10 Cara Terbukti untuk Meningkatkan Efisiensi Tempat Kerja

Jika Anda ingin bisnis Anda sukses, beroperasi dengan efisiensi setinggi mungkin sangatlah penting. Melakukan hal itu dapat membantu memastikan organisasi Anda memberikan produk dan layanan berkualitas tinggi dengan biaya overhead yang terjangkau.

Merancang strategi yang efektif untuk meningkatkan efisiensi, tentu saja, bergantung pada industri tempat Anda bekerja dan tantangan yang Anda hadapi. Namun, mengikuti 10 tip di bawah ini akan membantu Anda menekan biaya dan meningkatkan produktivitas karyawan.

Bagaimana Efisiensi Tempat Kerja Meningkatkan Keuntungan Anda?

Salah satu argumen yang paling meyakinkan untuk meningkatkan efisiensi tempat kerja adalah dapat mengurangi pemborosan dan meningkatkan keuntungan.

Sebuah bisnis perlu mencapai pengembalian investasi yang layak dari uang yang dibelanjakan untuk membayar karyawannya dan menjalankan tempatnya. Jika tidak, dibutuhkan banyak pekerjaan untuk menghasilkan keuntungan.

Jika perusahaan Anda mengeluarkan uang terlalu banyak karena pekerjaan yang berlebihan atau mesin yang ketinggalan zaman, ini akan memakan keuntungan Anda. Plus, kemungkinan akan menimbulkan ketidakpuasan di antara para pemimpin dan pemegang saham jika Anda memilikinya. Jika ini terjadi, Anda mungkin merasa kesulitan untuk mengembangkan perusahaan Anda dan bersaing dengan pesaing.

Meningkatkan efisiensi di tempat kerja juga dapat membantu memastikan bahwa Anda mencapai tenggat waktu dan membuat klien Anda puas. Jika sebuah organisasi secara rutin gagal memberikan, banyak klien akan kehilangan kepercayaan dan membawa bisnis mereka ke tempat lain.

Bagaimana Efisiensi Tempat Kerja Meningkatkan Budaya Perusahaan?

Ketika orang mendengar istilah "efisiensi " , mereka sering memikirkan keuangan perusahaan, tetapi efisiensi juga berimplikasi pada budaya tempat kerja.

Lingkungan yang efisien dan produktif dapat memberi pekerja rasa stabilitas yang meningkat. Situasi ini lebih cenderung mengarah pada tenaga kerja yang puas dan terlibat. Faktanya, sebuah studi dari Universitas Warwick menemukan bahwa karyawan rata-rata 12% lebih produktif ketika mereka bahagia dalam kehidupan kerja mereka.

Akibatnya, karyawan juga lebih cenderung merasa diinvestasikan dalam membantu bisnis Anda mencapai tujuannya. Peningkatan keterlibatan seperti itu juga dapat menyebabkan berkurangnya pergantian staf dan retensi karyawan yang lebih baik.

10 Tips Teratas untuk Meningkatkan Efisiensi dalam Bisnis Anda

Memutuskan bagaimana meningkatkan efisiensi di tempat kerja akan bergantung pada faktor-faktor seperti ukuran bisnis Anda dan sektor tempat Anda bekerja.

Namun, dengan menerapkan 10 praktik ini, Anda akan melihat peningkatan tingkat efisiensi perusahaan Anda.

Seperti yang diketahui oleh pemimpin SDM atau bisnis mana pun, karyawan lebih cenderung merasa terlibat dan termotivasi saat bekerja menuju tujuan yang jelas. Memiliki sasaran tingkat proyek dan sasaran tingkat perusahaan dapat membantu orang-orang Anda tetap fokus dan mengukur kemajuan saat mereka mencapai berbagai pencapaian.

Pada akhir proses itu, mencapai tujuan dapat memberi karyawan rasa kepuasan yang luar biasa dan meningkatkan semangat kerja. Dan jika karyawan Anda bekerja secara kolaboratif, mencapai tujuan bersama dapat mendorong persahabatan tim.

