7 procesos comerciales que funcionan mejor sin automatización

A medida que la tecnología crece y avanza, los empresarios pueden aprovechar las nuevas oportunidades para optimizar y mejorar sus operaciones comerciales. Si bien la incorporación de ciertas herramientas en sus procesos puede ahorrar tiempo y dinero, no todos los aspectos se beneficiarán de la automatización. Entonces, ¿cómo deciden los dueños de negocios qué procesos comerciales funcionan mejor sin automatización?

La clave para implementar con éxito la automatización es reconocer sus beneficios y dónde se queda corta.

¿Qué es la automatización de procesos de negocio?

La automatización de procesos comerciales (BPA) se refiere al uso de tecnología para completar automáticamente tareas o procesos diarios recurrentes dentro de su empresa. Como resultado, estas tareas requieren una intervención humana mínima, lo que ayuda a reducir los costos operativos y mejorar la eficiencia.

Hay oportunidades para la automatización en la mayoría de las áreas del negocio, que incluyen:

• Recolectando datos
• Llenar y organizar hojas de cálculo
• Informes y análisis
• Procesamiento por lotes
• Esfuerzos de marketing por correo electrónico y redes sociales
• Incorporación de clientes

Beneficios de la Automatización de Procesos de Negocios

El beneficio más obvio de la automatización de procesos comerciales es el ahorro de costos de oportunidad, lo que le permite usar software especializado para completar tareas que requieren una intervención humana mínima y lo libera a usted y a sus empleados para que se concentren en tareas más importantes.

No todo en su negocio se puede automatizar, pero siempre vale la pena considerar qué se puede automatizar, de modo que esté maximizando su tiempo y recursos cada día. Especialmente si planea ganar dinero en línea, la automatización es una estrategia que no debe perderse.

El avance de su tecnología tiene muchos otros grandes beneficios para las empresas de todos los tamaños. Por ejemplo, la automatización es valiosa para crear su lista de clientes y recopilar y administrar los datos de estos esfuerzos. Le permite crear una base de datos central con toda la información de sus clientes, lo que amplifica los esfuerzos de marketing y conduce a una mejor experiencia de servicio al cliente.

Utilice la automatización para acelerar las tareas repetitivas. Por ejemplo, el software puede escanear grandes bases de datos en busca de la información de contacto que falta en su plataforma CRM, completando lo que podría llevar meses en un par de horas. Por supuesto, aún pueden existir entradas que requieran una búsqueda manual de un número de teléfono o una dirección de correo electrónico, pero el tiempo necesario para la tarea en su conjunto se reduciría significativamente.

Cuando se implementan correctamente, las herramientas de automatización también son una excelente manera de establecer una operación más estandarizada al reducir las oportunidades de error humano.

Lo más importante que debe recordar es que la automatización no está diseñada para reemplazar a sus empleados. En cambio, utilícelo para facilitar sus esfuerzos liberándolos de las tareas más mundanas o repetitivas y permitiéndoles concentrarse donde más se necesita su atención.

7 tareas que no debe automatizar (o automatizar completamente)

No se puede discutir que la automatización de procesos comerciales puede ser una ventaja, pero el mayor error que cometen muchas empresas es intentar automatizar todo. La verdad es que un ser humano real y vivo puede ser la única forma de manejar algunos aspectos de su día a día de manera adecuada. Aquí hay 7 áreas de su negocio en las que debe omitir la automatización para al menos algún elemento del trabajo requerido.

Tareas que requieren creatividad humana

Con el auge del marketing de contenido digital, muchas empresas están buscando una solución para crear la garantía necesaria, lo que ha llevado a un creciente interés en el uso de programas de IA para la redacción de contenido. Desafortunadamente, la tecnología no ha evolucionado al nivel necesario para que esto sea efectivo.

No hay duda de que los generadores de contenido de IA seguirán mejorando. Aún así, por ahora, hay una diferencia notable entre el contenido generado y el escrito por una persona real.

El contenido generado por IA fluye decentemente, pero pierde gran parte de los matices que se tejen por los trabajadores autónomos talentosos que han perfeccionado su oficio durante un largo período de tiempo. No hay forma de reemplazar la sensación, el tono y la narración cuidadosamente elaborada por la IA, al menos por ahora.

Lo mismo puede decirse del proceso de diseño. Ahora existen programas que producen resultados llamativos una vez que establece algunas pautas. Pero es importante recordar que hay más en el diseño y la marca en los negocios que simplemente crear algo estéticamente agradable.

Un diseñador humano puede explicar mejor los matices y las emociones incluidas en una imagen o diseño. También pueden evaluar mejor cómo este diseño complementa las campañas de marketing existentes y juega con la voz de su empresa.

Procesos Altamente Complejos

No todas las tareas se crean por igual. Por ejemplo, el uso de software de automatización tiene sentido cuando se implementa para manejar tareas repetitivas e incluso algunos de los procesos más complejos de su negocio. Aún así, cuando esas tareas requieren una intervención humana continua o una toma de decisiones regular, la automatización puede complicar el trabajo en lugar de facilitarlo a sus empleados.

