Guida ai documenti di spedizione più comuni per spedizioni nazionali, internazionali e pericolose

La spedizione è uno degli aspetti più importanti ma complicati della gestione di un'attività online. Non solo devi considerare i costi e la logistica dell'invio degli ordini ai tuoi clienti, ma devi anche assicurarti che tali ordini siano accompagnati dalla documentazione corretta. In caso contrario, potresti ritrovarti con gravi ritardi o addirittura con la temuta notifica "Pacco bloccato in dogana" per le spedizioni internazionali.

Il modo migliore per evitare grossi problemi di spedizione è assicurarsi che i tuoi pacchi escano con tutti i documenti necessari. Quindi quali documenti devi includere? Questo è esattamente ciò che scoprirai in questa guida.

Continua a leggere per scoprire tutto sui documenti di spedizione più comuni per spedizioni nazionali, internazionali e pericolose.

Cosa sono i documenti di spedizione (e quanto sono realmente importanti)?

I documenti di spedizione, come suggerisce il nome, sono i documenti necessari per trasportare un articolo da un luogo all'altro. Sono costituiti da record, moduli e certificati applicabili che forniscono informazioni sull'articolo spedito. Ciò può includere dettagli come la descrizione e le specifiche dell'articolo, la quantità, il prezzo, la data di spedizione, l'indirizzo di consegna e il metodo di spedizione.

I documenti esatti richiesti possono variare a seconda di fattori quali il metodo di spedizione, la destinazione di consegna e il tipo di merce. Tuttavia, la maggior parte dei pacchi richiederà lettere di vettura, fatture commerciali, elenchi di imballaggio e certificati di origine.

Poiché questi documenti forniscono informazioni sulle merci spedite, aiutano a garantire che i pacchi vengano consegnati in tempo e agli indirizzi corretti. Aiutano i servizi di corriere a determinare come instradare il pacco e consegnarlo nel modo più efficiente.

Inoltre, questi documenti sono necessari anche nelle spedizioni internazionali per garantire che il pacco sia conforme alle normative di importazione dei paesi attraverso i quali viene instradato. Garantire che tutti i documenti necessari siano inclusi con le informazioni corrette semplificherà il processo di sdoganamento e consentirà consegne internazionali rapide.

3 documenti di spedizione più comuni per le spedizioni nazionali

La spedizione nazionale è un po' meno complicata di quella internazionale. In genere sono necessari i seguenti tre documenti di spedizione.

1. Atto di sbarco

Bill of landing, o BOL, è un contratto di trasporto tra la società di trasporti o il vettore e l'azienda che invia il pacco. Aiuta a confermare la ricezione della merce che deve essere spedita e deve essere firmata da un rappresentante autorizzato dal corriere.

In genere, una bolla di accompagnamento deve includere i seguenti dettagli:

• Da dove viene spedito
• Destinazione
• Numero BOL
• Dettagli del vettore/società di trasporto
• Modalità di trasporto
• Descrizione della merce in spedizione
• Termini di spedizione

2. Lista di imballaggio

Un packing list o un documento di trasporto contiene un elenco dettagliato di tutte le merci incluse in una spedizione. Questo aiuta a garantire che tutto sia incluso nella spedizione, confermare che tutti gli articoli sono stati ricevuti e identificare eventuali articoli danneggiati.

Include dettagli come:

• Data dell'ordine, indirizzo di spedizione e informazioni di contatto
• Elenco dettagliato degli articoli spediti
• Elenco dettagliato degli articoli esauriti
• Quantità di ogni articolo
• Numeri SKU o UPC
• Numero dell'ordine di acquisto o numero di polizza

3. Fattura commerciale

Una fattura commerciale funge da prova d'acquisto e include tutti i dettagli della transazione di vendita tra il venditore e il cliente. Includerà dettagli come:

• Numero di fattura
• Nome del cliente, indirizzo e informazioni di contatto
• Nome del venditore, indirizzo e informazioni di contatto
• Descrizione articolo e quantità
• Valore dell'articolo
• Peso dell'oggetto
• Termini di spedizione

I 10 documenti di spedizione più comuni per le spedizioni internazionali

Con la spedizione internazionale, le leggi e i regolamenti nei diversi paesi possono variare. Pertanto, anche i documenti necessari per l'importazione o l'esportazione possono variare. Nella maggior parte dei casi, sono necessari i seguenti documenti per la spedizione internazionale.

1. Fattura proforma

Una fattura proforma è un tipo di fattura stimata o una fattura preliminare che viene inviata a potenziali clienti internazionali. Fondamentalmente, è come un preventivo che invii prima dell'effettivo acquisto. Consente loro di organizzare le finanze e la documentazione necessarie come le licenze di importazione.

