15 Teknik Manajemen Waktu Terbaik Tahun 2022

Waktu adalah salah satu komoditas yang paling berharga. Itu tidak dapat disimpan atau dipinjam. Satu-satunya cara untuk memanfaatkannya adalah dengan membelanjakannya dengan bijak. Anda harus membelanjakannya untuk hal-hal yang menambah nilai bagi hidup Anda. Anda perlu menemukan waktu untuk setiap faktor seperti keluarga, kesehatan, pekerjaan, hiburan, dll.

Mengetahui cara menyederhanakan cara Anda bekerja dan menyelesaikan tugas dengan lebih efisien, dapat memberi Anda cukup waktu untuk apa pun yang penting bagi Anda. Berikut adalah 15 teknik manajemen waktu terbaik untuk membantu Anda mengatur waktu dengan cara terbaik.

15 Teknik Manajemen Waktu Paling Efektif dan Terbukti

1. Berkonsentrasilah pada tujuan Anda

Untuk mengatur waktu secara efektif, penting untuk menetapkan tujuan. Namun, Anda cenderung melupakan tujuan jangka panjang di tengah memenuhi tugas sehari-hari yang menuntut dan mendesak. Anda mungkin merasa sulit untuk mengidentifikasi dan berkonsentrasi pada hal-hal terpenting dalam daftar tugas Anda. Jika Anda merasa kewalahan, sudah saatnya Anda meninjau daftar tugas Anda.

Pastikan bahwa setiap tugas yang Anda berikan prioritas akan semakin mendekatkan Anda untuk mencapai tujuan Anda. Juga, jangan menetapkan tujuan yang tidak jelas atau tidak realistis. Tujuan Anda harus SMART (Specific, Measurable, Accomplishable, Realistic, dan Time-bound).

2. Hentikan multitasking

Beberapa dari kita sering mencoba multitasking. Namun, itu bukan teknik manajemen waktu yang baik. Itu hanya mengurangi pengembalian. Sebab, itu menurunkan efisiensi dan kinerja Anda. Terus-menerus mengganggu pekerjaan utama Anda dengan tugas lain mengikis fokus dan memperlambat kemampuan Anda untuk menyelesaikan tugas. Ini juga memicu kesulitan dalam mengatur, berkonsentrasi, dan memperhatikan detail.

Jadi, alih-alih beralih dari tugas ke tugas, jadwalkan waktu untuk melakukannya. Ini akan sulit dalam jangka panjang tetapi memaksakan batasan Anda akan menguntungkan dalam jangka panjang.

3. Atasi tingkat energi Anda

Produktivitas Anda berbanding lurus dengan tingkat energi Anda. Jadi, atur tugas harian Anda sedemikian rupa sehingga tugas tersulit diselesaikan saat tingkat energi berada di puncaknya. Meskipun terkadang memiliki tingkat energi yang rendah tidak dapat dihindari, Anda dapat memiliki tingkat energi yang tinggi secara stabil dengan mengikuti gaya hidup sehat.

Lakukan diet seimbang, jangan lewatkan sarapan, istirahat sejenak secara berkala, tetap terhidrasi dengan baik, cukup paparan sinar matahari, berolahraga secara teratur, dan tidur yang cukup. Jika Anda merasa lelah terus-menerus, periksakan diri Anda untuk kondisi medis yang mendasarinya seperti anemia atau hipotiroidisme.

4. Buat jadwal

Cara paling efektif untuk mengatur waktu adalah dengan sengaja tentang bagaimana Anda menghabiskan waktu. Bangun kebiasaan menyusun waktu Anda. Ini akan membantu Anda meningkatkan fokus, mengurangi gangguan, dan maju menuju tujuan jangka panjang Anda. Pertimbangkan berbagai tugas yang perlu Anda lakukan dan susun waktu Anda untuk menyelesaikan masing-masing tugas tersebut. Garis waktu proyek dapat membantu Anda jika Anda bekerja dalam tim.

Selain itu, sampaikan kepada anggota keluarga, teman, dan kolega Anda saat-saat ketika Anda tidak ingin diganggu. Ini akan mengurangi potensi konflik dan menjaga interaksi mereka dengan Anda tetap hormat.

5. Mulailah hari Anda dengan tugas yang paling penting

Memulai hari Anda dengan tugas terpenting dalam daftar Anda adalah cara yang bagus untuk mengatur waktu. Dengan menyelesaikan tugas yang paling penting terlebih dahulu, Anda akan mendapatkan rasa pencapaian yang nyata yang akan mendorong Anda untuk menyelesaikan tugas lainnya juga. Ini berhasil karena pagi hari adalah waktu ketika Anda memiliki lebih banyak kemauan dan lebih sedikit gangguan.

