Noções básicas do formulário W9 para proprietários de pequenas empresas
Publicados: 2021-11-06Formulários fiscais podem parecer assustadores. Com nomes como W2s, W9s, 1099s e W4s, eles podem até soar como um código criptografado.
No entanto, com uma compreensão clara da finalidade de cada documento, a temporada de impostos se torna menos trabalhosa e mais fácil de navegar. Por exemplo, os formulários W9 são documentos essenciais que exigem pouco esforço. Continue lendo para entender melhor os W9s, incluindo o que são, como preenchê-los e como eles se comparam a outros formulários.
O que é um formulário W9?
Para entender os formulários W9, você deve primeiro ter algum conhecimento sobre os formulários 1099. As empresas arquivam formulários 1099 para fins fiscais quando pagam mais de US$ 600 a contratados independentes (também conhecidos como autônomos, freelancers ou 1099 funcionários) durante o ano fiscal. As empresas não retêm nenhum dinheiro dos cheques dos contratados independentes, mas ainda são obrigadas a usar um 1099 para informar quanto pagaram ao contratado ao IRS.
As empresas precisam de certas informações sobre o contratado para preencher esses formulários 1099. É aí que entra o W9s. As empresas enviam formulários W9 para contratados residentes nos EUA para solicitar suas informações pessoais, incluindo um número de identificação fiscal (TIN), que é usado pelo IRS para identificar um contribuinte. Os TINs geralmente são o número de segurança social de uma pessoa.
As empresas então usam essas informações para completar 1099s. A maioria das empresas pede aos empreiteiros que preencham os formulários W9 antes de começarem a trabalhar. Isso evita atrasos na emissão dos formulários 1099 e facilita a obtenção das informações.
As empresas também emitem formulários W9 e 1099 para outras formas de renda, como:
- Transações imobiliárias
- Abandono ou aquisição de um bem garantido
- Contribuições para um IRA
- Juros de hipoteca pagos
- Cancelamento de dívida
- Dividendos
- Receitas diversas
- Transações de corretores, como venda de ações e fundos mútuos
Cada uma dessas receitas tributáveis exige que as empresas obtenham o TIN de uma pessoa e outras informações pessoais para relatar o valor recebido. Portanto, eles exigem W9s completos.
Os formulários W9s se aplicam a residentes nos Estados Unidos e àqueles com vistos de trabalho permanentes. Se uma pessoa não atender a uma dessas classificações, ela se qualificará como uma pessoa não americana (geralmente chamada de estrangeiro não residente). Aqueles com esta classificação precisarão preencher um formulário W8 em vez de um W9.
Como você preenche e envia um formulário W9?
- Nome completo
- Nome da empresa se houver
- Classificação fiscal federal
- Esta linha é para empresas com certas isenções para preencher e deve ser deixada em branco
- endereço da Rua
- Cidade, estado e CEP
- Número da conta
Há também mais duas partes. O primeiro pede o TIN do contratante (geralmente o número do seguro social de uma pessoa) ou o número do empregador. O segundo indica onde assinar e datar o formulário para verificar se você forneceu informações precisas. Tenha em mente que este é um documento legal e deve ser tratado como tal.
As Sociedades de Responsabilidade Limitada (LLCs) têm regras especiais para o preenchimento das seções federais de classificação e número de identificação. Se uma LLC possui outra LLC, você deve marcar a caixa “sociedade de responsabilidade limitada”.
Se uma única pessoa for proprietária da LLC, liste o nome do proprietário na linha de nome e o nome da LLC na linha de negócios. Embora você possa usar o número do seguro social do proprietário ou o número de identificação do funcionário federal da LLC, o IRS prefere o número do seguro social do proprietário.
Se você estiver separado do status da LLC, liste o nome da LLC e seu número de identificação de funcionário federal. Não marque a caixa rotulada “sociedade de responsabilidade limitada”. Em vez disso, marque a caixa que corresponde à sua classificação:
- Parceria
- Corporação s
- Corporação C
Para enviar o W9, o contratado independente deve devolver o formulário à empresa para a qual trabalhará. As informações fornecidas pelos contratados são confidenciais e podem ser usadas para roubar a identidade de alguém. Como empresa, certifique-se de informar ao contratado como, quando e por que você está enviando o W9 e a melhor maneira de devolvê-lo a você. Para proteger suas informações, incentive os contratados a usar um anexo de e-mail criptografado ou peça a entrega em mãos se o enviarem por correio.
Como um W9 se compara a formulários semelhantes?
Vários formulários são abundantes durante a temporada de impostos, e é fácil misturá-los. Este guia deve ajudá-lo a superar essas diferenças.
W9s vs W2s
W9s não deve ser confundido com formulários W2. As empresas enviam W2s aos funcionários para fornecer as informações necessárias para registrar seus impostos. Os W2s detalham quanto dinheiro a empresa tirou do salário do funcionário ao longo do ano para impostos, benefícios, previdência social ou TIN e outros motivos. W2s e 1099s têm propósitos semelhantes. A diferença é que os W2s são emitidos para funcionários que têm retenções, enquanto os 1099s são emitidos para não funcionários que não têm retenções.
O IRS usa os formulários 1099 e W9 para medir se um trabalhador se classifica como empregado ou não empregado. Quando as empresas estão tentando economizar dinheiro em benefícios, elas vão querer cada vez mais classificar seus trabalhadores como contratados independentes. No entanto, o processo de contratação de um contratado independente em vez de um funcionário deve incluir:
- Colocando em prática um contrato de trabalho
- Pagar uma conta através de contas a pagar
- Usando um formulário W9
- Atendimento de outros clientes pelo contratante
- Sem treinamento ou monitoramento de desempenho
- Não executar uma função principal do negócio
- Recebendo um formulário 1099
- Não receber benefícios como seguro saúde
W9s vs. W4s
W9s compartilham semelhanças com formas W4. Embora as empresas forneçam W9s a não funcionários para coletar informações pessoais, elas fornecem W4s a funcionários para obter muitas das mesmas informações. No entanto, os formulários W4 incluem informações que ajudam as empresas a determinar quanto do salário de um funcionário deve ser retido. Por outro lado, os não funcionários do W9 não têm retenções. Os W9s auxiliam a empresa no preenchimento de 1099 formulários. W4s fornecem informações para formulários W2.
Com as informações acima, você está preparado para preencher os formulários adequados às suas circunstâncias. Embora os formulários W9 sejam simples, outros formulários podem levar muito tempo e esforço para serem preenchidos. Procurar a ajuda de profissionais fiscais pode aliviar alguns de seus encargos como profissional de negócios, deixando-lhe tempo para administrar seus negócios com eficiência.