Namun demikian, penting untuk memastikan bahwa target Anda realistis dan dapat dicapai dalam kerangka waktu Anda. Jika seorang karyawan bekerja untuk mencapai tujuan yang tidak dapat mereka capai, mereka mungkin mulai mengalami stres atau kelelahan. Merasa tertekan untuk mencapai tujuan yang tidak realistis juga dapat berdampak negatif pada kesehatan mental karyawan Anda.

Selain merusak kesejahteraan, lingkungan kerja dengan stres tinggi dapat menyebabkan tingkat penyakit dan ketidakhadiran yang lebih tinggi. Kedua hal ini pada akhirnya akan menghasilkan tingkat efisiensi yang lebih rendah di tempat kerja Anda.

Salah satu cara paling efektif untuk menghindari hal ini adalah dengan menetapkan pencapaian individu yang perlu dicapai tim Anda untuk menyelesaikan proyek. Anda kemudian dapat mengalokasikan waktu dan sumber daya tertentu untuk setiap pencapaian. Dengan cara ini, Anda akan memiliki gambaran yang realistis dan lengkap tentang berapa banyak waktu yang dibutuhkan staf Anda untuk sebuah proyek.

Komunikasi yang efektif sangat penting untuk membantu karyawan Anda memahami harapan Anda terhadap mereka. Membuat kebutuhan proyek, sasaran, metrik produktivitas, dan standar kualitas sejernih kristal sejak awal membantu menghindari perbaikan yang memakan waktu di tengah proyek. Lagi pula, tanpa mengetahui bagaimana kinerja mereka akan dinilai, para pekerja tidak akan memiliki cara untuk mengukur apakah mereka bekerja secara efektif.

Komunikasi internal yang jujur ​​juga dapat meningkatkan hubungan antara pemimpin bisnis dan staf di lapangan. Ini juga dapat mengarah pada pemecahan masalah yang lebih efisien dan pengambilan keputusan yang lebih efisien.

Selain itu, mendorong karyawan untuk angkat bicara selalu bermanfaat jika mereka memiliki saran tentang cara meningkatkan efisiensi. Seringkali mereka yang mengerjakan proyek setiap hari memiliki wawasan terbaik tentang bagaimana hal itu dapat menjadi lebih efisien.

Jika karyawan Anda tidak cukup terlatih, kemungkinan besar mereka tidak akan bekerja dengan efisiensi maksimal. Akibatnya, bisnis Anda kemungkinan besar membuang-buang uang untuk tenaga kerja.

Sementara pelatihan karyawan mungkin memerlukan biaya jangka pendek, itu juga dapat membuat perusahaan Anda berjalan lebih lancar dalam jangka panjang. Setelah karyawan Anda mengetahui cara paling efektif untuk melakukan tugas tertentu, mereka dapat bekerja lebih cepat dan dengan standar yang lebih tinggi.

Dalam hal kesejahteraan, juga tidak adil meminta karyawan Anda menyelesaikan tugas-tugas rumit tanpa memberikan pelatihan yang memadai. Selain tidak efisien, hal ini dapat menyebabkan frustasi dan menurunkan semangat kerja.

Peluang pelatihan yang menarik juga dapat meningkatkan retensi karyawan. Karyawan yang percaya bahwa mereka dapat maju dalam bisnis jauh lebih mungkin untuk tetap setia dan tetap bersama perusahaan.

Jika Anda tidak perlu mempekerjakan lebih dari satu orang untuk melakukan tugas yang sama, Anda hampir pasti membuang-buang uang.

Bayangkan tim hukum dan SDM Anda sedang mencari cara untuk meningkatkan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan. Jika kedua tim bekerja secara independen satu sama lain, kemungkinan besar mereka akan melakukan beberapa hal yang sama. Dengan bekerja bersama, departemen dapat mengoordinasikan upaya mereka dan mendapat manfaat dari pembangunan tim yang lebih baik. Skenario ini kemungkinan besar akan mengarah pada penghematan biaya dan hasil yang lebih baik.

Komunikasi yang kuat antar departemen adalah salah satu cara terbaik untuk menghindari duplikasi pekerjaan di tempat kerja.

