Guía de los documentos de envío más comunes para envíos nacionales, internacionales y peligrosos

El envío es uno de los aspectos más importantes pero complicados de administrar un negocio en línea. No solo debe considerar los costos y la logística de enviar pedidos a sus clientes, sino que también debe asegurarse de que esos pedidos estén acompañados de la documentación adecuada. De lo contrario, podría terminar con serios retrasos o incluso con la temida notificación de "Paquete atascado en la aduana" para envíos internacionales.

La mejor manera de evitar problemas de envío importantes es asegurarse de que sus paquetes salgan con todos los documentos necesarios. Entonces, ¿qué documentos necesitas incluir? Eso es exactamente lo que descubrirá en esta guía.

Siga leyendo para conocer todo sobre los documentos de envío más comunes para envíos nacionales, internacionales y peligrosos.

¿Qué son los documentos de envío (y qué tan importantes son realmente)?

Los documentos de envío, como su nombre indica, son los documentos necesarios para transportar un artículo de un lugar a otro. Se componen de registros, formularios y certificados aplicables que brindan información sobre el artículo que se envía. Esto puede incluir detalles como la descripción y las especificaciones del artículo, la cantidad, el precio, la fecha de envío, la dirección de entrega y el método de envío.

Los documentos exactos requeridos pueden variar según factores como el método de envío, el destino de la entrega y el tipo de mercancías. Sin embargo, la mayoría de los paquetes requerirán cartas de porte, facturas comerciales, listas de empaque y certificados de origen.

Como estos documentos brindan información sobre los bienes que se envían, ayudan a garantizar que los paquetes se entreguen a tiempo y en las direcciones correctas. Ayudan a los servicios de mensajería a determinar cómo enrutar el paquete y entregarlo de la manera más eficiente.

Además, estos documentos también son necesarios en envíos internacionales para garantizar que el paquete cumpla con las regulaciones de importación de los países a través de los cuales se realiza la ruta. Asegurarse de que se incluyan todos los documentos necesarios con la información correcta agilizará el proceso de despacho de aduanas y permitirá entregas internacionales rápidas.

Los 3 documentos de envío más comunes para envíos nacionales

El envío nacional es un poco menos complicado que el envío internacional. Por lo general, necesitará los siguientes tres documentos de envío.

1. conocimiento de embarque

El conocimiento de embarque, o BOL, es un contrato de transporte entre la empresa de transporte o el transportista y la empresa que envía el paquete. Ayuda a confirmar la recepción de los bienes que deben enviarse y debe estar firmado por un representante autorizado del extremo del transportista.

Por lo general, un BOL debe incluir los siguientes detalles:

• Desde dónde se envía
• Destino
• número de bol.
• Datos del transportista/empresa de transporte
• Modo de transporte
• Descripción de los bienes que se envían
• Términos de envío

2. Lista de embalaje

Una lista de empaque o un albarán contiene una lista detallada de todos los bienes incluidos en un envío. Esto ayuda a garantizar que todo esté incluido en el envío, confirmar que se recibieron todos los artículos e identificar cualquier artículo dañado.

Incluye detalles como:

• Fecha de pedido, dirección de envío e información de contacto
• Lista detallada de artículos enviados
• Lista detallada de artículos que estaban agotados
• Cantidad de cada artículo
• Números SKU o UPC
• Número de orden de compra o número de comprobante

3. Factura comercial

Una factura comercial sirve como prueba de compra e incluye todos los detalles de la transacción de venta entre el vendedor y el cliente. Incluirá detalles como:

• número de factura
• Nombre del cliente, dirección e información de contacto
• Nombre del vendedor, dirección e información de contacto
• Descripción del artículo y cantidad
• Valor del ítem
• Peso del artículo
• Términos de envío

Los 10 documentos de envío más comunes para envíos internacionales

Con el envío internacional, las leyes y regulaciones en diferentes países pueden variar. Como tal, los documentos necesarios para la importación o exportación también pueden variar. En la mayoría de los casos, necesitará los siguientes documentos para envíos internacionales.

1. Factura proforma

Una factura proforma es un tipo de factura estimada o una factura preliminar que se envía a clientes potenciales internacionales. Básicamente, es como una cotización que envía antes de la compra real. Les permite organizar las finanzas y la documentación necesarias, como las licencias de importación.

