SKU, UPC y códigos de barras: ¿cuál es la diferencia?

Si ha pasado algún tiempo leyendo publicaciones de blogs de comercio electrónico, es probable que esté familiarizado con los dos acrónimos más confusos de la industria: SKU y UPC.

Ambos tienen 3 letras. Ambos son métodos de identificación de productos. Ambos pueden usar códigos de barras.

Pero a pesar de todas sus similitudes, estos dos conceptos no son intercambiables. Para mantener la gestión del inventario lo más simple y eficiente posible, es crucial que los dueños de negocios entiendan con precisión en qué se diferencian los SKU y los UPC, así como cuándo y cómo usar cada uno de ellos.

En este artículo, discutiremos qué son SKU y UPC, resaltaremos las diferencias clave, explicaremos algunas de las mejores prácticas cuando se trata de elegir el método correcto y cómo un 3PL como ShipBob puede ayudarlo a encontrar el mejor proceso de inventario y ejecutarlo. para usted a través de múltiples centros de cumplimiento.

¿Qué es una unidad de mantenimiento de existencias (SKU)?

Un SKU (la abreviatura común de "unidad de mantenimiento de existencias") es un código alfanumérico personalizado que un comerciante crea y asigna a cada uno de sus productos.

Cada producto (incluidas las variedades de productos) debe tener su propio SKU único, de modo que el vendedor pueda distinguir fácilmente los productos entre sí. Esto hace que la gestión y el seguimiento del inventario sean mucho más eficientes.

Cada empresa tendrá su propio sistema de reglas para la creación y gestión de SKU. Sin embargo, por lo general, los SKU se componen de 8 a 10 letras y números que representan las características únicas del producto (como color, tamaño, número de modelo, número de producto, etc.).

Por ejemplo, supongamos que una empresa de camisetas quiere crear un SKU para una camiseta verde con cuello en V, talla 6, de la colección lanzada en noviembre de 2009.

La empresa utiliza la siguiente convención para crear sus SKU:

[Estilo de camiseta]-[Color]-[Tamaño]-[Mes de la colección]-[Año de la colección]

Según esta regla, el SKU de este artículo sería V-GRE-06-11-09 .

¿Qué es un código de producto universal (UPC)?

Un UPC, o Código de producto universal, es un código numérico de 12 dígitos universalmente único y el código de barras correspondiente asignado a un producto que permanece constante, independientemente de quién venda el producto, dónde se venda o cómo se venda.

Los primeros 6 a 9 dígitos de un UPC son el prefijo de la empresa, que identifica la empresa propietaria de los derechos de propiedad intelectual del producto en cuestión. Los próximos 2 a 5 dígitos son seleccionados por el propietario de la UPC. El número de dígito final es la suma de todos los dígitos anteriores, lo que garantiza que no haya dos UPC iguales.

Debido a que los UPC se usan y reconocen universalmente, están regulados por una organización internacional sin fines de lucro llamada GS1. La empresa que diseñó el producto en cuestión debe comprar UPC de GS1.

¿Qué es un código de barras?

En un sentido técnico, los códigos de barras son imágenes legibles por máquina que consisten en una serie de líneas paralelas en blanco y negro de diferentes longitudes y anchuras.

En el comercio, los códigos de barras se utilizan para la identificación de productos. Los SKU usan códigos de barras a veces, mientras que los UPC Básicamente, un código de barras sirve como una representación visual del código numérico de SKU o UPC.

SKU, UPC y códigos de barras: rompiendo las diferencias

Los SKU y los UPC a menudo se usan indistintamente porque ambos sirven como números de identificación del producto. Sin embargo, los SKU y los UPC no son lo mismo. Aquí hay un desglose de las principales diferencias entre los dos.

Códigos alfanuméricos frente a numéricos

Los SKU son códigos alfanuméricos, lo que significa que incluyen letras y números, y técnicamente pueden tener cualquier longitud. Los UPC solo pueden incluir números y están limitados a 12 dígitos.

quien los crea

Cada empresa crea sus propios SKU, de acuerdo con las reglas y la lógica que tienen sentido para las personas que administran el inventario en esa empresa.

Los UPC son creados por GS1 de acuerdo con sus reglas establecidas. Para obtener un UPC para uno de sus productos, una empresa debe solicitar y comprar un UPC con licencia de GS1.

Permanencia

Debido a que una empresa crea sus propios SKU, los SKU se pueden cambiar fácilmente. Si bien revisar la convención de nomenclatura para todos sus SKU puede ser complicado (dependiendo de cuántos tenga), mientras su convención se mantenga consistente, es fácil agregar, eliminar o modificar SKU en su catálogo.

Sin embargo, los UPC no se pueden modificar. Una vez creado y asignado a un producto, un UPC es permanente y no se puede modificar fácilmente. También puede ser muy difícil agregar UPC, según el plan de capacidad de prefijo de la empresa en el que se inscribió inicialmente (más sobre esto más adelante).

