ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับแบบฟอร์ม W9 สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก

แบบฟอร์มภาษีอาจดูน่ากลัว ด้วยชื่อเช่น W2s, W9s, 1099s และ W4s พวกเขาสามารถฟังดูเหมือนเป็นรหัสที่เข้ารหัส

อย่างไรก็ตาม ด้วยความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับจุดประสงค์ของเอกสารแต่ละฉบับ ฤดูกาลภาษีจึงกลายเป็นปัญหาน้อยลงและนำทางได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น แบบฟอร์ม W9 เป็นเอกสารสำคัญที่ต้องใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อย โปรดอ่านต่อไปเพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้นของ W9 รวมถึงสิ่งที่เป็น วิธีกรอก และเปรียบเทียบกับแบบฟอร์มอื่นๆ

---

---

แบบฟอร์ม W9 คืออะไร?

เพื่อทำความเข้าใจแบบฟอร์ม W9 คุณต้องมีพื้นฐานบางอย่างเกี่ยวกับแบบฟอร์ม 1099 ก่อน ธุรกิจยื่นแบบฟอร์ม 1,099 แบบฟอร์มเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีเมื่อพวกเขาได้จ่ายเงินมากกว่า 600 ดอลลาร์ให้กับผู้รับเหมาอิสระ (หรือที่เรียกว่าผู้ประกอบอาชีพอิสระ, ฟรีแลนซ์ หรือพนักงาน 1,099 คน) ในระหว่างปีภาษี บริษัทไม่ได้หักเงินจากเช็คของผู้รับเหมาอิสระ แต่พวกเขายังคงต้องใช้ 1099 เพื่อรายงานว่าพวกเขาจ่ายเงินให้ผู้รับเหมาให้กับ IRS เป็นจำนวนเท่าใด

บริษัทต่างๆ ต้องการข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับผู้รับเหมาเพื่อกรอกแบบฟอร์ม 1099 เหล่านี้ นี่คือที่ที่ W9 เข้ามา ธุรกิจต่างๆ ส่งแบบฟอร์ม W9 ไปยังผู้รับเหมาที่มีถิ่นที่อยู่ในสหรัฐอเมริกาเพื่อขอข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งรวมถึงหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN) ซึ่ง IRS ใช้เพื่อระบุตัวผู้เสียภาษี TIN มักเป็นหมายเลขประกันสังคมของบุคคล

จากนั้นธุรกิจต่างๆ จะใช้ข้อมูลนี้เพื่อทำให้ครบ 1099 วินาที ธุรกิจส่วนใหญ่ขอให้ผู้รับเหมากรอกแบบฟอร์ม W9 ก่อนเริ่มทำงาน เพื่อป้องกันความล่าช้าในการออกแบบฟอร์ม 1099 และทำให้การรับข้อมูลง่ายขึ้น

ธุรกิจยังออกแบบฟอร์ม W9 และ 1099 สำหรับรายได้รูปแบบอื่นเช่น:

• ธุรกรรมอสังหาริมทรัพย์
• ละทิ้งหรือได้มาซึ่งทรัพย์สินหลักประกัน
• การมีส่วนร่วมใน IRA
• จ่ายดอกเบี้ยจำนอง
• การยกเลิกหนี้
• เงินปันผล
• รายได้เบ็ดเตล็ด
• ธุรกรรมนายหน้าเช่นการขายหุ้นและกองทุนรวม

รายได้ที่ต้องเสียภาษีแต่ละรายการเหล่านี้กำหนดให้ธุรกิจต้องขอรับ TIN ของบุคคลและข้อมูลส่วนบุคคลอื่นๆ เพื่อรายงานจำนวนเงินที่ได้รับ ดังนั้นพวกเขาจึงต้องการ W9 ที่เสร็จสมบูรณ์

