Come utilizzare Gmail con il tuo nome di dominio (gratuitamente)

Sembri professionale

Devi aver visto questi piccoli siti Web di blog che hanno un indirizzo @gmail nella loro sezione Contattaci. Forse hai anche scritto ad alcuni di quelli e loro hanno risposto rapidamente.

E se fosse un sito web che vende qualcosa. Ed elenca un'e-mail personale come mezzo di comunicazione.

Ti fideresti tanto di un'e-mail aziendale? Sono anche registrati o vendono senza licenza?

Certo, non puoi dirlo solo guardando il loro indirizzo email, ma si tratta più di psicologia. Ammettilo, ti sentiresti più sicuro parlando con [email protected] che con [email protected] .

Hai più opportunità di crescere

Ok, forse puoi farcela con un @gmail quando gestisci una piccola attività o un concerto secondario. Ma che dire del tempo in cui inizi ad espanderti?

Non puoi semplicemente dire che sei una singola azienda quando la tua sezione dei contatti contiene un mucchio di indirizzi casuali. Faresti molto meglio con un sistema unificato di denominazione degli indirizzi e-mail dei tuoi dipendenti.

Inoltre, sarà molto più semplice ordinare le email in arrivo. I tuoi clienti non confonderanno così tanto indirizzi diversi, quindi non dovrai inoltrare le email l'un l'altro tutto il tempo.

Puoi ottenere nomi facilmente comprensibili

Hai registrato il tuo nome email attuale al primo tentativo? Sei fortunato se l'hai fatto. Ci sono così tante persone su Gmail che è difficile ottenere un nome univoco di bell'aspetto: sembrano tutti presi.

Se vuoi avere un indirizzo Gmail pulito sul tuo sito web, puoi semplicemente dimenticartene. [email protected] o [email protected] sono completamente fuori questione. Probabilmente è stato preso anche il tuo nome a meno che non sia un caso unico.

Se ottieni un indirizzo email personalizzato con il tuo nome di dominio, può sembrare molto più bello.

>La gestione delle e-mail presso il tuo host fa schifo

Molti siti Web di hosting sanno che otterrai comunque una G Suite, quindi non si preoccupano di un buon software di posta elettronica. Di conseguenza, la maggior parte delle aziende offre soluzioni che sono semplicemente insopportabili da utilizzare.

Usare Gmail è semplicemente meglio sotto tutti gli aspetti, da più account a un'app mobile.

Come creare il tuo dominio e-mail gratuitamente

Ora che hai letto (o saltato) come funziona, andiamo subito al punto. Ecco come creare un indirizzo email aziendale passo dopo passo.

1. Ottieni un dominio

Certo, puoi ottenere un dominio su Google allo stesso prezzo che pagherai per la creazione di un account di posta elettronica, ma ciò vanificherebbe lo scopo. Potresti anche averti ricevuto un'e-mail.

Quindi vai al tuo registrar preferito e procurati un dominio decente se non ne hai già uno. Qui avevo elencato i miei registrar di domini preferiti. Puoi verificare i loro pro e contro e anche i costi di rinnovo prima di acquistare un nome di dominio.

2. Ottieni un hosting

Ora che hai un sito web procurati un hosting e sincronizzalo. Ancora una volta, devi scegliere almeno un hosting di media qualità. Puoi seguire la nostra guida sui fornitori di "Best Web Hosting" più economici per i piani di web hosting migliori ed economici.

In primo luogo, i più economici potrebbero avere problemi con Google o essere facilmente hackerabili. In secondo luogo, possono essere molto lenti, il che non aiuta ad avanzare un po'.

3. Crea un indirizzo e-mail

A seconda del tuo hosting, potresti avere pannelli di gestione molto diversi. Poiché la maggior parte di essi è alquanto intuitiva, descriveremo il tuo corso di azioni in generale. Tu fai il lavoro di base.

Vai alla sezione dove puoi gestire i tuoi account di posta elettronica e scegli di crearne uno nuovo. Per ora, puoi utilizzare [email protected] . Per ulteriori informazioni su come assegnare un nome alla tua email aziendale, consulta l'ultimo capitolo di questo articolo.

Scegli una password complessa e imposta la quota della casella di posta al massimo se ne hai una.

Fatto!

4. Ottieni le impostazioni di inoltro in atto

Ora devi ottenere le informazioni che Gmail utilizzerà per inoltrare le tue email.

Vai alle impostazioni di gestione degli account di posta elettronica e cerca parole come " configurazione " o " impostazioni manuali. ” Ottieni i server di posta elettronica da lì. Questi vengono forniti con POP3, IMAP e SMTP davanti a loro.

Se vedi un'opzione per ottenere server SSL, sceglili, poiché sono più sicuri.

5. Configurare l'inoltro

Ora devi impostare l'inoltro dal sito web. Cerca "inoltro" o "aggiungi spedizioniere" nel pannello di gestione.

Quando ci arrivi, inserisci l'e-mail aziendale creata nel campo "inoltra da" e il tuo indirizzo Gmail nella sezione " destinazione " o " inoltra a ".

