15 najlepszych technik zarządzania czasem w roku 2022

Czas to jeden z najcenniejszych towarów. Nie można go przechowywać ani wypożyczać. Jedynym sposobem, aby w pełni je wykorzystać, jest mądre ich wydawanie. Powinieneś je przeznaczyć na rzeczy, które dodają wartości Twojemu życiu. Musisz znaleźć czas na każdy czynnik, taki jak rodzina, zdrowie, praca, rozrywka itp.

Wiedząc, jak uprościć sposób pracy i wydajniej wykonywać zadania, możesz zaoszczędzić wystarczająco dużo czasu na to, co jest dla Ciebie ważne. Oto 15 najlepszych technik zarządzania czasem, które pomogą Ci zarządzać czasem w najlepszy sposób.

15 najbardziej skutecznych i sprawdzonych technik zarządzania czasem

1. Skoncentruj się na swoich celach

Aby efektywnie zarządzać czasem, konieczne jest wyznaczenie sobie celów. Jednak często tracisz z oczu długoterminowe cele, wypełniając wymagające codzienne i pilne zadania. Może ci być trudno zidentyfikować i skoncentrować się na najważniejszych sprawach na liście zadań. Jeśli czujesz się przytłoczony, najwyższy czas przejrzeć listę zadań.

Upewnij się, że każde zadanie, któremu nadasz priorytet, przybliży Cię do osiągnięcia Twoich celów. Powstrzymaj się także od wyznaczania niejasnych lub nierealistycznych celów. Twoje cele muszą być SMART (konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie).

2. Zatrzymaj wielozadaniowość

Niektórzy z nas często próbują wielozadaniowości. Nie jest to jednak dobra technika zarządzania czasem . Zmniejsza tylko zyski. Ponieważ zmniejsza twoją wydajność i wydajność. Ciągłe przerywanie głównej pracy innymi zadaniami osłabia koncentrację i spowalnia zdolność wykonywania zadań. Podsyca również wszelkie trudności w organizowaniu, koncentracji i zwracaniu uwagi na szczegóły.

Dlatego zamiast przechodzić od zadania do zadania, zaplanuj czas na ich wykonanie. Na dłuższą metę będzie to trudne, ale narzucanie granic będzie opłacalne na dłuższą metę.

3. Obejście poziomu energii

Twoja produktywność jest wprost proporcjonalna do poziomu energii. Zorganizuj więc swoje codzienne zadania w taki sposób, aby najtrudniejsze były wykonywane, gdy poziom energii jest u szczytu. Chociaż czasami niski poziom energii jest nieunikniony, możesz mieć stabilnie wysoki poziom energii, prowadząc zdrowy tryb życia.

Stosuj zbilansowaną dietę, nie opuszczaj śniadania, rób krótkie przerwy w regularnych odstępach czasu, dobrze się nawadniaj, wystawiaj się na słońce, regularnie ćwicz i odpowiednio śpij. Jeśli czujesz się stale zmęczony, zbadaj się pod kątem choroby podstawowej, takiej jak niedokrwistość lub niedoczynność tarczycy.

4. Twórz harmonogramy

Najskuteczniejszym sposobem zarządzania czasem jest celowe podejście do tego, jak go spędzasz. Wyrób w sobie nawyk organizowania swojego czasu. Pomoże Ci to poprawić koncentrację, zmniejszyć rozproszenie uwagi i postęp w osiąganiu celów długoterminowych. Weź pod uwagę różne zadania, które musisz wykonać, i zorganizuj swój czas, aby wykonać każde z nich. Oś czasu projektu może ci pomóc, jeśli pracujesz w zespole.

Poza tym przekaż członkom rodziny, przyjaciołom i współpracownikom okres, w którym nie chcesz, aby Ci przeszkadzano. Zmniejszy to potencjalne konflikty i zachowa szacunek w kontaktach z tobą.

5. Rozpocznij dzień od najważniejszego zadania

Rozpoczęcie dnia od najważniejszego zadania na liście to świetny sposób na zarządzanie czasem. Wykonując najpierw najważniejsze zadanie, zyskasz prawdziwe poczucie spełnienia, które popchnie cię do ukończenia również innych zadań. To działa, ponieważ poranek to czas, kiedy masz więcej siły woli i mniej przerw.

Upewnij się, że przydzieliłeś tylko jedno ważne zadanie do pracy rano i ustaw je na dzień wcześniej. Dzięki temu nie będziesz marnować cennego poranka na podejmowanie decyzji o najważniejszym zadaniu do wykonania tego dnia.

