7 processos de negócios que funcionam melhor sem automação

À medida que a tecnologia cresce e avança, os empresários podem aproveitar novas oportunidades para otimizar e melhorar suas operações comerciais. Embora incorporar certas ferramentas em seus processos possa economizar tempo e dinheiro, nem todos os aspectos se beneficiarão da automação. Então, como os empresários decidem quais processos de negócios funcionam melhor sem automação?

A chave para implementar a automação com sucesso é reconhecer seus benefícios e onde ela fica aquém.

O que é automação de processos de negócios?

A automação de processos de negócios (BPA) refere-se ao uso da tecnologia para concluir automaticamente tarefas ou processos diários recorrentes em sua empresa. Como resultado, essas tarefas requerem intervenção humana mínima, o que ajuda a reduzir os custos operacionais e melhorar a eficiência.

Existem oportunidades de automação na maioria das áreas do negócio, incluindo:

• Coletando dados
• Preenchendo e organizando planilhas
• Relatórios e análises
• Processamento em lote
• Esforços de marketing de e-mail e mídia social
• Integração do cliente

Benefícios da automação de processos de negócios

O benefício mais óbvio da automação de processos de negócios é a economia de custo de oportunidade, permitindo que você use software especializado para concluir tarefas que exigem intervenção humana mínima e liberando você e seus funcionários para se concentrarem em tarefas mais importantes.

Nem tudo em sua empresa pode ser automatizado, mas é sempre um exercício que vale a pena considerar o que pode ser automatizado, para que você maximize seu tempo e recursos a cada dia. Especialmente se você planeja ganhar dinheiro online, a automação é uma estratégia que você não deve perder.

O avanço de sua tecnologia traz muitos outros grandes benefícios para empresas de todos os tamanhos. Por exemplo, a automação é valiosa para construir sua lista de clientes e coletar e gerenciar os dados desses esforços. Ele permite que você crie um banco de dados central com todas as informações de seus clientes, ampliando os esforços de marketing e levando a uma melhor experiência de atendimento ao cliente.

Use a automação para acelerar tarefas repetitivas. Por exemplo, o software pode verificar grandes bancos de dados em busca de informações de contato ausentes em sua plataforma de CRM, completando o que pode levar meses em algumas horas. É claro que as entradas que exigem uma pesquisa manual por um número de telefone ou endereço de e-mail ainda podem existir, mas o tempo necessário para a tarefa como um todo seria reduzido significativamente.

Quando implementadas corretamente, as ferramentas de automação também são uma ótima maneira de estabelecer uma operação mais padronizada, reduzindo as oportunidades de erro humano.

A coisa mais importante a lembrar é que a automação não foi projetada para substituir seus funcionários. Em vez disso, use-o para facilitar seus esforços, liberando-os das tarefas mais mundanas ou repetitivas e permitindo que se concentrem onde sua atenção é mais necessária.

7 tarefas que você não deve automatizar (ou automatizar totalmente)

Não há como argumentar que a automação de processos de negócios pode ser um ativo, mas o maior erro que muitas empresas cometem é tentar automatizar tudo. A verdade é que um ser humano real e vivo pode ser a única maneira de lidar adequadamente com alguns aspectos do seu dia-a-dia. Aqui estão 7 áreas do seu negócio em que você deve pular a automação para pelo menos algum elemento do trabalho necessário.

Tarefas que exigem criatividade humana

Com a ascensão do marketing de conteúdo digital, muitas empresas estão procurando uma solução para criar as garantias necessárias, o que levou a um interesse crescente em usar programas de IA para escrever conteúdo. Infelizmente, a tecnologia não evoluiu para o nível necessário para que isso seja eficaz.

Não há dúvida de que os geradores de conteúdo de IA continuarão a melhorar. Ainda assim, por enquanto, há uma diferença notável entre o conteúdo gerado e o escrito por uma pessoa real.

O conteúdo gerado por IA flui decentemente, mas perde muito da nuance que é tecida por freelancers talentosos que aperfeiçoaram seu ofício por um longo período de tempo. Não há como substituir a sensação, o tom e a narrativa cuidadosamente elaborada pela IA – pelo menos por enquanto.

O mesmo pode ser dito para o processo de design. Agora existem programas que produzem resultados atraentes quando você define algumas diretrizes. Mas é importante lembrar que há mais em design e branding nos negócios do que apenas criar algo esteticamente agradável.

Um designer humano pode explicar melhor as nuances e emoções incluídas em uma imagem ou design. Eles também podem avaliar melhor como esse design complementa as campanhas de marketing existentes e atua na voz da sua empresa.

Processos Altamente Complexos

Nem todas as tarefas são criadas igualmente. Por exemplo, o uso de software de automação faz sentido quando implementado para lidar com tarefas repetitivas e até mesmo alguns dos processos mais complexos do seu negócio. Ainda assim, quando essas tarefas exigem intervenção humana contínua ou tomada de decisões regulares, a automação pode complicar o trabalho em vez de facilitar para seus funcionários.