I seguenti dettagli devono essere inclusi in una fattura proforma:

• Informazioni sull'acquirente e sul venditore
• Una descrizione dettagliata degli articoli
• Valore dell'articolo
• Codici del sistema armonizzato (HS) per gli articoli
• Termini di pagamento
• Dettagli di spedizione
• Valuta utilizzata
• Data e data di scadenza

2. Fattura commerciale

La fattura commerciale è la prova di vendita che deve accompagnare tutte le spedizioni internazionali. Può essere simile alla tua fattura proforma ma può contenere dettagli aggiuntivi come il numero dell'ordine e il numero dell'ordine di acquisto.

Le fatture commerciali sono molto simili alle fatture standard, ma devono includere altri dettagli utili per lo sdoganamento. Ciò include dettagli come:

• Informazioni dettagliate sull'acquirente e sul venditore
• Informazioni sullo spedizioniere
• Informazioni bancarie e di pagamento
• Linea di spedizione
• Descrizione dell'articolo
• Quantità
• Paese d'origine
• Codice SA
• Valore dell'articolo
• Peso totale
• Termini di spedizione

3. Lista di imballaggio dell'esportazione

Una distinta di imballaggio per l'esportazione contiene un elenco dettagliato di tutte le merci incluse in una spedizione insieme a dettagli importanti su ciascun articolo. Questo documento può essere utilizzato per l'emissione di altri documenti importanti come una polizza di atterraggio e una lettera di credito. Nelle spedizioni internazionali, la packing list è fondamentale per la spedizione allo sdoganamento. Può essere utilizzato anche in caso di controversia tra lo spedizioniere e il vettore.

L'elenco di imballaggio per l'esportazione includerà informazioni chiave come:

• Data dell'ordine, indirizzo di spedizione e informazioni di contatto
• Elenco dettagliato degli articoli spediti
• Elenco dettagliato degli articoli esauriti
• Quantità di ogni articolo
• Numeri SKU o UPC
• Numero dell'ordine di acquisto o numero di polizza
• Dimensioni e peso
• Tipo di confezione
• Misura di sicurezza

4. Certificati di origine

La maggior parte delle spedizioni internazionali richiede un certificato di origine per dichiarare la provenienza degli articoli. Devono essere forniti in conformità con le norme e i regolamenti del paese di importazione e certificati dall'ufficio consolare del paese di esportazione o dalla camera di commercio.

I certificati di origine devono includere i seguenti dettagli:

• Nome e indirizzo del mittente
• Nome e indirizzo dell'acquirente
• Vettore esportatore
• Paese di Produzione
• Numero di pacchetti
• Data di esportazione
• Descrizione dell'articolo
• Quantità/unità di misura
• Il peso
• Firma del personale autorizzato

5. Certificato di libera vendita

Chiamato anche certificato di esportazione, questo documento serve come prova che l'articolo spedito è venduto o distribuito legalmente nel mercato aperto e che non ci sono restrizioni su di esso nel paese di origine. Un certificato di libera vendita indica che l'articolo è stato approvato dalle autorità di regolamentazione competenti ed è idoneo per l'esportazione.

Questo documento è in genere necessario per determinati tipi di prodotti come cosmetici, prodotti alimentari, dispositivi medici e prodotti biologici.

6. Lettera di istruzione del mittente

Questo documento contiene istruzioni specifiche per trasportare con successo spedizioni internazionali. Solitamente fornito agli spedizionieri, questo documento includerà dettagli come:

• Nome e informazioni di contatto dello spedizioniere/esportatore
• Nome e informazioni di contatto dello spedizioniere
• Dettagli sugli articoli spediti
• Peso e dimensioni dell'articolo
• Tipo di confezione
• Requisiti di manipolazione speciali
• Restrizioni all'esportazione (se presenti)
• Tipo di trasporto
• Informazioni sull'assicurazione
• Documenti inclusi nella spedizione
• Istruzioni speciali per il vettore o lo spedizioniere

7. Lettera di sbarco terrestre

La lettera di sbarco interna è un contratto di trasporto che viene consegnato al vettore di spedizione piuttosto che all'acquirente per il trasporto di merci su strada, ferrovia o acque interne. Indica dove vengono trasportate le merci e serve come prova che le merci sono state ritirate. La fattura di sbarco interna può includere dettagli quali:

• Descrizione dell'articolo
• Valore dell'articolo
• Paese di origine
• Destinazione
• Termini di trasporto

8. Atto di sbarco oceanico

Come suggerisce il nome, questo documento è necessario per le spedizioni effettuate attraverso acque internazionali. Funge da contratto tra l'esportatore o il venditore e il corriere, assicurando che l'acquirente riceva il prodotto e il venditore venga pagato. Il conto di sbarco dell'oceano può includere dettagli come:

• Descrizione dell'articolo
• Quantità articolo
• Valore commerciale della spedizione
• Destinazione
• Istruzioni di percorso
• Tipo di confezione

9. Lettera di vettura aerea

Questo è un contratto di trasporto per merci spedite in aereo, che indica un accordo tra il venditore e il vettore. Non è negoziabile e funge da ricevuta della merce per il vettore aereo una volta che la merce arriva all'aeroporto di destinazione.