Los siguientes detalles deben incluirse en una factura proforma:

• Información sobre el comprador y el vendedor.
• Una descripción detallada de los artículos.
• Valor del ítem
• Códigos del Sistema Armonizado (SA) para los artículos
• Términos de pago
• Detalles de la entrega
• Moneda utilizada
• Fecha y fecha de caducidad

2. Factura comercial

La factura comercial es el comprobante de venta que debe acompañar a todos los envíos internacionales. Puede ser similar a su factura proforma, pero puede contener detalles adicionales, como el número de pedido y el número de orden de compra.

Las facturas comerciales son muy similares a las facturas estándar, pero deben incluir otros detalles que ayudarán con el despacho de aduana. Esto incluye detalles como:

• Información detallada sobre el comprador y el vendedor.
• Información sobre el transitario
• Información bancaria y de pago
• Compañía naviera
• Descripción del Artículo
• Cantidad
• País de origen
• Código hs
• Valor del ítem
• Peso total
• Términos de envío

3. Lista de embalaje de exportación

Una lista de empaque de exportación contiene una lista detallada de todos los bienes incluidos en un envío junto con detalles importantes sobre cada artículo. Este documento se puede utilizar para emitir otros documentos importantes, como un conocimiento de embarque y una carta de crédito. En envíos internacionales, la lista de empaque es fundamental para que el envío pase por la aduana. También se puede utilizar si surge alguna disputa entre el remitente y el transportista.

La lista de empaque de exportación incluirá información clave como:

• Fecha de pedido, dirección de envío e información de contacto
• Lista detallada de artículos enviados
• Lista detallada de artículos que estaban agotados
• Cantidad de cada artículo
• Números SKU o UPC
• Número de orden de compra o número de comprobante
• Dimensiones y peso
• Tipo de embalaje
• Medida de seguridad

4. Certificados de origen

La mayoría de los envíos internacionales requieren un certificado de origen para declarar de dónde se originaron los artículos. Deben proporcionarse de acuerdo con las normas y reglamentos del país importador y certificados por la oficina del consulado o la cámara de comercio del país exportador.

Los certificados de origen deben incluir los siguientes detalles:

• Nombre y dirección del remitente
• Nombre y dirección del comprador
• transportista exportador
• País de fabricación
• Numero de paquetes
• Fecha de exportación
• Descripción del Artículo
• Cantidad/unidad de medida
• Peso
• Firma del personal autorizado

5. Certificado de libre venta

También llamado certificado de exportación, este documento sirve como evidencia de que el artículo que se envía se vende o distribuye legalmente en el mercado abierto y que no existen restricciones en el país de origen. Un certificado de libre venta indica que el artículo ha sido aprobado por las autoridades reguladoras pertinentes y es elegible para la exportación.

Este documento generalmente se necesita para ciertos tipos de productos, como cosméticos, alimentos, dispositivos médicos y productos biológicos.

6. Carta de instrucciones del remitente

Este documento contiene instrucciones específicas para transportar con éxito envíos internacionales. Generalmente proporcionado a los transitarios, este documento incluirá detalles como:

• Nombre e información de contacto del remitente/exportador
• Nombre e información de contacto del agente de carga
• Detalles sobre los artículos que se envían
• Peso y dimensiones del artículo
• Tipo de embalaje
• Requisitos especiales de manipulación
• Restricciones de exportación (si las hay)
• tipo de carga
• Información del seguro
• Documentos incluidos en el envío
• Instrucciones especiales para el transportista o transitario

7. Conocimiento de aterrizaje interior

El conocimiento de embarque interior es un contrato de transporte que se consigna al transportista en lugar del comprador para el transporte de mercancías por carretera, ferrocarril o navegación interior. Indica dónde se transportan las mercancías y sirve como prueba de que las mercancías han sido recogidas. El conocimiento de embarque interior puede incluir detalles como:

• Descripción del Artículo
• Valor del ítem
• País de origen
• Destino
• Condiciones de transporte

8. Conocimiento de embarque marítimo

Como su nombre indica, este documento es obligatorio para los envíos realizados en aguas internacionales. Sirve como un contrato entre el exportador o el vendedor y el transportista, asegurando que el comprador reciba el producto y que el vendedor reciba el pago. El conocimiento de embarque marítimo puede incluir detalles como:

• Descripción del Artículo
• Cantidad de objetos
• Valor comercial del envío
• Destino
• Instrucciones de enrutamiento
• Tipo de embalaje

9. Guía aérea

Este es un contrato de transporte de mercancías enviadas por avión, lo que indica un acuerdo entre el vendedor y el transportista. No es negociable y sirve como recibo de mercancías para la aerolínea una vez que las mercancías llegan al aeropuerto de destino.