Saat Anda berusaha meningkatkan efisiensi, Anda perlu mengetahui berapa banyak waktu dan sumber daya yang Anda dan tim habiskan untuk tugas-tugas inti.

Memiliki informasi ini akan membantu Anda mengidentifikasi biaya tenaga kerja yang terlibat dalam menyelesaikan tugas tertentu. Anda kemudian dapat mencari cara untuk membuat area bisnis Anda ini berjalan lebih efektif.

Salah satu cara paling efektif untuk memantau jam kerja karyawan adalah melalui perangkat lunak pelacakan waktu. Teknologi ini akan menyimpan catatan digital jumlah waktu yang dihabiskan per proyek.

Perangkat lunak pelacakan waktu juga dapat bermanfaat dalam membantu Anda mengidentifikasi masalah dengan individu.

Jika beberapa anggota tim menghabiskan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas tertentu daripada rekan kerja mereka, ini bisa menunjukkan perlunya dukungan tambahan dengan manajemen waktu untuk karyawan ini.

Dengan membantu karyawan ini bekerja lebih efisien, tingkat produktivitas kerja meningkat di seluruh bisnis Anda.

Jika Anda memutuskan untuk memperkenalkan perangkat lunak pelacakan waktu, ada baiknya mempertimbangkan bagaimana Anda mengomunikasikannya kepada karyawan Anda. Akan sangat membantu untuk meyakinkan mereka bahwa Anda tidak berusaha mengendalikan setiap aspek kehidupan kerja mereka. Sebaliknya, Anda mencari cara untuk membuat bisnis Anda lebih efisien.

Setelah pandemi Covid-19, ada pengakuan luas bahwa cara kita bekerja telah berubah.

Selama penguncian, banyak dari kita perlu bekerja dari rumah dan mengidentifikasi efisiensi yang lebih besar dalam melakukannya. Beberapa karyawan berpendapat bahwa pekerjaan hybrid atau jarak jauh dapat meningkatkan keseimbangan kerja/hidup. Yang lain menganggap cara kerja ini lebih cocok untuk menyulap pekerjaan dan mengasuh anak.

Hal ini bergantung pada situasinya, karena beberapa pekerjaan tidak dapat dilakukan dari rumah, dan beberapa karyawan mungkin bekerja lebih buruk di luar kantor. Namun, patut dipertimbangkan, karena dalam banyak kasus, karyawan lebih mampu fokus pada tugas yang ada karena mengetahui bahwa mereka juga dapat memenuhi kebutuhan pribadinya.

Faktanya, Survei Peluang Amerika McKinsey baru-baru ini menemukan bahwa 87% karyawan akan menerima kesempatan untuk bekerja dari rumah jika tersedia.

Dengan kekurangan keterampilan di seluruh AS, menawarkan kondisi kerja yang fleksibel bisa menjadi salah satu cara paling efektif untuk menarik bakat ke bisnis Anda.

Apa pun industri Anda, karyawan yang efisien adalah unsur terpenting dalam kesuksesan bisnis Anda. Oleh karena itu penting bahwa orang-orang Anda menerima dukungan dan bimbingan untuk mencapai potensi penuh mereka.

Dalam hal manajemen kinerja, banyak organisasi mengadakan tinjauan tahunan. Namun, jadwal ini dapat menghambat efisiensi bisnis Anda. Dalam praktiknya, memiliki tinjauan kinerja tahunan dapat berarti bahwa masalah tetap tidak terselesaikan selama 12 bulan.

Memiliki tinjauan rutin dengan karyawan memberi Anda kesempatan untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah segera setelah muncul. Idealnya, semua tinjauan harus dilakukan dalam bentuk pertemuan empat mata antara karyawan dan manajer mereka.

Meskipun penilaian ini tidak perlu seformal tahunan tahunan, ada baiknya menyimpan catatan tertulis. Anda dan karyawan kemudian dapat menerapkan langkah-langkah untuk mengatasi masalah kinerja apa pun secepat dan seefektif mungkin.

