Ghid pentru cele mai comune documente de expediere pentru transportul intern, internațional și periculos

Livrarea este unul dintre cele mai importante, dar complicate aspecte ale conducerii unei afaceri online. Nu numai că trebuie să luați în considerare costurile și logistica trimiterii comenzilor către clienții dvs., dar trebuie și să vă asigurați că acele comenzi sunt însoțite de documentele corecte. În caz contrar, ai putea ajunge cu întârzieri serioase sau chiar cu temuta notificare „Colet blocat în vamă” pentru expedierile internaționale.

Cel mai bun mod de a evita problemele majore de transport este să vă asigurați că pachetele dvs. ies cu toate documentele necesare. Deci ce documente trebuie să includeți? Exact asta veți afla în acest ghid.

Citiți mai departe pentru a afla totul despre cele mai comune documente de expediere pentru transporturile interne, internaționale și periculoase.

Ce sunt documentele de expediere (și cât de importante sunt acestea cu adevărat)?

Documentele de expediere, după cum sugerează și numele, sunt documentele necesare pentru a transporta un articol dintr-o locație în alta. Sunt alcătuite din înregistrări, formulare și certificate aplicabile care oferă informații despre articolul care este expediat. Acestea pot include detalii precum descrierea și specificațiile articolului, cantitatea, prețul, data expedierii, adresa de livrare și metoda de expediere.

Documentele exacte solicitate pot varia în funcție de factori precum metoda de expediere, destinația de livrare și tipul de mărfuri. Cu toate acestea, majoritatea pachetelor vor necesita borderouri, facturi comerciale, liste de ambalare și certificate de origine.

Deoarece aceste documente oferă informații despre mărfurile care sunt expediate, ele vă ajută să vă asigurați că pachetele sunt livrate la timp și la adresele potrivite. Acestea ajută serviciile de curierat să stabilească cum să direcționeze pachetul și să le livreze în cel mai eficient mod.

Mai mult decât atât, aceste documente sunt necesare și în transporturile internaționale pentru a se asigura că coletul este în conformitate cu reglementările de import ale țărilor prin care este trimis. Asigurarea că toate documentele necesare sunt incluse cu informațiile corecte va simplifica procesul de vămuire și va permite livrări internaționale rapide.

3 cele mai comune documente de expediere pentru transportul intern

Transportul intern este puțin mai puțin complicat decât transportul internațional. De obicei, veți avea nevoie de următoarele trei documente de expediere.

1. Bill of land

Bill of landing, sau BOL, este un contract de transport între compania de transport sau transportator și compania care trimite coletul. Ajută la confirmarea primirii mărfurilor care trebuie expediate și trebuie să fie semnată de un reprezentant autorizat din partea transportatorului.

De obicei, un BOL trebuie să includă următoarele detalii:

• De unde este expediat
• Destinaţie
• Numărul BOL
• Detalii despre transportatorul/compania de transport
• Mod de transport
• Descrierea mărfurilor care sunt expediate
• Condiții de expediere

2. Lista de ambalare

O listă de ambalare sau un bon de ambalare conține o listă detaliată a tuturor mărfurilor incluse într-o expediție. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că totul este inclus în transport, să confirmați că toate articolele au fost primite și să identificați orice articole deteriorate.

Acesta include detalii precum:

• Data comenzii, adresa de livrare și informațiile de contact
• Lista detaliată a articolelor expediate
• Lista detaliată a articolelor care au fost epuizate
• Cantitatea fiecărui articol
• Numere SKU sau UPC
• Numărul PO sau numărul bonului

3. Factura comerciala

O factură comercială servește drept dovadă a achiziției și include toate detaliile tranzacției de vânzare dintre vânzător și client. Acesta va include detalii precum:

• Număr de factură
• Numele clientului, adresa și informațiile de contact
• Numele vânzătorului, adresa și informațiile de contact
• Descrierea articolului si cantitatea
• Valoarea articolului
• Greutatea articolului
• Condiții de expediere

10 cele mai comune documente de expediere pentru transportul internațional

Cu transportul internațional, legile și reglementările din diferite țări pot varia. Ca atare, documentele necesare pentru import sau export pot varia. În majoritatea cazurilor, veți avea nevoie de următoarele documente pentru expedierea internațională.

1. Factura proforma

O factură proforma este un tip de factură estimată sau o factură preliminară care este trimisă clienților potențiali internaționali. Practic, este ca o cotație pe care o trimiți înainte de achiziția propriu-zisă. Le permite să aranjeze finanțele și documentele necesare, cum ar fi licențe de import.

