7 กระบวนการทางธุรกิจที่ทำงานได้ดีขึ้นโดยไม่ต้องใช้ระบบอัตโนมัติ

เมื่อเทคโนโลยีเติบโตและก้าวหน้า เจ้าของธุรกิจสามารถใช้ประโยชน์จากโอกาสใหม่ๆ ในการเพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงการดำเนินธุรกิจของตน แม้ว่าการรวมเครื่องมือบางอย่างเข้ากับกระบวนการของคุณสามารถประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย แต่ไม่ใช่ทุกแง่มุมที่จะได้รับประโยชน์จากการทำงานอัตโนมัติ แล้วเจ้าของธุรกิจจะตัดสินใจได้อย่างไรว่ากระบวนการทางธุรกิจใดทำงานได้ดีกว่าโดยไม่ต้องใช้ระบบอัตโนมัติ

กุญแจสู่ความสำเร็จในการใช้ระบบอัตโนมัติคือการตระหนักถึงประโยชน์ของระบบและจุดที่ไม่เพียงพอ

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร?

กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ (BPA) หมายถึงการใช้เทคโนโลยีเพื่อทำงานประจำวันหรือกระบวนการที่เกิดซ้ำโดยอัตโนมัติภายในบริษัทของคุณ เป็นผลให้งานเหล่านี้ต้องการการแทรกแซงของมนุษย์น้อยที่สุด ซึ่งช่วยลดต้นทุนการดำเนินงานและปรับปรุงประสิทธิภาพ

มีโอกาสสำหรับระบบอัตโนมัติในพื้นที่ส่วนใหญ่ของธุรกิจ รวมถึง:

• กำลังรวบรวมข้อมูล
• การเติมและจัดระเบียบสเปรดชีต
• การรายงานและการวิเคราะห์
• การประมวลผลแบทช์
• ความพยายามทางการตลาดอีเมลและโซเชียลมีเดีย
• การเริ่มต้นใช้งานของลูกค้า

ประโยชน์ของการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ

ประโยชน์ที่ชัดเจนที่สุดสำหรับระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจคือการประหยัดค่าเสียโอกาส ช่วยให้คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะเพื่อทำงานให้เสร็จสมบูรณ์โดยอาศัยการแทรกแซงจากมนุษย์น้อยที่สุด และคุณและพนักงานของคุณมีอิสระในการมุ่งความสนใจไปที่งานที่สำคัญกว่า

ไม่ใช่ทุกสิ่งในธุรกิจของคุณที่เป็นระบบอัตโนมัติได้ แต่การพิจารณาว่าสิ่งใดที่เป็นระบบอัตโนมัติได้ถือเป็นการพิจารณาที่คุ้มค่าเสมอ คุณจึงใช้เวลาและทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุดในแต่ละวัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณวางแผนที่จะทำเงินออนไลน์ ระบบอัตโนมัติเป็นกลยุทธ์ที่คุณไม่ควรพลาด

การพัฒนาเทคโนโลยีของคุณให้ก้าวหน้ามีประโยชน์อื่นๆ มากมายสำหรับธุรกิจทุกขนาด ตัวอย่างเช่น ระบบอัตโนมัติมีค่าสำหรับการสร้างรายชื่อลูกค้าของคุณและรวบรวมและจัดการข้อมูลจากความพยายามเหล่านี้ ช่วยให้คุณสร้างฐานข้อมูลกลางที่มีข้อมูลลูกค้าทั้งหมดของคุณ ขยายความพยายามทางการตลาดและนำไปสู่ประสบการณ์การบริการลูกค้าที่ดีขึ้น

ใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อเพิ่มความเร็วในการทำงานซ้ำๆ ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์สามารถสแกนฐานข้อมูลขนาดใหญ่สำหรับข้อมูลติดต่อที่ขาดหายไปในแพลตฟอร์ม CRM ของคุณ ซึ่งอาจใช้เวลาหลายเดือนในสองสามชั่วโมงแทน แน่นอนว่ารายการที่ต้องค้นหาด้วยตนเองสำหรับหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลอาจยังคงมีอยู่ แต่เวลาที่จำเป็นสำหรับงานโดยรวมจะลดลงอย่างมาก

เมื่อนำไปใช้อย่างถูกต้อง เครื่องมืออัตโนมัติยังเป็นวิธีที่ดีในการสร้างการทำงานที่เป็นมาตรฐานมากขึ้น โดยลดโอกาสสำหรับความผิดพลาดของมนุษย์

สิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องจำไว้คือระบบอัตโนมัติไม่ได้ออกแบบมาเพื่อแทนที่พนักงานของคุณ ให้ใช้สิ่งนี้เพื่ออำนวยความสะดวกในความพยายามของพวกเขาโดยปลดปล่อยพวกเขาจากงานทางโลกหรือที่ซ้ำซากจำเจ และปล่อยให้พวกเขามุ่งความสนใจไปยังจุดที่ต้องการมากที่สุด

7 งานที่คุณไม่ควรทำให้เป็นอัตโนมัติ (หรืออัตโนมัติทั้งหมด)

ไม่มีการโต้แย้งว่าระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจสามารถเป็นสินทรัพย์ได้ แต่ความผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดที่ธุรกิจจำนวนมากทำคือการพยายามทำให้ทุกอย่างเป็นอัตโนมัติ ความจริงก็คือมนุษย์ที่มีชีวิตจริงอาจเป็นวิธีเดียวที่จะจัดการกับบางแง่มุมในแต่ละวันของคุณได้อย่างถูกต้อง ต่อไปนี้คือ 7 ธุรกิจในธุรกิจของคุณที่คุณควรข้ามการทำงานอัตโนมัติอย่างน้อยองค์ประกอบบางอย่างของงานที่จำเป็น

งานที่ต้องการความคิดสร้างสรรค์ของมนุษย์

ด้วยการเพิ่มขึ้นของการตลาดเนื้อหาดิจิทัล ธุรกิจจำนวนมากกำลังมองหาโซลูชันเพื่อสร้างหลักประกันที่จำเป็น ซึ่งนำไปสู่ความสนใจที่เพิ่มขึ้นในการใช้โปรแกรม AI ในการเขียนเนื้อหา น่าเสียดายที่เทคโนโลยีไม่ได้พัฒนาจนถึงระดับที่จำเป็นเพื่อให้สิ่งนี้มีประสิทธิภาพ

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าเครื่องมือสร้างเนื้อหา AI จะยังคงพัฒนาต่อไป ถึงตอนนี้ มีความแตกต่างที่เห็นได้ชัดเจนระหว่างเนื้อหาที่สร้างขึ้นและที่เขียนโดยบุคคลจริง

เนื้อหาที่สร้างโดย AI นั้นไหลเวียนได้ดี แต่ยังคิดถึงความแตกต่างเล็กน้อยซึ่งถักทอโดยนักแปลอิสระที่มีความสามารถซึ่งพัฒนาฝีมือของพวกเขาให้สมบูรณ์แบบในระยะเวลาอันยาวนาน ไม่มีความรู้สึก โทนเสียง และการเล่าเรื่องที่สร้างขึ้นมาอย่างดีโดย AI อย่างน้อยก็ในตอนนี้

กระบวนการออกแบบก็เช่นเดียวกัน ขณะนี้มีโปรแกรมที่สร้างผลลัพธ์ที่สะดุดตาเมื่อคุณกำหนดหลักเกณฑ์บางประการ แต่สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการออกแบบและการสร้างแบรนด์ในธุรกิจมีมากกว่าการสร้างสิ่งที่น่าพึงพอใจ

นักออกแบบที่เป็นมนุษย์สามารถอธิบายความแตกต่างและอารมณ์ที่รวมอยู่ในภาพหรือการออกแบบได้ดียิ่งขึ้น พวกเขายังสามารถประเมินได้ดียิ่งขึ้นว่าการออกแบบนี้ช่วยเสริมแคมเปญการตลาดที่มีอยู่และเล่นเป็นเสียงของธุรกิจของคุณได้อย่างไร

กระบวนการที่ซับซ้อนสูง

งานทั้งหมดไม่ได้ถูกสร้างขึ้นอย่างเท่าเทียมกัน ตัวอย่างเช่น การใช้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัตินั้นสมเหตุสมผลเมื่อนำมาใช้เพื่อจัดการกับงานที่ซ้ำซ้อนและแม้แต่กระบวนการที่ซับซ้อนกว่าบางอย่างในธุรกิจของคุณ อย่างไรก็ตาม เมื่องานเหล่านั้นต้องการการแทรกแซงของมนุษย์อย่างต่อเนื่องหรือการตัดสินใจเป็นประจำ ระบบอัตโนมัติอาจทำให้งานยุ่งยาก แทนที่จะทำให้พนักงานของคุณง่ายขึ้น

