Почему правильное определение ожиданий имеет решающее значение в любых деловых отношениях

В какой-то момент своей карьеры большинству творческих профессионалов приходится сообщать плохие новости или обновления проекта своей команде, начальнику или клиентам. Многие люди склонны откладывать эти разговоры в надежде, что ситуация улучшится или полностью исчезнет. В большинстве случаев это наивное честолюбие. Большинство плохих ситуаций только улучшается своевременным и откровенным разговором.

В этой статье будут рассмотрены уроки, которые я извлек за годы работы над важными высокобюджетными проектами для многочисленных клиентов. В нем будут отмечены случаи, когда простое выделение времени на правильное определение ожиданий значительно улучшило бы успех проекта, счастье моего клиента и уровень стресса моей команды.

Не избегайте тем — встречайте их лицом к лицу

Человеку свойственно избегать вещей, которые доставляют нам дискомфорт. В равной степени человеческая природа хочет, чтобы наши коллеги любили и уважали нас. Поэтому неудивительно, что когда что-то идет не так, наша первая реакция часто состоит в том, чтобы избегать, преуменьшать значение или вообще отрицать болезненные темы. Если проект отстает от графика, выходит за рамки бюджета или просто идет не так, как ожидалось, серьезно обсудить ситуацию может быть невероятно сложно. Однако это неизбежно приведет к еще худшему сценарию, что приведет к гораздо большему дискомфорту и снижению доверия.

Как человек, в конечном итоге ответственный за конечный результат, это эгоистично, чрезвычайно вредно и, в конечном счете, саморазрушительно не говорить об известных проблемах открыто. По мере дальнейшего изучения этой статьи чрезвычайно важно исправить эти тенденции.

Определите всех участников и проинформируйте их

При рассмотрении подобной ситуации важно учитывать все последствия того, что проект пойдет не так, как планировалось. Мы часто понимаем, как проблемы влияют на нас самих, нашу команду и наше основное контактное лицо, но помните, что обычно затрагиваются и многие другие. Например, если завершение проекта должно совпадать с маркетинговыми усилиями, любые задержки проекта могут сделать эти кампании совершенно бесполезными. Очень немногие задания существуют в вакууме, и неожиданные проблемы часто имеют широкомасштабные последствия. Это означает, что если вы не будете честны со всеми заинтересованными сторонами, ситуация может заметно ухудшиться, а негативные последствия станут более масштабными.

Почти во всех проектах есть другие стороны, которые будут строить планы на основе предоставленных ожиданий. Храня молчание или предоставляя нереалистично оптимистичные оценки, вы можете негативно повлиять не только на свою непосредственную команду или клиента.

Путем определения всех непосредственных и второстепенных заинтересованных сторон на ранних этапах процесса проекта и предоставления честных, полных и регулярных обновлений можно ограничить влияние задержек или проблем в проекте.

Научитесь быть реалистом, а не чрезмерно оптимистичным

Еще одна распространенная ловушка для многих в этой ситуации — постоянно предоставлять чрезмерно оптимистичные обновления в попытке вернуть все в нужное русло. Чаще всего эти обновления также неточны и просто приводят к дальнейшему разочарованию для всех сторон.

9 основных вопросов, которые нужно задать клиентам перед началом проекта веб-дизайна (+ бесплатный шаблон!)

Поздравляем! Вы победили в конкурсе и получили нового клиента веб-дизайна. Это захватывающее время для любого дизайнера, так как ваши творческие соки, вероятно, кишат новыми идеями и свежими ...

Вместо этого используйте эти обновления как возможность восстановить реалистичные ожидания. Гораздо лучше иметь один неприятный разговор, который сбрасывает проект из-за негативных результатов, чем продолжать серию таких разговоров. Чем раньше это общение может произойти в процессе, тем лучше это заставит все стороны думать о том, как двигаться вперед. Это также позволит всем затронутым сторонам соответствующим образом изменить свои ожидания.

При пересмотре ожиданий невероятно важно, чтобы у вас было полное представление о том, что еще нужно сделать, что осталось без ответа и что можно изменить в оставшейся части проекта. Если что-то не учитывать или игнорировать, любое обновление будет неточным и приведет к дальнейшему разочарованию в проекте.

Не беспокойтесь о том, что подумают другие — они поймут

Приведенный выше раздел звучит великолепно, но такой разговор может показаться пугающим. Однако большинство людей были бы приятно удивлены, узнав, насколько понимающими могут быть другие. Большинство творческих профессионалов сами были в подобных ситуациях и будут признательны за честный отзыв. Полезно иметь возможность объяснить, почему все пошло не так, как планировалось, и иметь готовые возможные решения для обсуждения.

Удивительно, что в большинстве случаев, когда я брал трубку в ожидании неприятного звонка, клиент полностью понимал и ценил обновление.

Когда вы сосредоточены исключительно на проекте, вы чувствуете всю серьезность этой задачи. Но другие заинтересованные стороны, вероятно, занимаются другими делами, и эта конкретная неудача может быть не такой критической, как может показаться на первый взгляд.

Не зацикливайтесь на прошлом, сосредоточьтесь на решениях

Опираясь на последний раздел, невероятно важно предложить потенциальные подходы к улучшению ситуации. В процессе описания ситуации многие заинтересованные стороны готовы изучить альтернативные решения, которые могли бы решить проблему. Например, если проект выходит за рамки бюджета, а не продолжает перерасход, некоторые клиенты могут предпочесть, чтобы объем был изменен, чтобы сохранить желаемый бюджет. Или, если определенный элемент проекта не дает желаемых результатов, приемлемой заменой может стать другая функция.

Обсуждение альтернативных решений заставляет всех чувствовать себя лучше и способствует открытому разговору о проекте. Каждый будет чувствовать, что у него есть выбор, как двигаться вперед, и группа может коллективно решить, будет ли изменение, конечно, подходящим решением или можно терпеть переполнение. В любом случае ожидания были сброшены, и все стороны находятся на одной волне.

Сосредоточьтесь на укреплении доверия и уменьшении обиды

Все отношения строятся на доверии, а надежность является жизненно важным аспектом построения любой карьеры. Следуя советам, изложенным в этой статье, можно построить прочную основу для любых профессиональных отношений. Любая работа, которая длится более нескольких месяцев, будет иметь некоторый аспект, который неэффективен в каком-то аспекте. Способность эффективно справляться с такими сценариями — бесценный навык, который оценят менеджеры, команды и клиенты.

Понравилась эта статья? Попробуйте один из них:

• Как использовать структуру маховика для входящего маркетинга
• Все, что вам нужно знать о клиенте, прежде чем брендировать его бизнес
• Как разработать сногсшибательную маркетинговую стратегию для вашего дизайнерского агентства