Evite a bagunça enquanto ainda aproveita o poder da automação – considere usar uma ferramenta para segmentos de processos menores, deixando as partes que precisam de envolvimento humano para conclusão manual.

Orçamento e Contabilidade

Alguns aspectos da sua contabilidade podem e devem ser automatizados para uma melhor eficiência. Por exemplo, você pode usar a automação para:

• Monitorar gastos
• Pagar contas e despesas
• Ofereça um planejamento financeiro confiável para o seu negócio
• Acompanhe contas a pagar e contas a receber
• Conciliação bancária completa
• Gerenciar folha de pagamento

No entanto, quando chega a hora de equilibrar as contas e tomar decisões financeiras importantes, não há substituto para a experiência de um contador experiente.

Voz e Tradução

Existem muitas opções diferentes para serviços de automação de voz e tradução, mas a maioria fica aquém em termos de precisão. Eles lutam para explicar diferentes sotaques e dialetos, perdem palavras não claramente enunciadas e não conseguem se apresentar se o áudio incluir muito ruído de fundo.

A menos que você tenha orçamento para investir em software avançado de automação de voz, a tomada de notas manual por sua equipe resultará em um registro mais preciso.

Quando se trata de tradução, vimos grandes avanços na automação. Aplicativos e sites de tradução estão prontamente disponíveis para usuários em todo o mundo para garantir que a comunicação seja acessível, independentemente do idioma que você fala e com quem você está tentando se comunicar. No entanto, esses programas de tradução geralmente incluem erros gramaticais ou imprecisões.

Embora você possa contar com um nível mais alto de precisão com software de automação premium, ainda há espaço para erros. Portanto, quaisquer traduções executadas por meio de um programa automatizado devem ser editadas cuidadosamente antes de serem divulgadas ao público em geral para entregar a mensagem da sua empresa.

Principais pontos de contato do cliente

Os sistemas telefônicos automatizados podem ser benéficos na triagem de chamadas e na conexão dos clientes com a pessoa mais adequada para atender às reclamações dos clientes. Mas árvores telefônicas elaboradas e com várias camadas podem dar ao seu cliente a impressão de que a empresa não quer ouvir suas preocupações.

Quando um cliente está tendo um problema com seu produto ou serviço, ele geralmente está experimentando fortes sentimentos de frustração ou aborrecimento. Não abordar essas emoções ou problemas pode prejudicar qualquer confiança ou relacionamento que você construiu até hoje.

Não há substituto para o som reconfortante de uma voz humana ou o conforto de um rosto amigável.

Automação de baixo ROI

O objetivo de implementar a automação em seu negócio é economizar tempo e dinheiro. Antes de introduzir software de automação em qualquer processo, reserve um momento para realizar uma análise de custo-benefício.

Ao selecionar tarefas para automatizar em seu negócio, as opções ideais são:

• Volume alto
• Repetitivo
• Baixa variação entre transações
• Maior investimento de tempo ou dinheiro.

Avalie o investimento necessário para automatizar uma tarefa específica. Como acontece com qualquer decisão de negócios, ela precisa fazer sentido financeiro. Além do custo de aquisição do software de automação, você também deve considerar quaisquer tarefas que ainda precisem ser concluídas manualmente e quão complicadas serão de executar.

Processos ineficientes

Agora é a hora se você ainda não tentou quebrar seus processos e avaliar sua eficiência. A implementação de software de automação ampliará quaisquer ineficiências em seu sistema atual, resultando em um custo ainda maior para os negócios e reduzindo bastante os benefícios que você experimentará.

Por isso, antes de adquirir um software de automação ou apresentá-lo à sua equipe, aproveite esta oportunidade para avaliar completamente as técnicas e procedimentos utilizados atualmente em seu negócio.

Existe uma maneira melhor de concluir o trabalho? Existem etapas desnecessárias e redundantes no processo que você pode remover? Otimize seus procedimentos de negócios e aumente o potencial de retorno do investimento.

Alavancando a automação de forma eficaz em seu negócio

À medida que o software de automação continua melhorando e aprimorando, novas oportunidades se apresentarão. Mas existem alguns fatores importantes a serem considerados ao introduzir a automação para o sucesso dos negócios.

Antes de investir em grandes mudanças na operação de sua empresa, reserve um tempo para reavaliar suas metas de negócios, identificando maneiras pelas quais a automação pode impulsionar seus negócios. Consulte seus funcionários. Peça-lhes que identifiquem tarefas repetitivas que podem liberar seu tempo para concluir os outros trabalhos e teste cada opção antes de mergulhar em uma única solução.

Ao implementar a automação, não negligencie a importância do treinamento adequado da equipe. Isso inclui treinamento sobre o novo processo com a automação instalada e como continuar operando como um negócio se a automação falhar.

Embora a tecnologia e a automação sejam projetadas para facilitar nossas vidas e melhorar a qualidade do nosso trabalho, sempre há a possibilidade de algo dar errado. Se necessário, sua equipe precisa intervir e substituir a automação para garantir que tudo esteja em ordem. Idealmente, os clientes nunca saberão a diferença.