Hai finito con il tuo sito web ed è ora di arrivare a Google.

6. Aggiungi il tuo indirizzo aziendale a Gmail

Vai all'account Gmail che prevedi di utilizzare per lavoro e trova le sue impostazioni.

Segui questo percorso: Impostazioni > Account e Importa > Aggiungi un account di posta .

Il resto è semplice. Aggiungi il tuo indirizzo email, inserisci la password e l'indirizzo del server POP3 che hai ricevuto dal tuo host e spunta la casella accanto a "usa sempre SSL". Dopo aver premuto OK, dovresti essere in grado di ricevere le email che ti vengono inoltrate.

Torna a Account e importazione. Una riga sopra quella su cui hai appena fatto clic dice " Invia posta come: Aggiungi un altro indirizzo email. ” Lì puoi aggiungere l'indirizzo e-mail al tuo elenco di alias e inviare e-mail da esso.

Dovrai reinserire il tuo indirizzo email, la tua password e il server SMTP che hai ricevuto dal tuo host. Questa volta dovrai confermare l'email cliccando sul link che Google ti ha appena inviato.

7. Risciacquare e ripetere

Congratulazioni, ora hai finito con il tuo primo indirizzo email aziendale. Riceverai notifiche sul tuo PC e smartphone su tutte le email in arrivo e potrai rispondere immediatamente.

Se desideri aggiungere nuovi indirizzi e-mail, puoi ripetere tutti questi passaggi per un altro nome e-mail.

1.) Hosting di posta elettronica di Zoho

Zoho è una delle aziende rinomate. Offrono hosting di posta elettronica aziendale senza pubblicità. Quando ho testato i loro piani di hosting, offrono piani di hosting di posta elettronica con un'interfaccia utente (UI) facile da usare, un servizio veloce, ricco di funzionalità e anche senza pubblicità. Offrono piani di hosting di posta elettronica gratuiti per un massimo di 5 utenti.

Passaggi per configurare l'hosting e-mail con Zoho

Configurare l'hosting di posta elettronica con Zoho è facile. Devi solo verificare il tuo nome di dominio, aggiungere il record MX e creare un account e-mail ed è fatto!

Qui condivido i passaggi completi sulla creazione di un account e-mail con Zoho.

• Aggiungi e verifica dominio: il primo passaggio nella creazione di un'e-mail aziendale di Zoho è la verifica del tuo nome di dominio nella dashboard di Zoho.
• Aggiungi utenti e gruppi: con questa opzione, puoi aggiungere utenti e creare i loro ID e-mail dal pannello di controllo di Zoho.
• Modifica i record MX: dopo aver creato un account e-mail, configura e aggiungi i record MX forniti nelle impostazioni DNS del tuo dominio per farlo funzionare.
• Migrazione e-mail: se hai già un account e-mail, puoi importare a questo punto altrimenti salta.
• Indirizzo e-mail di dominio personalizzato : ora puoi creare diverse altre e-mail gratuitamente. Zoho offre 5 utenti gratuiti per account.

Bingo! ora hai configurato correttamente la tua email aziendale con Zoho. Ora puoi utilizzare la tua posta Zoho per ricevere e inviare e-mail.

2.) Hosting di posta elettronica gratuito dal tuo provider di hosting

Alcuni dei provider di web hosting forniscono anche hosting di posta elettronica gratuito con il tuo piano di hosting e alcuni provider di dominio forniscono anche account di posta elettronica gratuiti con il tuo nome di dominio. Puoi ottenere il tuo piano di hosting dai fornitori che offrono anche hosting di posta elettronica gratuito insieme ai piani di hosting.

Puoi controllare chi offre e-mail gratuite qui e puoi anche controllare i registrar di domini che offrono e-mail gratuite qui.

Passaggi per configurare le e-mail in cPanel:

Qui sto condividendo l'intero passaggio della creazione dell'ID e-mail aziendale dal tuo hosting cPanel.

Bingo! Hai finito di configurare il tuo account e-mail con cPanel usando il metodo sopra. Ora invia e ricevi facilmente le tue e-mail rapidamente.

Non profit

Sei un'organizzazione no profit? Allora non dovresti preoccuparti affatto! Le risorse per la gestione del non profit di Google ti offrono un indirizzo email aziendale gratuito.

Vai lì e ottieni il tuo account di posta elettronica gratuito. Dopotutto, lo stai facendo per l'umanità, e anche le corporazioni internazionali lo capiscono.

Se non sei un'organizzazione no profit, potresti comunque avere una possibilità.

Ci sono voci secondo cui puoi passare come un'organizzazione senza scopo di lucro anche se sei un'organizzazione a scopo di lucro: devi solo essere abbastanza piccolo. Ma ehi, è contro le linee guida, non farlo a casa, ragazzi.

Mozilla Thunderbird

Se non vuoi farlo con Gmail, ci sono dozzine di altri programmi di gestione della posta elettronica. Mozilla Thunderbird è uno di questi.

