Pourquoi définir correctement les attentes est crucial dans toute relation d'affaires

À un moment donné de leur carrière, la plupart des professionnels de la création doivent transmettre de mauvaises nouvelles ou des mises à jour de projets à leur équipe, à leur patron ou à leurs clients. Beaucoup de gens ont tendance à reporter ces conversations dans l'espoir que la situation s'améliore ou disparaisse complètement. Dans la plupart des cas, il s'agit d'une ambition naïve. La plupart des mauvaises situations ne sont améliorées que par une conversation opportune et franche.

Cet article explorera les leçons que j'ai apprises au cours de mes années à diriger des projets cruciaux à gros budget pour de nombreux clients. Cela mettra en évidence des moments où le simple fait de prendre le temps de bien définir les attentes aurait considérablement amélioré le succès d'un projet, le bonheur de mon client et le niveau de stress de mon équipe.

N'évitez pas les sujets - affrontez-les de front

C'est dans la nature humaine d'éviter les choses qui nous mettent mal à l'aise. C'est également dans la nature humaine de vouloir être aimé et respecté par nos collègues. Par conséquent, il n'est pas étonnant que lorsque les choses ne vont pas bien, notre première réaction est souvent d'éviter, de minimiser ou de nier complètement les sujets douloureux. Si un projet est en retard, dépasse le budget ou ne se déroule pas comme prévu, il peut être extrêmement difficile de discuter sérieusement de la situation. Cependant, cela entraînera inévitablement un scénario encore pire, entraînant beaucoup plus d'inconfort et une diminution de la confiance.

En tant que personne ultimement responsable d'un produit livrable, il est égoïste, extrêmement préjudiciable et finalement autodestructeur de ne pas être ouvert sur les problèmes connus. Comme cet article l'explorera plus en détail, il est extrêmement important que ces tendances soient corrigées.

Identifiez toutes les personnes impliquées et informez-les

Lorsque l'on considère une situation comme celle-ci, il est important de considérer toutes les ramifications d'un projet qui ne se déroule pas comme prévu. Nous comprenons souvent l'impact des problèmes sur nous-mêmes, nos équipes et notre principal point de contact, mais n'oubliez pas qu'il y a généralement beaucoup d'autres personnes qui sont également affectées. Par exemple, si l'achèvement d'un projet est censé coïncider avec un effort de marketing, tout retard de projet pourrait rendre ces campagnes complètement inutiles. Très peu de missions existent dans le vide et les problèmes inattendus ont souvent un impact considérable. Cela signifie qu'en n'étant pas honnête avec toutes les parties prenantes, une situation pourrait être nettement aggravée et les ramifications négatives rendues plus répandues.

Dans presque tous les projets, il y a d'autres parties qui feront des plans en fonction des attentes fournies. En gardant le silence ou en fournissant des estimations optimistes irréalistes, vous pouvez avoir un impact négatif sur plus que votre équipe ou votre client immédiat.

En identifiant toutes les parties prenantes immédiates et secondaires au début du processus de projet et en fournissant des mises à jour honnêtes, complètes et régulières, il est possible de limiter l'impact des retards ou des défis du projet.

Apprenez à être réaliste au lieu d'être trop optimiste

Un autre piège courant pour beaucoup dans cette situation est de fournir continuellement des mises à jour trop optimistes dans le but de remettre les choses sur les rails. Le plus souvent, ces mises à jour sont également inexactes et entraînent simplement une frustration supplémentaire pour toutes les parties.

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Au lieu de cela, utilisez ces mises à jour comme une opportunité pour rétablir des attentes réalistes. Il est bien préférable d'avoir une seule conversation désagréable qui réinitialise le projet sur la base de résultats négatifs, plutôt que d'avoir une série continue de telles conversations. Plus tôt cette communication pourra avoir lieu dans le processus, mieux cela fera sentir à toutes les parties les choses qui vont de l'avant. Cela permettra également à toutes les parties concernées de modifier leurs attentes en conséquence.

Lors de la réinitialisation des attentes, il est extrêmement important que vous ayez une vue complète de ce qui doit encore être terminé, de ce qui reste sans réponse et de ce qui pourrait être modifié au cours du reste du projet. Si les choses ne sont pas prises en compte ou ignorées, toute mise à jour sera inexacte et entraînera une frustration supplémentaire plus tard dans le projet.

Ne vous inquiétez pas de ce que les autres vont penser, ils comprendront

La section ci-dessus sonne bien, mais ce genre de conversation peut sembler intimidant. Cependant, la plupart des gens seraient agréablement surpris d'apprendre à quel point les autres peuvent être compréhensifs. La plupart des professionnels de la création ont eux-mêmes vécu des situations similaires et apprécieront les commentaires honnêtes. Il est utile de pouvoir expliquer comment les choses se sont passées différemment que prévu et d'avoir des solutions potentielles prêtes à discuter.

Il est remarquable que la plupart du temps, j'ai décroché le téléphone en m'attendant à avoir un appel désagréable, le client a complètement compris et apprécié la mise à jour.

Lorsque vous êtes uniquement concentré sur un projet, vous ressentez toute la gravité de cette tâche. Mais, d'autres parties prenantes ont probablement d'autres choses en cours et ce revers particulier pourrait ne pas être aussi critique qu'il y paraît au départ.

Ne vous attardez pas sur le passé, concentrez-vous sur les solutions

En s'appuyant sur la dernière section, il est extrêmement important de proposer des approches potentielles pour améliorer la situation. Dans le processus de description d'une situation, de nombreux intervenants sont prêts à explorer des solutions alternatives qui pourraient résoudre le problème. Par exemple, si un projet a tendance à dépasser le budget, plutôt que de continuer à dépasser ses dépenses, certains clients pourraient préférer que la portée soit modifiée pour maintenir le budget souhaité. Ou si un élément particulier d'un projet ne fournit pas les résultats souhaités, une autre fonctionnalité pourrait être un substitut acceptable.

Discuter de solutions alternatives permet à chacun de se sentir mieux et favorise une conversation ouverte sur le projet. Chacun aura le sentiment d'avoir le choix sur la manière d'avancer, et le groupe pourra décider collectivement si un changement, bien sûr, serait une solution appropriée ou si le dépassement peut être toléré. Dans les deux cas, les attentes ont été réinitialisées et toutes les parties sont sur la même longueur d'onde.

Concentrez-vous sur le renforcement de la confiance et la réduction du ressentiment

Toutes les relations sont fondées sur la confiance et être fiable est un aspect essentiel de la construction de toute carrière. En suivant les conseils énoncés dans cet article, il est possible de construire une base solide pour toute relation professionnelle. Tout travail qui dure plus de quelques mois aura une facette sous-performante à certains égards. Être capable de gérer efficacement ces scénarios est une compétence inestimable et sera appréciée par les managers, les équipes et les clients.

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