“Si creo un SKU en mi plataforma de comercio electrónico, puedo vincularlo yo mismo en ShipBob con cualquier inventario que sea. Si me quedo sin un producto, puedo asignarlo a otro SKU. Con ShipBob, ves exactamente lo que se recoge. Con ShipBob, ese inventario se marca automáticamente como contabilizado, por lo que se retiene hasta que se envía”.

Gerard Ecker, fundador y director ejecutivo de Ocean & Co.

Uso interno vs externo

Los SKU se utilizan mejor internamente para la gestión de inventario, el seguimiento y fines organizativos. Debido a que los SKU y las reglas para la creación de SKU están hechos a la medida de un comerciante en particular, no significan nada para otras empresas.

Pero debido a que los UPC son permanentes y universalmente reconocidos, son excelentes para uso externo. Los UPC le permiten tomar posesión de un producto en el mundo más amplio del comercio y brindan a todos una forma estandarizada de rastrear los mismos productos a medida que pasan por varias manos en el camino hacia los clientes.

códigos de barras

A diferencia de los SKU y los UPC, todo tipo de empresas utilizan los códigos de barras como identificadores, no solo las empresas minoristas. Por lo tanto, los códigos de barras no siempre son lo mismo que los SKU y los UPC.

Más bien, un código de barras es una herramienta que complementa o "reformula" un número SKU o UPC, representándolo en un formato visual y escaneable.

Los SKU pueden tener códigos de barras asociados, pero no son un requisito. Por lo general, una empresa creará códigos de barras para sus SKU si desea acelerar los procesos de gestión de inventario mediante el uso de un escáner de código de barras para actualizar automáticamente la información en un sistema de software de gestión de inventario.

Los UPC, por otro lado, siempre contienen códigos de barras únicos que son tan importantes como los códigos de 12 dígitos. Es casi imperativo que las empresas impriman sus códigos de barras UPC en las etiquetas de sus productos, ya que los códigos UPC por sí mismos son esencialmente inútiles.

De esta manera, cualquier persona puede escanear un UPC en cualquier lugar y siempre identificar el mismo producto, y dado que cada empresa usa el mismo UPC para identificar el mismo producto, cada empresa puede realizar un seguimiento de sus productos a medida que pasan por varios proveedores para finalizar. clientes.

¿Qué necesita, SKU o UPC?

El hecho de que su empresa deba utilizar SKU, UPC o ambos dependerá de las necesidades actuales y aspiraciones futuras de su negocio.

Para las empresas más pequeñas con menos productos que venden DTC, los SKU suelen ser la opción más sensata.

Cuando no hay otras partes involucradas en la venta de su producto, no tiene sentido licenciar un código de producto universal para sus artículos.

En cambio, los SKU le brindan flexibilidad en términos de administración de inventario y no le cuestan nada, y aunque los consumidores pueden usar un UPC para buscar y comprar un producto de sus competidores, tener solo un identificador único para su producto les ayudará a encontrarlo siempre.

Sin embargo, hay algunas desventajas de usar solo SKU. Sin reclamar un UPC para sus productos, corre el riesgo de que una compañía diferente se acerque y licencie el UPC antes que usted.

También necesita UPC para vender en mercados populares como Amazon, y no tener UPC lo bloquea de esas plataformas.

Por lo tanto, debe considerar invertir en UPC si su negocio comienza a expandirse a canales B2B, mayoristas, minoristas o de mercado en línea. Tener UPC en estas arenas lo ayudará a rastrear su producto sin importar a dónde vaya, y lo ayudará a competir con otros minoristas que venden productos comparables.

También es importante establecer UPC antes de expandirse internacionalmente, ya que muchos países requieren que los productos tengan códigos de producto regulados para poder venderse en ese país.

“Solía ​​tener que sacar números de inventario de tres lugares todos los días y mover todos los datos dispares a una hoja de cálculo. Para la planificación del inventario, me encanta el informe de velocidad de SKU, el promedio diario de productos vendidos y saber cuánto inventario nos queda y cuánto durará. La visibilidad mejorada es excelente”.

Wes Brown, jefe de operaciones de Black Claw LLC

Mejores prácticas para códigos de barras SKU y UPC

Para asegurarse de que los SKU y los UPC realmente cumplen su propósito, es decir, facilitar la gestión de inventario y la identificación de productos, existen algunas prácticas recomendadas que querrá seguir al crear SKU o comprar UPC.

SKU

A pesar de que los SKU se adaptan inherentemente a las necesidades únicas de cada empresa, todavía hay algunas reglas generales que las empresas deben seguir cuando se trata de crearlos y usarlos.

