أساسيات نموذج W9 لأصحاب الأعمال الصغيرة
نشرت: 2021-11-06قد تبدو أشكال الضرائب شاقة. بأسماء مثل W2s و W9s و 1099s و W4s ، يمكن أن تبدو حتى وكأنها رمز مشفر.
ومع ذلك ، مع الفهم الواضح للغرض من كل وثيقة ، يصبح موسم الضرائب أقل صعوبة وأسهل في التنقل. على سبيل المثال ، تعد نماذج W9 مستندات أساسية تتطلب القليل من الجهد. استمر في القراءة من أجل فهم أفضل لـ W9s ، بما في ذلك ماهيتها وكيفية ملئها وكيفية مقارنتها بالنماذج الأخرى.
ما هو نموذج W9؟
لفهم نماذج W9 ، يجب أن يكون لديك أولاً بعض المعلومات الأساسية عن نماذج 1099. تقدم الشركات نماذج 1099 للأغراض الضريبية عندما تكون قد دفعت أكثر من 600 دولار للمقاولين المستقلين (المعروفين أيضًا باسم العاملين لحسابهم الخاص أو العاملين لحسابهم الخاص أو 1099 موظفًا) خلال السنة الضريبية. لا تحجب الشركات أي أموال من شيكات المقاولين المستقلين ، لكن لا يزال يتعين عليهم استخدام 1099 للإبلاغ عن المبلغ الذي دفعوه للمقاول إلى مصلحة الضرائب.
تحتاج الشركات إلى معلومات معينة حول المقاول لإكمال هذه النماذج الـ 1099. هنا يأتي دور W9s. ترسل الشركات نماذج W9 إلى المقاولين المقيمين في الولايات المتحدة لطلب معلوماتهم الشخصية ، بما في ذلك رقم التعريف الضريبي (TIN) ، والذي تستخدمه مصلحة الضرائب لتحديد هوية دافع الضرائب. غالبًا ما تكون أرقام التعريف الضريبية (TIN) هي رقم الضمان الاجتماعي للشخص.
ثم تستخدم الشركات هذه المعلومات لإكمال 1099s. تطلب معظم الشركات من المقاولين ملء استمارات W9 قبل بدء العمل. هذا يمنع التأخير عند إصدار 1099 نموذجًا ويسهل الحصول على المعلومات.
تصدر الشركات أيضًا نماذج W9 و 1099 لأشكال الدخل الأخرى مثل:
- المعاملات العقارية
- التنازل عن الممتلكات المضمونة أو الاستحواذ عليها
- مساهمات في الجيش الجمهوري الايرلندي
- الفوائد المدفوعة على الرهن العقاري
- شطب الديون
- أرباح
- ايرادات متنوعة
- معاملات الوسيط مثل بيع الأسهم وصناديق الاستثمار المشترك
تتطلب كل من هذه المداخيل الخاضعة للضريبة من الشركات الحصول على رقم التعريف الضريبي للشخص والمعلومات الشخصية الأخرى للإبلاغ عن المبلغ المستلم. لذلك ، فإنها تتطلب W9s مكتملة.
تنطبق نماذج W9s على المقيمين في الولايات المتحدة والذين يحملون تأشيرات عمل دائمة. إذا كان الشخص لا يفي بأحد هذه التصنيفات ، فإنه مؤهل كشخص غير أمريكي (غالبًا ما يطلق عليه أجنبي غير مقيم). سيحتاج أولئك الذين يحملون هذا التصنيف إلى ملء نموذج W8 بدلاً من W9.
كيف تملأ نموذج W9 وإرساله؟
- الاسم الكامل
- اسم الشركة إن وجد
- تصنيف الضرائب الفيدرالية
- هذا السطر مخصص للشركات التي لديها إعفاءات معينة ليتم ملؤه ويجب تركه فارغًا
- .عنوان الشارع
- المدينة والولاية والرمز البريدي
- رقم حساب
هناك أيضا جزئين آخرين. يطلب الأول رقم التعريف الضريبي للمقاول (عادةً رقم الضمان الاجتماعي للشخص) أو رقم صاحب العمل. يشير الثاني إلى مكان التوقيع والتاريخ على النموذج للتحقق من أنك قدمت معلومات دقيقة. ضع في اعتبارك أن هذا مستند قانوني ويجب معاملته على هذا النحو.
الشركات ذات المسؤولية المحدودة (LLC) لديها قواعد خاصة لملء أقسام التصنيف الفيدرالي وأرقام التعريف. إذا كانت إحدى الشركات ذات المسؤولية المحدودة تمتلك شركة ذات مسؤولية محدودة أخرى ، فيجب عليك تحديد المربع المسمى "شركة ذات مسؤولية محدودة".
