Dlaczego właściwe ustalanie oczekiwań jest kluczowe w każdej relacji biznesowej

Na pewnym etapie swojej kariery większość kreatywnych profesjonalistów musi przekazywać złe wieści lub aktualizacje projektów swojemu zespołowi, szefowi lub klientom. Wiele osób odkłada te rozmowy na później w nadziei, że sytuacja się poprawi lub całkowicie zniknie. W większości przypadków jest to naiwna ambicja. Większość złych sytuacji można poprawić tylko dzięki terminowej i szczerej rozmowie.

W tym artykule omówię lekcje, których nauczyłem się przez lata prowadzenia kluczowych, wysokobudżetowych projektów dla wielu klientów. Podkreśli czasy, w których poświęcenie czasu na właściwe określenie oczekiwań znacznie poprawiłoby powodzenie projektu, szczęście mojego klienta i poziom stresu w moim zespole.

Nie unikaj tematów – zmierz się z nimi bezpośrednio

W ludzkiej naturze leży unikanie rzeczy, które sprawiają, że czujemy się niekomfortowo. Równie ludzką naturą jest chęć bycia lubianym i szanowanym przez naszych kolegów. Nic więc dziwnego, że kiedy sprawy nie idą dobrze, naszą początkową reakcją jest często unikanie, bagatelizowanie lub całkowite zaprzeczanie bolesnym tematom. Jeśli projekt jest opóźniony, przekroczony budżet lub po prostu nie przebiega zgodnie z oczekiwaniami, poważne omówienie sytuacji może być niezwykle trudne. Nieuchronnie doprowadzi to jednak do jeszcze gorszego scenariusza, prowadzącego do znacznie większego dyskomfortu i spadku zaufania.

Jako osoba ostatecznie odpowiedzialna za wynik, jest samolubne, bardzo szkodliwe i ostatecznie samookaleczające się, aby nie otwierać się na znane problemy. Ponieważ ten artykuł będzie dalej badany, niezwykle ważne jest, aby te tendencje zostały skorygowane.

Zidentyfikuj wszystkich zaangażowanych i poinformuj ich

Rozważając taką sytuację, ważne jest, aby wziąć pod uwagę wszystkie konsekwencje projektu, który nie przebiega zgodnie z planem. Często rozumiemy, w jaki sposób problemy wpływają na nas, nasze zespoły i nasze główne punkty kontaktowe, ale pamiętaj, że zazwyczaj dotyczy to również wielu innych osób. Na przykład, jeśli zakończenie projektu ma zbiegać się z działaniami marketingowymi, wszelkie opóźnienia w projekcie mogą sprawić, że te kampanie będą całkowicie bezużyteczne. Bardzo niewiele zadań istnieje w próżni, a nieoczekiwane problemy często mają dalekosiężny wpływ. Oznacza to, że brak uczciwości wobec wszystkich interesariuszy może znacznie pogorszyć sytuację i rozprzestrzenić negatywne konsekwencje.

W prawie wszystkich projektach są inne strony, które opracują plany na podstawie dostarczonych oczekiwań. Zachowując milczenie lub podając nierealistycznie optymistyczne szacunki, możesz negatywnie wpłynąć nie tylko na najbliższy zespół lub klienta.

Identyfikując wszystkich bezpośrednich i drugorzędnych interesariuszy na wczesnym etapie procesu projektowego oraz zapewniając uczciwe, kompletne i regularne aktualizacje, można ograniczyć wpływ opóźnień lub wyzwań związanych z projektem.

Naucz się być realistą zamiast nadmiernie optymistycznym

Inną częstą pułapką dla wielu osób w tej sytuacji jest ciągłe dostarczanie zbyt optymistycznych aktualizacji, aby przywrócić wszystko na właściwe tory. Najczęściej te aktualizacje są również niedokładne i po prostu powodują dalszą frustrację wszystkich stron.

9 podstawowych pytań, które musisz zadać klientom przed rozpoczęciem projektu strony internetowej (+ darmowy szablon!)

Gratulacje! Pokonałeś konkurencję i zdobyłeś nowego klienta do projektowania stron internetowych. To ekscytujący czas dla każdego projektanta, ponieważ Twoje kreatywne soki prawdopodobnie tętnią nowymi pomysłami i świeżymi ...

