Guide des documents d'expédition les plus courants pour les expéditions nationales, internationales et dangereuses

L'expédition est l'un des aspects les plus importants mais les plus compliqués de la gestion d'une entreprise en ligne. Non seulement vous devez tenir compte des coûts et de la logistique d'envoi des commandes à vos clients, mais vous devez également vous assurer que ces commandes sont accompagnées des bons documents. Sinon, vous pourriez vous retrouver avec de sérieux retards ou même la redoutable notification « Colis bloqué en douane » pour les envois internationaux.

La meilleure façon d'éviter les problèmes d'expédition majeurs est de vous assurer que vos colis sortent avec tous les documents nécessaires. Alors, quels documents devez-vous inclure? C'est exactement ce que vous découvrirez dans ce guide.

Lisez la suite pour tout savoir sur les documents d'expédition les plus courants pour les expéditions nationales, internationales et dangereuses.

Que sont les documents d'expédition (et quelle est leur importance réelle) ?

Les documents d'expédition, comme leur nom l'indique, sont les documents nécessaires pour transporter un article d'un endroit à un autre. Ils sont constitués d'enregistrements, de formulaires et de certificats applicables qui fournissent des informations sur l'article expédié. Cela peut inclure des détails tels que la description et les spécifications de l'article, la quantité, le prix, la date d'expédition, l'adresse de livraison et le mode d'expédition.

Les documents exacts requis peuvent varier en fonction de facteurs tels que la méthode d'expédition, la destination de livraison et le type de marchandise. Cependant, la plupart des colis nécessiteront des lettres de voiture, des factures commerciales, des listes de colisage et des certificats d'origine.

Comme ces documents fournissent des informations sur les marchandises expédiées, ils aident à garantir que les colis sont livrés à temps et aux bonnes adresses. Ils aident les services de messagerie à déterminer comment acheminer le colis et à le livrer de la manière la plus efficace.

De plus, ces documents sont également nécessaires dans les envois internationaux pour garantir que le colis est conforme aux réglementations d'importation des pays par lesquels il est acheminé. S'assurer que tous les documents nécessaires sont inclus avec les informations correctes rationalisera le processus de dédouanement et permettra des livraisons internationales rapides.

3 documents d'expédition les plus courants pour l'expédition nationale

L'expédition nationale est un peu moins compliquée que l'expédition internationale. Vous aurez généralement besoin des trois documents d'expédition suivants.

1. Bill of landing

Le connaissement, ou BOL, est un contrat de transport entre la société de transport ou le transporteur et l'entreprise qui envoie le colis. Il aide à confirmer la réception des marchandises qui doivent être expédiées et doit être signé par un représentant autorisé du côté du transporteur.

En règle générale, un BOL doit inclure les détails suivants :

• D'où il est expédié
• Destination
• Numéro de connaissement
• Coordonnées du transporteur/société de transport
• Mode de transport
• Description des marchandises expédiées
• Conditions d'expédition

2. Liste de colisage

Une liste de colisage ou un bordereau de marchandises contient une liste détaillée de toutes les marchandises incluses dans un envoi. Cela permet de s'assurer que tout est inclus dans l'envoi, de confirmer que tous les articles ont été reçus et d'identifier tout article endommagé.

Il comprend des détails tels que :

• Date de commande, adresse de livraison et coordonnées
• Liste détaillée des articles expédiés
• Liste détaillée des articles en rupture de stock
• Quantité de chaque article
• Numéros SKU ou UPC
• Numéro de bon de commande ou numéro de bordereau

3. Facture commerciale

Une facture commerciale sert de preuve d'achat et comprend tous les détails de la transaction de vente entre le vendeur et le client. Il contiendra des détails tels que :

• Numéro de facture
• Nom, adresse et coordonnées du client
• Nom, adresse et coordonnées du vendeur
• Description et quantité de l'article
• Valeur de l'article
• Poids de l'article
• Conditions d'expédition

10 documents d'expédition les plus courants pour l'expédition internationale

Avec l'expédition internationale, les lois et réglementations de différents pays peuvent varier. Ainsi, les documents nécessaires à l'importation ou à l'exportation peuvent également varier. Dans la plupart des cas, vous aurez besoin des documents suivants pour l'expédition internationale.

1. Facture proforma

Une facture proforma est un type de facture estimative ou d'avant-projet qui est adressé aux prospects internationaux. Fondamentalement, c'est comme un devis que vous envoyez avant l'achat proprement dit. Il leur permet d'organiser les finances et la documentation nécessaires telles que les licences d'importation.

