalharem independentemente uma da outra, provavelmente acabarão fazendo as mesmas coisas. Trabalhando juntos, os departamentos poderiam coordenar seus esforços e se beneficiar de uma melhor formação de equipes. Este cenário provavelmente levaria a economia de custos e melhores resultados.

Uma comunicação forte entre os departamentos é uma das melhores maneiras de evitar trabalho duplicado no local de trabalho.

Ao tentar melhorar a eficiência, você precisa saber quanto tempo e recursos você e sua equipe estão gastando em tarefas principais.

Ter essas informações ajudará você a identificar os custos de mão de obra envolvidos na conclusão de tarefas específicas. Você pode, então, buscar maneiras de fazer com que essas áreas de sua empresa funcionem com mais eficiência.

Uma das maneiras mais eficazes de monitorar as horas dos funcionários é por meio de um software de rastreamento de tempo. Essa tecnologia manterá um registro digital da quantidade de tempo gasto por projeto.

O software de controle de tempo também pode ser benéfico para ajudá-lo a identificar problemas com indivíduos.

Se alguns membros da equipe gastam significativamente mais tempo em determinadas tarefas do que seus colegas, isso pode sugerir a necessidade de suporte adicional com gerenciamento de tempo para esses funcionários.

Ao ajudar esses funcionários a trabalhar com mais eficiência, os níveis de produtividade do trabalho melhoram em toda a sua empresa.

Se você decidir introduzir um software de controle de tempo, é útil considerar como você comunica isso aos seus funcionários. Pode ser útil tranquilizá-los de que você não está tentando controlar todos os aspectos de suas vidas profissionais. Em vez disso, você está buscando maneiras de tornar seu negócio mais eficiente.

Após a pandemia de Covid-19, houve um reconhecimento generalizado de que a maneira como trabalhamos mudou.

Durante os bloqueios, muitos de nós precisávamos trabalhar em casa e identificamos maior eficiência ao fazê-lo. Alguns funcionários descobriram que o trabalho híbrido ou remoto poderia melhorar o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Outros acharam essa forma de trabalho mais adequada para conciliar o trabalho e o cuidado dos filhos.

Isso depende da situação, pois alguns trabalhos não podem ser feitos em casa e alguns funcionários podem ter um desempenho pior fora do escritório. No entanto, vale a pena considerar porque, em muitos casos, os funcionários são mais capazes de se concentrar na tarefa em mãos, sabendo que também podem atender às suas necessidades pessoais.

Na verdade, a recente Pesquisa de Oportunidades Americanas da McKinsey descobriu que 87% dos funcionários aceitariam a oportunidade de trabalhar em casa se ela estivesse disponível.

Com a escassez de habilidades nos Estados Unidos, oferecer condições de trabalho flexíveis pode ser uma das maneiras mais eficazes de atrair talentos para o seu negócio.

Seja qual for o seu setor, funcionários eficientes são o ingrediente mais importante para o sucesso do seu negócio. Portanto, é importante que seu pessoal receba apoio e orientação para atingir todo o seu potencial.

Quando se trata de gerenciamento de desempenho, muitas organizações realizam revisões anuais. No entanto, esse cronograma pode prejudicar a eficiência do seu negócio. Na prática, ter avaliações de desempenho anuais pode significar que os problemas permanecem sem solução por 12 meses.

Ter revisões regulares com os funcionários lhe dá a oportunidade de identificar e resolver problemas assim que eles surgem. Idealmente, todas as revisões devem ocorrer na forma de uma reunião individual entre um funcionário e seu gerente.

Embora essas avaliações não precisem ser tão formais quanto as anuais, é uma boa ideia manter um registro por escrito. Você e o funcionário podem então implementar medidas para resolver quaisquer problemas de desempenho da forma mais rápida e eficaz possível.

Quando os líderes empresariais pensam em eficiência, há uma tendência de focar em pessoas e processos. No entanto, nenhuma empresa pode atingir seus objetivos se estiver contando com ferramentas ineficientes.

Imagine que você administra uma fábrica e tem funcionários bem motivados na linha de produção que desejam trabalhar. No entanto, se o seu maquinário quebrar constantemente, você estará desperdiçando dinheiro com custos de mão-de-obra quando os funcionários não puderem trabalhar.

Se você precisar defender a administração ou os acionistas para melhorar seu equipamento, será útil se você puder demonstrar o valor que está perdendo devido a ferramentas ineficientes.

Acompanhar seu progresso geralmente é a chave para melhorar a eficiência no trabalho. A menos que você saiba a eficiência do desempenho de sua empresa, não poderá determinar se as alterações feitas terão um impacto positivo.

Uma das etapas mais importantes ao rastrear a eficiência é estabelecer uma linha de base. Imagine que você administra uma empresa de colheita de frutas. Antes de introduzir qualquer alteração em seus processos, você deve medir o que já está produzindo, por exemplo, a quantidade de frutas que seus trabalhadores colhem em um dia.

Depois de introduzir novos processos, você pode medir como essas mudanças afetam a quantidade de frutas colhidas. O uso de uma medição concreta fornecerá a você uma indicação de se suas mudanças tiveram um impacto positivo.

Sempre que possível, é útil usar dados concretos para demonstrar sucessos e áreas de melhoria. Isso pode incluir o número de dólares ganhos ou as horas de trabalho economizadas.

A satisfação do cliente também pode ser uma métrica importante na medição da eficiência operacional. Se sua empresa for bem administrada, é mais provável que os clientes deixem avaliações positivas ou recomendem seus serviços.

Fazer as coisas de uma certa maneira porque sempre foi assim pode levá-lo a confiar em práticas ultrapassadas.

Uma empresa eficiente deve estar sempre disposta a examinar honestamente seus processos de longa data. Se você identificar uma área ineficiente, esteja aberto a sugestões de melhorias.

A tecnologia também é fundamental. Se você deseja tornar seu negócio mais eficiente, precisará aproveitar as oportunidades que novos softwares e sistemas podem trazer.

Imagine que sua equipe de RH gaste uma parte considerável de seu tempo gerenciando o treinamento de funcionários. Ao implementar um software de gerenciamento de treinamento, você pode reduzir significativamente seus custos de mão de obra.

Sua equipe de RH estaria então livre para se concentrar em outros aspectos de suas funções que podem agregar mais valor para seus negócios, como melhorar o gerenciamento de desempenho ou a diversidade dentro de sua organização.

Conclusão

A eficiência dos negócios geralmente depende da disposição de definir metas, medir o progresso de forma concreta, fazer mudanças e adaptar-se a novas tecnologias. Seja qual for o seu negócio, ter uma ideia clara dos seus objetivos e comunicá-los aos seus funcionários é crucial.

A melhor maneira de melhorar a eficiência no local de trabalho, é claro, será diferente para cada empresa. No entanto, seguir as estratégias deste artigo deve ajudar a colocá-lo na direção certa e manter seus funcionários motivados.