De ce stabilirea corectă a așteptărilor este crucială în orice relație de afaceri

La un moment dat în cariera lor, majoritatea profesioniștilor creativi trebuie să transmită știri proaste sau actualizări ale proiectelor echipei, șefului sau clienților lor. Mulți oameni tind să amâne aceste conversații în speranța că situația se îmbunătățește sau va dispărea complet. În cele mai multe cazuri, aceasta este o ambiție naivă. Cele mai multe situații proaste sunt îmbunătățite doar printr-o conversație oportună și sinceră.

Acest articol va explora lecțiile pe care le-am învățat de-a lungul anilor în care am condus proiecte cruciale, cu buget ridicat, pentru numeroși clienți. Va evidenția momente în care pur și simplu a-ți acorda timp pentru a stabili așteptările în mod corespunzător ar fi îmbunătățit considerabil succesul unui proiect, fericirea clientului meu și nivelul de stres al echipei mele.

Nu evita subiectele - înfruntă-le direct

Este natura umană să evităm lucrurile care ne fac să ne simțim incomozi. Este la fel de umană și să vrei să fii plăcut și respectat de colegii noștri. Prin urmare, nu este de mirare că atunci când lucrurile nu merg bine, reacția noastră inițială este adesea să evităm, să minimizăm sau să negați subiectele dureroase. Dacă un proiect este în întârziere, depășește bugetul sau pur și simplu nu merge așa cum a fost anticipat, poate fi incredibil de dificil să discutăm cu seriozitate despre situație. Acest lucru va duce inevitabil la un scenariu și mai rău, totuși, care va duce la mult mai mult disconfort și la o diminuare a încrederii.

În calitate de persoană responsabilă în ultimă instanță pentru un rezultat, este egoist, extrem de dăunător și, în cele din urmă, auto-vătămator să nu fiți deschis cu privire la problemele cunoscute. Pe măsură ce acest articol va explora în continuare, este extrem de important ca aceste tendințe să fie corectate.

Identificați pe toți cei implicați și informați-i

Când luați în considerare o astfel de situație, este important să luați în considerare toate ramificațiile unui proiect care nu decurge așa cum a fost planificat. Adesea înțelegem cum problemele ne afectează pe noi înșine, echipele noastre și punctul nostru principal de contact, dar amintiți-vă că, de obicei, sunt și mulți alții care sunt afectați. De exemplu, dacă finalizarea unui proiect este menită să coincidă cu un efort de marketing, orice întârziere a proiectului ar putea face acele campanii complet inutile. Foarte puține sarcini există în vid și problemele neașteptate au adesea un impact larg. Aceasta înseamnă că, nefiind sincer cu toate părțile interesate, o situație s-ar putea înrăutăți semnificativ, iar ramificațiile negative ar putea fi mai răspândite.

În aproape toate proiectele, există și alte părți care vor face planuri pe baza așteptărilor oferite. Păstrând tăcere sau oferind estimări nerealiste de optimiste, puteți avea un impact negativ mai mult decât doar echipa sau clientul dvs. imediat.

Prin identificarea tuturor părților interesate imediate și secundare la începutul procesului de proiect și prin furnizarea de actualizări oneste, complete și regulate, este posibil să se limiteze impactul întârzierilor sau provocărilor proiectului.

Învață să fii realist în loc să fii prea optimist

O altă capcană obișnuită pentru mulți în această situație este să furnizeze continuu actualizări excesiv de optimiste în încercarea de a readuce lucrurile pe drumul cel bun. De cele mai multe ori, aceste actualizări sunt, de asemenea, inexacte și pur și simplu au ca rezultat o frustrare suplimentară pentru toate părțile.

9 întrebări esențiale pe care trebuie să le adresați clienților înainte de a începe un proiect de web design (+ un șablon gratuit!)

Felicitări! Ați cucerit competiția și ați obținut un nou client de web design. Este un moment interesant pentru orice designer, deoarece sucuri tale creative sunt probabil pline de idei noi și proaspete...

