Warum das richtige Festlegen von Erwartungen in jeder Geschäftsbeziehung von entscheidender Bedeutung ist

Irgendwann in ihrer Karriere müssen die meisten Kreativprofis schlechte Nachrichten oder Projektaktualisierungen an ihr Team, ihren Chef oder ihre Kunden weitergeben. Viele Menschen neigen dazu, diese Gespräche aufzuschieben, in der Hoffnung, dass sich die Situation verbessert oder ganz verschwindet. In den meisten Fällen ist dies ein naiver Ehrgeiz. Die meisten schlechten Situationen werden nur durch ein rechtzeitiges und offenes Gespräch verbessert.

Dieser Artikel befasst sich mit den Lektionen, die ich im Laufe meiner jahrelangen Leitung wichtiger Projekte mit hohem Budget für zahlreiche Kunden gelernt habe. Es wird Zeiten hervorheben, in denen es den Erfolg eines Projekts, die Zufriedenheit meiner Kunden und den Stresspegel meines Teams erheblich verbessert hätte, sich einfach die Zeit zu nehmen, Erwartungen richtig zu formulieren.

Vermeiden Sie keine Themen – stellen Sie sich ihnen direkt

Es liegt in der Natur des Menschen, Dinge zu vermeiden, die uns unangenehm sind. Ebenso liegt es in der Natur des Menschen, von seinen Kollegen gemocht und respektiert zu werden. Daher ist es kein Wunder, dass unsere erste Reaktion oft darin besteht, schmerzhafte Themen zu vermeiden, herunterzuspielen oder ganz zu leugnen, wenn die Dinge nicht gut laufen. Wenn ein Projekt hinter dem Zeitplan liegt, das Budget überschreitet oder einfach nicht wie erwartet verläuft, kann es unglaublich schwierig sein, die Situation ernsthaft zu besprechen. Dies wird jedoch unweigerlich zu einem noch schlimmeren Szenario führen, das zu viel mehr Unbehagen und Vertrauensverlust führt.

Als Person, die letztendlich für eine Leistung verantwortlich ist, ist es egoistisch, äußerst schädlich und letztendlich selbstschädigend, nicht offen über bekannte Probleme zu sprechen. Wie dieser Artikel weiter untersuchen wird, ist es enorm wichtig, dass diese Tendenzen korrigiert werden.

Identifizieren Sie alle Beteiligten und informieren Sie sie

Wenn Sie eine Situation wie diese in Betracht ziehen, ist es wichtig, alle Auswirkungen eines Projekts zu berücksichtigen, das nicht wie geplant verläuft. Wir verstehen oft, wie sich Probleme auf uns selbst, unsere Teams und unseren primären Ansprechpartner auswirken, aber denken Sie daran, dass normalerweise viele andere ebenfalls betroffen sind. Wenn beispielsweise der Abschluss eines Projekts mit einer Marketingmaßnahme zusammenfallen soll, könnten Projektverzögerungen diese Kampagnen völlig nutzlos machen. Sehr wenige Aufträge existieren in einem luftleeren Raum und unerwartete Probleme haben oft weitreichende Auswirkungen. Dies bedeutet, dass eine Situation deutlich verschlimmert und die negativen Auswirkungen weiter verbreitet werden können, wenn man nicht allen Beteiligten gegenüber ehrlich ist.

Bei fast allen Projekten gibt es andere Parteien, die Pläne auf der Grundlage der bereitgestellten Erwartungen erstellen. Indem Sie schweigen oder unrealistisch optimistische Schätzungen abgeben, können Sie sich negativ auf mehr als nur Ihr unmittelbares Team oder Ihren Kunden auswirken.

Durch die frühzeitige Identifizierung aller unmittelbaren und sekundären Stakeholder im Projektprozess und durch die Bereitstellung ehrlicher, vollständiger und regelmäßiger Updates ist es möglich, die Auswirkungen von Projektverzögerungen oder -problemen zu begrenzen.

Lernen Sie, realistisch statt übermäßig optimistisch zu sein

Eine weitere häufige Falle für viele in dieser Situation besteht darin, ständig übermäßig optimistische Updates bereitzustellen, um die Dinge wieder auf Kurs zu bringen. Meistens sind diese Updates auch ungenau und führen einfach zu weiterer Frustration auf allen Seiten.

