Por que definir adequadamente as expectativas é crucial em qualquer relacionamento comercial

Em algum momento de suas carreiras, a maioria dos profissionais criativos precisa transmitir más notícias ou atualizações de projetos para sua equipe, chefe ou clientes. Muitas pessoas tendem a adiar essas conversas na esperança de que a situação melhore ou desapareça completamente. Na maioria dos casos, esta é uma ambição ingênua. A maioria das situações ruins só são melhoradas por uma conversa oportuna e franca.

Este artigo explorará as lições que aprendi ao longo dos meus anos liderando projetos cruciais e de alto orçamento para vários clientes. Ele destacará momentos em que simplesmente dedicar um tempo para definir adequadamente as expectativas teria melhorado muito o sucesso de um projeto, a felicidade do meu cliente e os níveis de estresse da minha equipe.

Não evite tópicos - enfrente-os de frente

É da natureza humana evitar coisas que nos deixam desconfortáveis. É igualmente da natureza humana querer ser amado e respeitado por nossos colegas. Portanto, não é de admirar que, quando as coisas não estão indo bem, nossa reação inicial é muitas vezes evitar, minimizar ou negar completamente os tópicos dolorosos. Se um projeto está atrasado, acima do orçamento ou simplesmente não está indo como previsto, pode ser incrivelmente difícil discutir a situação com seriedade. No entanto, isso inevitavelmente resultará em um cenário ainda pior, levando a muito mais desconforto e a uma diminuição da confiança.

Como a pessoa responsável por uma entrega, é egoísta, extremamente prejudicial e, em última análise, prejudicial não ser aberto sobre problemas conhecidos. Como este artigo irá explorar mais adiante, é tremendamente importante que essas tendências sejam corrigidas.

Identifique todos os envolvidos e informe-os

Ao considerar uma situação como essa, é importante considerar todas as ramificações de um projeto que não está indo como planejado. Muitas vezes, entendemos como os problemas afetam a nós mesmos, nossas equipes e nosso principal ponto de contato, mas lembre-se de que geralmente há muitos outros afetados também. Por exemplo, se a conclusão de um projeto deve coincidir com um esforço de marketing, qualquer atraso no projeto pode tornar essas campanhas completamente inúteis. Muito poucas atribuições existem no vácuo e problemas inesperados geralmente têm um impacto amplo. Isso significa que, ao não ser honesto com todas as partes interessadas, uma situação pode se tornar marcadamente pior e as ramificações negativas se tornarem mais difundidas.

Em quase todos os projetos, existem outras partes que farão planos com base nas expectativas fornecidas. Ao permanecer em silêncio ou fornecer estimativas otimistas irreais, você pode impactar negativamente mais do que apenas sua equipe ou cliente imediato.

Ao identificar todas as partes interessadas imediatas e secundárias no início do processo do projeto e ao fornecer atualizações honestas, completas e regulares, é possível limitar o impacto dos atrasos ou desafios do projeto.

Aprenda a ser realista em vez de excessivamente otimista

Outra armadilha comum para muitos nessa situação é fornecer continuamente atualizações excessivamente otimistas na tentativa de colocar as coisas de volta nos trilhos. Na maioria das vezes, essas atualizações também são imprecisas e simplesmente resultam em mais frustração para todas as partes.

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Em vez disso, use essas atualizações como uma oportunidade para restabelecer expectativas realistas. É muito melhor ter uma única conversa desagradável que redefina o projeto com base em resultados negativos, em vez de ter uma série contínua dessas conversas. Quanto mais cedo essa comunicação puder ocorrer no processo, melhor fará com que todas as partes se sintam sobre o andamento das coisas. Também permitirá que todas as partes afetadas alterem suas expectativas de acordo.

Ao redefinir as expectativas, é extremamente importante que você tenha uma visão completa do que ainda precisa ser concluído, do que permanece sem resposta e do que pode ser alterado no restante do projeto. Se as coisas não forem consideradas ou ignoradas, qualquer atualização será imprecisa e levará a mais frustração posteriormente no projeto.

Não se estresse com o que os outros vão pensar - eles vão entender

A seção acima parece ótima, mas esse tipo de conversa pode parecer assustador. No entanto, a maioria das pessoas ficaria agradavelmente surpresa ao saber o quão compreensivos os outros podem ser. A maioria dos profissionais criativos já esteve em situações semelhantes e apreciará o feedback honesto. É útil ser capaz de explicar como as coisas acabaram indo de forma diferente do planejado e ter soluções potenciais prontas para serem discutidas.

É notável como na maioria das vezes que atendi o telefone esperando receber uma ligação desagradável, o cliente entendeu completamente e apreciou a atualização.

Quando você está focado apenas em um projeto, sente toda a gravidade dessa tarefa. Mas, outras partes interessadas provavelmente têm outras coisas em andamento e esse revés específico pode não ser tão crítico quanto parece inicialmente.

Não fique remoendo o passado, foque em soluções

Com base na última seção, é extremamente importante propor abordagens potenciais para melhorar a situação. No processo de descrição de uma situação, muitas partes interessadas estão dispostas a explorar soluções alternativas que possam resolver o problema. Por exemplo, se um projeto estiver acima do orçamento, em vez de continuar gastando demais, alguns clientes podem preferir que o escopo seja alterado para manter o orçamento desejado. Ou, se um elemento específico de um projeto não está produzindo os resultados desejados, outro recurso pode ser um substituto aceitável.

Discutir soluções alternativas faz com que todos se sintam melhor e promove uma conversa aberta sobre o projeto. Todos sentirão que têm uma escolha de como seguir em frente, e o grupo pode decidir coletivamente se uma mudança, é claro, seria uma solução adequada ou se a superação pode ser tolerada. Em qualquer cenário, as expectativas foram redefinidas e todas as partes estão na mesma página.

Concentre-se em construir confiança e reduzir o ressentimento

Todos os relacionamentos são construídos com base na confiança e ser confiável é um aspecto vital da construção de qualquer carreira. Seguindo os conselhos apresentados neste artigo, é possível construir uma base sólida para qualquer relacionamento profissional. Qualquer trabalho que dure mais do que alguns meses terá alguma faceta com desempenho insatisfatório em algum aspecto. Ser capaz de lidar efetivamente com esses cenários é uma habilidade inestimável e será apreciada por gerentes, equipes e clientes.

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