6. Ustal bloki czasowe

Podziel swój czas na części i przydziel każdy blok do wykonania określonego zadania lub grupy zadań. Tak więc, zamiast mieć otwartą listę rzeczy do zrobienia, będziesz miał konkretny harmonogram do pracy. Ta technika zarządzania czasem jest określana jako blokowanie czasu. Pomaga wizualizować to, co chcesz osiągnąć i upewnia się, że robisz postępy. Zmniejsza to również ryzyko wyczerpania fizycznego, psychicznego i emocjonalnego.

Możesz zastosować blokowanie czasu w praktyce, ustalając priorytety na liście zadań z wyprzedzeniem każdego tygodnia. Zrób spis rzeczy, które musisz zrobić w nadchodzącym tygodniu i naszkicuj przybliżone blokowanie czasu, aby to osiągnąć. Pod koniec każdego dnia roboczego dokonaj przeglądu wykonanej pracy i niedokończonej pracy. Jeśli są jakieś nowe zadania do wykonania, uwzględnij je.

7. Odżywiaj swój mózg

Skupienie nie jest jedynie wynikiem determinacji i siły woli. Zależy to również w dużej mierze od odżywienia twojego mózgu. Odżywianie mózgu, aby prawidłowo funkcjonował, jest jednym ze sposobów na poprawę wydajności pracy.

Przyjmowanie zrównoważonej diety, regularne ćwiczenia, wystarczająca ilość snu, krótkie przerwy i kontakty towarzyskie mogą dobrze dbać o mózg i go odżywiać. A to z kolei będzie promować produktywność, rozwiązywać potencjalne konflikty, usuwać stres emocjonalny i eliminować pracę niskiej jakości.

8. Przeznacz czas na sprawdzanie wiadomości

Jedną z najlepszych udogodnień ery cyfrowej jest umożliwienie ludziom komunikowania się ze sobą za pomocą wiadomości tekstowych. Jednak pochłania to również dużo czasu i wysiłku. Sprawdzanie wiadomości między pracą może rozpraszać uwagę i obniżać produktywność. Dlatego wyznacz na to określoną porę dnia.

W tym czasie możesz sprawdzać e-maile, kierować wiadomości w mediach społecznościowych i odpowiadać na telefony. Możesz nawet mieć dwa różne przedziały czasowe w tym celu, jeśli jesteś osobą, która otrzymuje dużo korespondencji. Pomoże Ci to pozostać w kontakcie z przyjaciółmi, rodziną, współpracownikami i potencjalnymi klientami bez przerywania pracy.

9. Powiedz nie, kiedy to konieczne

Badanie wykazało, że ponowne skupienie się po przerwie zajmuje 23 minuty. Musisz więc powiedzieć „nie”, gdy ktoś ci przerywa. Uprzejmie odmów zadaniu lub prośbie, jeśli nie jest to ważne, jesteś zbyt zajęty, można to zrobić później lub nie należy to do twoich obowiązków.

Bycie asertywnym, uświadamianie sobie swoich ograniczeń i unikanie nadmiernego angażowania się w wymagania, których nie możesz spełnić, to jedna z najlepszych technik zarządzania czasem . To nie tylko ochroni Twój czas, ale także uchroni Cię przed zawstydzeniem związanym z niedotrzymaniem słowa, co może również podważyć zaufanie do Ciebie.

10. Zlecaj zadania o niskim priorytecie

Nie wszystkie zadania, które wykonujesz każdego dnia, mają wysoki priorytet. Niektóre z nich nie będą wymagały talentu ani umiejętności. Niektóre z nich nie będą dla ciebie przyjemne. Możesz nie być biegły w niektórych z nich. Outsourcing tych zadań może dać Ci więcej czasu na skupienie się na tych pilniejszych. Oszczędzi ci to również tak potrzebnych chwil relaksu.

Na przykład osoby pracujące w domu mogą zatrudnić pomoc domową do sprzątania domu, zmywania naczyń, gotowania itp. Firmy mogą zlecać na zewnątrz przygotowywanie i rozliczanie podatków, przetwarzanie listy płac, pisanie treści, zarządzanie wydarzeniami itp. Outsourcing sprawia również, że jesteś szczęśliwy, ponieważ byłbyś źródłem zarobku dla kogoś w potrzebie.

11. Automatyzuj powtarzalne zadania

Niektóre z codziennych czynności, takie jak wysyłanie odpowiedzi na e-maile, wypełnianie formularzy online, planowanie postów w mediach społecznościowych, skanowanie dokumentów, sprawdzanie dokumentów itp. są monotonne. Te pochłaniają dużo twojego czasu. Dzięki dzisiejszym osiągnięciom technologicznym można je zautomatyzować.

