Przewodnik po najczęstszych dokumentach przewozowych dla przesyłek krajowych, międzynarodowych i niebezpiecznych

Wysyłka jest jednym z najważniejszych, a jednocześnie skomplikowanych aspektów prowadzenia biznesu internetowego. Musisz nie tylko wziąć pod uwagę koszty i logistykę wysyłania zamówień do swoich klientów, ale także upewnić się, że do zamówień tych dołączone są odpowiednie dokumenty. W przeciwnym razie możesz skończyć z poważnymi opóźnieniami lub nawet przerażającym powiadomieniem „Paczka utknęła w urzędzie celnym” w przypadku przesyłek międzynarodowych.

Najlepszym sposobem na uniknięcie poważnych problemów z wysyłką jest upewnienie się, że paczki wysyłane są ze wszystkimi niezbędnymi dokumentami. Jakie dokumenty należy zatem dołączyć? Właśnie tego dowiesz się z tego poradnika.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się wszystkiego o najczęstszych dokumentach przewozowych dla przesyłek krajowych, międzynarodowych i niebezpiecznych.

Czym są dokumenty wysyłkowe (i jak bardzo są ważne)?

Dokumenty wysyłkowe, jak sama nazwa wskazuje, to dokumenty niezbędne do przetransportowania przedmiotu z jednego miejsca do drugiego. Składają się z odpowiednich zapisów, formularzy i certyfikatów, które dostarczają informacji o wysyłanym przedmiocie. Może to obejmować szczegóły, takie jak opis i specyfikacja przedmiotu, ilość, cena, data wysyłki, adres dostawy i metoda wysyłki.

Dokładne wymagane dokumenty mogą się różnić w zależności od czynników, takich jak metoda wysyłki, miejsce docelowe dostawy i rodzaj towarów. Jednak większość paczek będzie wymagać listów przewozowych, faktur handlowych, listów przewozowych i świadectw pochodzenia.

Ponieważ dokumenty te dostarczają informacji o wysyłanych towarach, pomagają zapewnić, że paczki zostaną dostarczone na czas i pod właściwy adres. Pomagają kurierom określić, jak skierować paczkę i dostarczyć ją w najbardziej efektywny sposób.

Ponadto dokumenty te są również niezbędne w przesyłkach międzynarodowych, aby zapewnić zgodność przesyłki z przepisami importowymi krajów, przez które jest kierowana. Dopilnowanie, aby wszystkie niezbędne dokumenty były dołączone do prawidłowych informacji, usprawni proces odprawy celnej i umożliwi szybkie dostawy międzynarodowe.

3 najczęstsze dokumenty przewozowe dla przesyłek krajowych

Wysyłka krajowa jest nieco mniej skomplikowana niż wysyłka międzynarodowa. Zazwyczaj będziesz potrzebować następujących trzech dokumentów wysyłkowych.

1. List przewozowy

List przewozowy lub BOL to umowa transportowa między firmą transportową lub przewoźnikiem a firmą wysyłającą paczkę. Służy do potwierdzenia odbioru towaru, który ma zostać wysłany i musi być podpisany przez upoważnionego przedstawiciela ze strony przewoźnika.

Zazwyczaj BOL musi zawierać następujące szczegóły:

• Skąd jest wysyłany
• Miejsce docelowe
• Numer BOL
• Dane przewoźnika/firmy transportowej
• Tryb transportu
• Opis wysyłanych towarów
• Warunki wysyłki

2. Lista pakowania

Lista przewozowa lub dokument przewozowy zawiera wyszczególnioną listę wszystkich towarów wchodzących w skład przesyłki. Pomaga to upewnić się, że wszystko jest zawarte w przesyłce, potwierdzić, że wszystkie elementy zostały odebrane i zidentyfikować wszelkie uszkodzone elementy.

