Küçük İşletme Sahipleri için W9 Form Temelleri
Yayınlanan: 2021-11-06Vergi formları göz korkutucu görünebilir. W2s, W9s, 1099s ve W4s gibi adlarla şifreli bir kod gibi görünebilirler.
Bununla birlikte, her belgenin amacının net bir şekilde anlaşılmasıyla, vergi mevsimi daha az zahmetli hale gelir ve gezinmesi daha kolay hale gelir. Örneğin, W9 formları çok az çaba gerektiren temel belgelerdir. Ne oldukları, nasıl doldurulacakları ve diğer formlarla nasıl karşılaştırıldıkları dahil olmak üzere W9'ları daha iyi anlamak için okumaya devam edin.
W9 Formu nedir?
W9 formlarını anlamak için önce 1099 formları hakkında biraz bilgi sahibi olmanız gerekir. İşletmeler, vergi yılı boyunca bağımsız yüklenicilere (serbest meslek sahibi, serbest çalışanlar veya 1099 çalışan olarak da bilinir) 600 dolardan fazla ödediklerinde vergi amaçlı 1099 form doldururlar. Şirketler bağımsız yüklenicilerin çeklerinden herhangi bir para kesintisi yapmazlar, ancak yine de yükleniciye ne kadar ödediklerini IRS'ye bildirmek için 1099 kullanmaları gerekir.
Şirketler, bu 1099 formu doldurmak için yüklenici hakkında belirli bilgilere ihtiyaç duyar. W9'ların devreye girdiği yer burasıdır. İşletmeler, ABD'de yerleşik yüklenicilere, IRS tarafından bir vergi mükellefini tanımlamak için kullanılan vergi kimlik numarası (TIN) dahil olmak üzere kişisel bilgilerini talep etmeleri için W9 formları gönderir. TIN'ler genellikle bir kişinin sosyal güvenlik numarasıdır.
İşletmeler daha sonra bu bilgileri 1099'ları tamamlamak için kullanır. Çoğu işletme, işe başlamadan önce yüklenicilerden W9 formlarını doldurmalarını ister. Bu, 1099 form düzenlenirken gecikmeleri önler ve bilgilerin elde edilmesini kolaylaştırır.
İşletmeler ayrıca aşağıdakiler gibi diğer gelir türleri için W9 ve 1099 formları yayınlar:
- gayrimenkul işlemleri
- Güvenli bir mülkün terk edilmesi veya edinilmesi
- Bir IRA'ya Katkılar
- Ödenen ipotek faizi
- borcun iptali
- temettüler
- Çeşitli gelir
- Hisse senedi ve yatırım fonu satışı gibi aracılık işlemleri
Bu vergilendirilebilir gelirlerin her biri, işletmelerin alınan tutarı bildirmek için bir kişinin TIN'sini ve diğer kişisel bilgilerini almasını gerektirir. Bu nedenle, tamamlanmış W9'ları gerektirirler.
W9s formları, Amerika Birleşik Devletleri'nde ikamet edenler ve daimi çalışma Vizesi olanlar için geçerlidir. Bir kişi bu sınıflandırmalardan birini karşılamıyorsa, ABD'de olmayan bir kişi (genellikle yerleşik olmayan bir yabancı olarak adlandırılır) olarak nitelendirilir. Bu sınıflandırmaya sahip olanların W9 yerine W8 formu doldurmaları gerekecektir.
W9 Formunu Nasıl Doldurur ve Gönderirsiniz?
- Ad Soyad
- Varsa işletme adı
- Federal vergi sınıflandırması
- Bu satır, belirli muafiyetleri olan işletmeler içindir ve boş bırakılmalıdır.
- Açık adres
- Şehir, eyalet ve posta kodu
- Hesap numarası
Ayrıca iki bölüm daha var. İlki, yüklenicinin TIN'sini (genellikle bir kişinin sosyal güvenlik numarası) veya işveren numarasını ister. İkincisi, doğru bilgi verdiğinizi doğrulamak için formu nereye imzalayacağınızı ve tarih atacağınızı belirtir. Bunun yasal bir belge olduğunu ve bu şekilde ele alınması gerektiğini unutmayın.