إذا كان شخص واحد يمتلك شركة ذات مسؤولية محدودة ، فقم بإدراج اسم المالك في سطر الاسم واسم الشركة ذات المسؤولية المحدودة في خط الأعمال. بينما يمكنك استخدام رقم الضمان الاجتماعي للمالك أو رقم تعريف الموظف الفيدرالي الخاص بشركة ذات مسؤولية محدودة ، تفضل مصلحة الضرائب رقم الضمان الاجتماعي للمالك.
إذا كنت منفصلاً عن حالة شركة ذات مسؤولية محدودة ، فقم بإدراج اسم شركة ذات مسؤولية محدودة ورقم تعريف الموظف الفيدرالي الخاص بها. لا تحدد المربع المسمى "شركة ذات مسؤولية محدودة". بدلاً من ذلك ، حدد المربع الذي يتوافق مع تصنيفك:
- شراكة
- شركة S.
- شركة ج
لتقديم W9 ، يجب على المقاول المستقل إعادة النموذج إلى الشركة التي سيعملون بها. المعلومات التي يقدمها المقاولون حساسة ويمكن استخدامها لسرقة هوية شخص ما. كعمل تجاري ، تأكد من إبلاغ المقاول بكيفية ومتى ولماذا ترسل W9 وأفضل طريقة لإعادتها إليك. لحماية معلوماتهم ، شجع المقاولين على استخدام مرفق بريد إلكتروني مشفر أو اطلب تسليمه باليد إذا أرسلوه عن طريق البريد.
كيف يقارن W9 مع الأشكال المماثلة؟
تكثر الأشكال المختلفة خلال موسم الضرائب ، ومن السهل خلطها. يجب أن يساعدك هذا الدليل في التغلب على هذه الاختلافات.
W9s مقابل W2s
يجب عدم الخلط بين W9s ونماذج W2. ترسل الشركات W2s إلى الموظفين لتزويدهم بالمعلومات التي يحتاجونها لتقديم ضرائبهم. يوضح W2s مقدار الأموال التي أخذتها الشركة من راتب الموظف على مدار العام للضرائب والمزايا والضمان الاجتماعي أو رقم التعريف الضريبي (TIN) ، وأسباب أخرى. W2s و 1099s لها أغراض مماثلة. الفرق هو أن W2s يتم إصدارها للموظفين الذين لديهم استقطاعات ، بينما يتم إصدار 1099 لغير الموظفين الذين ليس لديهم مقتطعات.
تستخدم مصلحة الضرائب الأمريكية نماذج 1099 و W9 لقياس ما إذا كان العامل يصنف على أنه موظف أو غير موظف. عندما تحاول الشركات توفير المال على المزايا ، فإنها سترغب بشكل متزايد في تصنيف عمالها كمقاولين مستقلين. ومع ذلك ، يجب أن تتضمن عملية تعيين مقاول مستقل بدلاً من موظف ما يلي:
- وضع عقد العمل في مكانه
- دفع الفاتورة من خلال حسابات الدفع
- باستخدام نموذج W9
- خدمة العملاء الآخرين من قبل المقاول
- لا تدريب أو مراقبة الأداء
- عدم أداء وظيفة عمل أساسية
- استلام نموذج 1099
- عدم تلقي مزايا مثل التأمين الصحي
W9s مقابل W4s
تشترك W9s في أوجه التشابه مع نماذج W4. بينما تعطي الشركات W9s لغير الموظفين لجمع المعلومات الشخصية ، فإنها تعطي W4s للموظفين للحصول على الكثير من نفس المعلومات. ومع ذلك ، تتضمن نماذج W4 معلومات تساعد الشركات على تحديد مقدار الراتب الذي يتعين على الموظف حجبه. من ناحية أخرى ، W9 غير الموظفين ليس لديهم حجب. تساعد W9s الشركة في استكمال 1099 استمارة. توفر W4s معلومات لنماذج W2.
باستخدام المعلومات الواردة أعلاه ، فأنت على استعداد لإكمال النماذج المناسبة لظروفك. في حين أن نماذج W9 واضحة ومباشرة ، يمكن أن تستغرق النماذج الأخرى الكثير من الوقت والجهد لملءها. يمكن أن يؤدي طلب المساعدة من متخصصي الضرائب إلى رفع بعض أعباءك كمحترف أعمال ، مما يتيح لك الوقت لإدارة عملك بكفاءة.