แบบฟอร์ม W9 ใช้กับผู้พำนักในสหรัฐอเมริกาและผู้ที่มีวีซ่าทำงานถาวร หากบุคคลไม่ตรงตามประเภทใดประเภทหนึ่งเหล่านี้ บุคคลเหล่านั้นจะมีคุณสมบัติเป็นบุคคลที่ไม่ใช่ชาวอเมริกัน (มักเรียกว่าคนต่างด้าวที่ไม่มีถิ่นที่อยู่) ผู้ที่มีการจัดหมวดหมู่นี้จะต้องกรอกแบบฟอร์ม W8 แทน W9

คุณกรอกและส่งแบบฟอร์ม W9 อย่างไร?

ภาพ: irs.gov แบบฟอร์ม W9 สามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ IRS แบบฟอร์มค่อนข้างสั้นและไม่กรอกทั้งหน้าหากคุณยกเว้นคำแนะนำ จะขอข้อมูลต่อไปนี้ในบรรทัดที่เกี่ยวข้อง:

1. ชื่อเต็ม
2. ชื่อธุรกิจ ถ้ามี
3. การจัดประเภทภาษีของรัฐบาลกลาง
4. บรรทัดนี้มีไว้สำหรับธุรกิจที่ได้รับการยกเว้นบางประการให้กรอกและควรเว้นว่างไว้
5. ที่อยู่ถนน
6. เมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์
7. หมายเลขบัญชี

นอกจากนี้ยังมีอีกสองส่วน ขั้นแรกขอ TIN ของผู้รับเหมา (โดยปกติคือหมายเลขประกันสังคมของบุคคล) หรือหมายเลขนายจ้าง ส่วนที่สองระบุตำแหน่งที่จะลงนามและวันที่ในแบบฟอร์มเพื่อยืนยันว่าคุณให้ข้อมูลที่ถูกต้อง โปรดทราบว่านี่เป็นเอกสารทางกฎหมายและควรได้รับการปฏิบัติเช่นนี้

บริษัทจำกัดที่ต้องรับผิด (LLC) มีกฎพิเศษสำหรับการกรอกส่วนการจัดหมวดหมู่และหมายเลขประจำตัวของรัฐบาลกลาง หาก LLC แห่งใดแห่งหนึ่งเป็นเจ้าของ LLC อีกแห่ง คุณต้องทำเครื่องหมายในช่องที่ระบุว่า "บริษัทจำกัดความรับผิด"

หากบุคคลเพียงคนเดียวเป็นเจ้าของ LLC ให้ระบุชื่อเจ้าของในบรรทัดชื่อและชื่อ LLC ในสายธุรกิจ แม้ว่าคุณสามารถใช้หมายเลขประกันสังคมของเจ้าของหรือหมายเลขประจำตัวพนักงานของรัฐบาลกลางของ LLC ได้ แต่ IRS จะชอบหมายเลขประกันสังคมของเจ้าของมากกว่า

หากคุณแยกจากสถานะของ LLC ให้ระบุชื่อ LLC และหมายเลขประจำตัวพนักงานของรัฐบาลกลาง อย่าทำเครื่องหมายในช่องที่ระบุว่า "บริษัทจำกัด" ให้เลือกช่องที่สอดคล้องกับการจัดประเภทของคุณแทน:

• ห้างหุ้นส่วน
• เอส คอร์ปอเรชั่น
• ซี คอร์ปอเรชั่น

ในการยื่น W9 ผู้รับเหมาอิสระต้องส่งคืนแบบฟอร์มไปยังธุรกิจที่พวกเขาจะทำงานให้ ข้อมูลที่ผู้รับเหมาให้มามีความละเอียดอ่อนและสามารถใช้เพื่อขโมยข้อมูลประจำตัวของใครบางคน ในฐานะธุรกิจ อย่าลืมแจ้งผู้รับเหมาว่าคุณจะส่ง W9 อย่างไร เมื่อใด และเพราะเหตุใด และวิธีที่ดีที่สุดในการส่งคืนให้คุณ เพื่อปกป้องข้อมูลของพวกเขา ขอแนะนำให้ผู้รับเหมาใช้ไฟล์แนบอีเมลที่เข้ารหัสหรือขอให้ส่งถึงมือหากพวกเขาส่งทางไปรษณีย์