• Nunca use números y letras al azar para los SKU. Para dar significado a los SKU, deberá desarrollar y ceñirse a un sistema o conjunto de reglas.
• Antes de crear sus reglas de código de SKU, realice una auditoría de inventario para volver a evaluar exactamente para cuántos productos y variedades de productos necesitará SKU.
  • Identifique los detalles específicos del producto que desea resaltar en sus SKU (los ejemplos incluyen el tamaño, el color, la fecha de compra, etc.).
  • Considere qué productos prevé agregar a su inventario y si su sistema de creación de SKU funcionaría para ellos.
• Asegúrese de que cualquier persona de su organización pueda leer y comprender fácilmente todos los SKU. Cada SKU debe comunicar de manera concisa información de alto nivel sobre su producto de un vistazo.
• No adopte el SKU de un fabricante como propio. Más bien, siempre asigne SKU de artículos nuevos que desarrolle de acuerdo con el sistema de SKU exclusivo de su empresa.
• No reutilizar SKUs una vez descatalogado el artículo al que corresponde. Cuando se descontinúa un artículo, su SKU debe retirarse.

Los sistemas de codificación SKU pueden ser particularmente complicados de diseñar. Para mantener sus SKU simples pero efectivos, aquí hay algunas trampas comunes que debe evitar:

• Evite el uso de caracteres que puedan ser fácilmente malinterpretados y confundidos por humanos y máquinas , como "0" y "O" o "1" e "I".
• Evite el uso de caracteres especiales , como "$", "#", "%" y "&".
• No comience los códigos SKU con ceros. Muchos sistemas de gestión de inventario eliminarán automáticamente el cero, lo que puede crear confusión en el seguimiento de SKU.

“Lanzamos nuevos productos y diseños en nuestro sitio web de 1 a 3 veces al mes y enviamos nuevo inventario a ShipBob cada semana. Es realmente fácil crear nuevos SKU y reabastecer los existentes utilizando la tecnología de ShipBob, lo cual es especialmente importante con una alta rotación de inventario”.

Carl Protsch, cofundador de FLEO

UPC

Debido a que los UPC se compran y asignan en lugar de desarrollarse, el proceso de obtención de UPC está un poco más regulado. Estas son algunas de las mejores prácticas a seguir al comprar UPC:

• Siempre compre sus UPC directamente de GS1, ya que es el único proveedor legítimo de códigos UPC. Esto lo ayudará a evitar problemas legales y lo protegerá de comprar accidentalmente un UPC falso, duplicado o descontinuado de un tercero.
• Si eres minorista o mayorista, verifica si el producto que estás vendiendo ya tiene un UPC. Si es así, no debe intentar obtener la licencia nuevamente con el prefijo de su empresa.
• Planifique con anticipación al comprar un prefijo de empresa GS1.
  • Una vez que se apruebe su solicitud para un prefijo de empresa GS1, puede elegir un plan de capacidad de prefijo para comprar.
  • Cada plan le asigna una cantidad particular de UPC (entre 10 y 100 000) que comienzan con el prefijo de esa compañía GS1.
  • Si termina usando todos los UPC en su plan, no hay opción para "actualizar" y obtener licencias UPC adicionales en ese mismo plan; en su lugar, debe comprar un plan completamente nuevo, con sus nuevos UPC con un prefijo GS1 diferente.
  • En última instancia, esto crea confusión y dolores de cabeza, así que antes de comprar su primer prefijo GS1, piense con anticipación y calcule cuántos UPC podría necesitar su empresa a mediano y largo plazo, y compre un plan en consecuencia.

Deje de preocuparse por los SKU y los UPC cuando se asocie con ShipBob

Ya sea que sea una nueva empresa o una empresa de comercio electrónico en crecimiento, ShipBob puede ayudarlo a administrar su inventario de manera eficiente y dar sentido a sus SKU y UPC.

Como 3PL con tecnología habilitada, el software y análisis de gestión de inventario de ShipBob le permite nombrar sus propios SKU de acuerdo con sus reglas. Con cualquier arquitectura de SKU que decida, nuestro panel de control realiza un seguimiento del rendimiento de sus SKU a lo largo del tiempo, brindándole los datos y las perspectivas que necesita para optimizar su cadena de suministro.

El tablero también le permite editar fácilmente el acceso, de modo que puede agregar y/o quitar SKU del sistema con facilidad a medida que su negocio se expande, así como la capacidad de agrupar artículos en un SKU principal.

En general, los recuentos y actualizaciones de inventario en tiempo real de ShipBob lo ayudan a saber exactamente cuántas unidades de cada SKU tiene de un vistazo, lo que le permite planificar su inventario, reordenar en consecuencia y administrar mejor sus SKU y UPC.

“La herramienta de análisis de ShipBob también es genial. Nos ayuda mucho con la planificación de pedidos de inventario, ver cuándo se agotarán los SKU e incluso podemos configurar notificaciones por correo electrónico para recibir alertas cuando a un SKU le quede menos de una cierta cantidad. Hay mucho valor en su tecnología”.

Oded Harth, director ejecutivo y cofundador de MDacne