În schimb, utilizați aceste actualizări ca o oportunitate de a restabili așteptările realiste. Este mult mai bine să aveți o singură conversație neplăcută care să resetați proiectul pe baza rezultatelor negative, decât să aveți o serie continuă de astfel de conversații. Cu cât această comunicare poate avea loc mai devreme în acest proces, cu atât va face mai bine pe toate părțile să simtă că lucrurile vor merge mai departe. De asemenea, va permite tuturor părților afectate să-și modifice așteptările în consecință.

Când resetați așteptările, este incredibil de important să aveți o vedere completă a ceea ce trebuie să fie finalizat, a ceea ce rămâne fără răspuns și a ceea ce ar putea fi modificat în restul proiectului. Dacă lucrurile nu sunt luate în considerare sau ignorate, orice actualizare va fi inexactă și va duce la o frustrare suplimentară mai târziu în proiect.

Nu te stresa cu privire la ceea ce vor crede alții – ei vor înțelege

Secțiunea de mai sus sună grozav, dar acest tip de conversație poate părea descurajantă. Cu toate acestea, majoritatea oamenilor ar fi plăcut surprinși să afle cât de înțelegători pot fi pe ceilalți. Majoritatea profesioniștilor creativi s-au aflat ei înșiși în situații similare și vor aprecia feedback-ul sincer. Este util să poți explica cum lucrurile au ajuns să meargă altfel decât era planificat și să ai soluții potențiale gata de discutat.

Este remarcabil cum de cele mai multe ori am ridicat telefonul asteptand sa am un apel neplacut, clientul a inteles pe deplin si a apreciat actualizarea.

Când ești concentrat exclusiv pe un proiect, simți întreaga gravitate a sarcinii respective. Dar, alte părți interesate probabil au alte lucruri în desfășurare și acest eșec special ar putea să nu fie atât de critic pe cât ar părea inițial.

Nu te opri asupra trecutului, concentrează-te pe soluții

Pornind de la ultima secțiune, este incredibil de important să propunem potențiale abordări pentru a îmbunătăți situația. În procesul de descriere a unei situații, mulți factori interesați sunt dispuși să exploreze soluții alternative care ar putea rezolva problema. De exemplu, dacă un proiect are o tendință peste buget, în loc să continue să cheltuiască în exces, unii clienți ar putea prefera ca domeniul de aplicare să fie modificat pentru a-și menține bugetul dorit. Sau dacă un anumit element al unui proiect nu oferă rezultatele dorite, o altă caracteristică ar putea fi un substitut acceptabil.

Discutarea soluțiilor alternative îi face pe toți să se simtă mai bine și stimulează o conversație deschisă despre proiect. Toată lumea va simți că are de ales în ceea ce privește cum să avanseze, iar grupul poate decide în mod colectiv dacă o schimbare, desigur, ar fi o soluție potrivită sau dacă depășirea poate fi tolerată. În oricare dintre scenarii, așteptările au fost resetate și toate părțile sunt pe aceeași pagină.

Concentrați-vă pe construirea încrederii și reducerea resentimentelor

Toate relațiile sunt construite pe încredere și a fi de încredere este un aspect vital al construirii oricărei cariere. Urmând sfaturile prezentate în acest articol, este posibil să construiți o bază solidă pentru orice relație profesională. Orice job care durează mai mult de câteva luni va avea o fațetă care este subperformanță într-un anumit aspect. A fi capabil să gestioneze eficient aceste scenarii este o abilitate neprețuită și va fi apreciată de manageri, echipe și clienți.

Ti-a placut acest articol? Încearcă una dintre acestea:

• Cum să utilizați cadrul volant pentru inbound marketing
• Tot ce trebuie să știi despre un client înainte de a-i marca afacerea
• Cum să proiectați o strategie de marketing de succes pentru agenția dvs. de design