職場の効率を高める実証済みの 10 の方法

ビジネスを成功させたい場合は、可能な限り最高の効率で運営することが不可欠です。 そうすることで、組織は手頃な費用で高品質の製品とサービスを確実に提供できます。

もちろん、効率を改善するための効果的な戦略を考案することは、あなたが働いている業界や直面している課題によって異なります。 ただし、以下の 10 のヒントに従うことで、コストを抑え、従業員の生産性を向上させることができます。

職場の効率性は収益をどのように改善しますか?

職場の効率を改善するための最も説得力のある議論の 1 つは、無駄を減らして利益を向上させることができるということです。

ビジネスは、従業員への支払いと施設の運営に費やすお金から、適切な投資収益率を達成する必要があります。 そうでなければ、利益を上げるには多くの労力が必要です。

冗長な作業や時代遅れの機械のために会社が浪費している場合、これは利益を食いつぶします。 さらに、リーダーや株主がいると、不満を抱く可能性があります。 これが発生した場合、会社を成長させ、競合他社に追いつくことが困難になる可能性があります。

職場の効率を改善することは、締め切りを守り、クライアントの満足度を維持するのにも役立ちます。 組織が定期的に提供に失敗すると、多くのクライアントは自信を失い、別の場所にビジネスを移すことになります。

職場の効率性は企業文化をどのように改善しますか?

「効率」という言葉を聞くと、企業の財務を思い浮かべることが多いですが、効率は職場の文化にも影響を与えます。

効率的で生産的な環境は、労働者の安定感を高めます。 この状況は、従業員の満足度とエンゲージメントにつながる可能性が高くなります。 実際、ワーウィック大学の調査によると、従業員は仕事に満足している場合、生産性が平均 12% 向上することがわかりました。

その結果、従業員は、ビジネスが目標を達成するのを助けるために投資されていると感じる可能性が高くなります. このようなエンゲージメントの増加は、スタッフの離職率の低下と従業員の定着率の向上にもつながる可能性があります。

ビジネスの効率を高めるための 10 のヒント

職場での効率を改善する方法を決定することは、ビジネスの規模や働いているセクターなどの要因によって異なります。

ただし、これらの 10 のプラクティスを採用することで、会社の効率レベルが向上するはずです。

HR やビジネス リーダーなら誰でも知っているように、従業員は明確な目標に向けて取り組んでいるときに、より積極的に関与し、やる気を感じる可能性が高くなります。 プロジェクト レベルの目標と会社レベルの目標の両方を設定することで、従業員がさまざまなマイルストーンに到達したときに集中力を維持し、進捗状況を測定するのに役立ちます。

そのプロセスの最後に目標を達成すると、従業員は大きな満足感を得ることができ、士気を高めることができます。 また、従業員が協力して作業すれば、共通の目標を達成することでチームの仲間意識が高まります。

ただし、目標が現実的で、時間枠内で達成可能であることを確認することが重要です。 従業員が達​​成できない目標に向かって取り組んでいる場合、ストレスや燃え尽き症候群を経験し始める可能性があります。 非現実的な目標を達成しなければならないというプレッシャーを感じると、従業員のメンタルヘルスに悪影響を及ぼす可能性もあります。

ストレスの多い職場環境は、健康を害するだけでなく、病気や欠勤率の上昇につながる可能性があります。 これらはどちらも、最終的に職場の効率レベルを下げる結果になります。

これを回避する最も効果的な方法の 1 つは、プロジェクトを完了するためにチームが達成する必要がある個々のマイルストーンを設定することです。 次に、特定のタイミングとリソースを各マイルストーンに割り当てることができます。 このようにして、スタッフがプロジェクトに費やす時間を現実的かつ完全に把握できます。

効果的なコミュニケーションは、従業員があなたの期待を理解できるようにするために不可欠です。 プロジェクトのニーズ、目標、生産性指標、品質基準を最初から明確にすることで、プロジェクト途中での時間のかかる修正を回避できます。 結局のところ、自分のパフォーマンスがどのように評価されるかを知らなければ、労働者は効果的に働いているかどうかを判断する方法がありません.

