Die 15 besten Zeitmanagementtechniken im Jahr 2022

Zeit ist eines der kostbarsten Güter. Es kann weder aufbewahrt noch ausgeliehen werden. Die einzige Möglichkeit, das Beste daraus zu machen, besteht darin, es sinnvoll einzusetzen. Sie sollten es für die Dinge ausgeben, die Ihrem Leben einen Mehrwert verleihen. Sie müssen Zeit für jeden Faktor wie Familie, Gesundheit, Arbeit, Unterhaltung usw. finden.

Wenn Sie wissen, wie Sie Ihre Arbeitsweise vereinfachen und Aufgaben effizienter erledigen können, können Sie genügend Zeit für das gewinnen, was Ihnen wichtig ist. Hier sind die 15 besten Zeitmanagement-Techniken , die Ihnen helfen, Ihre Zeit optimal zu verwalten.

Die 15 effektivsten und bewährtesten Zeitmanagement-Techniken

1. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Ziele

Um Zeit effektiv zu verwalten, ist es wichtig, sich Ziele zu setzen. Bei der Erfüllung der anspruchsvollen täglichen und dringenden Aufgaben neigen Sie jedoch dazu, langfristige Ziele aus den Augen zu verlieren. Möglicherweise fällt es Ihnen schwer, die wichtigsten Angelegenheiten auf Ihrer Aufgabenliste zu identifizieren und sich darauf zu konzentrieren. Wenn Sie sich überfordert fühlen, ist es höchste Zeit, Ihre Aufgabenliste zu überprüfen.

Stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe, der Sie Priorität einräumen, Sie Ihrem Ziel näher bringt. Setzen Sie sich außerdem keine vagen oder unrealistischen Ziele. Ihre Ziele müssen SMART sein (spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden).

2. Stoppen Sie das Multitasking

Einige von uns versuchen oft Multitasking. Es ist jedoch keine gute Zeitmanagementtechnik . Es schmälert nur die Rendite. Denn es verringert Ihre Effizienz und Leistung. Die ständige Unterbrechung Ihrer Hauptarbeit durch andere Aufgaben untergräbt den Fokus und verlangsamt Ihre Fähigkeit, Aufgaben zu erledigen. Es schürt auch alle Schwierigkeiten bei der Organisation, Konzentration und Aufmerksamkeit für Details.

Anstatt also von Aufgabe zu Aufgabe zu wechseln, planen Sie eine Zeit ein, um sie zu erledigen. Dies wird auf lange Sicht schwierig sein, aber das Auferlegen Ihrer Grenzen wird auf lange Sicht profitabel sein.

3. Umgehen Sie Ihr Energieniveau

Ihre Produktivität ist direkt proportional zu Ihrem Energieniveau. Organisieren Sie Ihre täglichen Aufgaben also so, dass die schwierigsten erledigt werden, wenn die Energie am höchsten ist. Obwohl es unvermeidlich ist, dass Sie manchmal ein niedriges Energieniveau haben, können Sie mit einem gesunden Lebensstil ein stabil hohes Energieniveau haben.

Ernähren Sie sich ausgewogen, verzichten Sie nicht auf Ihr Frühstück, machen Sie in regelmäßigen Abständen kurze Pausen, bleiben Sie gut hydriert, setzen Sie sich ausreichend in die Sonne, trainieren Sie regelmäßig und schlafen Sie ausreichend. Wenn Sie sich ständig müde fühlen, lassen Sie sich auf eine zugrunde liegende Erkrankung wie Anämie oder Hypothyreose untersuchen.

4. Erstellen Sie Zeitpläne

Der effektivste Weg, Zeit zu verwalten, besteht darin, absichtlich darüber nachzudenken, wie Sie Zeit verbringen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre Zeit zu strukturieren. Dies wird Ihnen helfen, sich besser zu konzentrieren, Ablenkungen zu verringern und Ihre langfristigen Ziele zu erreichen. Berücksichtigen Sie die verschiedenen Aufgaben, die Sie ausführen müssen, und strukturieren Sie Ihre Zeit, um jede dieser Aufgaben zu erfüllen. Eine Projektzeitleiste kann Ihnen helfen, wenn Sie in einem Team arbeiten.

Teilen Sie außerdem Ihren Familienmitgliedern, Freunden und Kollegen die Zeit mit, in der Sie nicht gestört werden möchten. Dies reduziert potenzielle Konflikte und sorgt für einen respektvollen Umgang mit Ihnen.

5. Beginnen Sie Ihren Tag mit der wichtigsten Aufgabe

Beginnen Sie Ihren Tag mit der wichtigsten Aufgabe auf Ihrer Liste, um die Zeit zu verwalten. Indem Sie die wichtigste Aufgabe zuerst erledigen, werden Sie ein echtes Erfolgserlebnis bekommen, das Sie dazu bringen wird, auch die anderen Aufgaben zu erledigen. Das funktioniert, weil der Morgen eine Zeit ist, in der Sie mehr Willenskraft haben und weniger Unterbrechungen bekommen.