Următoarele detalii trebuie incluse într-o factură proforma:

• Informații despre cumpărător și vânzător
• O descriere detaliată a articolelor
• Valoarea articolului
• Codurile Sistemului Armonizat (HS) pentru articole
• Termeni de plată
• Detalii livrare
• Moneda folosită
• Data și data expirării

2. Factura comerciala

Factura comercială este dovada vânzării care trebuie să însoțească toate transporturile internaționale. Poate fi similar cu factura dvs. proforma, dar poate conține detalii suplimentare, cum ar fi numărul comenzii și numărul OP.

Facturile comerciale sunt foarte asemănătoare cu facturile standard, dar trebuie să includă alte detalii care vor ajuta la vămuirea. Aceasta include detalii precum:

• Informații detaliate despre cumpărător și vânzător
• Informații despre expeditorul de marfă
• Informații bancare și de plată
• Linie maritima
• Descrierea obiectului
• Cantitate
• Tara de origine
• Cod HS
• Valoarea articolului
• Greutate totală
• Condiții de expediere

3. Exportați lista de ambalare

O listă de ambalare pentru export conține o listă detaliată a tuturor mărfurilor incluse într-o expediție, împreună cu detalii importante despre fiecare articol. Acest document poate fi utilizat pentru emiterea altor documente importante, cum ar fi o carte de debarcare și o scrisoare de credit. În transporturile internaționale, lista de ambalare este esențială pentru ca expedierea să poată trece la vamă. Poate fi folosit și în cazul în care apare vreo dispută între expeditor și transportator.

Lista de ambalare pentru export va include informații cheie, cum ar fi:

• Data comenzii, adresa de livrare și informațiile de contact
• Lista detaliată a articolelor expediate
• Lista detaliată a articolelor care au fost epuizate
• Cantitatea fiecărui articol
• Numere SKU sau UPC
• Numărul PO sau numărul bonului
• Dimensiuni si greutate
• Tip ambalaj
• Măsuri de siguranță

4. Certificate de origine

Majoritatea transporturilor internaționale necesită un certificat de origine pentru a declara de unde provin articolele. Acestea trebuie furnizate în conformitate cu regulile și reglementările țării importatoare și certificate de biroul consulat al țării exportatoare sau de camera de comerț.

Certificatele de origine trebuie să includă următoarele detalii:

• Numele și adresa expeditorului
• Numele și adresa cumpărătorului
• Transportator exportator
• Tara de fabricatie
• Numarul de pachete
• Data exportului
• Descrierea obiectului
• Cantitatea/unitatea de măsură
• Greutate
• Semnătura personalului autorizat

5. Certificat de vânzare gratuită

Denumit și certificat de export, acest document servește ca dovadă că articolul care este expediat este vândut sau distribuit legal pe piața liberă și că nu există restricții cu privire la acestea în țara de origine. Un certificat de vânzare gratuită indică faptul că articolul a fost aprobat de autoritățile de reglementare relevante și este eligibil pentru export.

Acest document este de obicei necesar pentru anumite tipuri de produse, cum ar fi cosmetice, produse alimentare, dispozitive medicale și produse biologice.

6. Scrisoarea de instrucțiuni a expeditorului

Acest document conține instrucțiuni specifice pentru transportul cu succes a transporturilor internaționale. De obicei furnizat expeditorilor de marfă, acest document va include detalii precum:

• Numele și informațiile de contact ale expeditorului/exportatorului
• Numele și informațiile de contact ale expeditorului de marfă
• Detalii despre articolele expediate
• Greutatea și dimensiunile articolului
• Tipul ambalajului
• Cerințe speciale de manipulare
• Restricții de export (dacă există)
• Tipul de marfă
• Informații privind asigurarea
• Documente incluse în transport
• Instrucțiuni speciale pentru transportator sau expeditor de marfă

7. Cartea de aterizare interioară

Contul de aterizare interioară este un contract de transport care este expediat transportatorului, mai degrabă decât cumpărătorului, pentru transportul mărfurilor pe drum, cale ferată sau pe apă interioară. Acesta precizează unde sunt transportate mărfurile și servește drept dovadă că bunurile au fost ridicate. Contul de aterizare interioară poate include detalii precum:

• Descrierea obiectului
• Valoarea articolului
• Țară de origine
• Destinaţie
• Condiții de transport

8. Proiectul de aterizare oceanic

După cum sugerează și numele, acest document este necesar pentru transporturile efectuate în apele internaționale. Acesta servește ca un contract între exportator sau vânzător și transportatorul de transport, asigurând că cumpărătorul primește produsul, iar vânzătorul este plătit. Proiectul de aterizare al oceanului poate include detalii precum:

• Descrierea obiectului
• Cantitatea articolului
• Valoarea comercială a expedierii
• Destinaţie
• Instrucțiuni de rutare
• Tipul ambalajului

9. Foaia de transport aerian

Acesta este un contract de transport pentru mărfuri expediate cu avionul, indicând un acord între vânzător și transportator. Nu este negociabil și servește ca primire a mărfurilor pentru transportatorul aerian odată ce mărfurile ajung la aeroportul de destinație.