Evite el desorden mientras aprovecha el poder de la automatización: considere usar una herramienta para segmentos de procesos más pequeños, dejando las partes que necesitan la participación humana para la finalización manual.

Presupuesto y Contabilidad

Algunos aspectos de su contabilidad pueden y deben automatizarse para una mayor eficiencia. Por ejemplo, puede utilizar la automatización para:

• Supervisar el gasto
• Pagar facturas y gastos
• Proporcione una planificación financiera confiable para su negocio
• Seguimiento de cuentas por pagar y cuentas por cobrar
• Conciliación bancaria completa
• Administrar la nómina

Sin embargo, cuando llega el momento de equilibrar los libros y tomar decisiones financieras importantes, no hay sustituto para la experiencia de un contador bien informado.

Voz y Traducción

Hay muchas opciones diferentes para los servicios de automatización de voz y traducción, pero la mayoría se queda corta en términos de precisión. Se esfuerzan por dar cuenta de los diferentes acentos y dialectos, pierden palabras que no se pronuncian claramente y no se desempeñan si el audio incluye demasiado ruido de fondo.

A menos que tenga el presupuesto para invertir en un software avanzado de automatización de voz, la toma manual de notas por parte de su equipo dará como resultado un registro más preciso.

Cuando se trata de traducir, hemos visto grandes avances en la automatización. Las aplicaciones y los sitios web de traducción están disponibles para los usuarios de todo el mundo para garantizar que la comunicación sea accesible independientemente del idioma que hable y con quién intente comunicarse. Sin embargo, estos programas de traducción a menudo incluyen errores gramaticales o inexactitudes.

Si bien puede contar con un mayor nivel de precisión con el software de automatización premium, todavía hay margen para el error. Por lo tanto, cualquier traducción que se ejecute a través de un programa automatizado debe editarse cuidadosamente antes de publicarse para el público en general para transmitir el mensaje de su empresa.

Puntos clave de contacto con el cliente

Los sistemas telefónicos automatizados pueden ser beneficiosos para filtrar llamadas y conectar a los clientes con la persona más adecuada para atender las quejas de sus clientes. Pero los árboles telefónicos elaborados y de varias capas pueden dar a su cliente la impresión de que la empresa no quiere escuchar sus preocupaciones.

Cuando un cliente tiene un problema con su producto o servicio, a menudo experimenta fuertes sentimientos de frustración o molestia. No abordar estas emociones o problemas puede dañar cualquier confianza o relación que haya construido hasta la fecha.

No hay sustituto para el sonido tranquilizador de una voz humana o el consuelo de una cara amistosa.

Automatización de bajo ROI

El objetivo de implementar la automatización en su negocio es ahorrar tiempo y dinero. Antes de introducir el software de automatización en cualquier proceso, tómese un momento para realizar un análisis de costo-beneficio.

A la hora de seleccionar tareas a automatizar en tu negocio, las opciones ideales son:

• Alto volumen
• repetitivo
• Baja variación entre transacciones
• Mayor inversión de tiempo o dinero.

Evaluar la inversión requerida para automatizar una tarea específica. Al igual que con cualquier decisión comercial, debe tener sentido financiero. Además del costo de comprar el software de automatización, también debe considerar las tareas que aún deberán completarse manualmente y cuán complicadas serán de ejecutar.

Procesos ineficientes

Ahora es el momento si no ha intentado desglosar sus procesos y evaluar su eficiencia. La implementación del software de automatización magnificará cualquier ineficiencia en su sistema actual, lo que resultará en un costo aún mayor para el negocio y reducirá en gran medida los beneficios que experimentará.

Entonces, antes de comprar un software de automatización o presentárselo a su equipo, aproveche esta oportunidad para evaluar completamente las técnicas y los procedimientos que se utilizan actualmente en su negocio.

¿Hay una mejor manera de completar el trabajo? ¿Hay pasos innecesarios y redundantes en el proceso que puede eliminar? Optimice sus procedimientos comerciales y aumente el potencial retorno de la inversión.

Aprovechar la automatización de manera efectiva en su negocio

A medida que el software de automatización continúe mejorando y mejorando, se presentarán nuevas oportunidades. Pero hay algunos factores importantes a considerar al introducir la automatización para el éxito empresarial.

Antes de invertir en cambios importantes en el funcionamiento de su negocio, tómese un tiempo para reevaluar sus objetivos comerciales, identificando las formas en que la automatización puede impulsar su negocio. Consulte con sus empleados. Pídales que identifiquen tareas repetitivas que puedan liberar su tiempo para completar los otros trabajos, y pruebe cada opción antes de sumergirse en una solución única.

Al implementar la automatización, no pase por alto la importancia de una formación adecuada del equipo. Esto incluye capacitación sobre el nuevo proceso con la automatización en su lugar y cómo continuar operando como empresa si falla la automatización.

Si bien la tecnología y la automatización están diseñadas para facilitarnos la vida y mejorar la calidad de nuestro trabajo, siempre existe la posibilidad de que algo salga mal. Si es necesario, su equipo debe intervenir y anular la automatización para garantizar que todo esté en orden. Idealmente, los clientes nunca notarán la diferencia.