期待を適切に設定することがビジネス関係において重要である理由

キャリアのある時点で、ほとんどのクリエイティブプロフェッショナルは、悪いニュースやプロジェクトの更新をチーム、上司、またはクライアントに伝える必要があります。 多くの人は、状況が改善するか完全になくなることを期待して、これらの会話を延期する傾向があります。 ほとんどの場合、これは素朴な野心です。 ほとんどの悪い状況は、タイムリーで率直な会話によってのみ改善されます。

この記事では、多くのクライアントのために重要で高予算のプロジェクトを主導してきた長年の間に学んだ教訓を探ります。 時間をかけて適切に期待を設定するだけで、プロジェクトの成功、クライアントの幸せ、チームのストレスレベルが大幅に改善された時期が浮き彫りになります。

トピックを避けないでください。正面から向き合ってください。

私たちを不快にさせるものを避けるのは人間の本性です。 同僚に好かれ、尊敬されたいのも同様に人間の本性です。 したがって、物事がうまくいかないとき、私たちの最初の反応は、多くの場合、痛みを伴うトピックを完全に回避、軽視、または否定することです。 プロジェクトが予定より遅れている、予算を超過している、または単に予想どおりに進んでいない場合、状況を真剣に議論することは非常に困難になる可能性があります。 これは必然的にさらに悪いシナリオをもたらしますが、はるかに多くの不快感と信頼の低下につながります。

成果物の最終的な責任者として、既知の問題についてオープンにしないことは利己的で、非常に有害であり、最終的には自己損害を与えます。 この記事でさらに詳しく説明するため、これらの傾向を修正することが非常に重要です。

関係者全員を特定し、通知します

このような状況を検討するときは、プロジェクトが計画どおりに進まないことによるすべての影響を考慮することが重要です。 問題が自分自身、チーム、および主要な連絡先にどのように影響するかをよく理解していますが、通常、影響を受ける他の多くの人もいることを忘れないでください。 たとえば、プロジェクトの完了がマーケティング活動と一致することを意図している場合、プロジェクトの遅延により、それらのキャンペーンは完全に役に立たなくなる可能性があります。 空白の中に存在する割り当てはごくわずかであり、予期しない問題が広範囲に影響を与えることがよくあります。 これは、すべての利害関係者に正直であるとは限らないことにより、状況が著しく悪化し、悪影響がより広範囲に及ぶ可能性があることを意味します。

ほとんどすべてのプロジェクトで、提供された期待に基づいて計画を立てる他の関係者がいます。 沈黙を守るか、非現実的に楽観的な見積もりを提供することで、直接のチームやクライアント以上に悪影響を与える可能性があります。

プロジェクトプロセスの早い段階ですべての直接および二次的な利害関係者を特定し、正直で完全かつ定期的な更新を提供することにより、プロジェクトの遅延または課題の影響を制限することができます。

過度に楽観的ではなく現実的になることを学ぶ

この状況での多くの人に共通するもう1つの落とし穴は、物事を軌道に戻すために、過度に楽観的な更新を継続的に提供することです。 多くの場合、これらの更新も不正確であり、単にすべての関係者にさらなるフラストレーションをもたらします。

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代わりに、現実的な期待を再確立する機会としてこれらの更新を使用してください。 そのような一連の会話を続けるよりも、否定的な結果に基づいてプロジェクトをリセットする不快な会話を1つ行う方がはるかに優れています。 このコミュニケーションがプロセスで発生するのが早ければ早いほど、すべての関係者が前進していることについてより良く感じられるようになります。 また、影響を受けるすべての関係者がそれに応じて期待を変更できるようになります。

期待をリセットするときは、まだ完了する必要があるもの、未回答のままであるもの、およびプロジェクトの残りの部分で変更される可能性があるものを完全に把握することが非常に重要です。 物事が考慮または無視されない場合、更新は不正確になり、プロジェクトの後半でさらにフラストレーションが生じます。

他の人がどう思うかについて強調しないでください—彼らは理解します

上記のセクションは素晴らしいように聞こえますが、そのような会話は気が遠くなるような気がします。 しかし、ほとんどの人は、他の人がどれほど理解できるかを知って喜んで驚かれることでしょう。 ほとんどのクリエイティブな専門家は、それ自体が同様の状況にあり、正直なフィードバックに感謝します。 物事がどのように計画とは異なって進んだかを説明し、潜在的な解決策について話し合う準備ができていると役に立ちます。

不快な電話がかかることを期待して私が電話を手に取ったほとんどの場合、クライアントはアップデートを完全に理解し、感謝していたことは注目に値します。

プロジェクトだけに集中しているときは、そのタスクの完全な重力を感じます。 しかし、他の利害関係者は他のことを進行中である可能性が高く、この特定の後退は当初のように重要ではない可能性があります。

過去にこだわるのではなく、ソリューションに焦点を当てる

最後のセクションに基づいて、状況を改善するための潜在的なアプローチを提案することは非常に重要です。 状況を説明する過程で、多くの利害関係者は問題を解決できる代替ソリューションを積極的に模索します。 たとえば、プロジェクトが予算を超過する傾向にある場合、一部のクライアントは、希望する予算を維持するためにスコープを変更することを好む場合があります。 または、プロジェクトの特定の要素が目的の結果を提供していない場合は、別の機能が許容できる代替手段になる可能性があります。

代替ソリューションについて話し合うことで、誰もが気分が良くなり、プロジェクトについてのオープンな会話が促進されます。 誰もが前進する方法を選択できるように感じ、グループは、もちろん、変更が適切な解決策になるかどうか、またはオーバーランを許容できるかどうかをまとめて決定できます。 どちらのシナリオでも、期待値はリセットされ、すべての関係者が同じページにいます。

信頼の構築と恨みの軽減に焦点を当てる

すべての関係は信頼に基づいて構築されており、信頼できることは、キャリアを構築するための重要な側面です。 この記事に記載されているアドバイスに従うことで、あらゆる専門家との関係のための強力な基盤を構築することができます。 数か月以上続く仕事には、ある面でパフォーマンスが悪い面があります。 これらのシナリオを効果的に処理できることは非常に貴重なスキルであり、マネージャー、チーム、およびクライアントに高く評価されます。

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