Les détails suivants doivent être inclus dans une facture proforma :

• Informations sur l'acheteur et le vendeur
• Une description détaillée des articles
• Valeur de l'article
• Codes du système harmonisé (SH) pour les articles
• Modalités de paiement
• Détails de livraison
• Devise utilisée
• Date et date de péremption

2. Facture commerciale

La facture commerciale est la preuve de vente qui doit accompagner toutes les expéditions internationales. Elle peut être similaire à votre facture proforma mais peut contenir des détails supplémentaires tels que le numéro de commande et le numéro de bon de commande.

Les factures commerciales sont très similaires aux factures standard mais doivent inclure d'autres détails qui faciliteront le dédouanement. Cela inclut des détails tels que :

• Informations détaillées sur l'acheteur et le vendeur
• Informations sur le transitaire
• Informations bancaires et de paiement
• Ligne maritime
• Description de l'article
• Quantité
• Pays d'origine
• Code SH
• Valeur de l'article
• Poids total
• Conditions d'expédition

3. Exporter la liste de colisage

Une liste de colisage d'exportation contient une liste détaillée de toutes les marchandises incluses dans un envoi ainsi que des détails importants sur chaque article. Ce document peut être utilisé pour émettre d'autres documents importants tels qu'un connaissement et une lettre de crédit. Dans les envois internationaux, la liste de colisage est essentielle pour que l'envoi soit dédouané. Il peut également être utilisé en cas de litige entre l'expéditeur et le transporteur.

La liste de colisage pour l'exportation comprendra des informations clés telles que :

• Date de commande, adresse de livraison et coordonnées
• Liste détaillée des articles expédiés
• Liste détaillée des articles en rupture de stock
• Quantité de chaque article
• Numéros SKU ou UPC
• Numéro de bon de commande ou numéro de bordereau
• Dimensions et poids
• Type d'emballage
• Mesure de sécurité

4. Certificats d'origine

La plupart des envois internationaux nécessitent un certificat d'origine pour déclarer l'origine des articles. Ils doivent être fournis conformément aux règles et règlements du pays importateur et certifiés par le bureau du consulat ou la chambre de commerce du pays exportateur.

Les certificats d'origine doivent inclure les détails suivants :

• Nom et adresse de l'expéditeur
• Nom et adresse de l'acheteur
• Exportateur
• Pays de fabrication
• Nombre de colis
• Date d'exportation
• Description de l'article
• Quantité/unité de mesure
• Lester
• Signature du personnel autorisé

5. Certificat de vente libre

Aussi appelé certificat d'exportation, ce document sert de preuve que l'article expédié est vendu ou distribué légalement sur le marché libre et qu'il n'y a aucune restriction à leur égard dans le pays d'origine. Un certificat de vente libre indique que l'article a été approuvé par les autorités réglementaires compétentes et est éligible à l'exportation.

Ce document est généralement nécessaire pour certains types de produits tels que les cosmétiques, les produits alimentaires, les dispositifs médicaux et les produits biologiques.

6. Lettre d'instructions de l'expéditeur

Ce document contient des instructions spécifiques pour transporter avec succès les envois internationaux. Généralement fourni aux transitaires, ce document comprendra des détails tels que :

• Nom et coordonnées de l'expéditeur/exportateur
• Nom et coordonnées du transitaire
• Détails sur les articles expédiés
• Poids et dimensions de l'article
• Genre d'emballage
• Exigences particulières de manutention
• Restrictions à l'exportation (le cas échéant)
• Type de fret
• Information sur l'assurance
• Documents inclus dans l'envoi
• Instructions spéciales au transporteur ou au transitaire

7. Lettre de débarquement intérieure

Le connaissement intérieur est un contrat de transport qui est confié au transporteur maritime plutôt qu'à l'acheteur pour le transport de marchandises par route, chemin de fer ou voie navigable. Il indique où les marchandises sont transportées et sert de preuve que les marchandises ont été enlevées. Le connaissement intérieur peut inclure des détails tels que :

• Description de l'article
• Valeur de l'article
• Pays d'origine
• Destination
• Conditions de transport

8. Feuille de débarquement océanique

Comme son nom l'indique, ce document est requis pour les expéditions effectuées à travers les eaux internationales. Il sert de contrat entre l'exportateur ou le vendeur et le transporteur maritime, garantissant que l'acheteur reçoit le produit et que le vendeur est payé. Le bordereau de débarquement océanique peut inclure des détails tels que :

• Description de l'article
• Quantité d'articles
• Valeur commerciale de l'expédition
• Destination
• Consignes de routage
• Genre d'emballage

9. Lettre de transport aérien

Il s'agit d'un contrat de transport de marchandises expédiées par avion, indiquant un accord entre le vendeur et le transporteur. Il n'est pas négociable et sert de reçu de marchandises pour le transporteur aérien une fois que les marchandises arrivent à l'aéroport de destination.

