Semua Yang Perlu Diketahui Tentang Manajemen Beban Kerja, Ada Di Sini

Manajemen beban kerja adalah proses mengalokasikan pekerjaan di antara anggota tim Anda sambil menganalisis pemanfaatan dan kinerjanya, menghitung KPI individu, dan menetapkan tugas kepada karyawan yang dapat melakukannya.

Ini adalah tindakan mendistribusikan pekerjaan dengan hati-hati di antara anggota tim Anda untuk mencapai produktivitas maksimum. Akan lebih baik jika Anda tidak membuat seseorang kewalahan kecuali keadaan unik memerlukan kerja ekstra. Sekalipun niat Anda tulus, hal itu pada akhirnya dapat menjadi bumerang dan berdampak negatif terhadap kinerja tim.

Ketika bisnis berusaha untuk meningkatkan efisiensinya, terkadang mereka lupa bahwa manajemen beban kerja lebih dari sekadar jam dan tugas. Sebagai permulaan, sangat penting untuk membedakan antara manajemen tugas dan manajemen waktu. Manajemen beban kerja adalah metode sistematis untuk merencanakan, memperkirakan, dan melacak pekerjaan yang menyeimbangkan tuntutan beban kerja di seluruh perusahaan untuk orang dan kelompok.

Berikut tips & cara membuat workload management

1. Perencanaan adalah kuncinya

Selalu mundur selangkah dan lihat sebelum melompat. Baik dalam situasi pribadi maupun profesional, meluangkan waktu untuk mempersiapkan aktivitas dan proyek sangatlah penting. Ini memungkinkan Anda untuk mundur selangkah dan fokus pada apa yang penting, apa pun yang Anda persiapkan.

Menetapkan anggaran untuk setiap pekerjaan, menentukan tanggal mulai dan selesai, mengidentifikasi dan menjelaskan tugas Anda, dan menugaskannya ke tonggak tertentu adalah langkah-langkah penting. Ada metode lain untuk melakukan ritual dan membangun budaya perencanaan, yang semuanya bermanfaat karena hanya dengan begitu Anda dapat membuat jadwal proyek, mengukur kemajuan, dan melacak waktu.

2. Ketersediaan Sumber Daya

Sangat penting untuk memiliki visibilitas lengkap alokasi sumber daya untuk proyek dan aktivitas untuk memanfaatkan waktu dan kemampuan orang-orang. Jika Anda mengerjakan banyak proyek secara bersamaan, ini akan menjadi lebih menantang. Jika Anda memiliki portofolio sumber daya lebih dari 10 karyawan yang ditugaskan ke beberapa proyek, saatnya untuk berinvestasi dalam solusi manajemen sumber daya dasar namun efektif.

Anda sekarang dapat merencanakan dan mendistribusikan tugas proyek terlebih dahulu jika Anda memiliki pandangan yang jelas tentang ketersediaan sumber daya. Anda harus mengetahui apakah seseorang tidak akan tersedia selama proyek berlangsung dan jika ada batasan tambahan. Lebih baik untuk mentransfer pekerjaan ke kolega lain jika Anda menemukan bahwa sumber daya penting tidak akan tersedia saat Anda membutuhkannya.

3. Pisahkan Tugas menjadi Sub-tugas

Memecah setiap proyek menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola membantu kristalisasi strategi proyek dan harapan semua orang. Semakin spesifik Anda tentang penjadwalan, uang, dan tugas, semakin mudah untuk meramalkan apa yang salah dengan proyek dan memperbaikinya untuk tim.

Akan lebih mudah untuk mengelola alur kerja Anda jika Anda membagi tugas Anda menjadi subtugas jika Anda perlu menunda sesuatu atau memulai beberapa bagian dari eksekusi tugas lebih cepat.

Mari kita hadapi itu; ada kepuasan tertentu dalam mencentang kotak di samping tugas yang telah Anda atau tim Anda selesaikan. Daftar tugas adalah salah satu strategi manajemen tugas yang paling umum dan untuk alasan yang bagus.

Daftar tugas dapat membantu Anda mengurangi rasa cemas dan stres dengan memberikan struktur pada alur kerja Anda dan mengelabui otak Anda agar percaya bahwa aktivitas telah selesai. Lebih mudah untuk berkonsentrasi dan fokus pada bagian paling penting dari proyek sekarang setelah rasa takut hilang. Anda juga dapat menghubungi Peppybiz untuk meringankan beban kerja Anda.

4. Hindari Multitasking

Kita semua tahu bahwa kita harus melakukan lebih banyak, tetapi mencoba melakukan terlalu banyak sekaligus bisa membuat stres dan kewalahan. Agar pekerjaan Anda tidak terhenti, Anda memerlukan disiplin dan perhatian untuk melakukan satu tugas pada satu waktu.