正直な社内コミュニケーションは、ビジネス リーダーと現場のスタッフとの関係を改善することにもなります。 これは、より効率的な問題解決とより合理化された意思決定にもつながる可能性があります。

さらに、従業員が効率を改善する方法について提案がある場合は、率直に発言するよう奨励することは常に役に立ちます。 多くの場合、日常的にプロジェクトに取り組んでいる人は、プロジェクトをより効率的にする方法について最も優れた洞察を持っています。

従業員が十分なトレーニングを受けていない場合、最大限の効率でパフォーマンスを発揮できない可能性があります。 その結果、あなたのビジネスは人件費にお金を浪費している可能性があります。

従業員のトレーニングには短期的な費用がかかる場合がありますが、長期的には会社の運営をよりスムーズにすることもできます。 従業員が特定のタスクを実行する最も効果的な方法を認識すると、より迅速に、より高い水準で実行できるようになります。

幸福の観点から、適切なトレーニングを提供せずに従業員に複雑なタスクを完了するように依頼することも不公平です。 非効率であるだけでなく、これはフラストレーションを引き起こし、士気を低下させる可能性があります。

魅力的なトレーニングの機会も、従業員の定着率を高めることができます。 ビジネスの中で成長できると信じている従業員は、忠誠心を保ち、会社にとどまる可能性がはるかに高くなります。

同じタスクを実行するために不必要に複数の人を雇っている場合は、ほぼ確実にお金を無駄にしています.

法務チームと人事チームの両方が、労働法へのコンプライアンスを改善する方法を探していると想像してください。 2 つのチームが互いに独立して作業する場合、同じことをいくつか行うことになる可能性があります。 連携することで、部門はそれぞれの取り組みを調整し、改善されたチーム ビルディングから利益を得ることができます。 このシナリオは、コスト削減とより良い結果の両方につながる可能性があります。

部門間の強力なコミュニケーションは、職場での重複作業を回避するための最良の方法の 1 つです。

効率を改善しようとするときは、自分とチームがコア タスクに費やしている時間とリソースを把握する必要があります。

この情報があれば、特定のタスクを完了するために必要な人件費を特定するのに役立ちます。 次に、ビジネスのこれらの領域をより効果的に実行する方法を探すことができます。

従業員の勤務時間を監視する最も効果的な方法の 1 つは、時間追跡ソフトウェアを使用することです。 このテクノロジーは、プロジェクトごとに費やされた時間のデジタル記録を保持します。

時間追跡ソフトウェアは、個人の問題を特定するのにも役立ちます。

一部のチーム メンバーが同僚よりも特定のタスクに多くの時間を費やしている場合は、これらの従業員の時間管理に関する追加のサポートが必要であることを示唆している可能性があります。

これらの従業員がより効率的に作業できるようにすることで、ビジネス全体の作業生産性レベルが向上します。

時間追跡ソフトウェアを導入することにした場合は、これを従業員にどのように伝えるかを検討すると便利です。 彼らの仕事生活のあらゆる側面をあなたがコントロールしようとしているわけではないことを彼らに安心させることが役立つかもしれません. 代わりに、ビジネスをより効率的にする方法を探しています。

Covid-19 パンデミックの余波を受けて、私たちの働き方が変化したことが広く認識されるようになりました。

ロックダウン中、私たちの多くは自宅で仕事をする必要があり、そうすることでより効率的であることに気付きました。 一部の従業員は、ハイブリッドまたはリモート ワークがワーク ライフ バランスを改善する可能性があることに気付きました。 他の人は、この働き方が仕事と育児を両立させるのにより適していると感じました.

