7 Proses Bisnis yang Bekerja Lebih Baik Tanpa Otomatisasi

Seiring pertumbuhan dan kemajuan teknologi, pemilik bisnis dapat memanfaatkan peluang baru untuk mengoptimalkan dan meningkatkan operasi bisnis mereka. Meskipun memasukkan alat tertentu ke dalam proses Anda dapat menghemat waktu dan uang, tidak setiap aspek akan mendapat manfaat dari otomatisasi. Jadi, bagaimana pemilik bisnis memutuskan proses bisnis mana yang bekerja lebih baik tanpa otomatisasi?

Kunci keberhasilan penerapan otomatisasi adalah mengenali manfaatnya dan kekurangannya.

Apa itu Otomatisasi Proses Bisnis?

Otomatisasi proses bisnis (BPA) mengacu pada penggunaan teknologi untuk secara otomatis menyelesaikan tugas atau proses harian yang berulang dalam perusahaan Anda. Akibatnya, tugas-tugas ini memerlukan intervensi manusia yang minimal, yang membantu mengurangi biaya operasi dan meningkatkan efisiensi.

Ada peluang untuk otomatisasi di sebagian besar area bisnis, termasuk:

• Mengumpulkan data
• Mengisi dan mengatur spreadsheet
• Pelaporan dan analitik
• Pemrosesan batch
• Upaya pemasaran email dan media sosial
• Orientasi klien

Manfaat Otomatisasi Proses Bisnis

Manfaat paling nyata dari otomatisasi proses bisnis adalah penghematan biaya peluang, memungkinkan Anda menggunakan perangkat lunak khusus untuk menyelesaikan tugas yang memerlukan intervensi manusia minimal dan membebaskan Anda dan karyawan Anda untuk fokus pada tugas yang lebih penting.

Tidak semua hal dalam bisnis Anda dapat diotomatisasi, tetapi selalu merupakan latihan yang bermanfaat untuk mempertimbangkan apa yang dapat diotomatisasi, sehingga Anda memaksimalkan waktu dan sumber daya Anda setiap hari. Terutama jika Anda berencana untuk menghasilkan uang secara online, otomatisasi adalah strategi yang tidak boleh Anda lewatkan.

Memajukan teknologi Anda memiliki banyak manfaat besar lainnya untuk bisnis dari semua ukuran. Misalnya, otomatisasi sangat berharga untuk membangun daftar klien Anda dan mengumpulkan serta mengelola data dari upaya ini. Hal ini memungkinkan Anda untuk membuat satu database pusat dengan semua informasi klien Anda, memperkuat upaya pemasaran dan mengarah ke pengalaman layanan pelanggan yang lebih baik.

Gunakan otomatisasi untuk mempercepat tugas yang berulang. Misalnya, perangkat lunak dapat memindai basis data besar untuk mencari informasi kontak yang hilang di platform CRM Anda, menyelesaikan apa yang bisa memakan waktu berbulan-bulan dalam beberapa jam saja. Tentu saja, entri yang memerlukan pencarian manual untuk nomor telepon atau alamat email mungkin masih ada, tetapi waktu yang dibutuhkan untuk tugas secara keseluruhan akan berkurang secara signifikan.

Ketika diterapkan dengan benar, alat otomatisasi juga merupakan cara yang bagus untuk membangun operasi yang lebih terstandarisasi dengan mengurangi peluang kesalahan manusia.

Yang paling penting untuk diingat adalah bahwa otomatisasi tidak dirancang untuk menggantikan karyawan Anda. Alih-alih, gunakan itu untuk memfasilitasi upaya mereka dengan membebaskan mereka dari tugas yang lebih biasa atau berulang dan memungkinkan mereka untuk fokus di tempat yang paling membutuhkan perhatian mereka.

7 Tugas yang Tidak Harus Anda Otomatiskan (atau Otomatiskan Sepenuhnya)

Tidak ada argumen bahwa otomatisasi proses bisnis dapat menjadi aset, tetapi kesalahan terbesar yang dilakukan banyak bisnis adalah mencoba mengotomatiskan semuanya. Yang benar adalah bahwa manusia yang nyata dan hidup mungkin satu-satunya cara untuk menangani beberapa aspek kehidupan Anda sehari-hari dengan benar. Berikut adalah 7 area bisnis Anda di mana Anda harus melewati otomatisasi untuk setidaknya beberapa elemen pekerjaan yang diperlukan.