Zamiast tego użyj tych aktualizacji jako okazji do przywrócenia realistycznych oczekiwań. Dużo lepiej jest przeprowadzić jedną nieprzyjemną rozmowę, która resetuje projekt na podstawie negatywnych wyników, niż ciągłą serię takich rozmów. Im szybciej ta komunikacja może nastąpić w procesie, tym lepiej sprawi, że wszystkie strony poczują, że sprawy posuwają się do przodu. Umożliwi to również wszystkim zainteresowanym stronom odpowiednią zmianę ich oczekiwań.

Podczas resetowania oczekiwań niezwykle ważne jest, abyś miał pełny obraz tego, co nadal wymaga ukończenia, co pozostaje bez odpowiedzi i co można zmienić w pozostałej części projektu. Jeśli rzeczy nie zostaną wzięte pod uwagę lub zignorowane, każda aktualizacja będzie niedokładna i doprowadzi do dalszej frustracji w dalszej części projektu.

Nie stresuj się tym, co pomyślą inni – zrozumieją

Powyższa sekcja brzmi świetnie, ale tego rodzaju rozmowa może wydawać się zniechęcająca. Jednak większość ludzi byłaby mile zaskoczona, gdyby dowiedziała się, jak rozumieć innych. Większość kreatywnych profesjonalistów sama znalazła się w podobnych sytuacjach i doceni szczerą informację zwrotną. Pomocna jest umiejętność wyjaśnienia, w jaki sposób sprawy potoczyły się inaczej niż planowano i przygotowanie potencjalnych rozwiązań do omówienia.

To niezwykłe, że przez większość czasu, gdy odbierałem telefon, spodziewając się nieprzyjemnego połączenia, klient całkowicie rozumiał i doceniał aktualizację.

Kiedy koncentrujesz się wyłącznie na projekcie, czujesz pełną powagę tego zadania. Ale inni interesariusze prawdopodobnie mają inne sprawy w toku i ta konkretna porażka może nie być tak krytyczna, jak mogłoby się początkowo wydawać.

Nie rozpamiętuj przeszłości, skup się na rozwiązaniach

Opierając się na ostatniej sekcji, niezwykle ważne jest zaproponowanie potencjalnych podejść do poprawy sytuacji. W procesie opisywania sytuacji wielu interesariuszy jest gotowych do zbadania alternatywnych rozwiązań, które mogłyby rozwiązać problem. Na przykład, jeśli projekt przekracza budżet, zamiast kontynuować nadmierne wydatki, niektórzy klienci mogą preferować zmianę zakresu w celu utrzymania pożądanego budżetu. Lub jeśli określony element projektu nie przynosi oczekiwanych rezultatów, inna funkcja może być akceptowalnym substytutem.

Omawianie alternatywnych rozwiązań sprawia, że ​​wszyscy czują się lepiej i sprzyjają otwartej rozmowie o projekcie. Wszyscy poczują, że mają wybór, jak iść naprzód, a grupa może wspólnie zdecydować, czy zmiana byłaby oczywiście odpowiednim rozwiązaniem, czy też przekroczenie może być tolerowane. W obu scenariuszach oczekiwania zostały zresetowane i wszystkie strony są na tej samej stronie.

Skoncentruj się na budowaniu zaufania i zmniejszaniu niechęci

Wszystkie relacje opierają się na zaufaniu, a bycie niezawodnym jest kluczowym aspektem budowania każdej kariery. Postępując zgodnie z radami zawartymi w tym artykule, można zbudować mocny fundament pod każdą profesjonalną relację. Każda praca, która trwa dłużej niż kilka miesięcy, będzie miała pewien aspekt, który pod pewnymi względami jest słabszy. Umiejętność skutecznego radzenia sobie z tymi scenariuszami jest nieocenioną umiejętnością, którą docenią menedżerowie, zespoły i klienci.

Podobał Ci się ten artykuł? Wypróbuj jedną z tych opcji:

• Jak wykorzystać framework flywheel do marketingu przychodzącego
• Wszystko, co musisz wiedzieć o kliencie, zanim zaczniesz brandować jego firmę
• Jak zaprojektować nokautującą strategię marketingową dla swojej agencji projektowej