Podstawy formularza W9 dla właścicieli małych firm
Opublikowany: 2021-11-06Formularze podatkowe mogą wydawać się zniechęcające. Z nazwami takimi jak W2s, W9s, 1099s i W4s, mogą nawet brzmieć jak zaszyfrowany kod.
Jednak dzięki jasnemu zrozumieniu celu każdego dokumentu, sezon podatkowy staje się mniej męczący i łatwiejszy w nawigacji. Na przykład formularze W9 są niezbędnymi dokumentami, które wymagają niewielkiego wysiłku. Czytaj dalej, aby lepiej zrozumieć W9s, w tym, czym one są, jak je wypełnić i jak porównują się z innymi formularzami.
Co to jest formularz W9?
Aby zrozumieć formularze W9, musisz najpierw zapoznać się z formularzami 1099. Firmy składają formularze 1099 dla celów podatkowych, jeśli zapłaciły ponad 600 USD niezależnym wykonawcom (znanym również jako samozatrudnieni, freelancerzy lub pracownicy 1099) w ciągu roku podatkowego. Firmy nie wstrzymują żadnych pieniędzy z czeków niezależnych wykonawców, ale nadal są zobowiązane do korzystania z 1099, aby zgłosić, ile zapłaciły wykonawcy do IRS.
Firmy potrzebują pewnych informacji o wykonawcy, aby wypełnić te 1099 formularze. Tutaj wkracza W9s. Firmy wysyłają formularze W9 do wykonawców będących rezydentami USA, aby zażądać ich danych osobowych, w tym numeru identyfikacji podatkowej (TIN), który jest używany przez IRS do identyfikacji podatnika. NIP to często numer ubezpieczenia społecznego danej osoby.
Firmy następnie wykorzystują te informacje, aby ukończyć 1099s. Większość firm prosi wykonawców o wypełnienie formularzy W9 przed rozpoczęciem pracy. Zapobiega to opóźnieniom przy wydawaniu formularzy 1099 i ułatwia uzyskanie informacji.
Firmy wystawiają również formularze W9 i 1099 dla innych form dochodu, takich jak:
- Transakcje na rynku nieruchomości
- Zaniechanie lub nabycie zabezpieczonej nieruchomości
- Składki na IRA
- Zapłacone odsetki od kredytu hipotecznego
- Umorzenie długu
- Dywidendy
- Pozostałe przychody
- Transakcje brokerskie, takie jak sprzedaż akcji i funduszy inwestycyjnych
Każdy z tych dochodów podlegających opodatkowaniu wymaga od firm uzyskania numeru TIN osoby i innych danych osobowych w celu zgłoszenia otrzymanej kwoty. Dlatego wymagają ukończonych W9.
Formularze W9s mają zastosowanie do mieszkańców Stanów Zjednoczonych oraz osób posiadających wizy na pobyt stały. Jeśli dana osoba nie spełnia jednej z tych klasyfikacji, kwalifikuje się jako osoba spoza USA (często nazywana cudzoziemcem nierezydentem). Osoby z tą klasyfikacją będą musiały wypełnić formularz W8 zamiast W9.
Jak wypełnić i przesłać formularz W9?
- Pełne imię i nazwisko
- Nazwa firmy, jeśli istnieje
- Federalna klasyfikacja podatkowa
- Ten wiersz jest przeznaczony dla firm z pewnymi zwolnieniami do wypełnienia i należy go pozostawić pusty
- adres ulicy
- Miasto, województwo i kod pocztowy
- Numer konta
Są jeszcze dwie części. Pierwsza prosi o numer NIP wykonawcy (zwykle numer ubezpieczenia społecznego danej osoby) lub numer pracodawcy. Drugi wskazuje, gdzie podpisać i opatrzyć datą formularz, aby zweryfikować, czy podałeś dokładne informacje. Pamiętaj, że jest to dokument prawny i tak należy go traktować.
Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC) mają specjalne zasady wypełniania sekcji klasyfikacji federalnej i numerów identyfikacyjnych. Jeśli jedna LLC jest właścicielem innej LLC, musisz zaznaczyć pole „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”.
