自動化なしでうまく機能する 7 つのビジネス プロセス

テクノロジーの成長と進歩に伴い、ビジネス オーナーはビジネス オペレーションを最適化および改善するための新しい機会を活用できます。 特定のツールをプロセスに組み込むことで時間とお金を節約できますが、すべての側面が自動化の恩恵を受けるわけではありません。 では、ビジネス オーナーは、どのビジネス プロセスが自動化されていない方がうまく機能するかをどのように判断するのでしょうか?

自動化の実装を成功させる鍵は、その利点と、どこが不十分かを認識することです。

ビジネス プロセス オートメーションとは

ビジネス プロセス オートメーション (BPA) とは、テクノロジを使用して、社内で繰り返される毎日のタスクまたはプロセスを自動的に完了することを指します。 その結果、これらのタスクに必要な人間の介入は最小限に抑えられ、運用コストの削減と効率の向上に役立ちます。

次のようなビジネスのほとんどの分野で自動化の機会があります。

• データの収集
• スプレッドシートの入力と整理
• レポートと分析
• バッチ処理
• メールとソーシャル メディアのマーケティング活動
• クライアントのオンボーディング

ビジネス プロセス自動化の利点

ビジネス プロセスの自動化の最も明白な利点は、機会費用の節約です。これにより、専用のソフトウェアを使用して最小限の人的介入でタスクを完了し、従業員がより重要なタスクに集中できるようになります。

ビジネスのすべてを自動化できるわけではありませんが、毎日の時間とリソースを最大限に活用できるように、自動化できるものを検討することは常に価値のあることです。 特にオンラインでお金を稼ごうと考えているなら、自動化は見逃せない戦略です。

テクノロジーを進歩させることは、あらゆる規模の企業にとって他にも多くの大きなメリットをもたらします。 たとえば、自動化は、顧客リストを作成し、これらの取り組みからデータを収集および管理するのに役立ちます。 すべてのクライアント情報を含む 1 つの中央データベースを作成できるため、マーケティング活動が強化され、カスタマー サービスのエクスペリエンスが向上します。

自動化を使用して反復タスクを高速化します。 たとえば、ソフトウェアは大規模なデータベースをスキャンして、CRM プラットフォームにない連絡先情報を探し、数か月かかっていた作業を数時間で完了することができます。 もちろん、電話番号や電子メール アドレスを手動で検索する必要のあるエントリは引き続き存在する可能性がありますが、タスク全体に必要な時間は大幅に短縮されます。

自動化ツールを適切に実装すれば、人的ミスの可能性を減らして、より標準化された操作を確立するための優れた方法にもなります。

覚えておくべき最も重要なことは、自動化は従業員を置き換えるようには設計されていないということです。 代わりに、日常的なタスクや反復的なタスクから解放し、最も注意が必要な場所に集中できるようにすることで、作業を容易にするために使用します。

自動化 (または完全自動化) すべきではない 7 つのタスク

ビジネス プロセスの自動化が資産になり得るという議論はありませんが、多くの企業が犯す最大の過ちは、すべてを自動化しようとすることです。 真実は、実際の生きている人間が、日常生活のいくつかの側面を適切に処理する唯一の方法であるということです. 必要な作業の少なくとも一部の要素については、自動化をスキップする必要があるビジネスの 7 つの領域を以下に示します。

人間の創造性を必要とするタスク

デジタル コンテンツ マーケティングの台頭に伴い、多くの企業が必要な資料を作成するためのソリューションを模索しており、コンテンツ作成に AI プログラムを使用することへの関心が高まっています。 残念ながら、テクノロジーは、これを効果的に行うために必要なレベルまで進化していません。

AI コンテンツ ジェネレーターが改善し続けることは間違いありません。 それでも、今のところ、生成されたコンテンツと実在の人物によって書かれたコンテンツとの間には顕著な違いがあります。

AI によって生成されたコンテンツは適切に流れますが、長い期間にわたって技術を完成させてきた才能のあるフリーランサーによって織り込まれたニュアンスの多くを見逃しています。 少なくとも今のところ、AI による感触、トーン、慎重に作成されたストーリーテリングに代わるものはありません。

設計プロセスについても同じことが言えます。 いくつかのガイドラインを設定すると、人目を引く結果が得られるプログラムが存在します。 しかし、ビジネスにおけるデザインとブランディングには、美的に満足できるものを作成するだけではないことを覚えておくことが重要です。

人間のデザイナーは、イメージやデザインに含まれるニュアンスや感情をより適切に説明できます。 また、このデザインが既存のマーケティング キャンペーンをどのように補完し、ビジネスの声にどのように影響するかをより適切に評価することもできます。

非常に複雑なプロセス

すべてのタスクが同じように作成されるわけではありません。 たとえば、自動化ソフトウェアの使用は、反復的なタスクやビジネスのより複雑なプロセスの一部を処理するために実装された場合に意味があります。 それでも、これらのタスクが継続的な人間の介入や定期的な意思決定を必要とする場合、自動化は従業員にとって作業を容易にする代わりに、作業を複雑にする可能性があります.