Firmy również mogą zdecydować się na automatyzację przypomnień e-commerce, automatyzację rejestracji wydarzeń, automatyzację obsługi klienta, automatyzację sprzedaży, automatyzację płac, automatyzację fakturowania, automatyzację przypomnień o fakturach, automatyzację przepływu pracy i wiele innych dzięki ogromnemu zakresowi internetowych technik zarządzania czasem . Automatyzacja powtarzalnych zadań oszczędza dużo czasu każdego tygodnia i zwiększa wydajność.

12. Uświadom sobie, że bycie niedoskonałym jest w porządku

Często masz tendencję do bycia złapanym w starania, aby wszystko było idealne. Chociaż perfekcjonizm to wspaniała cecha, dążenie do perfekcji przez cały czas może Cię spowolnić i sprawić, że przegapisz terminy. Na skrajnych poziomach może to również prowadzić do wysokiego poziomu lęku i zaburzeń snu. Może to również prowadzić do nierealistycznych oczekiwań wobec innych.

Tak więc, jeśli jesteś kimś, kto pracuje zbyt ciężko, chcąc być doskonałym, nadszedł czas, abyś zwolnił i zdał sobie sprawę, że bycie niedoskonałym jest całkowicie w porządku. Porzuć strach przed poluzowaniem swoich standardów, by nigdy nie zawieść, nigdy nie popełniać błędów, nigdy nie rozczarowywać innych i nigdy nie tracić kontroli.

13. Śledź swój czas

Nawet po opracowaniu harmonogramu pracy pod koniec każdego dnia musisz spojrzeć wstecz, aby sprawdzić, czy przestrzegałeś swoich harmonogramów. Pomoże Ci to odkryć wzorce produktywności, zidentyfikować straty czasu, rozpoznać nieefektywne procesy i wprowadzić skuteczne modyfikacje. Pomoże Ci to również śledzić swoje wyniki.

Ręczne śledzenie czasu może być trudne. Dlatego powinieneś używać aplikacji do automatycznego śledzenia, aby rejestrować szczegóły tego, jak spędziłeś dzień. Te aplikacje nie wymagają rozpoczynania ani zatrzymywania czasu ani wprowadzania w nich żadnych szczegółów. Możesz po prostu kontynuować swoje rutynowe czynności, a aplikacja sama zajmie się śledzeniem.

14. Zaplanuj przerwy

Bez względu na to, czy pracujesz w biurze, czy pracujesz zdalnie, musisz zaplanować krótkie przerwy w pracy. Kiedy pozwalasz sobie na przerwy tylko po wykonaniu zadania lub tylko wtedy, gdy jesteś wolny od pracy, przerwy zdarzają się rzadko. Ale kiedy robisz to w zaplanowanych odstępach czasu, będziesz cieszyć się zwiększonym poziomem energii i lepszą wydajnością.

Planując przerwy, uważaj, aby nie wykonywać intensywnej pracy nieprzerwanie przez dłużej niż 90 minut. Przerwy te mogą trwać od 5 do 30 minut. Każda przerwa może być regenerująca. Zaplanuj więc regularne przerwy i poczuj, że masz do nich prawo!

15. Zorganizuj swoje miejsce pracy

Aby skutecznie zarządzać swoim czasem i być produktywnym każdego dnia, potrzebujesz odpowiedniego środowiska. Dlatego miej wszystkie elementy pracy w pobliżu, umieść wszystko na swoim miejscu, skonfiguruj wydajny system archiwizacji, wyrzuć duplikaty materiałów i informacji, które wkrótce staną się nieaktualne, archiwizuj rzadko używane materiały źródłowe i usuwaj bezużyteczny bałagan.

Poświęć 15 minut pod koniec każdego dnia na uporządkowanie biurka. W ten sposób Twoje środowisko pracy będzie czyste i zorganizowane, gdy wrócisz do pracy następnego ranka.

Zamykam to wszystko

Czas jest jednym z najcenniejszych towarów na ziemi. Stosując nasze sprawdzone techniki zarządzania czasem, można maksymalnie wykorzystać swój czas. Wykorzystaj więc nasze strategie zarządzania czasem w praktyce, aby być szczęśliwym, zwiększać produktywność, obniżać poziom stresu, eliminować stres emocjonalny, eliminować pracę niskiej jakości i eliminować potencjalne konflikty w 2022 roku i latach nadchodzących.