W9 เปรียบเทียบกับแบบฟอร์มที่คล้ายกันอย่างไร

มีรูปแบบที่หลากหลายในช่วงฤดูภาษี และง่ายต่อการผสมผสาน คู่มือนี้จะช่วยให้คุณฝ่าฟันความแตกต่างเหล่านี้ได้

W9s กับ W2s

W9 ไม่ควรสับสนกับแบบฟอร์ม W2 บริษัทต่างๆ ส่ง W2s ให้กับพนักงานเพื่อให้ข้อมูลที่จำเป็นในการยื่นภาษี W2s ให้รายละเอียดจำนวนเงินที่บริษัทนำออกจากเช็คเงินเดือนของพนักงานตลอดทั้งปีสำหรับภาษี ผลประโยชน์ ประกันสังคมหรือ TIN และเหตุผลอื่นๆ W2s และ 1099s มีวัตถุประสงค์ที่คล้ายกัน ข้อแตกต่างคือ W2s จะออกให้กับพนักงานที่มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย ในขณะที่ 1099s จะออกให้แก่ผู้ที่ไม่มีงานซึ่งไม่มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย

IRS ใช้แบบฟอร์ม 1099 และ W9 เพื่อวัดว่าผู้ปฏิบัติงานจัดประเภทเป็นพนักงานหรือไม่มีลูกจ้าง เมื่อธุรกิจพยายามประหยัดเงินเพื่อผลประโยชน์ พวกเขาต้องการจัดประเภทพนักงานของตนเป็นผู้รับเหมาอิสระมากขึ้น อย่างไรก็ตาม กระบวนการจ้างผู้รับเหมาอิสระแทนพนักงานต้องรวมถึง:

• ทำสัญญาจ้างงาน
• จ่ายบิลผ่านบัญชีเจ้าหนี้
• การใช้แบบฟอร์ม W9
• ให้บริการลูกค้ารายอื่นโดยผู้รับเหมา
• ไม่มีการฝึกอบรมหรือการตรวจสอบประสิทธิภาพ
• ไม่ทำหน้าที่หลักของธุรกิจ
• กำลังรับแบบฟอร์ม 1099
• ไม่ได้รับผลประโยชน์ เช่น ประกันสุขภาพ

W9s กับ W4s

W9s มีความคล้ายคลึงกันกับแบบฟอร์ม W4 ในขณะที่ธุรกิจต่างๆ ให้ W9 แก่ผู้ที่ไม่มีพนักงานในการรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล พวกเขาให้ W4 แก่พนักงานเพื่อรับข้อมูลเดียวกันส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม แบบฟอร์ม W4 มีข้อมูลที่ช่วยให้บริษัทต่างๆ กำหนดจำนวนเงินที่หักจากเช็คของพนักงาน ในทางกลับกัน ผู้ไม่มีงานของ W9 ไม่มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย W9s ช่วยบริษัทในการกรอกแบบฟอร์ม 1099 W4s ให้ข้อมูลสำหรับแบบฟอร์ม W2

จากข้อมูลข้างต้น แสดงว่าคุณพร้อมที่จะกรอกแบบฟอร์มที่เหมาะสมกับสถานการณ์ของคุณ แม้ว่าแบบฟอร์ม W9 จะตรงไปตรงมา แต่แบบฟอร์มอื่นๆ อาจใช้เวลาและความพยายามอย่างมากในการกรอก การขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีสามารถช่วยยกภาระของคุณในฐานะนักธุรกิจ ทำให้คุณมีเวลาในการดำเนินธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ

---