หลีกเลี่ยงความยุ่งเหยิงในขณะที่ยังคงควบคุมพลังของระบบอัตโนมัติ ให้พิจารณาใช้เครื่องมือสำหรับเซ็กเมนต์กระบวนการที่มีขนาดเล็กลง โดยปล่อยให้ส่วนที่ต้องการการมีส่วนร่วมของมนุษย์เพื่อให้เสร็จสมบูรณ์ด้วยตนเอง

การจัดทำงบประมาณและการบัญชี

บางแง่มุมของบัญชีของคุณสามารถทำได้และควรเป็นแบบอัตโนมัติเพื่อประสิทธิภาพที่ดีขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อ:

• ติดตามการใช้จ่าย
• ชำระค่าใช้จ่ายและค่าใช้จ่าย
• ให้การวางแผนทางการเงินที่เชื่อถือได้สำหรับธุรกิจของคุณ
• ติดตามบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้
• การกระทบยอดบัญชีธนาคารเสร็จสมบูรณ์
• จัดการเงินเดือน

อย่างไรก็ตาม เมื่อถึงเวลาที่จะต้องสร้างสมดุลระหว่างหนังสือและการตัดสินใจทางการเงินที่สำคัญ ย่อมไม่สามารถทดแทนความเชี่ยวชาญของนักบัญชีที่มีความรู้ได้

เสียงและการแปล

มีตัวเลือกต่าง ๆ มากมายสำหรับบริการเสียงอัตโนมัติและการแปล แต่ส่วนใหญ่ขาดความแม่นยำ พวกเขาพยายามดิ้นรนเพื่ออธิบายสำเนียงและภาษาถิ่นที่ต่างกัน คำที่ขาดหายไปไม่ชัดเจน และไม่สามารถดำเนินการได้หากเสียงมีเสียงรบกวนรอบข้างมากเกินไป

หากคุณไม่มีงบประมาณลงทุนในซอฟต์แวร์ระบบเสียงอัตโนมัติขั้นสูง การจดบันทึกด้วยตนเองโดยทีมของคุณจะส่งผลให้บันทึกได้แม่นยำยิ่งขึ้น

เมื่อพูดถึงการแปล เราได้เห็นความก้าวหน้าอย่างมากในระบบอัตโนมัติ แอปและเว็บไซต์แปลภาษาพร้อมให้บริการแก่ผู้ใช้ทั่วโลก เพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารสามารถเข้าถึงได้โดยไม่คำนึงถึงภาษาที่คุณพูดและคนที่คุณพยายามจะสื่อสารด้วย อย่างไรก็ตาม โปรแกรมแปลเหล่านี้มักมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง

แม้ว่าคุณจะวางใจในความแม่นยำในระดับที่สูงขึ้นด้วยซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติระดับพรีเมียม แต่ก็ยังมีที่ว่างสำหรับข้อผิดพลาด ดังนั้น การแปลใดๆ ที่ทำงานผ่านโปรแกรมอัตโนมัติควรได้รับการแก้ไขอย่างระมัดระวังก่อนที่จะเผยแพร่สู่สาธารณะเพื่อส่งข้อความของบริษัทของคุณ

จุดสัมผัสที่สำคัญของลูกค้า

ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติมีประโยชน์ในการคัดกรองการโทรและเชื่อมต่อลูกค้ากับบุคคลที่เหมาะสมที่สุดเพื่อจัดการกับข้อร้องเรียนของลูกค้า แต่แผนผังโทรศัพท์แบบหลายชั้นที่ซับซ้อนสามารถให้ลูกค้าของคุณรู้สึกว่าบริษัทไม่ต้องการได้ยินข้อกังวลของพวกเขา

เมื่อลูกค้ามีปัญหากับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ พวกเขามักจะประสบกับความรู้สึกหงุดหงิดหรือรำคาญใจอย่างรุนแรง การไม่พูดถึงอารมณ์หรือปัญหาเหล่านี้อาจทำลายความไว้วางใจหรือความสัมพันธ์ที่คุณสร้างขึ้นมาจนถึงปัจจุบัน

ไม่มีสิ่งใดมาทดแทนเสียงที่ทำให้มั่นใจได้ของเสียงมนุษย์หรือการปลอบโยนของใบหน้าที่เป็นมิตร

