Основы формы W9 для владельцев малого бизнеса
Опубликовано: 2021-11-06Налоговые формы могут показаться сложными. С такими именами, как W2s, W9s, 1099s и W4s, они могут даже звучать как зашифрованный код.
Однако с четким пониманием цели каждого документа налоговый сезон становится менее рутинным и легче ориентироваться. Например, формы W9 являются важными документами, которые не требуют особых усилий. Продолжайте читать, чтобы лучше понять формы W9, в том числе то, что они из себя представляют, как их заполнять и чем они отличаются от других форм.
Что такое форма W9?
Чтобы понять формы W9, вы должны сначала иметь представление о формах 1099. Предприятия подают формы 1099 для целей налогообложения, если они заплатили более 600 долларов США независимым подрядчикам (также известным как самозанятые, фрилансеры или 1099 наемных работников) в течение налогового года. Компании не удерживают деньги с чеков независимых подрядчиков, но они по-прежнему обязаны использовать форму 1099, чтобы сообщать, сколько они заплатили подрядчику в IRS.
Компаниям необходима определенная информация о подрядчике для заполнения этих форм 1099. Вот тут и приходит на помощь форма W9. Компании отправляют формы W9 подрядчикам-резидентам США, чтобы запросить их личную информацию, включая идентификационный номер налогоплательщика (TIN), который используется IRS для идентификации налогоплательщика. ИНН часто является номером социального страхования человека.
Затем предприятия используют эту информацию для заполнения формы 1099. Большинство предприятий просят подрядчиков заполнить формы W9, прежде чем они начнут работу. Это предотвращает задержки при выдаче форм 1099 и упрощает получение информации.
Предприятия также выдают формы W9 и 1099 для других форм дохода, таких как:
- Сделки с недвижимостью
- Отчуждение или приобретение залогового имущества
- Взносы в IRA
- Выплачены проценты по ипотеке
- Списание долга
- Дивиденды
- Прочие доходы
- Брокерские операции, такие как продажа акций и взаимных фондов
Каждый из этих налогооблагаемых доходов требует от предприятий получения ИНН человека и другой личной информации, чтобы сообщать о полученной сумме. Поэтому им требуются завершенные W9.
Формы W9s применяются к резидентам США и лицам с постоянными рабочими визами. Если человек не соответствует ни одной из этих классификаций, он квалифицируется как лицо, не являющееся гражданином США (часто называемое иностранцем-нерезидентом). Лица с этой классификацией должны будут заполнить форму W8 вместо W9.
Как заполнить и отправить форму W9?
- ФИО
- Название компании, если есть
- Федеральная налоговая классификация
- Эта строка предназначена для заполнения предприятиями с определенными исключениями и должна быть оставлена пустой.
- адрес улицы
- Город, штат и почтовый индекс
- Номер счета
Также есть еще две части. Первый запрашивает ИНН контрагента (обычно номер социального страхования человека) или его номер работодателя. Второй указывает, где поставить подпись и дату формы, чтобы убедиться, что вы предоставили точную информацию. Имейте в виду, что это юридический документ, и с ним следует обращаться соответствующим образом.
В обществах с ограниченной ответственностью (ООО) действуют особые правила заполнения разделов федеральной классификации и идентификационного номера. Если одно ООО владеет другим ООО, необходимо установить флажок «Общество с ограниченной ответственностью».
Если ООО принадлежит одному лицу, укажите имя владельца в строке имени и название ООО в строке бизнеса. Хотя вы можете использовать либо номер социального страхования владельца, либо федеральный идентификационный номер служащего LLC, IRS предпочитает номер социального страхования владельца.
Если вы не имеете статуса LLC, укажите название LLC и ее идентификационный номер федерального служащего. Не устанавливайте флажок «Общество с ограниченной ответственностью». Вместо этого установите флажок, соответствующий вашей классификации:
- партнерство
- S корпорация
- корпорация С
Чтобы подать форму W9, независимый подрядчик должен вернуть форму компании, в которой он будет работать. Информация, предоставляемая подрядчиками, является конфиденциальной и может быть использована для кражи чьей-либо личности. Как бизнес, обязательно сообщите подрядчику, как, когда и почему вы отправляете W9 и как лучше всего вернуть его вам. Чтобы защитить свою информацию, поощряйте подрядчиков использовать зашифрованные вложения электронной почты или запрашивать доставку вручную, если они отправляют ее по почте.
Как W9 сравнивается с аналогичными формами?
Во время налогового сезона существует множество различных форм, и их легко перепутать. Это руководство должно помочь вам преодолеть эти различия.
W9s против W2s
W9 не следует путать с формами W2. Компании отправляют сотрудникам W2, чтобы предоставить им информацию, необходимую для подачи налоговой декларации. В W2 подробно описывается, сколько денег компания вычитала из зарплаты сотрудника в течение года на налоги, льготы, социальное обеспечение или ИНН и по другим причинам. W2 и 1099 имеют схожие цели. Разница в том, что W2 выдаются сотрудникам, у которых есть удержания, а 1099 выдаются неслужащим, у которых нет удержаний.
IRS использует формы 1099 и W9, чтобы определить, классифицируется ли работник как наемный работник или неслужащий. Когда предприятия пытаются сэкономить деньги на пособиях, они все чаще хотят классифицировать своих работников как независимых подрядчиков. Однако процесс найма независимого подрядчика вместо работника должен включать:
- Заключение трудового договора
- Оплата счета через кредиторскую задолженность
- Использование формы W9
- Обслуживание других клиентов подрядчиком
- Нет обучения или мониторинга производительности
- Не выполнение основной бизнес-функции
- Получение формы 1099
- Отсутствие льгот, таких как медицинское страхование
W9s против W4s
W9 имеют сходство с формами W4. В то время как предприятия выдают W9 лицам, не являющимся сотрудниками, для сбора личной информации, они выдают W4 сотрудникам для получения большей части той же информации. Однако формы W4 содержат информацию, которая помогает компаниям определить, какую часть зарплаты сотрудника удерживать. С другой стороны, лица, не являющиеся сотрудниками W9, не имеют удержаний. W9 помогают компании заполнить 1099 форм. W4s предоставляют информацию для форм W2.
Обладая приведенной выше информацией, вы готовы заполнить формы, соответствующие вашим обстоятельствам. В то время как формы W9 просты, заполнение других форм может занять много времени и усилий. Обращение за помощью к специалистам по налогам может снять часть вашего бремени как бизнес-профессионала, оставив вам время для эффективного ведения бизнеса.