Tugas yang Membutuhkan Kreativitas Manusia

Dengan munculnya pemasaran konten digital, banyak bisnis mencari solusi untuk menciptakan jaminan yang diperlukan, yang telah menyebabkan meningkatnya minat dalam menggunakan program AI untuk penulisan konten. Sayangnya, teknologi belum berkembang ke tingkat yang dibutuhkan agar ini efektif.

Tidak ada keraguan bahwa pembuat konten AI akan terus meningkat. Namun, untuk saat ini, ada perbedaan mencolok antara konten yang dibuat dan yang ditulis oleh orang sungguhan.

Konten yang dihasilkan AI mengalir dengan baik tetapi melewatkan banyak nuansa yang dijalin oleh pekerja lepas berbakat yang telah menyempurnakan keahlian mereka dalam jangka waktu yang lama. Tidak ada rasa, nada, dan penceritaan yang dibuat dengan hati-hati oleh AI – setidaknya untuk saat ini.

Hal yang sama dapat dikatakan untuk proses desain. Program sekarang ada yang menghasilkan hasil yang menarik setelah Anda menetapkan beberapa pedoman. Tetapi penting untuk diingat bahwa ada lebih banyak hal yang perlu dirancang dan dicap dalam bisnis daripada sekadar menciptakan sesuatu yang estetis.

Seorang desainer manusia dapat menjelaskan dengan lebih baik nuansa dan emosi yang terkandung dalam gambar atau desain. Mereka juga dapat menilai dengan lebih baik bagaimana desain ini melengkapi kampanye pemasaran yang ada dan berperan dalam suara bisnis Anda.

Proses yang Sangat Kompleks

Tidak semua tugas diciptakan sama. Misalnya, penggunaan perangkat lunak otomatisasi masuk akal ketika diterapkan untuk menangani tugas yang berulang dan bahkan beberapa proses yang lebih kompleks dalam bisnis Anda. Namun, ketika tugas-tugas tersebut memerlukan intervensi manusia yang berkelanjutan atau pengambilan keputusan secara teratur, otomatisasi dapat memperumit pekerjaan alih-alih mempermudah karyawan Anda.

Hindari kekacauan sambil tetap memanfaatkan kekuatan otomatisasi– pertimbangkan untuk menggunakan alat untuk segmen proses yang lebih kecil, meninggalkan bagian yang memerlukan keterlibatan manusia untuk penyelesaian manual.

Penganggaran dan Akuntansi

Beberapa aspek akuntansi Anda dapat dan harus diotomatisasi untuk efisiensi yang lebih baik. Misalnya, Anda dapat menggunakan otomatisasi untuk:

• Pantau pengeluaran
• Bayar tagihan dan pengeluaran
• Berikan perencanaan keuangan yang andal untuk bisnis Anda
• Lacak hutang dan piutang
• Rekonsiliasi bank lengkap
• Kelola penggajian

Namun, ketika tiba saatnya untuk menyeimbangkan pembukuan dan membuat keputusan keuangan utama, tidak ada pengganti untuk keahlian seorang akuntan yang berpengetahuan luas.

Suara dan Terjemahan

Ada banyak pilihan berbeda untuk layanan otomatisasi suara dan terjemahan, tetapi sebagian besar gagal dalam hal akurasi. Mereka berjuang untuk menjelaskan aksen dan dialek yang berbeda, kehilangan kata-kata yang tidak diucapkan dengan jelas, dan gagal tampil jika audio menyertakan terlalu banyak kebisingan latar belakang.

Kecuali Anda memiliki anggaran untuk berinvestasi dalam perangkat lunak otomatisasi suara tingkat lanjut, pencatatan manual oleh tim Anda akan menghasilkan catatan yang lebih akurat.

Dalam hal penerjemahan, kami telah melihat kemajuan besar dalam otomatisasi. Aplikasi dan situs web terjemahan sudah tersedia bagi pengguna di seluruh dunia untuk memastikan bahwa komunikasi dapat diakses terlepas dari bahasa apa yang Anda gunakan dan dengan siapa Anda mencoba berkomunikasi. Namun, program terjemahan ini sering kali mengandung kesalahan tata bahasa atau ketidakakuratan.

