中小企業の所有者のためのW9フォームの基本
公開: 2021-11-06納税申告書は気が遠くなるように思えるかもしれません。 W2、W9、1099、W4などの名前を使用すると、暗号化されたコードのように聞こえることもあります。
ただし、各ドキュメントの目的を明確に理解することで、税務シーズンは簡単になり、ナビゲートしやすくなります。 たとえば、W9フォームは、ほとんど労力を必要としない重要なドキュメントです。 W9について、その内容、記入方法、他のフォームとの比較など、理解を深めるために読み続けてください。
W9フォームとは何ですか？
W9フォームを理解するには、最初に1099フォームの背景が必要です。 企業は、課税年度中に独立請負業者（自営業者、フリーランサー、または1099人の従業員とも呼ばれます）に600ドル以上を支払った場合、税務目的で1099フォームを提出します。 企業は独立した請負業者の小切手からお金を差し控えることはありませんが、それでも1099を使用して、請負業者に支払った金額をIRSに報告する必要があります。
企業は、これらの1099フォームに記入するために、請負業者に関する特定の情報を必要とします。 そこでW9が登場します。企業はW9フォームを米国の居住請負業者に送信して、IRSが納税者を識別するために使用する納税者番号（TIN）などの個人情報を要求します。 TINは、多くの場合、個人の社会保障番号です。
次に、企業はこの情報を使用して1099を完了します。 ほとんどの企業は、請負業者に仕事を始める前にW9フォームに記入するように求めています。 これにより、1099フォームの発行時の遅延が防止され、情報の取得が容易になります。
企業はまた、次のような他の収入形態のためにW9および1099フォームを発行します。
- 不動産取引
- 担保付き資産の放棄または取得
- IRAへの貢献
- 住宅ローンの利息が支払われました
- 債務のキャンセル
- 配当
- 雑収入
- 株式や投資信託の売却などのブローカー取引
これらの課税所得のそれぞれは、受け取った金額を報告するために、企業が個人のTINおよびその他の個人情報を取得することを要求します。 したがって、完成したW9が必要です。
W9sフォームは、米国の居住者および永住ビザを持っている人に適用されます。 これらの分類のいずれかを満たさない人は、米国以外の人（非居住者の外国人と呼ばれることが多い）としての資格があります。 この分類の人は、W9ではなくW8フォームに記入する必要があります。
W9フォームにどのように記入して送信しますか？
- フルネーム
- 事業名（ある場合）
- 連邦税の分類
- この行は、特定の免除がある企業が記入するためのものであり、空白のままにする必要があります
- 住所
- 市、州、および郵便番号
- 口座番号
さらに2つの部分があります。 最初に、請負業者のTIN（通常は個人の社会保障番号）または雇用主の番号を尋ねます。 2つ目は、正確な情報を提供したことを確認するために、フォームに署名して日付を記入する場所を示します。 これは法的文書であり、そのように扱われる必要があることに注意してください。
有限責任会社（LLC）には、連邦の分類と識別番号のセクションに記入するための特別な規則があります。 あるLLCが別のLLCを所有している場合は、「有限責任会社」というラベルの付いたチェックボックスをオンにする必要があります。
1人の人がLLCを所有している場合は、名前の行に所有者の名前を、ビジネスの行にLLCの名前を記載します。 所有者の社会保障番号またはLLCの連邦職員識別番号のいずれかを使用できますが、IRSは所有者の社会保障番号を優先します。
LLCのステータスとは別の場合は、LLC名とその連邦職員識別番号を記載してください。 「有限責任会社」というラベルの付いたボックスをチェックしないでください。 代わりに、分類に対応するチェックボックスをオンにしてください。
- パートナーシップ
- S法人
- C株式会社
W9を提出するには、独立請負業者は、彼らが働く事業にフォームを返送する必要があります。 請負業者から提供された情報は機密情報であり、誰かの身元を盗むために使用される可能性があります。 ビジネスとして、W9を送信する方法、時期、理由、およびW9を返送するための最良の方法を請負業者に必ず通知してください。 情報を保護するために、請負業者に暗号化された電子メールの添付ファイルを使用するように勧めるか、郵送する場合は手渡しを依頼してください。
W9は同様のフォームとどのように比較されますか？
税の季節にはさまざまな形がたくさんあり、それらを混同するのは簡単です。 このガイドは、これらの違いを理解するのに役立ちます。
W9s対W2s
W9をW2フォームと混同しないでください。 企業はW2を従業員に送信して、税金を申告するために必要な情報を従業員に提供します。 W2は、税金、福利厚生、社会保障またはTIN、およびその他の理由で、会社が年間を通じて従業員の給与からどれだけのお金を引き出したかを詳しく説明しています。 W2と1099には同様の目的があります。 違いは、W2は源泉徴収のある従業員に発行され、1099は源泉徴収のない非従業員に発行されることです。
IRSは、1099およびW9フォームを使用して、労働者が従業員または非従業員として分類されているかどうかを測定します。 企業が福利厚生でお金を節約しようとしているとき、彼らはますます彼らの労働者を独立した請負業者として分類したいと思うでしょう。 ただし、従業員ではなく独立請負業者を採用するプロセスには、次のものが含まれている必要があります。
- 労働契約を結ぶ
- 買掛金による請求書の支払い
- W9フォームを使用する
- 請負業者による他のクライアントへのサービス
- トレーニングやパフォーマンスの監視はありません
- コアビジネス機能を実行していない
- 1099フォームを受信する
- 健康保険などの給付を受けていない
W9とW4
W9はW4フォームと類似点を共有しています。 企業は個人情報を収集するために非従業員にW9を提供しますが、同じ情報の多くを取得するために従業員にW4を提供します。 ただし、W4フォームには、企業が従業員の給与のどのくらいを差し控えるかを決定するのに役立つ情報が含まれています。 一方、W9の非従業員には源泉徴収はありません。 W9は、会社が1099フォームに記入するのを支援します。 W4は、W2フォームの情報を提供します。
上記の情報を使用して、状況に応じた適切なフォームに記入する準備が整います。 W9フォームは単純ですが、他のフォームは入力に多くの時間と労力を要する場合があります。 税務専門家の助けを求めることは、ビジネス専門家としてのあなたの負担の一部を取り除き、あなたのビジネスを効率的に運営するための時間を残すことができます。