Pastikan Anda hanya menetapkan satu tugas penting untuk dikerjakan di pagi hari dan mengaturnya di hari sebelumnya. Ini akan menyelamatkan Anda dari membuang-buang waktu pagi Anda yang berharga untuk memutuskan tugas terpenting yang harus dilakukan untuk hari itu.

6. Tetapkan blok waktu

Bagi waktu Anda menjadi beberapa bagian dan tetapkan setiap blok untuk mencapai tugas tertentu atau kelompok. Jadi, alih-alih memiliki daftar tugas yang terbuka, Anda akan memiliki jadwal konkret untuk dikerjakan. Teknik manajemen waktu ini disebut sebagai pemblokiran waktu. Ini membantu Anda memvisualisasikan apa yang ingin Anda capai dan memastikan bahwa Anda membuat kemajuan. Ini juga mengurangi kemungkinan kelelahan fisik, mental, dan emosional.

Anda dapat mempraktikkan pemblokiran waktu dengan memprioritaskan daftar tugas Anda di muka setiap minggu. Catat hal-hal yang perlu Anda lakukan di minggu mendatang dan buat sketsa hambatan waktu yang kasar untuk mencapainya. Di akhir setiap hari kerja, tinjau pekerjaan yang telah selesai dan pekerjaan yang belum selesai. Jika ada tugas baru yang harus diselesaikan, sertakan itu.

7. Berikan nutrisi pada otak Anda

Fokus bukan hanya hasil dari tekad dan kemauan. Itu juga sangat tergantung pada nutrisi otak Anda. Menutrisi otak agar tetap berfungsi dengan baik adalah salah satu cara untuk meningkatkan performa kerja.

Melakukan diet seimbang, berolahraga secara teratur, tidur yang cukup, istirahat sejenak, dan bersosialisasi dapat merawat dan menutrisi otak Anda dengan baik. Dan ini pada gilirannya akan meningkatkan produktivitas, menghilangkan potensi konflik, memberantas tekanan emosional, dan menghilangkan pekerjaan berkualitas rendah.

8. Alokasikan waktu untuk memeriksa pesan

Salah satu kemudahan terbaik di era digital ini adalah membiarkan orang berkomunikasi satu sama lain melalui SMS. Namun, itu juga menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Memeriksa pesan Anda di sela-sela pekerjaan dapat mengalihkan perhatian Anda dan menurunkan produktivitas Anda. Jadi, tetapkan waktu tertentu dalam sehari khusus untuk itu.

Selama ini, Anda dapat memeriksa email, mengarahkan pesan di media sosial, dan menjawab panggilan telepon. Anda bahkan mungkin memiliki dua slot waktu berbeda untuk tujuan ini jika Anda adalah seseorang yang mendapat banyak korespondensi. Ini akan membantu Anda tetap berhubungan dengan teman, keluarga, kolega, dan pimpinan bisnis tanpa terganggu di tempat kerja.

9. Katakan tidak bila perlu

Sebuah studi menemukan bahwa dibutuhkan 23 menit untuk memfokuskan kembali setelah interupsi. Jadi, Anda perlu mengatakan 'tidak' saat Anda diinterupsi. Katakan tidak dengan sopan pada suatu tugas atau permintaan jika tidak penting, Anda terlalu sibuk, bisa dikerjakan nanti, atau itu bukan tanggung jawab Anda.

Bersikap asertif, menyadari batasan Anda, dan tidak terlalu berkomitmen pada tuntutan yang tidak dapat Anda penuhi adalah salah satu teknik manajemen waktu terbaik. Ini tidak hanya akan melindungi waktu Anda, tetapi juga menjaga Anda dari rasa malu karena gagal menepati kata-kata Anda, yang juga dapat mengikis kepercayaan pada Anda.

10. Mengalihdayakan tugas dengan prioritas rendah

Tidak semua tugas yang Anda lakukan setiap hari memiliki prioritas tinggi. Beberapa di antaranya tidak membutuhkan bakat atau keterampilan. Beberapa di antaranya tidak akan menyenangkan bagi Anda. Anda mungkin tidak ahli dalam beberapa hal ini. Outsourcing tugas-tugas ini dapat memberi Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih mendesak. Ini juga memberi Anda saat-saat santai yang sangat dibutuhkan.

Orang yang bekerja dari rumah, misalnya, dapat menyewa bantuan rumah tangga untuk membersihkan rumah, mencuci piring, memasak, dll. Bisnis dapat mengalihdayakan persiapan dan pengarsipan pajak, pemrosesan penggajian, penulisan konten, manajemen acara, dll. Pengalihdayaan juga membuat Anda bahagia karena Anda akan memberikan sumber penghasilan kepada seseorang yang membutuhkan.

11. Mengotomatiskan tugas yang berulang

Beberapa aktivitas harian Anda seperti mengirim tanggapan email, mengisi formulir online, menjadwalkan posting media sosial, memindai dokumen, mengoreksi dokumen, dll. Ini menghabiskan banyak waktu Anda. Anda dapat mengotomatisasi ini dengan kemajuan teknologi saat ini.

