Dasar-dasar Formulir W9 untuk Pemilik Usaha Kecil

Diterbitkan: 2021-11-06

Formulir pajak bisa tampak menakutkan. Dengan nama seperti W2s, W9s, 1099s, dan W4s, mereka bahkan dapat terdengar seperti kode terenkripsi.

Namun, dengan pemahaman yang jelas tentang tujuan setiap dokumen, musim pajak menjadi lebih mudah dan lebih mudah dinavigasi. Misalnya, formulir W9 adalah dokumen penting yang membutuhkan sedikit usaha. Teruslah membaca untuk pemahaman yang lebih baik tentang W9, termasuk apa itu W9, cara mengisinya, dan bagaimana perbandingannya dengan formulir lain.

Apa itu Formulir W9?

Untuk memahami formulir W9, Anda harus terlebih dahulu memiliki latar belakang tentang 1099 formulir. Bisnis mengajukan 1099 formulir untuk keperluan pajak ketika mereka telah membayar lebih dari $600 kepada kontraktor independen (juga dikenal sebagai wiraswasta, pekerja lepas, atau 1099 karyawan) selama tahun pajak. Perusahaan tidak menahan uang dari cek kontraktor independen, tetapi mereka masih diharuskan menggunakan 1099 untuk melaporkan berapa banyak mereka membayar kontraktor ke IRS.

Perusahaan memerlukan informasi tertentu tentang kontraktor untuk melengkapi 1099 formulir ini. Di sinilah W9 masuk. Bisnis mengirim formulir W9 ke kontraktor penduduk AS untuk meminta informasi pribadi mereka, termasuk nomor identifikasi pajak (TIN), yang digunakan oleh IRS untuk mengidentifikasi wajib pajak. NPWP seringkali merupakan nomor jaminan sosial seseorang.

Bisnis kemudian menggunakan informasi ini untuk melengkapi 1099-an. Sebagian besar bisnis meminta kontraktor untuk mengisi formulir W9 sebelum mereka mulai bekerja. Ini mencegah penundaan saat mengeluarkan 1099 formulir dan memudahkan untuk mendapatkan informasi.

Bisnis juga mengeluarkan formulir W9 dan 1099 untuk bentuk pendapatan lain seperti:

  • Transaksi real estat
  • Pengabaian atau akuisisi properti yang dijamin
  • Kontribusi untuk IRA
  • Bunga hipotek dibayar
  • Pembatalan hutang
  • Dividen
  • Penghasilan lain-lain
  • Transaksi pialang seperti penjualan saham dan reksa dana

Setiap penghasilan kena pajak ini mengharuskan bisnis untuk mendapatkan NPWP seseorang dan informasi pribadi lainnya untuk melaporkan jumlah yang diterima. Oleh karena itu, mereka membutuhkan W9 yang lengkap.

Formulir W9 berlaku untuk penduduk Amerika Serikat dan mereka yang memiliki Visa kerja tetap. Jika seseorang tidak memenuhi salah satu klasifikasi ini, mereka memenuhi syarat sebagai orang non-AS (sering disebut orang asing bukan penduduk). Mereka yang memiliki klasifikasi ini perlu mengisi formulir W8 alih-alih W9.

Bagaimana Anda Mengisi dan Menyerahkan Formulir W9?

Formulir W9

gambar: irs.gov
Formulir W9 tersedia untuk diunduh di situs IRS. Formulirnya cukup pendek dan bahkan tidak mengisi seluruh halaman jika Anda mengecualikan instruksi. Ia meminta informasi berikut pada baris yang sesuai:

  1. Nama lengkap
  2. Nama bisnis jika ada
  3. Klasifikasi pajak federal
  4. Baris ini untuk bisnis dengan pengecualian tertentu untuk diisi dan harus dikosongkan
  5. alamat jalan
  6. Kota, negara bagian, dan kode pos
  7. Nomor akun

Ada juga dua bagian lagi. Yang pertama meminta NPWP kontraktor (biasanya nomor jaminan sosial seseorang) atau nomor majikan mereka. Yang kedua menunjukkan tempat untuk menandatangani dan memberi tanggal pada formulir untuk memverifikasi bahwa Anda memberikan informasi yang akurat. Ingatlah bahwa ini adalah dokumen hukum dan harus diperlakukan seperti itu.