Jeśli pojedyncza osoba jest właścicielem LLC, wpisz imię i nazwisko właściciela w wierszu nazwy i nazwę LLC w wierszu biznesowym. Chociaż możesz użyć numeru ubezpieczenia społecznego właściciela lub federalnego numeru identyfikacyjnego pracownika LLC, IRS preferuje numer ubezpieczenia społecznego właściciela.
Jeśli jesteś odrębny od statusu LLC, podaj nazwę LLC i jej federalny numer identyfikacyjny pracownika. Nie zaznaczaj pola oznaczonego „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Zamiast tego zaznacz pole odpowiadające Twojej klasyfikacji:
- Współpraca
- S korporacja
- C korporacja
Aby złożyć W9, niezależny wykonawca musi zwrócić formularz do firmy, dla której będzie pracował. Informacje podawane przez kontrahentów są poufne i mogą zostać wykorzystane do kradzieży czyjejś tożsamości. Jako firma, upewnij się, że poinformowałeś wykonawcę, jak, kiedy i dlaczego wysyłasz W9 i jak najlepiej go zwrócić. Aby chronić swoje informacje, zachęć wykonawców do korzystania z zaszyfrowanego załącznika do wiadomości e-mail lub poproś o dostarczenie go osobiście, jeśli wyślą go pocztą.
Jak W9 wypada w porównaniu z podobnymi formularzami?
W sezonie podatkowym obfitują różne formy i łatwo je pomieszać. Ten przewodnik powinien pomóc ci przebrnąć przez te różnice.
W9s kontra W2s
W9s nie należy mylić z formularzami W2. Firmy wysyłają W2 do pracowników, aby przekazać im informacje potrzebne do rozliczenia podatków. W2s wyszczególniają, ile pieniędzy firma pobierała z pensji pracownika w ciągu roku na podatki, świadczenia, ubezpieczenie społeczne lub NIP i z innych powodów. W2s i 1099s mają podobne cele. Różnica polega na tym, że W2 są wydawane pracownikom, którzy mają potrącenia, podczas gdy 1099 są wydawane osobom niebędącym pracownikami, którzy nie mają potrąceń.
IRS używa formularzy 1099 i W9 do pomiaru, czy pracownik klasyfikuje się jako pracownik, czy nie. Gdy firmy starają się oszczędzać na świadczeniach, coraz częściej będą chciały klasyfikować swoich pracowników jako niezależnych wykonawców. Jednak proces zatrudniania niezależnego kontrahenta zamiast pracownika musi obejmować:
- Zawarcie umowy o pracę
- Płacenie rachunku za pośrednictwem rachunków płatniczych
- Korzystanie z formularza W9
- Obsługa innych klientów przez wykonawcę
- Brak szkolenia lub monitorowania wydajności
- Niewykonywanie podstawowej funkcji biznesowej
- Otrzymanie formularza 1099
- Nieotrzymywanie świadczeń takich jak ubezpieczenie zdrowotne
W9s kontra W4s
W9 mają podobieństwa z formami W4. Podczas gdy firmy dają W9 osobom niebędącym pracownikami w celu gromadzenia danych osobowych, dają W4 pracownikom, aby uzyskać większość tych samych informacji. Jednak formularze W4 zawierają informacje, które pomagają firmom określić, jaką część wynagrodzenia pracownika należy potrącić. Z drugiej strony osoby niebędące pracownikami W9 nie mają potrąceń. W9s pomagają firmie wypełnić 1099 formularzy. W4 dostarczają informacji dla formularzy W2.
Mając powyższe informacje, jesteś przygotowany do wypełnienia odpowiednich formularzy dla swoich okoliczności. Chociaż formularze W9 są proste, wypełnienie innych formularzy może zająć dużo czasu i wysiłku. Zwrócenie się o pomoc do specjalistów podatkowych może znieść niektóre z twoich obciążeń jako profesjonalisty biznesowego, pozostawiając ci czas na efektywne prowadzenie firmy.