Zawiera takie szczegóły jak:

• Data zamówienia, adres wysyłki i dane kontaktowe
• Szczegółowa lista wysłanych przedmiotów
• Szczegółowa lista towarów, które były niedostępne
• Ilość każdego elementu
• Numery SKU lub UPC
• Numer zamówienia lub numer pokwitowania

3. Faktura handlowa

Faktura handlowa służy jako dowód zakupu i zawiera wszystkie szczegóły transakcji sprzedaży pomiędzy sprzedającym a klientem. Znajdą się w nim takie szczegóły jak:

• Numer faktury
• Nazwa klienta, adres i dane kontaktowe
• Nazwa, adres i dane kontaktowe sprzedawcy
• Opis przedmiotu i ilość
• Wartość przedmiotu
• Waga przedmiotu
• Warunki wysyłki

10 najczęstszych dokumentów wysyłkowych dla przesyłek międzynarodowych

W przypadku wysyłki międzynarodowej prawa i przepisy w różnych krajach mogą się różnić. W związku z tym dokumenty potrzebne do przywozu lub wywozu mogą się również różnić. W większości przypadków do wysyłki międzynarodowej potrzebne będą następujące dokumenty.

1. Faktura proforma

Faktura proforma to rodzaj faktury szacunkowej lub rachunku wstępnego, który jest wysyłany do międzynarodowych potencjalnych klientów. Zasadniczo jest to jak wycena, którą wysyłasz przed faktycznym zakupem. Pozwala im załatwić niezbędne finanse i dokumentację, taką jak licencje importowe.

Faktura proforma musi zawierać następujące dane:

• Informacje o kupującym i sprzedającym
• Szczegółowy opis przedmiotów
• Wartość przedmiotu
• Kody Systemu Zharmonizowanego (HS) dla pozycji
• Zasady płatności
• Szczegóły dostawy
• Używana waluta
• Data i data ważności

2. Faktura handlowa

Faktura handlowa jest dowodem sprzedaży, który musi towarzyszyć wszystkim przesyłkom międzynarodowym. Może być podobna do faktury proforma, ale może zawierać dodatkowe informacje, takie jak numer zamówienia i numer zamówienia.

Faktury handlowe są bardzo podobne do standardowych faktur, ale muszą zawierać inne szczegóły, które pomogą w odprawie celnej. Obejmuje to takie szczegóły, jak:

• Szczegółowe informacje o kupującym i sprzedającym
• Informacje o spedytorze
• Informacje bankowe i płatności
• Linia wysyłkowa
• Opis przedmiotu
• Ilość
• Kraj pochodzenia
• Kod HS
• Wartość przedmiotu
• Waga całkowita
• Warunki wysyłki

3. Eksportuj listę przewozową

Eksportowy list przewozowy zawiera szczegółową listę wszystkich towarów wchodzących w skład przesyłki wraz z ważnymi szczegółami dotyczącymi każdej pozycji. Dokument ten może być wykorzystany do wystawienia innych ważnych dokumentów, takich jak konosament i akredytywa. W przypadku przesyłek międzynarodowych lista przewozowa jest niezbędna do odprawy celnej przesyłki. Można go również wykorzystać w przypadku powstania jakiegokolwiek sporu między nadawcą a przewoźnikiem.

Eksportowy list przewozowy będzie zawierał kluczowe informacje, takie jak:

• Data zamówienia, adres wysyłki i dane kontaktowe
• Szczegółowa lista wysłanych przedmiotów
• Szczegółowa lista towarów, które były niedostępne
• Ilość każdego elementu
• Numery SKU lub UPC
• Numer zamówienia lub numer pokwitowania
• Wymiary i waga
• Rodzaj opakowania
• Środek bezpieczeństwa

4. Świadectwa pochodzenia

Większość przesyłek międzynarodowych wymaga świadectwa pochodzenia, aby zadeklarować, skąd produkty pochodzą. Muszą być dostarczone zgodnie z zasadami i przepisami kraju importującego i poświadczone przez urząd konsularny kraju eksportującego lub izbę handlową.

