為什麼正確設定期望在任何業務關係中都至關重要

在職業生涯的某個階段，大多數創意專業人士不得不向他們的團隊、老闆或客戶傳達壞消息或項目更新。 許多人傾向於推遲這些對話，希望情況有所改善或完全消失。 在大多數情況下，這是一種天真的野心。 大多數糟糕的情況只有通過及時坦誠的交談才能得到改善。

本文將探討我多年來為眾多客戶領導關鍵的高預算項目所學到的經驗教訓。 它將突出顯示只要花時間正確設定期望就會大大提高項目的成功、客戶的幸福感和團隊的壓力水平的時代。

不要迴避話題——直面它們

避免讓我們不舒服的事情是人類的天性。 想要被我們的同事喜歡和尊重同樣是人類的天性。 因此，難怪當事情進展不順利時，我們最初的反應往往是迴避、淡化或完全否認痛苦的話題。 如果一個項目落後於計劃、超出預算或只是沒有按預期進行，那麼認真討論這種情況可能會非常困難。 然而，這將不可避免地導致更糟糕的情況，導致更多的不適和信任的減少。

作為最終負責交付成果的人，對已知問題不公開是自私的、非常有害的，並且最終會造成自我傷害。 正如本文將進一步探討的那樣，糾正這些趨勢非常重要。

確定所有相關人員並通知他們

在考慮這樣的情況時，重要的是要考慮項目未按計劃進行的所有後果。 我們經常了解問題如何影響我們自己、我們的團隊和我們的主要聯繫人，但請記住，通常還有許多其他人也會受到影響。 例如，如果一個項目的完成是為了與營銷工作相吻合，那麼任何項目延遲都可能使這些活動完全無用。 很少有任務是在真空中存在的，意想不到的問題通常會產生廣泛的影響。 這意味著，如果對所有利益相關者不誠實，情況可能會變得更加糟糕，負面影響也會更加廣泛。

在幾乎所有項目中，都有其他各方會根據所提供的期望制定計劃。 通過保持沉默或提供不切實際的樂觀估計，您不僅可以對您的直接團隊或客戶產生負面影響。

通過在項目過程的早期識別所有直接和次要利益相關者，並通過提供誠實、完整和定期的更新，可以限制項目延遲或挑戰的影響。

學會現實而不是過於樂觀

在這種情況下，許多人的另一個常見陷阱是不斷提供過於樂觀的更新，以試圖讓事情重回正軌。 通常情況下，這些更新也不准確，只會導致各方進一步沮喪。

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相反，應利用這些更新作為重新建立現實期望的機會。 最好進行一次不愉快的對話，根據負面結果重置項目，而不是進行一系列持續的此類對話。 這種溝通越早在這個過程中發生，它就會越好地讓各方對事情的進展感到更好。 它還將使所有受影響的各方能夠相應地改變他們的期望。

在重新設定期望值時，非常重要的是，您要全面了解還需要完成的內容、尚未解決的內容以及在項目的剩餘部分中可以更改的內容。 如果不考慮或忽略某些事情，任何更新都將是不准確的，並導致項目後期進一步受挫。

不要強調別人會怎麼想——他們會理解的

上面的部分聽起來很棒，但那種對話會讓人望而生畏。 然而，大多數人會驚喜地發現了解他人的能力。 大多數有創意的專業人士自己也遇到過類似的情況，他們會欣賞誠實的反饋。 能夠解釋事情最終如何與計劃不同並準備好討論潛在的解決方案是很有幫助的。

令人驚訝的是，大多數時候我拿起電話期待有一個不愉快的電話，客戶完全理解並讚賞更新。

當您只專注於一個項目時，您會感受到該任務的全部重要性。 但是，其他利益相關者可能還有其他事情正在進行，這種特殊的挫折可能並不像最初看起來那麼嚴重。

不要沉迷於過去，專注於解決方案

在最後一部分的基礎上，提出改善這種情況的潛在方法非常重要。 在描述情況的過程中，許多利益相關者願意探索可以解決問題的替代解決方案。 例如，如果一個項目趨向於超出預算，而不是繼續超支，一些客戶可能更願意改變範圍以維持他​​們想要的預算。 或者，如果項目的特定元素沒有提供預期的結果，則另一個功能可能是可接受的替代品。

討論替代解決方案讓每個人都感覺更好，並促進關於項目的公開對話。 每個人都會覺得他們可以選擇如何前進，並且團隊可以集體決定改變當然是一個合適的解決方案，或者是否可以容忍超限。 在任何一種情況下，預期都已被重置，所有各方都在同一頁面上。

專注於建立信任和減少怨恨

所有的關係都建立在信任的基礎上，可靠是建立任何職業的重要方面。 通過遵循本文中提出的建議，可以為任何專業關係奠定堅實的基礎。 任何持續超過幾個月的工作都會有一些方面在某些方面表現不佳。 能夠有效地處理這些場景是一項非常寶貴的技能，並且會受到經理、團隊和客戶的讚賞。

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