Bisnis juga dapat menggunakan otomatisasi pengingat e-niaga, otomatisasi pendaftaran acara, otomatisasi dukungan pelanggan, otomatisasi penjualan, otomatisasi penggajian, otomatisasi pembayaran tagihan, otomatisasi pengingat faktur, otomatisasi alur kerja, dan banyak lagi dengan sejumlah besar teknik manajemen waktu berbasis web . Mengotomatiskan tugas berulang menghemat banyak waktu setiap minggu dan membuat Anda efisien.

12. Sadarilah bahwa tidak apa-apa menjadi tidak sempurna

Seringkali, Anda cenderung terjebak dalam upaya membuat segalanya sempurna. Meskipun perfeksionisme adalah sifat yang hebat, berusaha menjadi sempurna setiap saat dapat memperlambat Anda dan membuat Anda melewatkan tenggat waktu. Pada tingkat ekstrim, ini juga dapat menyebabkan tingkat kecemasan dan gangguan tidur yang tinggi. Itu juga dapat membuat Anda memiliki harapan yang tidak realistis dari orang lain.

Jadi, jika Anda adalah seseorang yang terus bekerja terlalu keras untuk menjadi sempurna, inilah saatnya Anda melambat dan menyadari bahwa menjadi tidak sempurna itu tidak apa-apa. Lepaskan rasa takut melonggarkan standar Anda, tidak pernah gagal, tidak pernah membuat kesalahan, tidak pernah mengecewakan orang lain, dan tidak pernah kehilangan kendali.

13. Lacak waktu Anda

Bahkan setelah membuat jadwal kerja, Anda perlu melihat ke belakang setiap hari untuk mengetahui apakah Anda telah mematuhi jadwal Anda. Ini akan membantu Anda menemukan pola produktif Anda, mengidentifikasi setiap waktu yang muncul ke permukaan, mengenali proses yang tidak efektif, dan membuat modifikasi yang efisien. Ini juga akan membantu Anda melacak kinerja Anda.

Melacak waktu Anda secara manual bisa jadi sulit. Itu sebabnya Anda harus menggunakan aplikasi pelacakan otomatis untuk mencatat detail bagaimana Anda menghabiskan hari Anda. Aplikasi ini tidak mengharuskan Anda untuk memulai atau menghentikan waktu atau memasukkan detail apa pun ke dalamnya. Anda hanya dapat melanjutkan aktivitas rutin Anda dan aplikasi melakukan bagian pelacakan dengan sendirinya.

14. Rencanakan istirahat Anda

Tidak peduli apakah Anda seorang pekerja kantoran atau pekerja jarak jauh, Anda perlu merencanakan istirahat singkat di tempat kerja. Ketika Anda membiarkan diri Anda beristirahat hanya ketika Anda telah menyelesaikan tugas atau hanya ketika Anda bebas dari pekerjaan, Anda jarang mendapat istirahat. Tetapi ketika Anda melakukannya pada interval terencana, Anda akan menikmati peningkatan tingkat energi dan peningkatan kinerja.

Saat merencanakan istirahat Anda, berhati-hatilah agar Anda tidak melakukan pekerjaan intens terus menerus selama lebih dari 90 menit. Istirahat ini bisa sesingkat 5 menit atau selama 30 menit. Setiap istirahat bisa meremajakan. Jadi, jadwalkan waktu istirahat secara teratur dan merasa berhak untuk melakukannya!

15. Atur tempat kerja Anda

Untuk mengelola waktu secara efektif dan menjadi produktif setiap hari, Anda perlu memiliki lingkungan yang tepat. Jadi, siapkan seluruh item pekerjaan Anda di dekat Anda, letakkan semuanya di tempatnya, atur sistem pengarsipan yang efisien, buang materi duplikat dan informasi yang akan segera kedaluwarsa, arsipkan materi sumber daya yang jarang Anda gunakan, dan singkirkan kekacauan yang tidak berguna.

Luangkan waktu 15 menit di penghujung hari untuk merapikan meja Anda. Dengan cara ini, lingkungan kerja Anda akan bersih dan teratur saat Anda kembali bekerja keesokan paginya.

Membungkus semuanya

Waktu adalah salah satu komoditas paling berharga di bumi. Dengan menggunakan teknik manajemen waktu kami yang telah terbukti, seseorang dapat memanfaatkan waktu mereka sebaik-baiknya. Jadi, terapkan strategi manajemen waktu kita untuk tetap bahagia, tingkatkan produktivitas, turunkan tingkat stres, hilangkan tekanan emosional, hilangkan pekerjaan berkualitas rendah, dan hancurkan potensi konflik di tahun 2022 dan tahun-tahun mendatang.