Świadectwa pochodzenia muszą zawierać następujące informacje:

• Nazwa i adres nadawcy
• Nazwa i adres kupującego
• Przewoźnik eksportujący
• Kraj produkcji
• Liczba opakowań
• Data wywozu
• Opis przedmiotu
• Ilość/jednostka miary
• Waga
• Podpis upoważnionego personelu

5. Certyfikat wolnej sprzedaży

Dokument ten, zwany także świadectwem eksportowym, służy jako dowód, że wysyłany przedmiot jest sprzedawany lub dystrybuowany zgodnie z prawem na wolnym rynku i że nie ma na niego żadnych ograniczeń w kraju pochodzenia. Certyfikat wolnej sprzedaży wskazuje, że artykuł został zatwierdzony przez odpowiednie organy regulacyjne i kwalifikuje się do eksportu.

Ten dokument jest zwykle wymagany w przypadku niektórych rodzajów produktów, takich jak kosmetyki, artykuły spożywcze, wyroby medyczne i leki biologiczne.

6. Polecenie nadawcy

Ten dokument zawiera szczegółowe instrukcje dotyczące skutecznego transportu przesyłek międzynarodowych. Ten dokument, zwykle dostarczany spedytorom, będzie zawierał takie szczegóły, jak:

• Nazwa i dane kontaktowe nadawcy/eksportera
• Nazwa i dane kontaktowe spedytora
• Szczegóły dotyczące wysyłanych przedmiotów
• Waga i wymiary przedmiotu
• Rodzaj opakowania
• Specjalne wymagania dotyczące obsługi
• Ograniczenia eksportowe (jeśli istnieją)
• Rodzaj ładunku
• Informacja ubezpieczeniowa
• Dokumenty dołączone do przesyłki
• Specjalne instrukcje dla przewoźnika lub spedytora

7. Śródlądowy list przewozowy

Śródlądowy list przewozowy to umowa przewozu, która jest wysyłana do przewoźnika, a nie do kupującego, w celu transportu towarów drogą lądową, koleją lub wodami śródlądowymi. Wskazuje miejsce transportu towarów i służy jako dowód, że towary zostały odebrane. Śródlądowy list przewozowy może zawierać szczegóły, takie jak:

• Opis przedmiotu
• Wartość przedmiotu
• Kraj pochodzenia
• Miejsce docelowe
• Warunki transportu

8. Oceaniczny list przewozowy

Jak sama nazwa wskazuje, dokument ten jest wymagany w przypadku przesyłek realizowanych przez wody międzynarodowe. Służy jako umowa między eksporterem lub sprzedawcą a przewoźnikiem, zapewniająca, że ​​kupujący otrzyma produkt, a sprzedawca otrzyma zapłatę. Oceaniczny list przewozowy może zawierać szczegóły, takie jak:

• Opis przedmiotu
• Ilość przedmiotów
• Wartość handlowa przesyłki
• Miejsce docelowe
• Instrukcje wyznaczania tras
• Rodzaj opakowania

9. Lotniczy list przewozowy

Jest to umowa przewozu towarów wysyłanych samolotem, wskazująca na zawarcie umowy pomiędzy sprzedającym a przewoźnikiem. Nie podlega negocjacjom i służy jako pokwitowanie towarów dla przewoźnika lotniczego, gdy towary dotrą na lotnisko docelowe.

Lotniczy list przewozowy zazwyczaj zawiera następujące informacje:

• Nazwa, adres i numer konta nadawcy
• Nazwa, adres i numer konta odbiorcy
• Numer rachunku lotniczego
• Lotnisko wylotu
• Docelowe lotnisko
• Dzień odlotu
• Zadeklarowana wartość
• Szczegóły produktu
• Opłaty należne agentowi/przewoźnikowi

10. Akredytywa

Jest to popularny sposób płatności w transakcjach międzynarodowych. Jest formalny i wiążący, co czyni go domyślnie nieodwołalnym. Jest to przyrzeczenie zapłaty sprzedającemu przez bank w imieniu importera lub sprzedawcy.