Una lettera di trasporto aereo in genere include le seguenti informazioni:

• Nome, indirizzo e numero di conto del mittente
• Nome, indirizzo e numero di conto del destinatario
• Numero lettera di vettura aerea
• Aeroporto di partenza
• Aeroporto di destinazione
• Data del volo
• Valore dichiarato
• Dettagli articolo
• Spese dovute all'agente/vettore

10. Lettera di credito

Questo è un popolare mezzo di pagamento per le transazioni internazionali. È formale e vincolante, rendendolo irrevocabile per impostazione predefinita. È una promessa di pagamento al venditore da parte della banca per conto dell'importatore o del venditore.

2 documenti di spedizione più comuni per materiali pesanti o pericolosi

La spedizione di materiali pesanti o pericolosi è tutta un'altra cosa. Pertanto, dovrai includere ulteriori documenti di spedizione in aggiunta a quanto sopra.

1. Modulo merci pericolose

Questa è una dichiarazione che indica che il venditore ha imballato, etichettato e dichiarato la spedizione in conformità con le normative applicabili. Includerà dettagli come:

• Nome e indirizzo del mittente
• Numero lettera di vettura aerea
• Numero di riferimento del mittente
• Pagina di pagine
• Dati del destinatario
• Aeroporto di partenza
• Aeroporto di destinazione
• Tipo di spedizione
• Natura e quantità di merci pericolose inclusa denominazione di spedizione, classe o divisione, quantità e tipo di imballaggio, autorizzazione
• Ulteriori informazioni sulla gestione

2. Informazioni sulla risposta alle emergenze

Questo documento specifica quali azioni devono essere intraprese in caso di emergenza relativa ai materiali pericolosi spediti. Dovrebbe includere i seguenti dettagli:

• Descrizione di base e nome tecnico del materiale
• Rischi immediati per la salute
• Rischi di incendio o esplosione
• Precauzioni immediate in caso di incidente o incidente
• Procedura immediata per gestire gli incendi
• Procedura per la gestione di fuoriuscite e perdite
• Raccomandazioni per misure preliminari di primo soccorso

In che modo ShipBob aiuta le aziende con i documenti di spedizione

Quando scegli il servizio di evasione ordini di ShipBob, il team gestisce l'intero processo di evasione per te. Puoi inviare il tuo inventario a ShipBob, dove verrà conservato fino all'arrivo di un ordine. Il team di evasione ordini preleverà e imballerà gli ordini e li preparerà per la spedizione, il che significa garantire che tutti i documenti di spedizione necessari siano inclusi.

Per gli ordini internazionali, puoi sfruttare la rete globale di evasione ordini di ShipBob e conservare l'inventario nei paesi vicini al tuo cliente finale. Ciò riduce al minimo la necessità di documentazione aggiuntiva quando si soddisfano ordini effettuati da clienti internazionali.

ShipBob può persino aiutarti a gestire la spedizione di merci pericolose a livello nazionale. Puoi utilizzare la piattaforma per contrassegnare l'articolo come "Merci pericolose" in modo che ShipBob possa prendere le misure appropriate durante la gestione dell'ordine.

Se sei pronto per iniziare con ShipBob, richiedi un preventivo per entrare in contatto con il nostro team.

Domande frequenti sui documenti di spedizione

Ecco le risposte alle domande più comuni sui documenti di spedizione.

Quale documento è richiesto per ogni spedizione?

Ogni spedizione richiede una fattura commerciale, una bolla di accompagnamento e una bolla di atterraggio (BOL).

Quali documenti sono necessari per spedire all'estero?

Le spedizioni internazionali in genere richiedono una fattura commerciale, una lettera di libera vendita, una lettera di sbarco, un certificato di origine e una distinta di imballaggio per l'esportazione.

Qual è la differenza tra una lettera di sbarco e una lettera di vettura?

Una bolla di atterraggio (BOL) e una lettera di vettura contengono quasi tutte le stesse informazioni su una spedizione. La più grande differenza è che una lettera di sbarco è contrattualmente vincolante mentre una lettera di vettura non lo è.