Multitasking, pada kenyataannya, adalah mitos. Otak manusia tidak terhubung untuk melakukan banyak hal sekaligus, setidaknya tidak berhasil. Multitasking dalam manajemen proyek dapat menyebabkan Anda memprioritaskan ketergesaan di atas relevansi dan kepentingan.

Manajemen tugas dan beban kerja membutuhkan konsentrasi seperti laser, yang unggul dalam multitasking. Sejujurnya, menghindari multitasking itu menantang, tetapi cobalah untuk mencegahnya jika memungkinkan.

5. Perkenalkan Stand-up Harian

Pendekatan paling mudah untuk membangun transparansi adalah mengumpulkan seluruh staf setidaknya selama 10 menit setiap hari. Lagi pula, komunikasi yang efisien dan standup reguler adalah cara terbaik untuk membuat semua orang memiliki pemahaman yang sama selama proyek berlangsung.

Anggota tim Anda akan belajar tentang pekerjaan satu sama lain, memahami apa yang perlu mereka capai selanjutnya, dan bertukar pikiran jika ada masalah yang mencegah proyek berhasil. Anda dapat dengan mudah mendeteksi apakah ada dependensi yang mencegah anggota tim melakukan pekerjaan terbaiknya menggunakan standup harian.

6. Mengotomatiskan Tugas

Jangan lupa untuk memakai masker pernapasan Anda terlebih dahulu. Anda tidak ingin jatuh dan membawa semua orang, jadi kelola tugas Anda dengan baik. Menurut penelitian terbaru oleh Wellington, 43% spesialis manajemen proyek menghabiskan satu hari atau lebih setiap bulan untuk membuat laporan proyek secara manual. Pekerjaan administrasi dianggap sebagai pembunuh produktivitas yang tenang untuk tujuan yang baik.

Melakukan aktivitas berulang secara manual dan menghabiskan banyak waktu untuk mengumpulkan data menghabiskan waktu, menimbulkan kesalahan manusia, dan mengurangi produktivitas karyawan. Menurut studi LinkedIn baru-baru ini, 47% manajer proyek ingin akuntansi proyek diotomatisasi.

Ada alat dan perusahaan yang dapat membantu Anda menghemat waktu. Anda juga dapat menggunakan Peppybiz untuk membuat laporan dalam beberapa klik dan kemudian membaginya dengan orang lain tanpa mengharuskan mereka memiliki akun Forecast.

7. Latih perawatan diri

Staf Anda akan kelelahan jika mereka tidak menjaga diri mereka sendiri. Peppybiz adalah perusahaan yang mengutamakan orang yang memprioritaskan kesejahteraan semua anggota tim di atas dorongan untuk meningkatkan pendapatan dan jabatan.

Ketika semua orang cukup makan, terhidrasi, dan menjalani gaya hidup aktif, seluruh tim meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan mereka, dan perusahaan secara keseluruhan menjadi makmur. Pasukan yang sehat menghasilkan keuntungan dan pengembangan pekerjaan sebagai hasil yang wajar.

Akibatnya, terapkan manajemen beban kerja di tempat kerja Anda jika Anda ingin staf Anda melakukan yang terbaik. Berbagai solusi manajemen beban kerja dapat memberi Anda informasi waktu nyata tentang aktivitas yang sedang dikerjakan tim Anda.

Bagaimana Anda bisa mengidentifikasi gejala ketidakseimbangan beban kerja pada karyawan Anda?

Gangguan dalam Komunikasi

Kerusakan bertahap dalam komunikasi antara anggota tim adalah salah satu indikator pertama dari beban kerja yang tidak merata di dalam tim. Ketika ini terjadi, beberapa anggota tim dikecualikan dari diskusi proyek yang penting, menyebabkan alur kerja seluruh tim Anda terganggu.

Evaluasi kembali prosedur komunikasi dan pastikan semua orang menyadarinya untuk membuat semua orang kembali ke halaman yang sama. Dalam Kode Etiknya, Google, misalnya, secara eksplisit menguraikan prosedur komunikasinya dan langkah-langkah untuk mengungkapkan masalah/masalah di tempat kerja.

Kesimpulan

Akhirnya, perlu diingat bahwa mencapai tingkat manajemen yang optimal, seimbang, dan sempurna tidak mungkin tercapai. Setelah menyelesaikan banyak pencapaian, Anda mungkin menghadapi tantangan signifikan yang membuat Anda mundur. Namun, kunci kesuksesan adalah membangun ketahanan dan keuletan dalam diri sendiri. Ambil komentar apa pun dengan sebutir garam dan terus lakukan apa yang Anda kuasai.

Perangkat lunak manajemen beban kerja seperti Peppybiz menampilkan pemahaman dan pemantauan tugas, tenggat waktu, dan sumber daya.