Perseroan Terbatas (LLCs) memiliki aturan khusus untuk mengisi klasifikasi federal dan bagian nomor identifikasi. Jika satu LLC memiliki LLC lain, Anda harus mencentang kotak berlabel "perusahaan dengan kewajiban terbatas".

Jika satu orang memiliki LLC, cantumkan nama pemilik di baris nama dan nama LLC di lini bisnis. Meskipun Anda dapat menggunakan nomor jaminan sosial pemilik atau nomor identifikasi karyawan federal LLC, IRS lebih memilih nomor jaminan sosial pemilik.

Jika Anda terpisah dari status LLC, cantumkan nama LLC dan nomor identifikasi karyawan federalnya. Jangan centang kotak berlabel “perseroan terbatas”. Sebaliknya, centang kotak yang sesuai dengan klasifikasi Anda:

  • Kemitraan
  • S korporasi
  • perusahaan C

Untuk menyerahkan W9, kontraktor independen harus mengembalikan formulir ke bisnis tempat mereka bekerja. Informasi yang diberikan oleh kontraktor bersifat sensitif dan dapat digunakan untuk mencuri identitas seseorang. Sebagai bisnis, pastikan untuk memberi tahu kontraktor bagaimana, kapan, dan mengapa Anda mengirim W9 dan cara terbaik untuk mengembalikannya kepada Anda. Untuk melindungi informasi mereka, dorong kontraktor untuk menggunakan lampiran email terenkripsi atau minta pengiriman langsung jika mereka mengirimnya melalui surat.

Bagaimana W9 Dibandingkan dengan Formulir Serupa?

Berbagai bentuk berlimpah selama musim pajak, dan mudah untuk mencampurnya. Panduan ini akan membantu Anda melewati perbedaan-perbedaan ini.

W9s vs W2s

W9 tidak harus bingung dengan bentuk W2. Perusahaan mengirim W2 kepada karyawan untuk memberi mereka informasi yang mereka butuhkan untuk mengajukan pajak mereka. W2 merinci berapa banyak uang yang diambil perusahaan dari gaji karyawan sepanjang tahun untuk pajak, tunjangan, Jaminan Sosial atau NPWP, dan alasan lainnya. W2 dan 1099 memiliki tujuan yang sama. Perbedaannya adalah bahwa W2 diberikan kepada karyawan yang memiliki pemotongan, sedangkan 1099 diberikan kepada bukan karyawan yang tidak memiliki pemotongan.

IRS menggunakan formulir 1099 dan W9 untuk mengukur apakah seorang pekerja diklasifikasikan sebagai karyawan atau bukan karyawan. Ketika bisnis mencoba menghemat uang untuk tunjangan, mereka akan semakin ingin mengklasifikasikan pekerja mereka sebagai kontraktor independen. Namun, proses mempekerjakan kontraktor independen alih-alih karyawan harus mencakup:

  • Menempatkan kontrak kerja
  • Membayar tagihan melalui hutang
  • Menggunakan formulir W9
  • Melayani klien lain oleh kontraktor
  • Tidak ada pelatihan atau pemantauan kinerja
  • Tidak menjalankan fungsi bisnis inti
  • Menerima formulir 1099
  • Tidak menerima manfaat seperti asuransi kesehatan

W9s vs. W4s

W9 memiliki kesamaan dengan bentuk W4. Sementara bisnis memberikan W9 kepada nonkaryawan untuk mengumpulkan informasi pribadi, mereka memberikan W4 kepada karyawan untuk mendapatkan banyak informasi yang sama. Namun, formulir W4 menyertakan informasi yang membantu perusahaan menentukan berapa banyak gaji karyawan yang harus ditahan. Di sisi lain, W9 nonkaryawan tidak memiliki pemotongan. W9 membantu perusahaan dalam melengkapi 1099 formulir. W4 menyediakan informasi untuk formulir W2.

Dengan informasi di atas, Anda siap untuk mengisi formulir yang tepat untuk keadaan Anda. Meskipun formulir W9 mudah, formulir lain dapat membutuhkan banyak waktu dan usaha untuk diisi. Mencari bantuan profesional pajak dapat mengangkat sebagian beban Anda sebagai profesional bisnis, memberi Anda waktu untuk menjalankan bisnis Anda secara efisien.

Gambar: Depositphotos