Ketika pemimpin bisnis memikirkan efisiensi, ada kecenderungan untuk fokus pada orang dan proses. Namun, tidak ada bisnis yang dapat mencapai tujuannya jika mengandalkan alat yang tidak efisien.

Bayangkan Anda menjalankan sebuah pabrik dan memiliki staf yang bermotivasi tinggi di lini produksi yang bersemangat untuk bekerja. Namun, jika mesin Anda terus-menerus rusak, Anda akan membuang-buang uang untuk biaya tenaga kerja saat karyawan tidak dapat bekerja.

Jika Anda perlu mengajukan kasus kepada manajemen atau pemegang saham untuk meningkatkan peralatan Anda, akan sangat membantu jika Anda dapat menunjukkan jumlah kerugian Anda saat ini karena alat yang tidak efisien.

Melacak kemajuan Anda seringkali merupakan kunci untuk meningkatkan efisiensi di tempat kerja. Kecuali jika Anda mengetahui seberapa efektif kinerja bisnis Anda, Anda tidak dapat menentukan apakah perubahan yang Anda buat memiliki dampak positif.

Salah satu langkah terpenting saat melacak efisiensi adalah menetapkan garis dasar. Bayangkan Anda menjalankan bisnis memetik buah. Sebelum Anda memperkenalkan perubahan apa pun pada proses Anda, Anda harus mengukur apa yang sudah Anda produksi, misalnya, jumlah buah yang dipetik pekerja Anda dalam sehari.

Setelah Anda memperkenalkan proses baru, Anda kemudian dapat mengukur bagaimana perubahan ini memengaruhi jumlah buah yang dipetik. Menggunakan pengukuran konkret akan memberi Anda indikasi apakah perubahan Anda berdampak positif.

Kapan pun memungkinkan, akan sangat membantu jika menggunakan data keras untuk menunjukkan keberhasilan dan area untuk perbaikan. Ini dapat mencakup jumlah dolar yang dihasilkan atau jam kerja yang dihemat.

Kepuasan pelanggan juga dapat menjadi metrik penting dalam mengukur efisiensi operasional. Jika bisnis Anda berjalan dengan baik, pelanggan cenderung memberikan ulasan positif atau merekomendasikan layanan Anda.

Melakukan hal-hal dengan cara tertentu karena itulah cara Anda selalu melakukannya dapat membuat Anda bergantung pada praktik yang sudah ketinggalan zaman.

Bisnis yang efisien harus selalu mau melihat secara jujur ​​proses-prosesnya yang sudah berlangsung lama. Jika Anda mengidentifikasi area yang tidak efisien, terbuka untuk saran apa pun untuk melakukan perbaikan.

Teknologi juga merupakan kunci. Jika Anda ingin membuat bisnis Anda lebih efisien, Anda harus merangkul peluang yang dapat diberikan oleh perangkat lunak dan sistem baru.

Bayangkan tim SDM Anda menghabiskan sebagian besar waktunya untuk mengelola pelatihan karyawan. Dengan menerapkan perangkat lunak manajemen pelatihan, Anda dapat mengurangi biaya tenaga kerja secara signifikan.

Staf SDM Anda kemudian akan bebas untuk fokus pada aspek lain dari peran mereka yang dapat menciptakan nilai lebih bagi bisnis Anda, seperti meningkatkan manajemen kinerja atau keragaman dalam organisasi Anda.

Kesimpulan

Efisiensi bisnis seringkali bergantung pada kemauan untuk menetapkan tujuan, mengukur kemajuan secara konkret, melakukan perubahan, dan beradaptasi dengan teknologi baru. Apa pun bisnis Anda, memiliki gagasan yang jelas tentang tujuan Anda dan mengomunikasikannya kepada karyawan Anda sangatlah penting.

Cara terbaik untuk meningkatkan efisiensi di tempat kerja tentu saja akan berbeda untuk setiap bisnis. Namun, mengikuti strategi dalam artikel ini akan membantu mengarahkan Anda ke arah yang benar dan membuat karyawan Anda tetap termotivasi.