Por qué establecer adecuadamente las expectativas es crucial en cualquier relación comercial

En algún momento de sus carreras, la mayoría de los profesionales creativos tienen que transmitir malas noticias o actualizaciones de proyectos a su equipo, jefe o clientes. Muchas personas tienden a posponer estas conversaciones con la esperanza de que la situación mejore o desaparezca por completo. En la mayoría de los casos, se trata de una ambición ingenua. La mayoría de las situaciones malas solo mejoran con una conversación oportuna y franca.

Este artículo explorará las lecciones que he aprendido durante mis años de liderar proyectos cruciales y de alto presupuesto para numerosos clientes. Resaltará momentos en los que simplemente tomarse el tiempo para establecer adecuadamente las expectativas habría mejorado enormemente el éxito de un proyecto, la felicidad de mi cliente y los niveles de estrés de mi equipo.

No evite los temas: enfréntelos de frente

Es la naturaleza humana evitar las cosas que nos hacen sentir incómodos. Es igualmente la naturaleza humana querer ser querido y respetado por nuestros colegas. Por lo tanto, no es de extrañar que cuando las cosas no van bien, nuestra reacción inicial a menudo es evitar, minimizar o negar por completo los temas dolorosos. Si un proyecto está atrasado, sobre el presupuesto o simplemente no va según lo previsto, puede ser increíblemente difícil discutir la situación con seriedad. Sin embargo, esto inevitablemente dará como resultado un escenario aún peor, lo que generará mucha más incomodidad y una disminución de la confianza.

Como la persona responsable en última instancia de un entregable, es egoísta, enormemente perjudicial y, en última instancia, autodestructivo no ser abierto sobre los problemas conocidos. Como este artículo explorará más a fondo, es tremendamente importante que se corrijan estas tendencias.

Identifique a todos los involucrados e infórmeles

Al considerar una situación como esta, es importante tener en cuenta todas las ramificaciones de un proyecto que no va según lo planeado. A menudo entendemos cómo los problemas nos afectan a nosotros mismos, a nuestros equipos y a nuestro principal punto de contacto, pero recuerde que, por lo general, hay muchas otras personas que también se ven afectadas. Por ejemplo, si la finalización de un proyecto debe coincidir con un esfuerzo de marketing, cualquier retraso en el proyecto podría hacer que esas campañas sean completamente inútiles. Muy pocas asignaciones existen en el vacío y los problemas inesperados a menudo tienen un impacto de gran alcance. Esto significa que al no ser honesto con todas las partes interesadas, la situación podría empeorar notablemente y las ramificaciones negativas podrían generalizarse.

En casi todos los proyectos, hay otras partes que harán planes en función de las expectativas proporcionadas. Al permanecer en silencio o proporcionar estimaciones optimistas poco realistas, puede impactar negativamente más que solo a su equipo o cliente inmediato.

Al identificar a todas las partes interesadas inmediatas y secundarias al principio del proceso del proyecto y al proporcionar actualizaciones honestas, completas y periódicas, es posible limitar el impacto de los retrasos o desafíos del proyecto.

Aprende a ser realista en lugar de demasiado optimista.

Otro escollo común para muchos en esta situación es proporcionar continuamente actualizaciones demasiado optimistas en un intento de volver a encarrilar las cosas. La mayoría de las veces, estas actualizaciones también son inexactas y simplemente resultan en una mayor frustración para todas las partes.

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En su lugar, utilice estas actualizaciones como una oportunidad para restablecer expectativas realistas. Es mucho mejor tener una sola conversación desagradable que restablezca el proyecto en función de los resultados negativos, en lugar de tener una serie continua de conversaciones de este tipo. Cuanto antes pueda ocurrir esta comunicación en el proceso, mejor hará que todas las partes se sientan acerca de que las cosas sigan adelante. También permitirá que todas las partes afectadas modifiquen sus expectativas en consecuencia.

Al restablecer las expectativas, es increíblemente importante que tenga una visión completa de lo que aún debe completarse, lo que queda sin respuesta y lo que podría modificarse durante el resto del proyecto. Si las cosas no se consideran o se ignoran, cualquier actualización será inexacta y provocará una mayor frustración más adelante en el proyecto.

No te estreses por lo que pensarán los demás, entenderán

La sección anterior suena genial, pero ese tipo de conversación puede parecer desalentador. Sin embargo, la mayoría de las personas se sorprenderían gratamente al saber cuán comprensivos pueden ser los demás. La mayoría de los profesionales creativos han estado en situaciones similares y apreciarán los comentarios honestos. Es útil poder explicar cómo las cosas terminaron saliendo de manera diferente a lo planeado y tener soluciones potenciales listas para discutir.

Es notable cómo la mayoría de las veces que levanté el teléfono esperando recibir una llamada desagradable, el cliente entendió completamente y agradeció la actualización.

Cuando te concentras únicamente en un proyecto, sientes toda la gravedad de esa tarea. Pero es probable que otras partes interesadas tengan otras cosas en marcha y este contratiempo en particular podría no ser tan crítico como parecería inicialmente.

No te detengas en el pasado, concéntrate en las soluciones

Sobre la base de la última sección, es increíblemente importante proponer posibles enfoques para mejorar la situación. En el proceso de describir una situación, muchas partes interesadas están dispuestas a explorar soluciones alternativas que podrían resolver el problema. Por ejemplo, si la tendencia de un proyecto supera el presupuesto, en lugar de seguir gastando de más, algunos clientes pueden preferir que se modifique el alcance para mantener el presupuesto deseado. O si un elemento particular de un proyecto no ofrece los resultados deseados, otra característica podría ser un sustituto aceptable.

Discutir soluciones alternativas hace que todos se sientan mejor y fomenta una conversación abierta sobre el proyecto. Todos sentirán que pueden elegir cómo avanzar, y el grupo puede decidir colectivamente si un cambio, por supuesto, sería una solución adecuada o si se puede tolerar el exceso. En cualquier escenario, las expectativas se han restablecido y todas las partes están en la misma página.

Centrarse en generar confianza y reducir el resentimiento

Todas las relaciones se basan en la confianza y ser confiable es un aspecto vital para desarrollar cualquier carrera. Siguiendo los consejos presentados en este artículo, es posible construir una base sólida para cualquier relación profesional. Cualquier trabajo que dure más de unos pocos meses tendrá alguna faceta de bajo rendimiento en algún aspecto. Ser capaz de manejar esos escenarios de manera efectiva es una habilidad invaluable y será apreciada por los gerentes, equipos y clientes.

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