2 najczęstsze dokumenty przewozowe dla materiałów ciężkich lub niebezpiecznych

Transport ciężkich lub niebezpiecznych materiałów to zupełnie inna sprawa. W związku z tym oprócz powyższych dokumentów należy dołączyć dodatkowe dokumenty wysyłkowe.

1. Formularz dotyczący towarów niebezpiecznych

Jest to oświadczenie wskazujące, że sprzedawca opakował, oznakował i zadeklarował przesyłkę zgodnie z obowiązującymi przepisami. Znajdą się w nim takie szczegóły jak:

• Nazwa i adres nadawcy
• Numer rachunku lotniczego
• Numer referencyjny nadawcy
• Strona stron
• Dane odbiorcy
• Lotnisko odlotu
• Lotnisko docelowe
• Rodzaj przesyłki
• Rodzaj i ilość towarów niebezpiecznych, w tym prawidłowa nazwa przewozowa, klasa lub podklasa, ilość i rodzaj opakowania, zezwolenie
• Dodatkowe informacje dotyczące obsługi

2. Informacje dotyczące reakcji na sytuacje kryzysowe

Niniejszy dokument określa, jakie działania należy podjąć w przypadku sytuacji awaryjnej związanej z przewożonymi materiałami niebezpiecznymi. Powinien zawierać następujące szczegóły:

• Podstawowy opis i nazwa techniczna materiału
• Bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia
• Ryzyko pożaru lub wybuchu
• Natychmiastowe środki ostrożności w przypadku incydentu lub wypadku
• Natychmiastowa procedura postępowania w przypadku pożaru
• Procedura postępowania w przypadku wycieków i wycieków
• Zalecenia dotyczące wstępnych środków pierwszej pomocy

Jak ShipBob pomaga firmom z dokumentami wysyłkowymi

Gdy wybierzesz usługę realizacji ShipBob, zespół zajmie się całym procesem realizacji za Ciebie. Możesz wysłać swoje zapasy do ShipBob, gdzie będą przechowywane do momentu nadejścia zamówienia. Zespół realizacyjny pobierze i zapakuje zamówienia oraz przygotuje je do wysyłki, co oznacza, że ​​dołączono wszystkie niezbędne dokumenty wysyłkowe.

W przypadku zamówień międzynarodowych możesz skorzystać z globalnej sieci realizacji ShipBob i przechowywać kraje magazynowe blisko klienta końcowego. Minimalizuje to potrzebę dodatkowej dokumentacji podczas obsługi zamówień składanych przez klientów międzynarodowych.

ShipBob może nawet pomóc w zarządzaniu wysyłką towarów niebezpiecznych w kraju. Możesz użyć platformy, aby oznaczyć przedmiot jako „Towary niebezpieczne”, aby ShipBob mógł podjąć odpowiednie środki podczas zarządzania zamówieniem.

Jeśli jesteś gotowy, aby rozpocząć pracę z ShipBob, poproś o wycenę, aby połączyć się z naszym zespołem.

Często zadawane pytania dotyczące dokumentów wysyłkowych

Oto odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące dokumentów wysyłkowych.

Jaki dokument jest wymagany dla każdej przesyłki?

Każda przesyłka wymaga faktury handlowej, listy przewozowej i listu przewozowego (BOL).

Jakie dokumenty są potrzebne do wysyłki za granicę?

Przesyłki międzynarodowe zazwyczaj wymagają faktury handlowej, listu bezpłatnej sprzedaży, listu przewozowego, świadectwa pochodzenia i eksportowego listu przewozowego.

Jaka jest różnica między listem przewozowym a listem przewozowym?

List przewozowy (BOL) i list przewozowy zawierają prawie te same informacje o przesyłce. Największa różnica polega na tym, że list przewozowy jest wiążący umownie, a list przewozowy nie.