小企业主的 W9 表格基础知识

已发表: 2021-11-06

税表似乎令人生畏。 使用 W2s、W9s、1099s 和 W4s 之类的名称，它们甚至听起来像是加密的代码。

然而，在清楚地了解每份文件的目的后，税收季节变得不那么繁琐，也更容易驾驭。 例如，W9 表格是基本文件，几乎不需要付出任何努力。 继续阅读以更好地了解 W9，包括它们是什么、如何填写它们以及它们与其他表格的比较。

什么是 W9 表格？

要了解 W9 表格，您必须首先对 1099 表格有一定的了解。 如果企业在纳税年度向独立承包商（也称为个体经营者、自由职业者或 1099 名雇员）支付了超过 600 美元，则出于税收目的提交 1099 表格。 公司不会从独立承包商的支票中扣留任何款项，但他们仍然需要使用 1099 向美国国税局报告他们向承包商支付了多少钱。

公司需要有关承包商的某些信息来填写这些 1099 表格。 这就是 W9s 的用武之地。企业将 W9 表格发送给美国居民承包商，要求他们提供个人信息，包括 IRS 用来识别纳税人的税号 (TIN)。 TIN 通常是一个人的社会安全号码。

然后，企业使用这些信息来完成 1099。 大多数企业要求承包商在开始工作之前填写 W9 表格。 这可以防止在签发 1099 表格时出现延误，并且更容易获得信息。

企业还为其他形式的收入签发 W9 和 1099 表格，例如：

  • 房地产交易
  • 放弃或获得有担保的财产
  • 对 IRA 的供款
  • 已付按揭利息
  • 取消债务
  • 股息
  • 杂项收入
  • 经纪人交易，例如出售股票和共同基金

这些应税收入中的每一项都要求企业获取个人的 TIN 和其他个人信息以报告收到的金额。 因此，他们需要完整的 W9。

W9s 表格适用于美国居民和持有永久工作签证的人。 如果一个人不符合这些分类之一，他们就有资格成为非美国人（通常称为非居民外国人）。 具有此分类的人将需要填写 W8 表格而不是 W9。

您如何填写并提交 W9 表格？

W9表格

图片：irs.gov
W9 表格可在 IRS 网站上下载。 该表格很短，如果您排除说明，甚至不会填满整个页面。 它要求在相应行上提供以下信息：

  1. 全名
  2. 企业名称（如果有）
  3. 联邦税收分类
  4. 此行供具有某些豁免的企业填写，应留空
  5. 街道地址
  6. 城市、州和邮政编码
  7. 帐号

还有另外两个部分。 第一个要求提供承包商的 TIN（通常是一个人的社会安全号码）或他们的雇主号码。 第二个指示在哪里签署表格并注明日期，以验证您提供的信息是否准确。 请记住，这是一份法律文件，应该这样对待。

有限责任公司 (LLC) 对填写联邦分类和识别号部分有特殊规定。 如果一个 LLC 拥有另一个 LLC，您必须选中标有“有限责任公司”的框。

如果一个人拥有 LLC，请在名称行上列出所有者的姓名，在业务行上列出 LLC 的名称。 虽然您可以使用所有者的社会安全号码或 LLC 的联邦雇员身份号码，但 IRS 更喜欢所有者的社会安全号码。

如果您与 LLC 的身份不同，请列出 LLC 名称及其联邦雇员识别号。 不要选中标有“有限责任公司”的框。 相反，请选中与您的分类对应的框：

  • 合伙
  • S公司
  • C公司

要提交 W9，独立承包商必须将表格返回给他们将工作的企业。 承包商提供的信息很敏感，可用于窃取某人的身份。 作为一家企业，请务必告知承包商您发送 W9 的方式、时间和原因，以及将其退回给您的最佳方式。 为了保护他们的信息，鼓励承包商使用加密的电子邮件附件，或者如果他们通过邮件发送，则要求亲自交付。

W9 与类似表格相比如何？

报税季各种形式比比皆是，很容易混淆。 本指南应该可以帮助您克服这些差异。

W9s 与 W2s

W9s 不应与 W2 表格混淆。 公司向员工发送 W2，为他们提供报税所需的信息。 W2 详细说明了公司全年从员工的薪水中扣除了多少钱，用于税收、福利、社会保障或 TIN 以及其他原因。 W2s 和 1099s 有类似的用途。 不同之处在于 W2 发给有预扣税的员工，而 1099 发给没有预扣税的非员工。

IRS 使用 1099 和 W9 表格来衡量工人是属于雇员还是非雇员。 当企业试图节省福利资金时，他们将越来越希望将其工人归类为独立承包商。 但是，雇用独立承包商而不是雇员的过程必须包括：

  • 签订工作合同
  • 通过应付账款支付账单
  • 使用 W9 表格
  • 承包商为其他客户提供服务
  • 没有培训或绩效监控
  • 不执行核心业务功能
  • 收到 1099 表格
  • 未领取健康保险等福利

W9s 与 W4s

W9s 与 W4 表格有相似之处。 企业向非员工提供 W9 以收集个人信息时，他们向员工提供 W4 以获取大部分相同的信息。 但是，W4 表格包含的信息可帮助公司确定要扣留多少员工的薪水。 另一方面，W9 非雇员没有预扣税款。 W9 协助公司填写 1099 份表格。 W4 为 W2 表格提供信息。

有了上述信息，您就可以根据自己的情况填写适当的表格。 虽然 W9 表格很简单，但其他表格可能需要花费大量时间和精力来填写。 寻求税务专业人士的帮助可以减轻您作为商业专业人士的一些负担，让您有时间有效地经营您的业务。

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