自動化の力を活用しながら混乱を回避します。手作業で完了するために人間の関与が必要な部分を残して、より小さなプロセスセグメントにツールを使用することを検討してください.

予算編成と会計

会計の一部の側面は、効率を高めるために自動化できますし、自動化する必要があります。 たとえば、自動化を使用して次のことができます。

• 支出を監視する
• 請求書と費用の支払い
• ビジネスに信頼できる財務計画を提供する
• 買掛金と売掛金を追跡する
• 銀行調整を完了する
• 給与管理

しかし、帳簿のバランスを取り、重要な財務上の決定を下す時が来たら、知識豊富な会計士の専門知識に代わるものはありません。

音声と翻訳

音声自動化サービスと翻訳にはさまざまなオプションがありますが、そのほとんどは精度の点で不十分です。 さまざまなアクセントや方言を説明するのに苦労し、明確に発音されていない言葉を聞き逃し、音声にバックグラウンド ノイズが多すぎるとパフォーマンスに失敗します。

高度な音声自動化ソフトウェアに投資する予算がない限り、チームが手動でメモを取った方が正確な記録が得られます。

翻訳に関しては、自動化の大きな進歩が見られます。 世界中のユーザーが翻訳アプリやウェブサイトをすぐに利用できるため、話す言語や相手が誰であるかに関係なく、確実にコミュニケーションを図ることができます。 ただし、これらの翻訳プログラムには、文法上の誤りや不正確さが含まれることがよくあります。

プレミアム自動化ソフトウェアを使用すると、より高いレベルの精度が期待できますが、それでもエラーの余地があります。 したがって、自動化されたプログラムを介して実行される翻訳は、会社のメッセージを伝えるために一般に公開する前に慎重に編集する必要があります。

主な顧客接点

自動化された電話システムは、通話をスクリーニングし、クライアントを最も適切な担当者に接続して顧客の苦情に対処するのに役立ちます. しかし、精巧で多層的な電話ツリーは、会社が彼らの懸念を聞きたくないという印象をクライアントに与える可能性があります.

顧客があなたの製品やサービスに問題を抱えているとき、多くの場合、彼らは強いフラストレーションや苛立ちを感じています。 これらの感情や問題に対処しないと、これまで築いてきた信頼や関係が損なわれる可能性があります。

人間の声の安心感やフレンドリーな顔の快適さに代わるものはありません。

低 ROI 自動化

ビジネスに自動化を導入する目的は、時間とお金を節約することです。 自動化ソフトウェアをプロセスに導入する前に、費用対効果の分析を行ってください。

ビジネスで自動化するタスクを選択する場合、理想的なオプションは次のとおりです。

• 大音量
• 繰り返し
• トランザクション間の変動が少ない
• 時間またはお金のより高い投資。

特定のタスクを自動化するために必要な投資を評価します。 あらゆるビジネス上の決定と同様に、それは経済的に意味のあるものである必要があります。 自動化ソフトウェアの購入コストに加えて、手動で完了する必要があるタスクと、その実行がどれほど複雑になるかについても考慮する必要があります。

非効率的なプロセス

プロセスを分解してその効率を評価しようとしていない場合は、今がその時です。 自動化ソフトウェアを実装すると、現在のシステムの非効率性が拡大し、ビジネスのコストがさらに高くなり、得られるメリットが大幅に減少します。

したがって、自動化ソフトウェアを購入したり、チームに導入したりする前に、この機会に、現在ビジネスで使用されている手法と手順を十分に評価してください。

作業を完了するためのより良い方法はありますか? 削除できるプロセスに不要で冗長な手順はありますか? ビジネス手順を最適化し、潜在的な投資収益率を高めます。

ビジネスで自動化を効果的に活用する

自動化ソフトウェアが改善と強化を続けるにつれて、新しい機会が現れます。 ただし、ビジネスの成功のために自動化を導入する際に考慮すべき重要な要素がいくつかあります。

ビジネスの運用に大きな変更を加える前に、時間をかけてビジネス目標を再評価し、自動化によってビジネスを前進させる方法を特定してください。 従業員と相談してください。 他の仕事を完了するために時間を空けることができる反復的なタスクを特定するように依頼し、単一のソリューションに飛び込む前に各オプションをテストします。

自動化を実装するときは、適切なチーム トレーニングの重要性を見落とさないでください。 これには、自動化を導入した新しいプロセスに関するトレーニングと、自動化が失敗した場合にビジネスとしての運用を継続する方法が含まれます。

テクノロジーと自動化は、私たちの生活を楽にし、仕事の質を向上させるように設計されていますが、何か問題が発生する可能性は常にあります。 必要に応じて、チームが介入して自動化をオーバーライドし、すべてが正常であることを確認する必要があります。 理想的には、クライアントは決して違いを知りません。