È un programma che può aiutarti a utilizzare i tuoi account di posta elettronica personalizzati da remoto. È un bel piccolo software con tutte le funzionalità di cui hai bisogno, persino la pianificazione delle risposte.

Lo svantaggio di questo programma è che non ha una versione iOS o Android. Né hanno in programma di rilasciarne uno nel prossimo futuro. Sei bloccato con PC o Mac se vuoi usarlo.

Non è così veloce

Quando paghi per G Suite, puoi ospitare il tuo sito web sui server di Google. Ciò riduce al minimo il tempo di risposta di inoltro.

Certo, potresti non notare un miglioramento di due secondi, ma è comunque più veloce. Inoltre, c'è molta più affidabilità. Con i server di Google, è improbabile che qualcuno abbia la minima possibilità di mettere le mani sulle tue email.

Non puoi gestire i dipendenti

Beh, sì, tecnicamente, puoi. Ma ciò comporterebbe molto lavoro manuale che puoi evitare con G Suit.

Se paghi Google $ 5 al mese, puoi facilmente assegnare e riassegnare dipendenti a diversi alias in un paio di clic. E puoi bloccarli altrettanto facilmente.

È solo un alias

In definitiva, questa autostrada per l'utilizzo di Gmail con la tua posta elettronica aziendale è solo l'inoltro. Non è scienza missilistica, ed è per questo che Google non lo fa pagare.

È quando vuoi accedere a strumenti avanzati come la gestione degli alias, la creazione di sottodomini e il potenziamento della tua sicurezza che devi pagare. Sembra anche piuttosto giusto.

Suggerimenti per assegnare un nome alla tua email aziendale

Ora che abbiamo finito con i dettagli tecnici, diventiamo creativi.

Molte persone nominano la loro email di base sul sito web come [email protected] o [email protected] . Non pensi che questo tipo di vanifichi lo scopo di sembrare professionale?

Inoltre, dal momento che molte persone hanno visto bot di posta elettronica operare su questo tipo di nomi di posta elettronica di base. Ciò fa presumere che tu abbia anche un bot che risponde alle loro domande. Di conseguenza, è meno probabile che chiedano in primo luogo.

Quindi ecco due modi per nominare la tua email.

Modo n. 1: la funzione

Chiamare la tua email in base al suo scopo è più facile sia per te che per il cliente. Quest'ultimo sa a chi scrivere per un certo tipo di domanda. In questo modo, sarà più facile ordinare la cartella in arrivo.

Puoi semplicemente ordinare la posta in base all'argomento, ma ci sono due problemi. Il primo è che devi creare un menu a discesa con argomenti predeterminati. Non tutte le domande potrebbero rientrare in categorie, quindi ti ritroverai comunque con alcune email fuori posto.

Il secondo problema è ancora peggio. Se non ottieni quel menu, dovresti ordinare tu stesso le e-mail. Le persone non scrivono in modo identico, quindi sarà un problema.

Ecco come sarebbe un buon set di email:

• Vuoi chiedere qualcosa sul prodotto? Scrivi a [email protetta]
• Hai notato un problema con il sito? Scrivi a [email protetta]
• Vuoi un'idea che vuoi farci sentire? Qualche altra domanda? Scrivi a [email protetta]

Anche se tutte queste email portano a te, va bene. Questo rende meno fastidioso cambiare questa sezione e dare questi pseudonimi ai tuoi dipendenti man mano che cresci.

Quando lo fai, assicurati di menzionare il loro nome vicino all'indirizzo. Lo rende un po' più personale.

Modo n. 2: il nome

Se hai molti dipartimenti e le persone che li guidano non ti lasciano indietro per un lavoro migliore, potresti prendere in considerazione questa variante.

L'aggiunta di nomi o foto dei tuoi dipendenti lo rende personale quanto basta. Puoi anche aggiungere brevi biografie, ma mantenerle pertinenti al motivo per cui qualcuno potrebbe voler parlare con loro.

Ecco come sarebbe:

• PR & Marketing: [email protetta]
• Offerte B2B: [email protetta]

Anche se questo può essere più personale, ci sono alcune insidie ​​da considerare. E se licenziassi Ann Lee e assumessi invece John Smith? Potresti perdere un paio di clienti abituali che proverebbero a utilizzare la vecchia email.

Se vuoi usare i nomi, pensa in anticipo alle tue azioni in questa situazione. Il modo migliore sarebbe inoltrare tutta la posta alla nuova e-mail e avere un elenco di clienti abituali per comunicare loro le novità.

L'ultimo consiglio professionale: dì ai clienti che li hai sentiti

Molte persone sono ansiose di sapere se hai effettivamente ricevuto un'e-mail. Ciò è particolarmente vero se si dispone di un sito Web che non sembra fresco.

Prenditi un po' di tempo per dare una risposta automatica che viene inviata immediatamente all'utente.

Fallo leggere qualcosa del tipo: "Grazie per averci contattato. Riceviamo molte email in questi giorni. Ti risponderò personalmente entro 24 ore”.

Metterà il cliente a proprio agio e fungerà da piccolo seguito.