Une lettre de transport aérien comprend généralement les informations suivantes :

• Nom, adresse et numéro de compte de l'expéditeur
• Nom, adresse et numéro de compte du destinataire
• Numéro de lettre de transport aérien
• Aeroport DE DEPART
• Aéroport de destination
• Date du vol
• Valeur déclarée
• Détails de l'article
• Frais dus à l'agent/au transporteur

10. Lettre de crédit

Il s'agit d'un moyen de paiement populaire pour les transactions internationales. Il est formel et contraignant, ce qui le rend irrévocable par défaut. C'est une promesse de paiement au vendeur par la banque au nom de l'importateur ou du vendeur.

2 documents d'expédition les plus courants pour les matières lourdes ou dangereuses

Le transport de matières lourdes ou dangereuses est un tout autre jeu. En tant que tel, vous devrez inclure des documents d'expédition supplémentaires en plus de ce qui précède.

1. Formulaire marchandises dangereuses

Il s'agit d'une déclaration indiquant que le vendeur a emballé, étiqueté et déclaré l'envoi conformément à la réglementation en vigueur. Il contiendra des détails tels que :

• Nom et adresse de l'expéditeur
• Numéro de lettre de transport aérien
• Numéro de référence de l'expéditeur
• Page de pages
• Détails du destinataire
• Aéroport de départ
• Aéroport de destination
• Type d'expédition
• Nature et quantité des marchandises dangereuses, y compris la désignation officielle de transport, la classe ou la division, la quantité et le type d'emballage, l'autorisation
• Informations de manipulation supplémentaires

2. Informations sur les interventions d'urgence

Ce document précise les mesures à prendre en cas d'urgence concernant les matières dangereuses expédiées. Il doit inclure les détails suivants :

• Description de base et nom technique du matériau
• Dangers immédiats pour la santé
• Risques d'incendie ou d'explosion
• Précautions immédiates en cas d'incident ou d'accident
• Procédure immédiate pour gérer les incendies
• Procédure de traitement des déversements et des fuites
• Recommandations pour les mesures préliminaires de premiers secours

Comment ShipBob aide les entreprises avec les documents d'expédition

Lorsque vous choisissez le service d'exécution de ShipBob, l'équipe gère l'ensemble du processus d'exécution pour vous. Vous pouvez envoyer votre inventaire à ShipBob, où il sera stocké jusqu'à ce qu'une commande arrive. L'équipe d'exécution sélectionnera et emballera les commandes et les préparera pour l'expédition, ce qui signifie s'assurer que tous les documents d'expédition nécessaires sont inclus.

Pour les commandes internationales, vous pouvez profiter du réseau mondial de traitement des commandes de ShipBob et stocker les pays d'inventaire à proximité de votre client final. Cela minimise le besoin de documentation supplémentaire lors de la restauration de commandes passées par des clients internationaux.

ShipBob peut même vous aider à gérer l'expédition de marchandises dangereuses au niveau national. Vous pouvez utiliser la plate-forme pour marquer l'article comme "Marchandises dangereuses" afin que ShipBob puisse prendre les mesures appropriées lors de la gestion de la commande.

Si vous êtes prêt à démarrer avec ShipBob, demandez un devis pour entrer en contact avec notre équipe.

FAQ sur les documents d'expédition

Voici les réponses aux questions les plus courantes sur les documents d'expédition.

Quel document est requis pour chaque envoi ?

Chaque expédition nécessite une facture commerciale, une liste de colisage et un connaissement (BOL).

Quels documents sont nécessaires pour expédier à l'international ?

Les expéditions internationales nécessitent généralement une facture commerciale, une lettre de vente libre, un connaissement, un certificat d'origine et une liste de colisage pour l'exportation.

Quelle est la différence entre un connaissement et une feuille de route ?

Un connaissement (BOL) et une lettre de transport contiennent presque tous les mêmes informations sur une expédition. La plus grande différence est qu'une lettre de débarquement est contractuellement contraignante alors qu'une feuille de route ne l'est pas.