一部の作業は自宅で行うことができず、一部の従業員はオフィスの外でパフォーマンスが低下する可能性があるため、これは状況によって異なります。 ただし、多くの場合、従業員は自分の個人的なニーズも満たすことができることを知っているため、目の前のタスクにより集中できるため、検討する価値があります。

実際、McKinsey が最近行った American Opportunity Survey では、従業員の 87% が在宅勤務の機会があればそれを受け入れると回答しています。

米国全体でスキルが不足しているため、柔軟な労働条件を提供することは、人材をビジネスに引き付ける最も効果的な方法の 1 つになる可能性があります。

業界が何であれ、効率的な従業員はビジネスの成功にとって最も重要な要素です。 したがって、従業員が最大限の可能性を発揮するためのサポートとガイダンスを受けることが重要です。

パフォーマンス管理に関しては、多くの組織が年次レビューを開催しています。 ただし、このスケジュールはビジネスの効率を妨げる可能性があります。 実際には、毎年パフォーマンス レビューを実施すると、問題が 12 か月間未解決のままになる可能性があります。

従業員と定期的にレビューすることで、問題が発生したらすぐに特定して解決する機会が得られます。 理想的には、すべてのレビューは、従業員とそのマネージャーの間の 1 対 1 の会議の形式を取る必要があります。

これらの評価は年次ほど正式である必要はありませんが、書面で記録を残すことをお勧めします。 あなたと従業員は、可能な限り迅速かつ効果的にパフォーマンスの問題に対処するための措置を講じることができます。

ビジネス リーダーが効率性について考えるとき、人やプロセスに注目する傾向があります。 しかし、効率の悪いツールに頼っていては、その目標を達成することはできません。

あなたが工場を経営していて、生産ラインに働く意欲のある意欲的なスタッフがいると想像してみてください。 ただし、機械が頻繁に故障する場合、従業員が働けなくなったときに人件費にお金を浪費することになります。

設備を改善するために経営陣または株主に主張する必要がある場合は、非効率的なツールが原因で現在失っている金額を示すことができれば役に立ちます。

進捗状況を追跡することは、多くの場合、仕事の効率を改善するための鍵となります。 ビジネスがどの程度効果的に実行されているかを把握していない限り、行った変更がプラスの影響を与えるかどうかを判断することはできません。

効率を追跡する際の最も重要なステップの 1 つは、ベースラインを確立することです。 あなたが果物狩りのビジネスを経営していると想像してください。 プロセスに変更を加える前に、すでに生産しているものを測定する必要があります。たとえば、従業員が 1 日に収穫する果物の量などです。

新しいプロセスを導入したら、これらの変更が収穫される果物の量にどのように影響するかを測定できます。 具体的な測定を使用すると、変更がプラスの影響を与えたかどうかを示すことができます。

可能な限り、確実なデータを使用して、成功と改善の余地を示すことが役立ちます。 これには、稼いだ金額や節約された労働時間が含まれる場合があります。

顧客満足度は、運用効率を測る重要な指標にもなります。 ビジネスが順調に運営されている場合、顧客は肯定的なレビューを残したり、サービスを推奨したりする可能性が高くなります。

いつもそうしてきたからといって、特定の方法で物事を行うと、時代遅れの慣習に頼ってしまう可能性があります。

効率的なビジネスは、長年にわたるプロセスを常に正直に検討することを厭わないものです。 非効率な領域を特定した場合は、改善のための提案を受け入れてください。

テクノロジーも重要です。 ビジネスをより効率的にしたい場合は、新しいソフトウェアとシステムがもたらす機会を受け入れる必要があります。

人事チームが従業員のトレーニングの管理にかなりの時間を費やしていると想像してください。 トレーニング管理ソフトウェアを導入することで、人件費を大幅に削減できます。

そうすれば、人事担当者は、組織内の業績管理や多様性の改善など、ビジネスにより多くの価値を生み出す可能性のある役割の他の側面に自由に集中できるようになります。

結論

ビジネスの効率性は、多くの場合、目標を設定し、進捗状況を具体的に測定し、変更を加え、新しいテクノロジに適応する意欲に依存しています。 どのようなビジネスであっても、目標を明確に理解し、それを従業員に伝えることは非常に重要です。

もちろん、職場での効率を改善する最善の方法は、ビジネスごとに異なります。 ただし、この記事の戦略に従うことで、正しい方向に進み、従業員のモチベーションを維持することができます。