Una guía aérea generalmente incluye la siguiente información:

• Nombre, dirección y número de cuenta del remitente
• Nombre, dirección y número de cuenta del consignatario
• Numero de embarque aereo
• Aeropuerto de salida
• Aeropuerto de destino
• Fecha de vuelo
• Valor declarado
• Detalles del artículo
• Cargos adeudados al agente/transportista

10. Carta de crédito

Este es un medio popular de pago para transacciones internacionales. Es formal y vinculante, por lo que es irrevocable por defecto. Es una promesa de pago al vendedor por parte del banco a nombre del importador o vendedor.

2 documentos de envío más comunes para materiales pesados ​​o peligrosos

El envío de materiales pesados ​​o peligrosos es otro juego. Como tal, deberá incluir documentos de envío adicionales además de los anteriores.

1. Formulario de mercancías peligrosas

Esta es una declaración que indica que el vendedor ha embalado, etiquetado y declarado el envío de acuerdo con la normativa aplicable. Incluirá detalles como:

• Nombre y dirección del remitente
• Numero de embarque aereo
• Número de referencia del remitente
• pagina de paginas
• Detalles del consignatario
• Aeropuerto de salida
• Aeropuerto de destino
• tipo de envío
• Naturaleza y cantidad de mercancías peligrosas, incluida la designación oficial de transporte, clase o división, cantidad y tipo de embalaje, autorización
• Información de manejo adicional

2. Información de respuesta de emergencia

Este documento especifica qué acción se debe tomar en caso de una emergencia relacionada con los materiales peligrosos que se envían. Debe incluir los siguientes detalles:

• Descripción básica y nombre técnico del material
• Peligros inmediatos para la salud
• Riesgos de incendio o explosión
• Precauciones inmediatas en caso de incidente o accidente
• Procedimiento inmediato para el manejo de incendios
• Procedimiento para el manejo de derrames y fugas
• Recomendaciones para medidas preliminares de primeros auxilios

Cómo ayuda ShipBob a las empresas con los documentos de envío

Cuando elige el servicio de cumplimiento de ShipBob, el equipo se encarga de todo el proceso de cumplimiento por usted. Puede enviar su inventario a ShipBob, donde se almacenará hasta que llegue un pedido. El equipo de cumplimiento recogerá y empacará los pedidos y los preparará para el envío, lo que significa asegurarse de que se incluyan todos los documentos de envío necesarios.

Para pedidos internacionales, puede aprovechar la red de cumplimiento global de ShipBob y almacenar inventario en países cercanos a su cliente final. Esto minimiza la necesidad de documentación adicional cuando se atienden pedidos realizados por clientes internacionales.

ShipBob incluso puede ayudarlo a administrar el envío de mercancías peligrosas a nivel nacional. Puede usar la plataforma para marcar el artículo como "Mercancías peligrosas" para que ShipBob pueda tomar las medidas adecuadas al administrar el pedido.

Si está listo para comenzar con ShipBob, solicite una cotización para conectarse con nuestro equipo.

Preguntas frecuentes sobre documentos de envío

Aquí hay respuestas a las preguntas más comunes sobre los documentos de envío.

¿Qué documento se requiere para cada envío?

Cada envío requiere una factura comercial, una lista de empaque y un conocimiento de embarque (BOL).

¿Qué documentos se necesitan para realizar envíos internacionales?

Los envíos internacionales generalmente requieren una factura comercial, una carta de libre venta, un conocimiento de embarque, un certificado de origen y una lista de empaque de exportación.

¿Cuál es la diferencia entre un conocimiento de embarque y una carta de porte?

Un conocimiento de embarque (BOL) y una hoja de ruta contienen casi la misma información sobre un envío. La mayor diferencia es que un conocimiento de embarque es contractualmente vinculante, mientras que una carta de porte no lo es.