Meskipun Anda dapat mengandalkan tingkat akurasi yang lebih tinggi dengan perangkat lunak otomatisasi premium, masih ada ruang untuk kesalahan. Oleh karena itu, setiap terjemahan yang dijalankan melalui program otomatis harus diedit dengan hati-hati sebelum dirilis ke masyarakat umum untuk menyampaikan pesan perusahaan Anda.

Titik Sentuh Klien Utama

Sistem telepon otomatis dapat bermanfaat dalam menyaring panggilan dan menghubungkan klien dengan orang yang paling tepat untuk menangani keluhan pelanggan Anda. Tetapi susunan telepon yang rumit dan berlapis-lapis dapat memberi kesan kepada klien Anda bahwa perusahaan tidak ingin mendengar kekhawatiran mereka.

Ketika pelanggan mengalami masalah dengan produk atau layanan Anda, mereka sering mengalami perasaan frustrasi atau jengkel yang kuat. Tidak mengatasi emosi atau masalah ini dapat merusak kepercayaan atau hubungan apa pun yang telah Anda bangun hingga saat ini.

Tidak ada yang bisa menggantikan suara yang menenangkan dari suara manusia atau kenyamanan dari wajah yang ramah.

Otomatisasi ROI Rendah

Tujuan menerapkan otomatisasi dalam bisnis Anda adalah untuk menghemat waktu dan uang. Sebelum memperkenalkan perangkat lunak otomatisasi ke proses apa pun, luangkan waktu sejenak untuk melakukan analisis biaya-manfaat.

Saat memilih tugas untuk diotomatisasi dalam bisnis Anda, opsi yang ideal adalah:

• Volume tinggi
• Berulang-ulang
• Variasi rendah antar transaksi
• Investasi waktu atau uang yang lebih tinggi.

Menilai investasi yang diperlukan untuk mengotomatisasi tugas tertentu. Seperti halnya keputusan bisnis apa pun, keputusan itu perlu masuk akal secara finansial. Selain biaya untuk membeli perangkat lunak otomatisasi, Anda juga harus mempertimbangkan tugas apa pun yang masih perlu diselesaikan secara manual dan betapa rumitnya tugas itu untuk dijalankan.

Proses yang Tidak Efisien

Sekaranglah saatnya jika Anda belum mencoba memecah proses Anda dan menilai efisiensinya. Menerapkan perangkat lunak otomatisasi akan memperbesar inefisiensi apa pun dalam sistem Anda saat ini, menghasilkan biaya yang lebih tinggi untuk bisnis dan sangat mengurangi manfaat yang akan Anda alami.

Jadi sebelum membeli perangkat lunak otomatisasi atau memperkenalkannya kepada tim Anda, ambil kesempatan ini untuk menilai sepenuhnya teknik dan prosedur yang saat ini digunakan dalam bisnis Anda.

Apakah ada cara yang lebih baik untuk menyelesaikan pekerjaan? Apakah ada langkah-langkah yang tidak perlu dan berlebihan dalam proses yang dapat Anda hapus? Optimalkan prosedur bisnis Anda, dan tingkatkan potensi pengembalian investasi.

Memanfaatkan Otomatisasi Secara Efektif dalam Bisnis Anda

Ketika perangkat lunak otomatisasi terus meningkat dan meningkat, peluang baru akan muncul dengan sendirinya. Tetapi ada beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan ketika memperkenalkan otomatisasi untuk kesuksesan bisnis.

Sebelum berinvestasi dalam perubahan besar pada operasi bisnis Anda, luangkan waktu untuk menilai kembali tujuan bisnis Anda, mengidentifikasi cara otomatisasi dapat mendorong bisnis Anda maju. Konsultasikan dengan karyawan Anda. Minta mereka untuk mengidentifikasi tugas berulang yang dapat membebaskan waktu mereka untuk menyelesaikan pekerjaan lain, dan >menguji setiap opsi sebelum menyelami satu solusi.

Saat menerapkan otomatisasi, jangan mengabaikan pentingnya pelatihan tim yang tepat. Ini termasuk pelatihan tentang proses baru dengan otomatisasi dan bagaimana terus beroperasi sebagai bisnis jika otomatisasi gagal.

Sementara teknologi dan otomatisasi dirancang untuk membuat hidup kita lebih mudah dan meningkatkan kualitas pekerjaan kita, selalu ada kemungkinan terjadi kesalahan. Jika perlu, tim Anda perlu turun tangan dan mengesampingkan otomatisasi untuk memastikan semuanya beres. Idealnya, klien tidak akan pernah tahu bedanya.