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Nutzen Sie diese Aktualisierungen stattdessen als Gelegenheit, um realistische Erwartungen wiederherzustellen. Es ist viel besser, ein einzelnes unangenehmes Gespräch zu führen, das das Projekt aufgrund negativer Ergebnisse zurücksetzt, als eine fortlaufende Reihe solcher Gespräche. Je früher diese Kommunikation im Prozess erfolgen kann, desto besser fühlen sich alle Beteiligten in Bezug auf die Entwicklung der Dinge. Es wird auch allen betroffenen Parteien ermöglichen, ihre Erwartungen entsprechend zu ändern.

Beim Zurücksetzen der Erwartungen ist es unglaublich wichtig, dass Sie einen vollständigen Überblick darüber haben, was noch erledigt werden muss, was unbeantwortet bleibt und was im weiteren Verlauf des Projekts geändert werden könnte. Wenn Dinge nicht berücksichtigt oder ignoriert werden, ist jede Aktualisierung ungenau und führt später im Projekt zu weiterer Frustration.

Machen Sie sich keine Gedanken darüber, was andere denken werden – sie werden es verstehen

Der obige Abschnitt klingt großartig, aber diese Art von Konversation kann sich entmutigend anfühlen. Die meisten Menschen wären jedoch angenehm überrascht zu erfahren, wie verständnisvoll andere sein können. Die meisten Kreativprofis waren selbst in ähnlichen Situationen und werden das ehrliche Feedback zu schätzen wissen. Es ist hilfreich, erklären zu können, warum die Dinge anders als geplant gelaufen sind, und mögliche Lösungen zur Diskussion bereit zu haben.

Es ist bemerkenswert, wie oft ich zum Telefon gegangen bin und einen unangenehmen Anruf erwartet habe, der Kunde das Update vollständig verstanden und geschätzt hat.

Wenn Sie sich ausschließlich auf ein Projekt konzentrieren, spüren Sie die ganze Schwere dieser Aufgabe. Aber andere Interessengruppen haben wahrscheinlich andere Dinge im Gange, und dieser spezielle Rückschlag ist möglicherweise nicht so kritisch, wie es zunächst den Anschein hat.

Verweile nicht in der Vergangenheit, konzentriere dich auf Lösungen

Aufbauend auf dem letzten Abschnitt ist es unglaublich wichtig, mögliche Ansätze zur Verbesserung der Situation vorzuschlagen. Bei der Beschreibung einer Situation sind viele Stakeholder bereit, alternative Lösungen zu untersuchen, die das Problem lösen könnten. Wenn beispielsweise ein Projekt das Budget tendenziell überschreitet, ziehen es einige Kunden möglicherweise vor, den Umfang zu ändern, um das gewünschte Budget beizubehalten, anstatt weiterhin zu viel auszugeben. Oder wenn ein bestimmtes Element eines Projekts nicht die gewünschten Ergebnisse liefert, könnte eine andere Funktion ein akzeptabler Ersatz sein.

Durch die Diskussion alternativer Lösungen fühlen sich alle besser und fördern ein offenes Gespräch über das Projekt. Jeder wird das Gefühl haben, dass er die Wahl hat, wie er vorankommen möchte, und die Gruppe kann gemeinsam entscheiden, ob eine Änderung natürlich eine geeignete Lösung wäre oder ob die Überschreitung toleriert werden kann. In beiden Szenarien wurden die Erwartungen zurückgesetzt und alle Parteien sind auf derselben Seite.

Konzentrieren Sie sich darauf, Vertrauen aufzubauen und Ressentiments abzubauen

Alle Beziehungen bauen auf Vertrauen auf, und Zuverlässigkeit ist ein wesentlicher Aspekt beim Aufbau jeder Karriere. Indem Sie die Ratschläge in diesem Artikel befolgen, ist es möglich, eine starke Grundlage für jede professionelle Beziehung aufzubauen. Jeder Job, der länger als ein paar Monate dauert, wird eine Facette haben, die in gewisser Hinsicht unterdurchschnittlich ist. In der Lage zu sein, diese Szenarien effektiv zu bewältigen, ist eine unschätzbare Fähigkeit und wird von Managern, Teams und Kunden geschätzt.

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