ROI อัตโนมัติต่ำ

เป้าหมายของการนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในธุรกิจของคุณคือการประหยัดเวลาและเงิน ก่อนที่จะแนะนำซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติให้กับกระบวนการใดๆ ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อทำการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์

เมื่อเลือกงานเพื่อทำให้ธุรกิจของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ ตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดคือ:

• เสียงดัง
• ซ้ำ
• ความแตกต่างระหว่างธุรกรรมต่ำ
• การลงทุนเวลาหรือเงินที่สูงขึ้น

ประเมินการลงทุนที่จำเป็นในการทำให้งานเฉพาะเป็นอัตโนมัติ เช่นเดียวกับการตัดสินใจทางธุรกิจใดๆ การตัดสินใจทางธุรกิจจะต้องมีเหตุผลทางการเงิน นอกเหนือจากค่าใช้จ่ายในการซื้อซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติแล้ว คุณควรพิจารณางานใดๆ ที่ยังต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นด้วยตนเองและความซับซ้อนในการดำเนินการ

กระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพ

ถึงเวลาแล้วหากคุณยังไม่ได้พยายามทำลายกระบวนการของคุณและประเมินประสิทธิภาพของกระบวนการ การใช้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติจะช่วยเพิ่มความไร้ประสิทธิภาพในระบบปัจจุบันของคุณ ส่งผลให้ต้นทุนของธุรกิจสูงขึ้น และลดผลประโยชน์ที่คุณจะได้รับลงอย่างมาก

ดังนั้นก่อนที่จะซื้อซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติหรือแนะนำซอฟต์แวร์นี้ให้กับทีมของคุณ ให้ใช้โอกาสนี้เพื่อประเมินเทคนิคและขั้นตอนที่ใช้ในธุรกิจของคุณในปัจจุบันอย่างเต็มที่

มีวิธีที่ดีกว่าในการทำงานให้เสร็จหรือไม่? มีขั้นตอนที่ไม่จำเป็นและซ้ำซ้อนในกระบวนการที่คุณสามารถลบได้หรือไม่ ปรับขั้นตอนธุรกิจของคุณให้เหมาะสม และเพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุนที่อาจเกิดขึ้น

ใช้ประโยชน์จากระบบอัตโนมัติอย่างมีประสิทธิภาพในธุรกิจของคุณ

ในขณะที่ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติมีการปรับปรุงและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง โอกาสใหม่ๆ ก็จะปรากฏขึ้น แต่มีปัจจัยสำคัญสองสามประการที่ควรพิจารณาเมื่อเริ่มใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อความสำเร็จของธุรกิจ

ก่อนที่จะลงทุนในการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญในการดำเนินธุรกิจของคุณ ให้ใช้เวลาประเมินเป้าหมายธุรกิจของคุณใหม่ โดยระบุวิธีที่ระบบอัตโนมัติสามารถขับเคลื่อนธุรกิจของคุณไปข้างหน้าได้ ปรึกษากับพนักงานของคุณ ขอให้พวกเขาระบุงานซ้ำๆ ที่อาจเพิ่มเวลาว่างในการทำงานอื่นให้เสร็จ และ >ทดสอบแต่ละตัวเลือกก่อนที่จะลงลึกในโซลูชันเดียว

เมื่อนำระบบอัตโนมัติไปใช้ อย่ามองข้ามความสำคัญของการฝึกอบรมทีมที่เหมาะสม ซึ่งรวมถึงการฝึกอบรมเกี่ยวกับกระบวนการใหม่โดยมีระบบอัตโนมัติพร้อมใช้ และวิธีดำเนินการในฐานะธุรกิจต่อไปหากระบบอัตโนมัติล้มเหลว

แม้ว่าเทคโนโลยีและระบบอัตโนมัติได้รับการออกแบบมาเพื่อทำให้ชีวิตของเราง่ายขึ้นและปรับปรุงคุณภาพงานของเรา แต่ก็มีความเป็นไปได้ที่จะเกิดข้อผิดพลาดอยู่เสมอ หากจำเป็น ทีมของคุณต้องเข้ามาแทนที่ระบบอัตโนมัติเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามลำดับ ตามหลักการแล้วลูกค้าจะไม่มีวันรู้ถึงความแตกต่าง