O scrisoare de transport aerian include de obicei următoarele informații:

• Numele, adresa și numărul de cont al expeditorului
• Numele, adresa și numărul de cont al destinatarului
• Numărul scrisorii de transport aerian
• Aeroport de plecare
• Aeroportul destinatiei
• Data zborului
• Valoare declarata
• Detalii articol
• Taxe datorate agentului/transportatorului

10. Scrisoare de credit

Acesta este un mijloc popular de plată pentru tranzacțiile internaționale. Este formal și obligatoriu, făcându-l irevocabil în mod implicit. Este o promisiune de plată către vânzător de către bancă în numele importatorului sau vânzătorului.

2 cele mai comune documente de expediere pentru materiale grele sau periculoase

Transportul de materiale grele sau periculoase este un cu totul alt joc. Ca atare, ar trebui să includeți documente de expediere suplimentare pe lângă cele de mai sus.

1. Forma mărfurilor periculoase

Aceasta este o declarație care indică faptul că vânzătorul a ambalat, etichetat și declarat lotul în conformitate cu reglementările aplicabile. Acesta va include detalii precum:

• Numele și adresa expeditorului
• Numărul scrisorii de transport aerian
• Numărul de referință al expeditorului
• Pagina de pagini
• Detaliile destinatarului
• Aeroportul de plecare
• Aeroportul de destinație
• Tip de expediere
• Natura și cantitatea mărfurilor periculoase, inclusiv denumirea corectă de transport, clasa sau diviziunea, cantitatea și tipul de ambalaj, autorizație
• Informații suplimentare despre manipulare

2. Informații privind răspunsul în caz de urgență

Acest document specifică ce măsuri trebuie luate în caz de urgență legată de materialele periculoase care sunt expediate. Ar trebui să includă următoarele detalii:

• Descrierea de bază și denumirea tehnică a materialului
• Pericole imediate pentru sănătate
• Riscuri de incendiu sau explozie
• Măsuri de precauție imediate în cazul unui incident sau accident
• Procedura imediată pentru gestionarea incendiilor
• Procedura de manipulare a scurgerilor si scurgerilor
• Recomandări pentru măsuri preliminare de prim ajutor

Cum ajută ShipBob companiile cu documentele de expediere

Când alegeți serviciul de onorare ShipBob, echipa se ocupă de întregul proces de onorare pentru dvs. Îți poți trimite inventarul la ShipBob, unde va fi stocat până când vine o comandă. Echipa de onorare va ridica și împacheta comenzile și le va pregăti pentru expediere, ceea ce înseamnă că se asigură că toate documentele de expediere necesare sunt incluse.

Pentru comenzile internaționale, puteți profita de rețeaua globală de onorare a ShipBob și puteți stoca stocuri în țările apropiate de clientul final. Acest lucru minimizează nevoia de documentație suplimentară atunci când tratează comenzile efectuate de clienți internaționali.

ShipBob vă poate ajuta chiar să gestionați transportul de mărfuri periculoase pe plan intern. Puteți utiliza platforma pentru a marca articolul ca „Bunuri periculoase”, astfel încât ShipBob să poată lua măsurile adecvate atunci când gestionează comanda.

Dacă sunteți gata să începeți cu ShipBob, solicitați o ofertă pentru a intra în legătură cu echipa noastră.

Întrebări frecvente privind documentele de expediere

Iată răspunsurile la cele mai frecvente întrebări despre documentele de expediere.

Ce document este necesar pentru fiecare transport?

Fiecare expediere necesită o factură comercială, o listă de ambalare și un document de debarcare (BOL).

Ce documente sunt necesare pentru expedierea internațională?

Transporturile internaționale necesită, de obicei, o factură comercială, o scrisoare de vânzare gratuită, un document de debarcare, un certificat de origine și o listă de ambalare pentru export.

Care este diferența dintre o scrisoare de aterizare și o scrisoare de transport?

O scrisoare de aterizare (BOL) și o scrisoare de parcurs conțin aproape toate aceleași informații despre o expediție. Cea mai mare diferență este că o scrisoare de aterizare este obligatorie din punct de vedere contractual, în timp ce o scrisoare de transport nu este.