Stellen Sie sicher, dass Sie morgens nur eine kritische Aufgabe zuweisen und diese auf den Vortag legen. Dies erspart Ihnen, Ihre kostbare Morgenzeit mit der Entscheidung über die wichtigste Aufgabe für diesen Tag zu verschwenden.

6. Legen Sie Zeitblöcke fest

Teilen Sie Ihre Zeit in Blöcke auf und weisen Sie jeden Block dem Erreichen einer bestimmten oder einer Gruppe von Aufgaben zu. Anstelle einer offenen To-Do-Liste haben Sie also einen konkreten Zeitplan, an dem Sie arbeiten können. Diese Zeitmanagementtechnik wird als Zeitblockierung bezeichnet. Es hilft Ihnen zu visualisieren, was Sie erreichen wollen und stellt sicher, dass Sie Fortschritte machen. Dies verringert auch die Wahrscheinlichkeit einer körperlichen, geistigen und emotionalen Erschöpfung.

Sie können Zeitblockierungen in die Praxis umsetzen, indem Sie Ihre Aufgabenliste jede Woche im Voraus priorisieren. Machen Sie eine Bestandsaufnahme der Dinge, die Sie in der kommenden Woche erledigen müssen, und skizzieren Sie einen ungefähren Zeitblock, um dies zu erreichen. Überprüfen Sie am Ende jedes Arbeitstages die abgeschlossene und die noch nicht abgeschlossene Arbeit. Wenn neue Aufgaben zu erledigen sind, nehmen Sie diese auf.

7. Nähre dein Gehirn

Fokus ist nicht nur das Ergebnis von Entschlossenheit und Willenskraft. Es hängt auch weitgehend von der Ernährung Ihres Gehirns ab. Die Ernährung Ihres Gehirns, damit es ordnungsgemäß funktioniert, ist eine der Möglichkeiten, die Arbeitsleistung zu verbessern.

Eine ausgewogene Ernährung, regelmäßiges Training, ausreichend Schlaf, kurze Pausen und soziale Kontakte können Ihr Gehirn gut pflegen und nähren. Und dies wiederum wird die Produktivität fördern, potenzielle Konflikte beseitigen, emotionale Belastungen beseitigen und minderwertige Arbeit beseitigen.

8. Planen Sie Zeit für die Überprüfung von Nachrichten ein

Eine der besten Annehmlichkeiten dieses digitalen Zeitalters besteht darin, Menschen durch SMS miteinander kommunizieren zu lassen. Allerdings kostet es auch viel Zeit und Mühe. Das Überprüfen Ihrer Nachrichten zwischen der Arbeit kann Sie ablenken und Ihre Produktivität verringern. Weisen Sie ihm also eine bestimmte Tageszeit zu.

Während dieser Zeit können Sie Ihre E-Mails abrufen, Nachrichten in sozialen Medien senden und auf Telefonanrufe antworten. Sie können dafür sogar zwei verschiedene Zeitfenster haben, wenn Sie jemand sind, der viel Korrespondenz bekommt. So bleiben Sie mit Freunden, Familie, Kollegen und Geschäftspartnern in Kontakt, ohne bei der Arbeit unterbrochen zu werden.

9. Sagen Sie nein, wenn es nötig ist

Eine Studie ergab, dass es nach einer Unterbrechung 23 Minuten dauert, um sich wieder zu konzentrieren. Sie müssen also „nein“ sagen, wenn Sie unterbrochen werden. Lehnen Sie eine Aufgabe oder Bitte höflich ab, wenn sie nicht wichtig ist, Sie zu beschäftigt sind, sie später erledigt werden kann oder nicht in Ihrer Verantwortung liegt.

Durchsetzungsfähig zu sein, Ihre Grenzen zu erkennen und sich nicht zu sehr auf Anforderungen einzulassen, die Sie nicht erfüllen können, ist eine der besten Zeitmanagementtechniken . Dies wird nicht nur Ihre Zeit sparen, sondern Sie auch vor der Peinlichkeit bewahren, sich nicht an Ihre Worte zu halten, was auch das Vertrauen in Sie untergraben kann.

10. Outsourcen Sie Aufgaben mit niedriger Priorität

Nicht alle Aufgaben, die Sie jeden Tag erledigen, haben hohe Priorität. Einige davon erfordern kein Talent oder Fähigkeiten. Einige davon werden Ihnen keinen Spaß machen. Möglicherweise sind Sie in einigen davon nicht geübt. Wenn Sie diese Aufgaben auslagern, haben Sie mehr Zeit, sich auf die dringenderen zu konzentrieren. Es erspart Ihnen auch die dringend benötigten gemütlichen Momente.

Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, können beispielsweise eine Haushaltshilfe einstellen, um das Haus zu putzen, Geschirr zu spülen, zu kochen usw. Unternehmen können die Erstellung und Einreichung von Steuern, die Lohnabrechnung, das Verfassen von Inhalten, das Veranstaltungsmanagement usw. auslagern. Outsourcing macht auch Sie glücklich Sie würden jemandem in Not eine Einkommensquelle bieten.

11. Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben

Einige Ihrer täglichen Aktivitäten wie das Senden von E-Mail-Antworten, das Ausfüllen von Online-Formularen, das Planen von Social-Media-Beiträgen, das Scannen von Dokumenten, das Korrekturlesen von Dokumenten usw. sind eintönig. Diese verbrauchen viel Zeit. Sie können diese mit den heutigen technologischen Fortschritten automatisieren.

Auch Unternehmen können sich für die Automatisierung von E-Commerce-Erinnerungen, die Automatisierung von Ereignisregistrierungen, die Automatisierung des Kundensupports, die Automatisierung von Verkäufen, die Automatisierung von Gehaltsabrechnungen, die Automatisierung von Zahlungsabrechnungen, die Automatisierung von Rechnungserinnerungen, die Automatisierung von Arbeitsabläufen und vieles mehr mit einer großen Auswahl an webbasierten Zeitmanagementtechniken entscheiden . Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben spart Ihnen jede Woche viel Zeit und macht Sie effizienter.

12. Erkenne, dass es in Ordnung ist, unvollkommen zu sein

Oft neigt man dazu, alles perfekt zu machen. Obwohl Perfektionismus eine großartige Eigenschaft ist, kann der Versuch, jederzeit perfekt zu sein, Sie ausbremsen und dazu führen, dass Sie Fristen verpassen. Bei extremen Werten kann dies auch zu starken Angstzuständen und Schlafstörungen führen. Es kann auch dazu führen, dass Sie unrealistische Erwartungen an andere haben.

Wenn Sie also jemand sind, der ständig zu hart arbeitet, um perfekt zu sein, ist es an der Zeit, langsamer zu werden und zu erkennen, dass es vollkommen in Ordnung ist, unvollkommen zu sein. Geben Sie die Angst auf, Ihre Standards zu lockern, niemals zu versagen, niemals Fehler zu machen, niemals andere zu enttäuschen und niemals die Kontrolle zu verlieren.

13. Verfolgen Sie Ihre Zeit

Selbst nachdem Sie einen Arbeitsplan erstellt haben, müssen Sie am Ende eines jeden Tages zurückblicken, um festzustellen, ob Sie sich an Ihre Zeitpläne gehalten haben. Dies wird Ihnen helfen, Ihre produktiven Muster zu entdecken, Zeitverluste zu identifizieren, ineffektive Prozesse zu erkennen und effiziente Änderungen vorzunehmen. Dies hilft Ihnen auch, Ihre Leistung zu verfolgen.

Die manuelle Zeiterfassung kann schwierig sein. Deshalb sollten Sie eine automatische Tracking-App verwenden, um zu erfassen, wie Sie Ihren Tag verbracht haben. Bei diesen Apps müssen Sie keine Zeiten starten oder stoppen oder Details eingeben. Sie können einfach mit Ihren Routineaktivitäten fortfahren und die App erledigt den Tracking-Teil ganz von selbst.

14. Planen Sie Ihre Pausen

Ganz gleich, ob Sie im Büro unterwegs sind oder remote arbeiten, Sie müssen kurze Pausen bei der Arbeit einplanen. Wenn Sie sich Pausen nur erlauben, wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben oder nur wenn Sie frei von der Arbeit sind, erhalten Sie seltene Pausen. Aber wenn Sie es in geplanten Intervallen tun, werden Sie ein gesteigertes Energieniveau und eine verbesserte Leistung genießen.

Achten Sie bei der Planung Ihrer Pausen darauf, dass Sie nicht länger als 90 Minuten ununterbrochen intensiv arbeiten. Diese Pausen können so kurz wie 5 Minuten oder so lang wie 30 Minuten sein. Jede Pause kann verjüngend sein. Planen Sie also regelmäßige Pausen ein und fühlen Sie sich berechtigt, diese zu nehmen!

15. Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz

Um seine Zeit effektiv zu verwalten und jeden Tag produktiv zu sein, brauchen Sie die richtige Umgebung. Halten Sie also Ihre gesamten Arbeitsgegenstände griffbereit, räumen Sie alles an seinen Platz, richten Sie ein effizientes Ablagesystem ein, werfen Sie doppelte Materialien und Informationen weg, die bald veraltet sein werden, archivieren Sie Ressourcenmaterialien, die Sie selten verwenden, und beseitigen Sie nutzloses Durcheinander.

Nehmen Sie sich am Ende eines jeden Tages 15 Minuten Zeit, um Ihren Schreibtisch aufzuräumen. Auf diese Weise ist Ihre Arbeitsumgebung sauber und organisiert, wenn Sie am nächsten Morgen zur Arbeit zurückkehren.

Alles einpacken

Zeit ist eines der kostbarsten Güter auf der Erde. Durch den Einsatz unserer bewährten Zeitmanagementtechniken kann man das Beste aus seiner Zeit machen. Wenden Sie also unsere Zeitmanagementstrategien an, um im Jahr 2022 und in den kommenden Jahren glücklich zu bleiben, die Produktivität zu steigern, das Stressniveau zu senken, emotionalen Stress zu beseitigen, minderwertige Arbeit zu beseitigen und potenzielle Konflikte zu beseitigen.