Sınırlı Sorumluluk Şirketleri (LLC'ler), federal sınıflandırma ve kimlik numarası bölümlerini doldurmak için özel kurallara sahiptir. Bir LLC'nin başka bir LLC'si varsa, "limited şirket" etiketli kutuyu işaretlemeniz gerekir.
LLC'ye tek bir kişi sahipse, sahibinin adını isim satırında ve LLC'nin adını iş kolunda listeleyin. Sahibinin sosyal güvenlik numarasını veya LLC'nin federal çalışan kimlik numarasını kullanabilirsiniz, ancak IRS, sahibinin sosyal güvenlik numarasını tercih eder.
LLC'nin statüsünden ayrıysanız, LLC adını ve federal çalışan kimlik numarasını listeleyin. “Limited şirket” etiketli kutuyu işaretlemeyin. Bunun yerine, sınıflandırmanıza karşılık gelen kutuyu işaretleyin:
- ortaklık
- S şirketi
- C şirketi
W9'u göndermek için, bağımsız yüklenici formu çalışacağı işletmeye iade etmelidir. Yükleniciler tarafından sağlanan bilgiler hassastır ve birinin kimliğini çalmak için kullanılabilir. Bir işletme olarak, W9'u nasıl, ne zaman ve neden gönderdiğinizi ve onu size geri göndermenin en iyi yolunu yükleniciye bildirdiğinizden emin olun. Bilgilerini korumak için, yüklenicileri şifreli bir e-posta eki kullanmaya teşvik edin veya postayla gönderiyorlarsa elden teslim isteyin.
Bir W9 Benzer Formlarla Nasıl Karşılaştırılır?
Vergi mevsimi boyunca çeşitli formlar boldur ve bunları karıştırmak kolaydır. Bu kılavuz, bu farklılıkları aşmanıza yardımcı olacaktır.
W9s vs W2s
W9'lar W2 formları ile karıştırılmamalıdır. Şirketler, vergilerini dosyalamak için ihtiyaç duydukları bilgileri vermek için çalışanlara W2'ler gönderir. W2'ler, şirketin vergiler, sosyal haklar, Sosyal Güvenlik veya TIN ve diğer nedenlerle yıl boyunca çalışanın maaşından ne kadar para aldığını detaylandırır. W2'ler ve 1099'lar benzer amaçlara sahiptir. Aradaki fark, W2'lerin stopajı olan çalışanlara, 1099'ların ise stopajı olmayan çalışanlara verilmesidir.
IRS, bir çalışanın çalışan olarak mı yoksa çalışan olmayan olarak mı sınıflandırıldığını ölçmek için 1099 ve W9 formlarını kullanır. İşletmeler, sosyal yardımlardan tasarruf etmeye çalışırken, çalışanlarını giderek bağımsız yükleniciler olarak sınıflandırmak isteyeceklerdir. Ancak, bir çalışan yerine bağımsız bir yükleniciyi işe alma süreci şunları içermelidir:
- Bir iş sözleşmesinin yerine getirilmesi
- Borç hesapları aracılığıyla fatura ödeme
- W9 formu kullanma
- Yüklenici tarafından diğer müşterilere hizmet verilmesi
- Eğitim veya performans izleme yok
- Temel bir iş işlevini yerine getirmemek
- 1099 formu alma
- Sağlık sigortası gibi haklardan yararlanamamak
W9'lar ve W4'ler
W9'lar, W4 formlarıyla benzerlikler paylaşır. İşletmeler, kişisel bilgi toplamak için çalışan olmayanlara W9 verirken, aynı bilgilerin çoğunu elde etmek için çalışanlara W4'ler verir. Bununla birlikte, W4 formları, şirketlerin bir çalışanın maaş çekinden ne kadarını alıkoyacağını belirlemesine yardımcı olan bilgileri içerir. Öte yandan, W9 çalışanı olmayanların stopajı yoktur. W9'lar, şirketin 1099 formu doldurmasına yardımcı olur. W4'ler, W2 formları için bilgi sağlar.
Yukarıdaki bilgilerle, durumunuza uygun formları doldurmaya hazırsınız. W9 formları basit olsa da, diğer formların doldurulması çok zaman ve çaba gerektirebilir. Vergi uzmanlarından yardım istemek, bir iş uzmanı olarak yüklerinizin bir kısmını kaldırabilir ve işinizi verimli bir şekilde yürütmek için size zaman bırakabilir.